Карьера
Surf
565

Перевели сотрудников на удаленку. Что будет дальше?

Пока вирус кошмарит бизнес, мы управляем процессами

В закладки
Surf

Пандемия влияет на мировую экономику и заставляет компании менять формат работы. Многие крупные игроки (Mail.Ru Group, Яндекс) уже перевели сотрудников на хоум-офис. Большинство привыкли к такому формату и не испытывают трудностей с управлением распределенными командами. Но как быть тем, кто прямо сейчас вынужден подстраиваться под современные реалии?

Мы детально изучили вопрос и хотим поддержать руководителей, решившихся на перевод сотрудников на хоум-офис. Руководств по подготовке айтишников, софта и железа уже достаточно, поэтому речь пойдет о настройке процессов после перевода бизнеса на удаленку. Благодаря организации удаленной работы за 9 лет Surf выросла от небольшой студии до топ-10 мобильных разработчиков в России. Мы готовы делиться лучшими практиками, и точно знаем, каким должен быть менеджмент в компании из 120 трудоустроенных человек — теперь уже 100% на удаленке.

В нашем бизнесе не изменилось ничего. 30-40% сотрудников и так работали удаленно по всему СНГ. Да и те, кто ходили в офис, могли этого не делать, мы в принципе всегда работаем из дома, когда хотим. С полным переходом на удаленку кажется, что созвонов стало еще больше, практически весь день с кем-то общаешься. Есть и другие плюсы: можно почти непрерывно есть.

Владимир Макеев
CEO Surf

5 проблем перехода коллектива на home-office

Начнем с главного — потенциальных проблем. Может показаться, что переход на хоум-офис — это вызов лишь для айтишников, но реальность такова, что больше всего сложностей возникает у простых специалистов.

Наверняка вы заметили (или скоро увидите), что после перехода на хоум-офис у части сотрудников наметился спад продуктивности. Если нет, то вы — молодцы. Ниже несколько решений для тех, кто все еще не понимает, как выявить и решить возникающие проблемы.

Проблема 1: акклиматизация на новом рабочем месте.

Далеко не все сотрудники смогут быстро перестроить свои привычки, а также согласовать с родственниками новый режим работы. Все это незамедлительно скажется на задачах.

Решение: напишите памятку или найдите методичку, написанную простым языком. Пример от Men’s Health. Проведите видеовстречу, на которой объясните, как вести себя в новых реалиях. Успокойте людей, поделитесь личным опытом, ответьте на вопросы.

Мы используем различных ботов для Slack, которые облегчают рабочие процессы в команде. Боты напоминают о треке часов в Jira или опрашивают коллег на различные темы. Один из таких ботов позволяет оценить текущий уровень удовлетворенности и вовлеченности сотрудника, и, если необходимо, предпринять какие-либо меры.

Кирилл Титов
руководитель портфеля клиентов Surf

Проблема 2: излишний контроль.

Безусловно, вы как работодатель имеете право знать, что сделал Вася за прошедший день. Но для бизнеса важен результат, а не информация о том, сколько минут Петя потратил на просмотр свежего треда на Pikabu, а сколько на код. Куда важнее то, что он сдал задачу в срок, а главное — смог правильно оценить ее трудоемкость (в часах) и аргументировать свою загрузку перед лидом.

Решение: используйте сервисы для учета рабочего времени (Jira), но не ставьте жестких ограничений. К примеру, отчитываться по статусу каждый час или в конце дня полностью расписывать свой таймлоад — это уже перебор.

Мы продаем не услуги, а продукты. Этапы их создания измеряются в часах уже на стадии сделки. Поэтому важно соблюдать сроки независимо от нахождения в офисе или на удаленке. Тогда это полезный результат.

Владимир Макеев
CEO Surf

Проблема 3: рабочее место.

Не удивляйтесь, если выяснится, что далеко не у каждого специалиста дома стоит мощный комп, айпад про и 4 монитора. Такие случаи скорее исключение, ведь для полноценного отдыха лучше подходят диван и консоль.

Решение: если сотруднику нужно определенное оборудование, должна быть возможность забрать его из офиса или приобрести недостающие инструменты. Например, второй монитор для ревью кода или чтения чатов.

Мы в Surf именно так и поступили, раздав офисную технику сотрудникам для удаленной работы. Более того, можно аккуратно поинтересоваться, есть ли у каждого удобное кресло и рабочий стол.

Проблема 4: низкая социализация и информированность.

Когда люди чувствуют себя оторванными от коллектива, их продуктивность падает. Если в офисе сотрудники постоянно общаются (на кухне, в перерывах и курилке), то на удаленке все эти опции отметаются. Не нужно «отпускать» эту ситуацию, людям важно знать, что происходит в компании.

Решение: устраивайте митапы, ретроспективу с участием всех сотрудников, чтобы делиться результатами и обмениваться опытом.

Регулярные встречи (скайп-коллы) позволяют укрепить социальные связи и избежать информационного вакуума. Это могут быть новости студии, техническая ретроспектива и собрания скрамов. Для поддержания вовлеченности участников встречи мы стараемся держать всех в контексте. Для этого шарится экран спикера, ведется лог разговора, прямо по ходу обсуждения создается ментальная карта или заполняется доска в Trello и других программах.

Гриша Бернгардт
iOS Lead Surf

Например, в Surf:

  • Каждую неделю мы устраиваем трансляцию новостей, чтобы все были в курсе, что происходит в студии, как идут продажи, как чувствуют себя наши проекты.
  • Все внутренние митапы и выступления идут онлайн на всю команду, любой из 120-ти коллег может присоединиться и послушать. Это позволяет всем избавиться от ощущения недостатка информации.
​Еженедельная онлайн-трансляция новостей компании. Спойлер: не всем нравится такой формат, поэтому экспериментируйте и собирайте фидбэк. Возможно, ваши легионеры предпочитают иной способ общения. Surf

Проблема 5: здоровье.

Казалось бы проблема общая (офис/удаленно). Но в случае с резкой сменой режима ситуация может значительно ухудшаться. Первое время у сотрудников могут стираться границы рабочего/личного, из-за чего некоторые начинают сильно перерабатывать и «выгорают». Другие же, устроившись на диване, теряют производительность и быстро наживают себе проблем со спиной и всеми вытекающими.

Решение: Первое время держите руку на пульсе. Интересуйтесь у сотрудников, как им дается новый режим (пускайте опросы). Поняв, какие есть проблемы, можно предлагать как общекорпоративные решения (компенсация тренировок, ДМС и т.п.), так и решать проблемы людей в частном порядке (начиная от получения документов, заканчивая поиском сиделки для детей Lead iOS-developerá).

С проблемами разобрались. Пришло время отладки процессов.

Как нанять IT-спеца из Гренландии

Наступление COVID-19 не должно останавливать ваши HR-процессы. Поиск сотрудников продолжается в штатном режиме, с одной лишь разницей — уменьшаем количество личных контактов. Как правило, у большинства IT-специалистов уже был подобный опыт и их не напугаешь очередным скайп-коллом.

Совет: не жестите на интервью. Если хотите дать небольшое задание прямо на конференции, предупредите об этом заранее. Далеко не каждый опытный специалист может настолько резко переключаться в рабочий режим.

Например, в Surf мы используем специальные онлайн-сервисы, где можно писать код, и все участники звонка будут его видеть (https://codeshare.io или https://www.hackerrank.com).

Важно не только нанять хорошего специалиста, но и создать ему комфортные условия для работы в команде. После найма сотруднику назначается ментор, который вводит его в курс дел и постоянно поддерживает связь, объясняет процессы и так далее.

Мы не кошмарим коллег «скринингом» экранов — им достаточно отмечать затраченное на задачи время в Jira. После чего результат автоматически подгружается в Jarvis, а ребята из бухгалтерии проводят выплаты. Система максимально прозрачна, если человек отметил больше часов, чем было запланировано на задачу — это спокойно обсуждается с лидом и компания компенсирует переработку.

В Surf мы просим всех сотрудников использовать реальные фото в мессенджерах и включать веб-камеры. Согласитесь, куда приятнее видеть эмоции собеседника, чем его остроумный аватар. Все это облегчает коммуникации и больше располагает к диалогу.

Коллективный созвон в Zoom​ Surf

Заботимся о мотивации коллег

После перехода на удаленный формат приоритет поддержания «уровня счастья» коллег резко возрастет. В идеале, вы должны мотивировать коллег включаться в рабочий процесс вместе со всем офисом. То есть в принятые в компании рабочие часы.

Но это не значит, что нужно переходить в режим тотального контроля посещаемости. У сотрудника должна быть определенная свобода выбора начала рабочего дня (например, c 9 до 12). Разумеется, если должность не располагает к определенному расписанию.

Показывайте удаленным сотрудникам, что они полноценная часть команды. Это может выражаться даже в таких мелочах, как рассылка открыток на праздники. В Surf мы регулярно рассылаем фирменный мерч, а к обычным документам прикладываем милые пожелания пожеланиями от коллег и HR-отдела.

Мария Долгушева
HR Surf

Поддерживать мотивацию и социальные связи в команде очень важно. Создайте флудилку и виртуальную «кухню». Инструментов масса, мы используем Sococo. Там есть интеграция с привычным софтом, плюс виртуальные переговорки и другие комнаты из «реального» офиса. Также используем Zoom, который больше подходит для scrum-митингов и совещаний.

Не забывайте снимать фидбек, учитывать пожелания сотрудников и предлагайте оперативные решения. В Surf мы регулярно проводим опросы 360 и делимся результатами. Встречи 1 на 1 очень круто заходят и позволяют синхронизировать цели человека и отдела.

В заключение расскажем об инструментах, которые помогают организовать работу распределенной команды.

Инструменты менеджера

Мы придерживаемся классической связки Jira и Slack, которые отлично интегрированы между собой. О их плюсах написана уже не одна статья, поэтому перейдем сразу к самому интересному.

В Surf в Jira интегрировано множество плагинов, в том числе и интерактивный глобальный календарь ресурсов. Пары минут достаточно, чтобы узнать загрузку любого сотрудника с конкретного проекта на ближайшие полгода.

Благодаря такой открытой системе руководители могут быстро оценить загрузку на проектах, принимать решения по составу команд (ротации) или быстро организовать работу над новым проектом.

​Учет трудозатрат в Jira Surf

Например, вы можете снять часть людей с текущих задач, принять решение о найме дополнительных сотрудников или озадачить наименее загруженных в данный момент коллег — и эти изменения увидят все сотрудники студии. Разумеется, такие решения принимают на собраниях лидов, а после озвучиваются на еженедельных митапах и собраниях отделов.

Совет: перед встречей не забудьте проверить время с помощью Worldtimebuddy, который подскажет часовой пояс всех участников созвона.

Обсуждайте с командой любые грядущие изменения, интересные находки и обязательно сохраните видеозапись. Любая полезная для команды информация должна отправляться на внутреннюю wiki, сonfluence или любой другой удобный сервис.

В Surf ценят прозрачность — наши клиенты знают разработчиков, ответственных за их продукты. Никакой бюрократии и общения исключительно через продажников или генерального директора у нас нет.

Кирилл Титов
руководитель портфеля клиентов Surf

По понедельникам в Surf проходит трансляция новостей команды: начиная от представления новых сотрудников, заканчивая успехами проектов и цифрами. Не бойтесь делиться такой информацией с командой — это важно для создания ощущения «общего дела» и понимания целей студии, отдельной команды и каждого сотрудника.

Помимо любимого всеми Trello для небольших команд есть разные инструменты.

  • Scoro — дашборд для работы с большим количеством небольших проектов;
  • Timely и Time Doctor — отслеживают время по команде и напоминают о подходящих дедлайнах;
  • Toggl или Klokki — удобный трек личного времени;
  • Pocket — удобный «кошелек» для сохранения всех видов контента, полезный инструмент для дизайнеров и аналитиков;
  • Figma, InVision и Google Drawing — популярны для создания диаграмм, прототипирования и обсуждения контента;
  • Zapier — объединит все ваши инструменты в единую систему.

Будьте здоровы и заботьтесь о коллегах!

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Surf", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 1, "likes": -2, "favorites": 6, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 113960, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 20 Mar 2020 18:09:24 +0300", "is_special": false }
0
1 комментарий
Популярные
По порядку
0

ничего не будет

Ответить

Прямой эфир