Карьера
hh.ru
366

Как опыт удаленной работы делает менеджмент сильнее

Из любой сложной ситуации можно извлечь плюсы, а любое испытание делает нас сильнее. К внезапному переходу на удаленный режим работы, который сейчас переживают многие компании, это тоже относится. Глеб Кудрявцев, руководитель продуктов в онлайн-школе английского языка Skyeng, давно управляет командой, все члены которой работают дистанционно. Он считает, что возможность попробовать удаленный формат работы полезна бизнесу. И вот почему.

В закладки

Глеб Кудрявцев, руководитель продуктов в онлайн-школе английского языка Skyeng

Удаленная командная работа — это тест. Вы сейчас смотрите на привычные процессы с другого угла. Искусство удаленной работы — это искусство хорошей работы. Если команда слаженно и эффективно функционирует дистанционно — значит, у вас отлично настроены все процессы. Если на удалёнке у вас многое «посыпалось», стало очень сложно выполнять привычные задачи — значит, есть слабые места в менеджменте, рабочих коммуникациях или корпоративной культуре. Вы поймете, что нужно перестроить, улучшить.

Удаленная работа — это хорошая тренировка. Чтобы в режиме дистанционного взаимодействия всё работало четко, придется постараться, приложить усилия, пересмотреть привычные подходы. В конечном счете это улучшит менеджмент и сделает корпоративную культуру сильнее.

Почему «удаленная работа = хорошая работа»

Офис — это не только плюсы быстрого и легкого взаимодействия. Это еще и ряд вредных факторов, которые в формате дистанционной работы исчезают. С этой точки зрения у удаленной работы есть преимущества:

1. Все недостатки становятся заметнее

Это касается не только недостатков менеджмента, но и личных качеств коллег. Возможно, после периода дистанционной работы с некоторыми членами команды вам захочется расстаться.

2. Сложнее пускать пыль в глаза

Есть люди, которые умеют красиво говорить умные вещи, но полезного результата не выдают. Они так эмоционально вовлекают руководителя, что тот смотрит на результат сквозь пальцы. А при удаленном формате работы эмоционального вовлечения меньше. И если от кого-то результата нет, это станет заметнее, чем при работе в офисе.

3. Нет кухонного менеджмента

Типичная история для офиса: двое коллег, работающих над одним проектом, случайно встретились возле кофе-машины и в этом разговоре на ходу придумали блестящую идею для проекта. На удалёнке такого не бывает. Но это не повод для расстройства. Если компания работает на кухонном менеджменте, это плохо, так не должно быть, пора от этого отучаться — и дистанционный режим этому поможет.

Чем плох кухонный менеджмент? Представьте, что коллеги из приведенного выше примера не встретились бы на кухне. И что — значит, блестящее решение для проекта не было бы найдено? Если так, то у вас правит случайность. При правильной организации процессов хорошие решения находятся не «если повезет» в ходе спонтанных обсуждений, а всегда, на запланированных встречах.

Инструменты для удаленной работы: необходимый минимум

Чтобы все могли успешно взаимодействовать удаленно, нужен определенный набор инструментов.

1. Общий список контактов

Составьте список всех членов команды с их ролями и контактами. Простейший вариант (если вас не очень много) — таблица. Этот список должен быть доступен всем, чтобы каждый легко мог найти того, с кем ему нужно связаться и что-то обсудить. Не забывайте давать доступ к этому списку каждому новому члену команды.

2. Командный чат

Групповые чаты в мессенджерах многие не любят. Типичный аргумент против них: «Чат будет меня все время отвлекать, а на почту и пишут реже, и проверять ее необязательно так часто, как чат». Но это заблуждения.

Пока вы в офисе, коллеги редко пишут вам на почту просто потому, что к вам можно подойти и спросить (и для этого тоже отвлечь от текущей работы). На удалёнке этой возможности не будет, и ваша почта очень скоро окажется забита сообщениями, в которых вы утонете.

То, что чат — средство мгновенной связи, за ним нужно постоянно следить и отвечать на сообщения не позднее 15 минут, — миф. В распределенных командах чат — средство асинхронной связи. Можно погрузиться в свои задачи и проверять чат раз в несколько часов.

Более того, лучше вообще отключать нотификации почты и чата (всплывающие окна), чтобы сосредоточиться на рабочих задачах. Не переживайте: если действительно что-то очень важное, можно позвонить.

3. Голосовое общение

Средство основной связи при удаленной работе — голосовые звонки (в идеале — видеозвонки). Когда вам нужно решить важный вопрос, назначайте голосовую командную встречу. Именно звонки, а не переписка — основной инструмент решения всех ключевых вопросов.

Принцип такой: в чате решаются простые и не слишком срочные вопросы, всё остальное — во время голосового обсуждения. Не уводите всё в письменное общение. В ходе переписки можно неделями обсуждать вопрос, который решится за один звонок.

Многие не любят звонки, но это нужно преодолевать. Звонки эффективнее переписки, потому что:

  • Можно быстро, прямо в ходе разговора переспросить собеседника, если что-то непонятно (в переписке это невозможно, поэтому письменное обсуждение может затянуться);
  • Можно передать эмоции голосом и невербальным общением (при видеозвонке). Текстовая информация в переписке лишена эмоциональной окраски (эмодзи — не полноценная замена). Одна и та же фраза, написанная или сказанная вслух, воспринимается по-разному. Текст, лишенный голосовых интонаций, мимики, может ошибочно восприниматься как агрессивный, напористый. Голосом мы сглаживаем острые углы.

4. Календарь

Все знают, что есть онлайн-календари (например, в Outlook, Google), но не все ими пользуются. При удаленной работе без них нельзя. Календарь каждого члена команды должен быть доступным для коллег.

Очень важно заносить в календарь все голосовые встречи, не только регулярные, но и спонтанные. Чаще всего тот, с кем вы хотите поговорить, будет занят. В офисе вы можете отвлечь человека, просто подойдя к нему (это плохо, конечно, но такая возможность есть, и многие этим пользуются). На удалёнке такой возможности нет, коллега просто не ответит. Назначьте ему встречу в общем календаре.

Решать в переписке, когда кому удобно созвониться (особенно при планировании группового конференц-кола), — это терять время. В общем календаре вы сразу видите доступные временные слоты каждого коллеги и можете мгновенно выбрать удобное для всех время.

5. Единое хранилище задач и документов

Выбор инструментов для планирования задач широк — от «Google-таблиц» до Trello, Jira, «Мегаплана».

Все документы, правила, инструкции, принципы работы нужно хранить в общих хранилищах текстовой информации — например, Google Docs, Confluence, Notion, Mediawiki.

Забудьте про обмен документами по почте и в мессенджерах! Это неудобно и долго. Самый эффективный формат работы — когда вы можете одновременно открыть один документ и показать в нем обсуждаемое место. Сейчас достаточно инструментов для того, чтобы это было доступно и в том случае, когда вы находитесь далеко друг от друга.

Принципы контроля процессов на удалёнке

Инструменты для дистанционной командной работы настроить несложно. Главное в дистанционной работе — психология, общение с людьми. Здесь есть свои правила.

Контроль за результатом, а не за процессом

Обычно, когда заходит речь о переходе на удалёнку, главный страх руководителя — как я узнаю, что они действительно работают, а не занимаются вместо этого своими делами? Возникает соблазн начать чрезмерно контролировать людей. Например, через установку следящей программы, которая делает скриншоты экрана каждые 5 минут.

Такого руководителя спрашиваешь: «А как ты в офисе их обычно контролируешь?» — «Я просто вижу — вот они сидят, работают». — «А ты знаешь, сколько раз за это время они выходят в соцсети полистать ленту вместо работы, проверяешь это как-то?» — «Нет».

В офисе — иллюзия контроля. Настоящий эффективный контроль, как в офисе, так и при дистанционной работе, строится на том, что отслеживать нужно не процесс, а результат. Контроль задач и результата — это честно и открыто, а контроль процесса — мелочно, и это подчеркивает, что вы не доверяете сотрудникам. Никому не нравится работать в такой атмосфере.

Есть два базовых принципа контроля результата:

  • Планирование и KPI. Важно ставить четкие планы и KPI: на год, полгода, квартал, месяц, неделю. Допустим, в квартальном плане стоит определенный проект. Он разбивается на подпроекты, а подпроекты конкретизируются до задач.

  • Регулярные рабочие встречи. О них дальше поговорим подробнее.

    Конечно, есть сферы, где важно обязательно контролировать именно процесс. Но в таком случае контроль должен быть выборочным. Например, менеджер по продажам должен сделать, например, 100 звонков — вам совсем не обязательно прослушивать их все. Достаточно прослушать только 10, чтобы выявить типичные недостатки.

Удалёнка не то же самое, что фриланс

Сотрудники, которые раньше не работали в дистанционном режиме, могут заблуждаться насчет того, как устроен этот формат работы. Им, например, может казаться, что раз важен не процесс, а результат, то у них больше нет обязанности соблюдать режим рабочего времени и участие в рабочих встречах для них — по желанию, можно вместо этого, например, пойти погулять с собакой. Это не так.

Важно донести, что они по-прежнему ваши сотрудники, а не фрилансеры. Значит, правила внутреннего трудового распорядка для них обязательны. Почему это важно: удобно, когда все работают в одно и то же время — тогда есть возможность для синхронной связи. И если сотруднику назначили онлайн-встречу на 15:00, то он должен на нее прийти. Сотрудники не фрилансеры, которые могут себе позволить просто перестать выходить на связь, затянуть сроки, работать когда им удобно.

Основа удалёнки — частые онлайн-встречи

При дистанционной работе встреч команды должно быть больше, чем при совместной работе в офисе. Люди лишены возможности перекинуться парой слов мимоходом, им вообще становится мало общения. Восполняйте этот недостаток частыми онлайн-конференциями.

Нужны встречи как минимум трех форматов:

  • Общая онлайн-встреча всей команды. Это классическая регулярная планерка, которая проводится в одно и то же время. Например, еженедельно по понедельникам в 10:00. Кто-то проводит ежедневные планерки: они хорошо погружают в рабочий ритм тех, кому дома труднее настроиться на работу, чем в офисе.
  • Онлайн-встреча руководителя с каждым сотрудником один на один. Такие встречи нужны как минимум раз в неделю. Если встречаться с сотрудниками реже, у них снижается эмоциональная вовлеченность. Содержание встречи: пошагово пройтись по его еженедельному плану и обсудить, что сделано, а что нет и почему. У меня есть простой прием: задачи, которые не сделаны, я в плане сразу выделяю красным. Людям очень не нравится, если у них стоит красная метка, это их психологически подстегивает.
  • Онлайн-встречи коллег, работающих над одним проектом, по конкретным задачам. Они должны инициировать их самостоятельно в зависимости от потребностей.

Это необходимый минимум. Сверх него, конечно, могут быть и другие виды встреч — например, руководителей отделов между собой, участников смежных команд друг с другом, конференции всей компании с генеральным директором в формате вопросов и ответов.

Обычно люди, которые привыкли работать в офисе, думают, что те, кто на удалёнке, работают меньше, у них больше возможности расслабиться. Но на практике быстро выясняется, что на самом деле всё ровно наоборот: дистанционным сотрудникам приходится работать еще интенсивнее, потому что о них судят по результату.

Статья подготовлена на основе вебинара Глеба Кудрявцева в рамках нашей серии вебинаров об удаленной работе. Участие бесплатное. Присоединяйтесь!

Крупнейшая российская платформа онлайн-рекрутмента.
{ "author_name": "hh.ru", "author_type": "editor", "tags": [], "comments": 0, "likes": 0, "favorites": 9, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 119799, "is_wide": false, "is_ugc": false, "date": "Mon, 13 Apr 2020 12:20:45 +0300", "is_special": false }
Colisium Team
Концертная индустрия в кризис: пути выхода, новые форматы и создание Ассоциации
Недавно состоялся очередной форум участников концертной индустрии Colisium (проходит с 2007), в этот раз в онлайн…
Объявление на vc.ru
0
Комментариев нет
Популярные
По порядку

Прямой эфир