Автоматизация массового подбора персонала. Волшебный опыт

Как пугают аналитика и прозрачность и сколько у нас digital-соискателей.

Всем привет! Я Наталия Малышева, руководитель Staffjet — сервиса для массового подбора персонала, разработка которого длилась полгода, а дальше в течение 12 месяцев мы набивали... гораздо меньше шишек, чем ожидалось, но запомнили каждую, и я честно делюсь в этой статье нашими решениями и свершениями.

Пару слов о массовом подборе

Массовый подбор — это когда вам нужно много сотрудников без особых требований для выполнения одинаковой работы.

Массовый подбор — это кошмарный сон отдела персонала и директоров розничных сетей, сетей быстрого питания, складов, клининговых компаний, служб доставки.

Отсюда вытекают ценности массового подбора как сервиса для организации: надо много, быстро и максимально дешево.

Инструмент или сервис?

Когда мы проанализировали рынок, мы укрепились в решении создать именно сервис, а не инструмент.

Представьте себе, что вы идете в парикмахерскую. Зачем? Стрижку сделать. И вдруг вам предлагают чудо-ножницы, говорят: «Садитесь в кресло, вот накидочка, вот каталог модных фризур, а вот наш чудо-инструмент. Стригитесь на здоровье!» Это очень интересно и заманчиво, но вы не за этим пришли.

В найме сотрудников заинтересованы непосредственно две единицы: отдел по подбору персонала (которому не жить, если он людей не найдет в нужный срок) и директор торговой точки (который сам встанет на кассу, будет выносить блюда, принимать и маркировать товар, если ему людей не найдут). И они не хотят «чудо-ножницы». Они хотят, чтобы на вакантные рабочие места в нужный срок вышли сотрудники и чтобы это стоило разумных денег.

Скажу без ложной скромности, что Staffjet — это первое и единственное в России решение для массового подбора, которое проектировалось и работает как сервис полного цикла — от формирования потока до закрытия позиции.

Как мы автоматизировали массовый подбор

Команда Staffjet имеет опыт в кадровой индустрии в целом и массовом подборе в частности. Быть профессионалом во всем — это утопия, и, специализируясь в рекрутменте, мы отдали разработку программного продукта профессионалам в сфере ИТ. Сервис Staffjet родился благодаря тройственному союзу с аналитиками Navicon и разработчиками The Invaders.

Написание технического задания под руководством опытных аналитиков заняло буквально 2–3 месяца. Разработка MVP заняла еще 4 месяца.

В основе разработки — ATS-платформа, позволяющая взаимодействовать трем участникам процесса: клиенту, соискателю и ресечерскому центру, офлайн-составляющей сервиса Staffjet.

Результат тройственного союза превзошел ожидания. Процесс трекинга кандидата на стороне Staffjet до записи на собеседование у клиента занимает от 5 до 10 минут. Клиент проставляет статусы по результатам собеседования и другим этапам отбора на своей стороне вплоть до найма сотрудника. Воронка крутится постоянно и с высокой скоростью.

Первое ускорение дает сама платформа, публикующая лендинговую страницу с анкетой в интернете, на которую идет сформированный во множестве онлайн-каналов поток (метки позволяют знать, какая реклама сработала до трудоустроенного). Валидация анкеты происходит через секунду после ее заполнения кандидатом.

Для пассивных соискателей припасен RPA, который настроен на поиск релевантных резюме в открытых для этого источниках (такие есть, хоть и мало) и предложение вакансии.

Второе ускорение дает роботизированный обзвон, мы выбрали Voximplant. Робот в течение максимум 5 минут соединяет кандидата с оператором и дозванивается до него в течение дня, если тот не взял трубку сразу.

Третье ускорение дает человек. Основной пользователь платформы со стороны сервиса Staffjet — ресечерский центр, работающий 24/7 с охватом разных часовых поясов. Задач у центра несколько: скрининг кандидатов, до которых дозвонился робот, прием звонков, формирование анкет для соискателей, пришедших из офлайн-каналов рекламы, запись на собеседование для части кандидатов (при этом диджитал-кандидаты записываются на собеседование сами сразу после валидации анкеты онлайн на том же лендинге), содействие в поиске «нужной двери» на месте...

Сейчас программная разработка продолжает развитие в режиме спринтов, мы постоянно следим за технологиями и инструментами, которые могут сделать наш процесс более эффективным (и это часто инструменты, никак не связанные с HR-tech). Все подчинено выполнению трех задач массового подбора — количество, скорость и стоимость.

Аналитика, и правда, наше всё!

Как я уже писала, массовый подбор — это огромная воронка на входе, множество точек клиента с разной потребностью в персонале, высокая скорость прохождения воронки кандидатом (а значит, потребность видеть, кто или что тормозит процесс и насколько это системная проблема), сдерживаемая всеми силами на минимальной планке стоимость найма (а значит, оперативное управление и рекламой, и всеми процессами у нас и у клиента).

Мы мечтали, что клиент увидит в Power BI, сколько кандидатов у него на каждом этапе воронки, и возрадуется. А для себя мы проработали OLAP-куб, в котором видно абсолютно все…

Navicon реализовал OLAP-куб нашей мечты и протянул аналитику в BI. И мы увидели… И клиент увидел…

Сфера подбора на стороне провайдера порой непрозрачна для клиента. Выход из тени посеял панику и в клиентах, и в наших рядах. Это было не просто понимать, что мы видим, где специалисты клиента не успевают за кандидатами, а клиент видит, где мы сильнее или слабее.

Но паника отступила, и теперь все видят в онлайн-аналитике мощный инструмент, который позволяет обеим сторонам мгновенно «подкручивать гайки» в той части процесса, которая этого требует.

Всего в одной статье не расскажешь, но каждодневная (даже ежеминутная) статистика, собираемая честной машиной, развеяла множество иллюзий, позволила в разы сократить потери для наших клиентов.

Готов ли рынок труда к автоматизации массового подбора?

Здесь я говорю не о клиентах и их готовности платить за такой сервис. Рынок труда — это соискатели. Если вы принципиально не летаете самолетами, какой бы «суперджет» мы ни изобрели, мы никогда не доставим вас из пункта А в пункт Б. За пилотный год мы прошли все стадии изучения степени диджитализации соискателей на массовые позиции.

На первой стадии мы пережили крушение иллюзий. Мы-то думали, что сейчас лендинг красивый выпустим, контекст настроим, и они к нам как ломанутся в графике собеседований время выбирать… Розовые очки немилосердно натерли за ушами, пришлось снять.

На второй стадии мы впали в полное отчаяние и уже сели проектировать процесс ручного ввода данных под 99% потока, сформированного офлайн-рекламой.

На третьей стадии в точном соответствии с U-траекторией затеплилась надежда. Не мы одни топчемся в онлайне и все на что-то надеемся, может, оно там есть? Объединившись с партнерами по лидогенерации, мы нащупали тренд и замеряли его в ежедневном режиме. Сейчас я понимаю, что мы все этот тренд постепенно формируем. Смена каналов, площадок, источников, волновое включение рекламы, осознанный уход из офлайн-каналов, эффект от которых непредсказуем. Мы диджитализируем соискателя всем миром, и это начинает приносить результаты.

Сейчас мы на четвертой стадии, когда надежда превратилась в уверенность. Под занавес буквально пара цифр. Год назад 5–10% кандидатов самостоятельно записывались на собеседование онлайн без участия ресечерского центра. Данные на октябрь 2019 года (проект в фуд-ритейле): из 2 376 кандидатов, записавшихся на интервью, 877 (то есть 37%) прошли эту процедуру самостоятельно в интернете, выбрав удобные слоты, предложенные сразу после заполнения анкеты и ее валидации. Процент «самостоятельных» сохранился и в декабре, и в январе, несмотря на особенности этих зимних месяцев.

Все получится!