Внутряк: правила общения в рабочих чатах Email Soldiers

Бесполезные сообщения в рабочих чатах расходуют время не хуже, чем чаепития на кухне. Поэтому мы написали инструкцию, как общаться в рабочих чатах, чтобы не тратить время коллег впустую. На деле она подойдёт для общения не только с коллегами, но и с клиентами.

Помимо этой инструкции мы используем в работе редплитику, как её составить читайте тут.

Пожалуйста, не пишите «Привет» отдельным сообщением. Лишнее уведомление отвлечёт внимание, но не принесёт никакой пользы. Пусть «Привет» будет частью сообщения, где вы говорите что-то реально важное.

Ваше отношение к коллегам передаётся не через какие-то конкретные слова. Если вы не напишете отдельный «Привет» или «Пожалуйста» после «Спасибо», ничего страшного не случится.

Вот и поговорили

Туда же относятся фразы в стиле «Как дела?», если это всего лишь отвлекающий манёвр перед тем, как задать настоящий вопрос. Переходите сразу к делу! Исключение — если реально хотите узнать, как дела у коллеги, который заболел, или речь про дела по отдельной задаче. Но и тогда уместнее написать конкретно: «Как ты себя чувствуешь?» и «Как дела с проектом X? Есть вопросы?».

Как приятно получить два уведомления о бесполезных для тебя сообщениях!

Если у вас есть информация для собеседника, соберите её в логичный текст одного сообщения. Не надо отправлять десяток сообщений, добавляя всё новые факты. Представьте, какой аншлаг начнётся на экране собеседника, пока он будет получать 10 уведомлений одно за другим.

В сообщении сразу переходите к сути — без лишних прелюдий. Так вы сэкономите время — своё и коллеги.

Если ответ на вопрос занимает меньше 5 минут, не надо писать «Сейчас посмотрю», а через минуту присылать ещё одно сообщение с ответом. Человек не умрёт, если вы не скажете ему, что прямо сейчас начали поиск. Потратьте пару минут и пришлите сразу решение.

Важно! С вопросами, которые требуют для ответа полчаса, полдня или неделю, это правило не работает. Предупредите коллегу, что увидели его комментарий и через какое-то время сможете ему помочь.

Лишний шум встречается и в почте. Если новичок написал приветственное письмо для всех сотрудников, не надо присылать всей команде сообщение «Добро пожаловать». Пусть информация для новичка придёт только новичку!

Не присылайте без пояснений ссылку на документ, макет или задачу. Добавьте пару слов о том, что это такое: «Новая статья про резиновых драконов, посмотри, пжл», «Задача от Ингосстрах, о которой говорили утром» и так далее. Так человек не будет тратить время, чтобы разобраться, что же ему пришло. Особенно жёстко, когда это файл на гигабайт, который скачивается 15 минут.

Если сообщаете, что доделали работу — дайте ссылку на готовый продукт, чтобы человек сразу проверил, что вы сделали. Тем более если речь про проект, к которому вы вернулись после долгого перерыва.

Прежде чем бежать к коллегам с вопросом, попробуйте найти ответ самостоятельно. Например, вам нужна ссылка на статью из корпоративного блога — не тревожьте редактора, поищите сами. Нужен брендбук клиента — посмотрите, есть ли он в задаче.

Создавайте отдельную ветку, если хотите ответить на вопрос коллеги в общем чате или прокомментировать какое-то сообщение. Если диалог, где ответы падают в общую ленту, разрастётся хотя бы на 4-5 сообщений, эта лента превратится в свалку.

Например, обсуждение скотча на дверях Email Soldiers оказалось животрепещущей темой — ребята написали аж 26 сообщений. Представьте, что бы было, если бы они отправляли их в общий чат?

Ещё один плюс: если ребята ведут сразу несколько диалогов в чате, они не будут перемешиваться между собой. И если тема вас не касается, вы сможете просто проигнорировать тред и не просматривать сообщения в страхе, что пропустите важное.

Предположим, вас спросили, когда будет готов текст или макет. Ответы в стиле «скоро», «как закончу» или «через некоторое время» не дают понимания, сколько на самом деле времени понадобится.

Отвечайте точно: «полчаса», «час», «12 секунд». Если точного ответа нет, сориентируйте, насколько это возможно: «Только начал, примерно через два часа будет готово. Может, и раньше».

Если вы хотите получить информацию от коллеги, поясните, зачем это нужно. Так у него будет мотивация сделать это качественнее и быстрее. Да, всем и так понятно, что вы просите не просто так. Но представьте: просто найти макеты двухгодичной давности или найти их, потому что они помогут привести клиента с чеком на 2 миллиона. Чувствуется разница, да?)

Без комментариев, просто пусть все голосовухи сгорят в аду.

Не надо внезапно подходить к коллеге в рабочее время и начинать разговор. Скорее всего, в это время он разбирается с задачей, и ваш внезапный визит собьёт его с мысли. Это реально бесит, когда вы заняты, а люди подходят и дёргают вас — особенно если вопрос не очень важный.

Вместо этого напишите коллеге и спросите, сможет ли он с вами поболтать. А лучше попробуйте задать вопрос в личном сообщении. Например, совсем необязательно прямо сейчас сообщать менеджеру, что на следующей неделе вы поставите ему задачу.

1. Не отправляйте отдельно «Привет» и «Как дела?». Сделайте их частью реально важного сообщения.
2. Начинайте с главного.
3. Не разбивайте одну мысль на десяток сообщений.
4. Поясняйте ссылки, документы и другие вложения.
5. Попробуйте разобраться самостоятельно, прежде чем задавать вопрос коллегам.
6. Создавайте треды, если хотите ответить на вопрос или комментарий в общем чате.
7. Чётко отвечайте на вопросы: не «скоро», а «через полчаса».
8. Если просите информацию — поясняйте, зачем она нужна.
9. Не присылайте голосовые сообщения — только текст.

Подписывайтесь на блог.