Как построить процесс удаленной работы максимально эффективно

Рассказывает Сергей Хомяков, генеральный директор Poly по России и СНГ

Тренд на удаленную работу растет с каждым годом: согласно прогнозам McKinsey, через несколько лет более половины всех офисных сотрудников в мире перейдут на удаленную работу. В J’son & Partners Consulting считают, что в России к уже 2020 году число таких работников составит 20%. У нас тренд на удаленную работу развивается сегментированно: по данным hh.ru, чаще всего вакансии с возможностью удаленной работы в 2018 году в нашей стране размещали в сферах продаж, IT, банковском секторе и на административных позициях.

Экономия. Гибкая система рабочих мест позволяет компаниям экономить на аренде офиса. В среднем каждая компания, перешедшая на удаленную форму занятости сотрудников, экономит до 170 тысяч рублей с одного такого сотрудника в год.

Мобильность. Развитие технологий, позволяющих легко и качественно вести переговоры дистанционно, свело количество очных встреч к минимуму и позволила международным компаниям в несколько раз сократить расходы на командировки. При этом такая мобильность хороша не только для удаленной работы, но для вышеупомянутых офисов. При хорошем техническом оснащении офисы открытого типа могут стать максимально комфортной и мобильной средой, в которой сотрудники могут использовать окружающее их пространство для решения абсолютно разных задач.

Продуктивность. Сотрудники, чья работа предусматривает гибкий график, часто показывают значительный прирост эффективности: берут меньше больничных и отгулов, перестают уходить пораньше или опаздывать к началу рабочего дня. Сотрудники повышают свою эффективность, самостоятельно выбирая, где им удобно работать. По данным исследования Future Workplace, выполненном по заказу компании Poly, 94% работников признают, что демонстрируют большую продуктивность при меньшем уровне окружающего шума. Небольшие переговорные комнаты, оснащенные подходящей AV-техникой для быстрой и легкой совместной работы, а также гарнитуры с шумоподавлением, которые обеспечивают высочайшее качество звука и удобство для сотрудников, работающих из разных мест или из дома, помогают повысить производительность и положительно сказываются на рабочем настрое сотрудников. Однако стоит подчеркнуть, что высокая продуктивность достигается не только за счет отсутствия отвлекающих факторов, но и за счет высокого уровня самодисциплины. Некоторые сотрудники подчеркивают, что им сложно самим организовать рабочий процесс просто потому, что дома отсутствует рабочая атмосфера.

Если вы все же решили, что удаленная работа вам подходит больше, чем работа в офисе, то важно понять для себя, что поможет вам максимально эффективно организовать рабочий процесс.

Организация рабочего процесса напрямую зависит от вас, поэтому работаете ли вы дома за компьютером, в кафе или постоянно в разъездах, важно позаботиться не только о своем комфорте, но и о технической стороне вопроса. Посторонний шум и другие внешние раздражители: громкие разговоры в кафе за соседним столиком, играющие дома дети, звуки улицы, плохая связь, бесконечные поиски нужных файлов, папок и контактов – все это мешает, заставляет часто отвлекаться и быстро утомляет.

Что может помочь?

• Создайте персональное облако – флэшки и другие накопители устаревают с каждым днем, занимают место и порой прихотливы в подключении, в то время как в облаке удобно хранить объемные базы данных, документы, дополнительные материалы, например, видео и фотографии, которые всегда должны быть под рукой.

• Планируйте, планируйте и еще раз планируйте – с помощью органайзеров, напоминалок и даже обычных календарей вам предстоит не просто выполнять поставленные задачи, но и всегда сохранять ощущение времени, ориентироваться в дедлайнах и просто следить за соблюдением баланса рабочего и личного времени.
• Приобретите дополнительные девайсы, разработанные специально для мобильных сотрудников – беспроводную гарнитуру с активным шумоподавлением, например, Poly Voyager 8200 UC, или гарнитуру с выведенным микрофоном и функцией управления вызовами с нескольких устройств для ведения переговоров, такую как Poly Savi 8200. Также, без особых усилий вы можете оборудовать практически любую комнату в полноценную переговорную с помощью специального оборудования, например, портативной USB-видеопанели, подключающейся к любому экрану, телевизору или даже смартфону. Их главное преимущество — качественная видеосвязь, поэтому если для вас важно, чтобы было не только хорошо слышно, но и видно, мобильная станция вам в помощь. Искать у производителей профессиональной техники для офисной работы, пример — видеопанели Poly Studio.

Будучи в офисе очень легко обратиться к коллегам за помощью, что-то быстро решить, подсказать и пообщаться. Очень важно чувствовать себя частью коллектива и не бояться «беспокоить» коллег по рабочим вопросам. Командная работа и командный дух – даже если вы находитесь вне офиса – это залог успеха любой рабочей деятельности. Сотрудник должен ощущать себя в коллективе, рассчитывать на своих коллег, готовых всегда подставить друг другу плечо. Здесь также станут отличным подспорьем правильные инструменты связи, например, упомянутые видеопанели. Необходимо пообщаться с отделом или с начальством в официальной обстановке, но нет возможности приехать? Такое устройство превратит любое помещение в переговорную комнату корпоративного класса.

Высокий уровень самоорганизации – это приобретаемый навык, и он является одним из ключевых для удаленного сотрудника. Даже на удаленке работа порой может быть весьма напряженной, поэтому, будучи в комфортной среде, отвлекитесь, отдохните, выпейте чашку кофе, почитайте или даже поделайте физические упражнения. Если вы чувствуете, что какую-то задачу можно выполнить позже или же частями, смело берите инициативу и включайте навыки тайм-менеджмента. На удаленке вы отчасти сам себе начальник, спросите себя: «А как мне будет комфортно реализовать это проект? Стоит ли мне сейчас отдохнуть, чтобы поспать и с новыми силами взяться за эту задачу?»

Очень простой, но в то же время очень важный аспект. Не важно, какие условия предлагает та или иная компания, если вам не нравится то, чем вы занимаетесь, вы рискуете столкнуться с профессиональным «выгоранием». В конечном итоге, потеря энтузиазма в работе приведет к тотальной дезорганизации рабочего процесса. Любовь к работе и энтузиазм придают энергию и некий творческий импульс, который даст дорогу креативу и позволит находить новые подходы к работе.

У удаленной работы действительно много преимуществ и все больше россиян заявляют о готовности перейти именно на такой формат. Означает ли это, что развивающийся тренд на «удаленку» рано или поздно заменит офис в его привычном понимании?

Вовсе нет, и даже не из-за вечной борьбы новых тенденций с консервативными идеями. Офис по-прежнему является местом для эффективной командной игры, сосредоточением корпоративной культуры и постоянного обмена идеями. В связи с этим многие работодатели модернизируют организацию рабочего процесса, что подарило нам такие понятия, как “опенспейс”, “коворкинг”, переговорные комнаты типа “аквариум” (так называемые, huddle rooms) и т.д. Остается только выбрать, какой формат подходит именно вам.