В работе можно столкнуться с тем, что реализация задачи отнимает много времени, а результат все равно не устраивает. Так может происходить из-за того, что во время реализации, человек концентрируется не на результате, а на процессах.
Я составила список конкретных действий, которые можно упростить. Это самые основные и частые вещи, которые мы делаем на работе. Без лишней воды, сразу приступим:
- Встречи с коллегами
Если вам надо провести встречу с коллегами, то сперва задайте себе несколько вопросов:
- Важно ли личное присутствие каждого на этой встрече?
- Можно ли поделиться своим мнением без присутствия на встрече?
- Какая цель этой встречи?
- Что нужно сделать, чтобы сократить время встречи?
Если ответив на все вопросы, вы решили, что встреча не нужна, но мнение коллег вы хотите услышать, вот что вы можете сделать:
Попросите каждого написать вам тезисно свои мысли и идеи. Таким образом, каждый сотрудник потратит 20-40 минут своего личного времени (вместо 1,5 часов). А вы получите уже сформированные тезисы, которые не надо переписывать из заметок.
Если вы все таки понимаете, что встреча необходима, то вот шаги, которые помогут сэкономит время:
- Расскажите коллегам заранее, почему вы собираете встречу (к сожалению, это делают не все). Рассылка с объяснением встречи сэкономит время всем участникам.
- Попросите коллег подготовится к встрече. И подготовьтесь сами.
Вы можете попросить заранее подготовить вопросы, набросать идеи и так далее.
- Составьте для себя ряд правил. Например, не разрешайте себе и коллегам отходить от темы.
- Установите временные рамки. Важно, чтобы тайминг был даже меньше, чем нужно, хотя бы минут на 15. Вы можете и не вписаться в него, зато отходить от основного курса будете реже.
- Составление репортов, стратегий и планов
Иногда важно экономить не только свое время, но и время своих коллег. Когда вас просят написать стратегию или репорт о проделанной работе, делайте его настолько простым, насколько можете.
Вас может обмануть мысль о том, что чем больше текста вы напишете, тем большим молодцом вы будете выглядеть. В реальности может получится так, что никто не будет читать 6 страниц вашего текста.
Довольно часто, самая сложная работа выглядит очень просто. Составить список тезисов, вместив в них свои большие мысли - та еще задача. Но ваши коллеги скажут вам большое спасибо. А шанс на то, что вашу работу прочитают, сделают выводы и похвалят вас - возрастут.
- Общение с коллегами
На эту тему написано много трактатов, но если сводить их к одной мысли - думайте о времени ваших коллег. А это значит, вмещайте свои мысли в одно сообщение и форматируйте текст так, чтобы это можно было быстро прочитать.
Больше про общение с коллегами и работу вы можете найти на моем телеграм канале
- Таблички и файлы
Тут тоже действует правило - чем меньше, тем лучше. Если у вас есть возможно отправить короткий текст в мессенджеры - отправляйте там, а не создавайте новый файл в ворде.
Если у вас есть возможность разместить все в одной табличке - размещайте. Для этого пользуйтесь новыми ячейками и вкладками.
Эти простые правила помогут вам не только сэкономить время, но и построить хорошие отношения с вашими коллегами.