Как построить бизнес-процессы на удаленке и перестать беспокоиться

Уже 8 лет команды проектов Алексея Сухорукова — IT-Академии и Alex Staff Agency — работают удаленно. Это и создание распределенных команд с нуля, и онлайн-преподавание, и рекрутинг в более чем 30 странах и городах. Набивая шишки анализируя удачные и не очень приемы, мы вывели свою формулу успеха для бизнеса без офиса.

Организация работы на удаленке состоит из нескольких этапов:

• Прием на работу сотрудников и их адаптация (даже когда у вас сформирована команда, вам будут нужны новые люди)
• Организация системы управления бизнес-процессами: постановка и контроль выполнения задач, отчеты и планирование
• Подбор инструментария, формулирование правил и создание общего онлайн-пространства для работы

Реализовав у себя в командах процессы взаимодействия максимально эффективно, хотим поделиться наработанными практиками.

Как это бывает:

- Привет! Мы рады, что ты с нами, вот ссылка на док. Там инструкции, какими ресурсами мы пользуемся, познакомься. Еще я поставила на тебя пару простых задач в Битриксе — заполнить профиль, залогиниться в наших сервисах. Напиши, как будет готово.

Через неделю:

- Как дела? все готово?

- У меня не получилось зайти:(

Не бросайте нового сотрудника на этапе адаптации. Ваш набор сервисов и инструментов кажется вам предельно простым, но вы пользуетесь им каждый день. При первом знакомстве все может быть не так очевидно.

«Мы назначаем короткие встречи по Skype каждый день в течение первой недели. Так мы не только помогаем сотруднику ознакомиться с нашим “зоопарком” инструментов, но устанавливаем личный контакт».

Как это бывает:

- Даша, а где статья, размещение которой мы запланировали на сегодня и оплатили неделю назад?

Из руки Даши медленно и драматично падает чашка утреннего кофе. Прямо на список дел в блокноте, где конечно же есть задача по подготовке статьи, но блокнот напоминалку не отправляет😵

В работе удаленной команды главное — результат. Если сотрудник выполняет поставленные задачи, не так важно, когда он это делает.

При постановке любой задачи нужно ставить срок ее выполнения. Фиксировать задачи можно в Google-таблицах, но эффективнее пользоваться сервисами для командной работы, например, Trello, Jira, Битрикс24, Asana, Notion или Kaiten. В них удобно ставить задачи, разбивать их на этапы, комментировать.

Продумывая систему отчетов, сделайте их простыми. В идеале на отчет не должны уходить часы рабочего времени. Делать отчеты удобно там же, где вы ставите задачи. Но иногда таблица в Google-доках или график нагляднее, чем отчет из 1С.

«На начальном этапе мы пользовались Trello, но в результате роста компании увеличилось количество проектов и задач, которые доски этой программы уже перестали вмещать, кроме того появилась необходимость системной обработки базы кандидатов. Изучив различные варианты, мы перешли на Битрикс24, который позволяет вести полноценную работу и с клиентами, и с задачами. Однако для некоторых небольших проектов, включая аналитические, мы используем старые добрые Google-таблицы. В них же мы составляем отчеты по итогам недели и месяца».

Как это бывает:

пт, 8:30:

Оля, привет! Ты здесь?

пн, 17:41:

Да, Дима, я здесь.

сб, 9:26:

Доброе утро! А сейчас?

сб, 18:40:

Извини, но в выходные я не всегда оперативно отвечаю. Сейчас я здесь!

пн, 10:17:

Ох, как жаль! А сейчас?

пн, 12:00:

Сейчас я здесь, может напишешь, что у тебя за вопрос?

пн, 14:12:

У меня не открывается ссылка из отправленного письма и я не могу посмотреть скриншот!

Эффективные коммуникации — залог успеха удаленных команд. Но есть и подводные камни. Они в корне отличаются от офлайн-проектов, что создает определенные трудности для тех, кто привык к офису. Личное и онлайн общение различны по структуре, последнее — более функциональное, но потенциально создает почву для недопонимания из-за отсутствия невербальных сигналов (интонация решает).

Для общения подходят удобные вам сервисы — Skype, Google Hangouts Meet, Slack, Zoom. Старайтесь собрать встречи команды с видео — увидеть в диалоге человека, а не серое окно все-таки приятнее и способствует сплочению команды.

«Мы выбрали для себя формат недельных спринтов. Каждую пятницу мы созваниваемся всей командой, подводим итоги недели и строим план на следующую. В понедельники также проводим отдельно маркетинговые планерки, где обсуждаем детально планы по продвижению. Чтобы совещания не растягивались по времени, обязательно составляем повестку.

В остальное время общаемся в диалогах по Skype. Наши сотрудники живут в разных странах, а Skype позволяет бесплатно созваниваться с аудио или видео, без ограничений по времени.

Чаще обмениваемся текстовыми сообщениями. Это удобно, в учете разницы часовых поясов — если сейчас человек не работает, вопрос не пропадет. Но иногда звонок на 2 минуты экономит полчаса текстовой переписки».

Как это бывает:

- А где та ссылочка, которую вы мне кидали?

- Ребят, я не могу найти файлик с отчетом!

- А почему у Лены и Кати цифры в отчетах не сходятся? А как получились эти цифры?

- Простите, у меня ребенок не спит. В смысле вы не знали про Сёму?

Даже если у вас нет кабинета с кулером и кофе-машиной, организацией пространства заняться придется. Онлайн-пространство — это совместные рабочие часы (когда вся команда на связи), пространство для хранения документов (любое облачное хранилище), договоренности о времени ответа и прочие организационные моменты.

«Организация единого рабочего пространства делает из нескольких сотрудников на удаленке команду. Создайте общий командный Google-календарь, сделайте регулярными встречи на виртуальный кофе — когда вы созваниваетесь командой, но уже для обсуждения неформальных задач, поделиться личными новостями. Не делайте такие встречи длинными, 30 минут вполне достаточно. Так члены вашей команды познакомятся друг с другом. Это хорошо сказывается на результатах работы и деловых коммуникациях».

В конце хочется пожелать всем новоиспеченным удаленщикам безболезненно перейти на remote-рельсы и начать жить и радоваться! Ведь в конце концов, какая разница, что ты работаешь ночами, если график ты выбрал сам! (шутка, работать по ночам — признак не очень эффективного менеджмента и вредно для здоровья)💜