Инструменты для проведения IT-мероприятий в онлайне

Из-за карантина, который теперь точно продлится ближайший месяц, тормозятся многие бизнес-процессы, отменяются и переносятся сотни тысяч мероприятий. Компания Codenrock рассказывает о том, зачем проводить онлайн-мероприятия, как продолжать решать задачи компании с помощью проведения подобных ивентов и о том, что нужно для их организации. В конце также даем список полезных инструментов для организации таких мероприятий.

1. Зачем проводить онлайн-мероприятия?

2. Плюсы перехода в онлайн

3. Этапы и полезные инструменты для организации

Мировая пандемия, кроме бизнеса авиаперевозок, ресторанов и туризма, также ударила и по event-индустрии. Как проводить мероприятия, когда все сидят на карантине? Многие терпят большие потери и убытки в это время. Мы несколько лет успешно проводили мероприятия в IT-сфере и тоже столкнулись с ситуацией, которая происходит в мире. Компанию, которая проводит оффлайн-события пришлось заморозить на неопределённый срок.

Сохраняется надежда на открытие сезона в начале лета, но пока нет ясности по тому, как будет развиваться ситуация, и непонятно, что может измениться в индустрии офлайн-мероприятий. Вернутся ли они в прежнее положение, будут ли нужны вообще в ближайшее время? Размышляя на тему, как же нам сохранить компанию и выстоять в условиях рынка, мы нашли решение в возможности перевести некоторые форматы мероприятий в онлайн.

Многие конференции, митапы и другие IT-мероприятия уже перестроились и начали проводиться в онлайн-формате. В современных условиях это кажется достаточно хорошей альтернативой, которая может решать те же самые цели и задачи.

Чтобы разобраться в том, зачем необходимо проводить онлайн-мероприятия, надо понять, какие же форматы можно перевести в онлайн.

• Конференции и митапы. Здесь все просто: послушать доклады и пообщаться собираются все заинтересованные в обозначенной теме.
• Профессиональные конкурсы. Участники соревнуются в решении заданий из их профессионального поля деятельности, а жюри голосуют и выставляют оценки за представленные работы.
• Чемпионаты, турниры, хакатоны. Проводятся компаниями для объединения талантливых участников, которые предлагают решения поставленных задач.
• Мероприятия для поиска идей и проектов для бизнеса. Различные конкурсы проектов и акселераторы, которые направлены на сбор новых идей, решающих реальные проблемы бизнеса.
• Квизы. Интересные тесты для профессионалов, желающих проверить свою квалификацию.
• Бизнес-семинары. Нетворкинг с помощью видеоконференций.
• Тренинги. Учимся чему-то новому и тренируем свои навыки.
• Презентации продукта. Собираем большую аудиторию, которая заинтересована в продукте.
• Выставки. Можно проводить с помощью создания нескольких виртуальных комнат, куда могут подключаться участники и смотреть, что же там происходит.

Имея представление о форматах мероприятий, можно поговорить о том, какие проблемы они могут решать и какие цели они помогут достичь.

Компания может быть заинтересована в продвижении и взаимодействии на рынке (внешние цели) и в поддержке, развитии и обучении сотрудников (внутренние цели).

Внешние мероприятия решают следующие задачи:

• Изучение своих пользователей, покупателей, аудитории на рынке;
• Продвижение и популяризация бренда компании;
• Продажа услуг с помощью обучающих вебинаров с вовлекающими механиками;
• Поиск идей и решений для бизнеса;
• Рекрутинг талантов;
• Взаимодействие со студентами путем найма на стажировки.

Внутренние мероприятия помогают в решении задач:

• Обучения и развития собственных сотрудников;
• Тимбилдинг, поддержание духа внутри компании;
• Поиск идей и решений для бизнеса среди сотрудников компании;
• Вовлечение сотрудников в рабочие процессы.

У компаний все равно остаются все эти цели, требующие достижения, единственное меняются способы и инструменты. Пока одни пережидают кризис, другие ищут новые ниши и конкурентные преимущества с помощью онлайн-мероприятий. Чтобы продолжать вести свою деятельность на рынке, необходимо продолжать его изучение с учетом появившейся специфики. Получение знаний в новой области поможет усилить свои компетенции и продвинуться вперед.

Многие компании продолжают проводить внутренние и внешние мероприятия, чтобы не переставать укреплять свой бренд, еще больше популяризировать свои услуги и не останавливать подбор персонала.

Теперь, когда вы уже знаете, какие проблемы помогают решать мероприятия, поговорим о плюсах проведения этих мероприятий в онлайн-формате.

• Требуется меньший бюджет на проведение онлайн-мероприятия. Сокращение бюджета при использовании онлайн-формата обусловлено тем, что у вас сразу убираются строки в смете за аренду площадки, фото и видео, печать раздаточных материалов, изготовление мерч-продукции и организации питания участников.
• Привлечение гораздо большего количества людей. Онлайн-формат позволяет пригласить очень много участников, поскольку вы не ограничены физическими параметрами площадки. К тому же, чем больше участников, тем больше интересных решений и проектов вы можете получить.
• Возможность проводить международные мероприятия. Вы можете собрать людей со всего мира, привлечь коллег и спикеров из других стран, поскольку такой формат снимает сложности с организацией перелетов и размещения участников.
• Повышение интеллектуального качества мероприятия. Когда участники находятся в комфортных и привычных для себя условиях, они могут гораздо лучше сконцентрироваться на задачах и выдавать более крутые решения.
• Участие в мероприятиях без отрыва от своих дел. Можно участвовать в конкурсах, вебинарах и подключаться к эфиру, даже не выходя со своего рабочего места.
• Заработок в кризис. Проводя мероприятия в онлайне, вы все так же можете зарабатывать деньги (хотя бы какие-то), пока другие просто ждут окончания ситуации.
• Сокращение времени на подготовку ивента. Оффлайн-мероприятия требуют большого количества шагов и работы с подрядчиками: поиск и аренда подходящей площадки, трансфер, кейтеринг, устранение проблем всевозможных проблем (например, отключилось электричество, не вовремя приехал спикер и т.п.), тогда как онлайн-формат позволяет избежать всего этого.
• Упрощение процесса сбора аудитории. Когда участнику никуда не нужно ехать, отказываться от других своих дел и планов, чтобы посетить мероприятие, а можно просто запустить трансляцию, то становится гораздо проще собрать аудиторию.
• Привлечение к другим активностям. Чтобы привлечь участников к другим ивентам, стажировкам и вакансиям компании, можно просто включить их в рассылку и сделать специальные объявления на сайте мероприятия.
• Приватность процесса. Не всем нравятся шумные незнакомые места, очереди и большие скопления людей, а удобство домашней обстановки и уюта мотивируют участников быть более общительными и раскрепощенными.

Этапы при организации онлайн-мероприятия перекликаются с организацией оффлайн-мероприятия, но количество все же меньше, поскольку не нужно обеспечивать расположение, питание, фото- и видеосъемку, мерч и др.

Если вы решили проводить онлайн-ивент, то следующие шаги помогут вам сориентироваться и ничего не упустить.

1. Продумать формат и деловую программу.
2. Выбрать онлайн-площадку для проведения мероприятия.
3. Создать лендинг и выстроить рекламную кампанию.
4. Протестировать площадку вместе со спикерами и командой.
5. Продумать и включить в процесс вовлекающие механики для работы с участниками мероприятия.
6. Настроить все рассылки и уведомления участников, спикеров, партнеров.
7. Пригласить партнеров, согласовать бонусы для участников.
8. Составить четкий тайминг для команды и прописать все роли.
9. Провести финальную проверку как со стороны участников, так и со стороны организаторов/спикеров. Дать участникам инструкции по работе с сервисом.
10. Найти классного модератора (ведущего).
11. Не забыть отправить благодарности/сертификаты за участие в мероприятии и полезные материалы, а также ссылку на ваши будущие мероприятия.

• Конструктор сайтов – нашей команде, например, очень нравится Tilda.
• Решения для вебинаров: Zoom, Skype, Webinar.ru, Discord, eTutorium.
• Система рассылок: sendpulse, unisender, mailchimp, getresponse.
• Чат для общения с участниками: многие инструменты имеют внутренние чаты, но можно воспользоваться мессенджерами вроде Telegram’а.
• Чат-боты для поддержки пользователей.

Бывает, конечно, что использовать все эти инструменты по отдельности довольно сложно, поскольку отсутствует взаимная интеграция. Информация может теряться, разные сервисы могут давать разные сбои, и держать все это в голове довольно сложно. Но чтобы не загружать ваше ментальное пространство и полностью нести ответственность за учет всех-всех пунктов, создаются платформы для проведения IT-ивентов.

Пример функционала платформы для проведения мероприятий.

Происходящие за окном события не должны быть поводом для отказа от мероприятий. Вы можете принести больше пользы вашей аудитории, клиентам и компании, если продолжите проводить и организовывать мероприятия, но уже в новом онлайн формате. Выжимайте возможности по максимуму, используя все преимущества и инструменты.