Антикризисный штаб. Коронавирус

Елена Морозова, со-основатель Atsearch Crowd Recruitment, спросила HR-лидеров как работает Антикризисный штаб и какие проекты сейчас запускают компании для поддержки своих сотрудников?

В проекте приняли участие:

• Людмила Морозова, Операционный директор, Алкогольная Сибирская Группа

• Владимир Химаныч, Управляющий директор по работе с персоналом, Райффайзенбанк
  

• Кирилл Ширяев, Руководитель отдела HR маркетинга, Лаборатория Касперского
  
• Екатерина Фролова, Руководитель департамента по внутренним коммуникациям и развитию бренда работодателя, Группа «М.Видео-Эльдорадо»
  
• Юлия Демченко, Управляющий директор по персоналу, Lamoda
  
• Елена Багреева, Директор, Компенсация и льготы, Социальные и Трудовые отношения, ООО «СИБУР»
  
• Ольга Ким, Chief People Officer, Авито
  

Поддержать бизнес в кризисных условиях и объединить внутренние силы для действий в одном направлении. И что очень важно давать оперативную и коммуникацию команде.

Первое лицо компании, он же председатель штаба. Его роль — объединить членов штаба и создать общую точку опоры.

Ключевые люди, которые могут правильно управлять ситуацией.

1. HRD - Нынешний кризис напрямую связан с людьми, поддержка HR необходима.

2. Операционный директор - помогает быстро сориентировать, когда страдает цепочка поставок и как ее нужно поддержать.

3. ИТ-Директор - важен, потому что в наше время практически все бизнес- процессы поддерживаются и управляются ИТ-системами.
   
4. Директор юридического департамента или GR (иногда эти функции совмещены). Они на связи с государственными органами, разбираются в новых или дополнительных законодательных решениях и понимают, как их трактовать и применять в компании.
   
5. Финансовый директор — управляет документооборотом, банками и финансовыми ресурсами.
   

Это минимум, который должен быть.

В штаб так же могут входить лидеры других функций, если они занимают значительное место в бизнесе. Например, функция продаж в ритейле. Если есть директора заводов и сложный бизнес, то правильно включить их в штаб, чтобы сократить цепочку коммуникаций.

Антикризисный штаб - это не дополнительная структура. Он всегда работает в тесном контакте с операционной деятельностью компании, поэтому в него привлекаются уже действующие ресурсы.

Встречи должны быть четко, можно сказать по-военному коротко, организованы и иметь строгую регулярность. Вся детальная работа и поручения должны отрабатываться отдельно. Перед встречей члены штаба готовят статус, на встрече - доклад по существу для принятия решений или эскалация важной проблемы или вопроса.

Иными словами, на совещании сверяют статус, проверяют исполнение задач, принимают решения о дополнительных действиях.

На первом собрании штаба исполняются три задачи:

1. Распределяются роли и формируется единая позиция руководства

2. Оценивается ситуация и существенность рисков

3. Ставятся первые задачи и формируется план мероприятий

Кризисная ситуация практически всегда плохо предсказуема, носит характер неожиданности, поэтому коммуникация команде дается сразу после события. Например, государственные органы выпускают указ. В течение часа компания должна отреагировать и дать команде сообщение, как это влияет на бизнес и как надо действовать. Если пока нет финального решения – сообщите, что вы работаете над планом и укажите время, когда вернетесь с новостями.

Конфликты, конечно, есть. Но в сложной ситуации люди стремятся объединиться и создать единое решение. Хочется пожелать — иметь профессионалов внутри команды, которые не решают частные вопросы, а работают над задачей совместно со всей компанией.

В условиях кризиса наши основные приоритеты – это забота о клиентах и сотрудниках, поэтому HR в антикризисном штабе занимает ключевую роль. Мы поддерживаем бизнес в перестройке формата работы и заботимся о комфорте сотрудников. В любом кризисе очень важна информация, поэтому в самом начале мы разработали HR-протокол, через который проинформировали сотрудников о принимаемых банком мерах и объяснили порядок действий в различных рабочих ситуациях, и продолжаем регулярно обновлять его в зависимости от изменений обстановки.

Многие сейчас работают удалённо впервые, поэтому отдельным нашим направлением была помощь в адаптации к новому режиму работы: мы выпускали статьи на внутреннем портале с рекомендациями по тому, как спланировать свой день, и организовали специальное обучение для руководителей по эффективному дистанционному взаимодействию с командой.

Также мы запустили несколько проектов, призванных научить сотрудников контролировать своё эмоциональное состояние и противостоять негативу: это вебинары по стресс-менеджменту, практики онлайн-медитаций mindfulness и комплексный курс дистанционных занятий йогой. Кроме того, мы расширили корпоративную программу компенсаций и льгот и открыли постоянный доступ к линии круглосуточной психологической поддержки».

Примерно в начале марта в «Лаборатории Касперского» создали оперативный штаб для мониторинга ситуации с коронавирусом и принятия соответствующих решений. В него вошли представители службы безопасности, в том числе и информационной, HR, внутренних коммуникаций, IT, финансов и корневого департамента (разработка). Для нас здоровье сотрудников имеет наивысший приоритет. Поэтому, когда ситуация с коронавирусом начала ухудшаться, чтобы защитить коллег, мы перевели на работу из дома практически весь наш персонал из 34 офисов в 30 странах мира (почти 4 тысячи человек). Конечно, у коллег возникало много вопросов про удалённую работу и ситуацию в компании в целом. Только наш HR-департамент в России за первые три недели удалённой работы обработал почти 1,5 тысячи запросов от сотрудников, в пять раз больше обычного потока. В помощь сотрудникам мы подготовили специальное руководство по безболезненному переходу на удалёнку. К тому же мы разработали тренинги по эффективной работе из дома – в них уже приняли участие более 700 человек по всему миру. А когда история с коронавирусом стала активно развиваться в России, мы сразу добавили в корпоративный полис ДМС возможность пройти тестирование на COVID-19. На данный момент наши сотрудники вполне эффективно работают из дома, и мы предпринимаем все необходимые меры, чтобы сотни миллионов наших клиентов по всему миру оставались надёжно защищены от киберугроз, а критические бизнес-процессы не остановились.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» сейчас сосредоточена на онлайн-операциях, большинство наших магазинов работает в формате пунктов выдачи заказов, мини-складов (dark stores) или салонов сотовой связи. Основная нагрузка лежит на тех, кто обеспечивает бесперебойную работу с клиентами, – это сотрудники розницы, сервисно-логистических функций, контактного центра, е-комм и поддержка в центральном офисе. Мы заранее прорабатывали несколько сценариев развития пандемии в России, поэтому достаточно быстро перестроились. В условиях быстрых изменений HR решает сразу несколько важных задач – позаботиться о людях, дать чёткую, точную информацию, поддержать все изменения с точки зрения организации процесса и снизить стресс, успокоить и вдохновить.

Самое важное – безопасность. Мы сразу сделали все, чтобы обеспечить безопасную работу для наших людей – средства индивидуальной защиты, уборка помещений, температурометрия. Мы также усиливаем социальную поддержку, запускаем специальные страховые программы, дополнительное обучение и дистанционные медицинские консультации с возможностью обратиться за психологической помощью.

Второе – единое информационное пространство внутри компании. Мы запустили горячую линию, сделали регулярные информационные рассылки. Важной особенностью этой работы становится фокус – для общего быстрого результата, когда вокруг все меняется очень быстро, каждому сотруднику нужно чётко понимать, что именно и зачем он делает. Однако в погоне за быстрыми победами важно сохранить стратегические приоритеты и принципы компании. «Неравнодушие во всем» наша определяющая ценность - очень помогает компании сейчас, и работе с клиентами, и при общении внутри.

Мы просто продолжаем работать и делаем это максимально эффективно в онлайн.

98% сотрудников офиса в Группе переведены на удаленную работу с начала марта, мы поддерживаем их различными тренинговыми программами по организации работы, постановке целей, взаимодействию с командой, а также регулярно мониторим общий настрой и эффективность через короткие опросы на портале. Коммуникация с сотрудниками "на фронте" ведется регулярно в интранете и через социальные сети. Мы активно волонтерим, помогаем больницам и докторам, поддерживаем друг друга через флешмобы и акции, отправляем веселые открытки-карантинки, встречаемся целыми бизнес-направлениями и брендами на онлайн-конференциях с руководством компании, где выравниваемся по целям и награждаем лучших.

С самого начала удаленного режима работы (середины марта) у нас образовалась команда кризисного менеджмента. Я, как одна из участников этой команды, помогаю руководителям в анализе всех вариантов возможных действий и принятии правильных решений. И конечно HR помогает бизнесу правильно донести до персонала все изменения, новые краткосрочные планы и прогнозы.

Что касается общения с сотрудниками, мы уделяем много времени консультированию людей, помощи и поддержке в этой нестабильной ситуации. Дополнительно в компании запустили несколько проектов, помогающих поддержать позитивный и продуктивный настрой, например вебинары про эффективную работу удаленно или как справляться со стрессом, а еще периодически проводим онлайн-вечеринки.

Мы проводили опрос сотрудников про впечатления от удаленной работы, около 80% отметили хорошее эмоциональное состояние, комфортность работы и высокий уровень эффективности.

Наши сотрудники могут взять из офиса нужное для работы оборудование или даже привычный стул. И вместе с партнерами по ДМС мы предложили персоналу услуги телемедицины, в том числе безлимитный доступ к психологическим консультациям.

Для тех наших сотрудников, кто не может перейти на удаленный формат, мы продолжаем соблюдать меры безопасности: измеряем температуру, выдаем перчатки, маски и санитайзеры, регулярно проводим обработку всех помещений и поверхностей.

«Ключевой приоритет для всей компании в это непростое время – безопасность персонала и обеспечение непрерывности производства. На этих направлениях фокусируется Антикризисный штаб компании, в который входят и представители HR.

Не смотря на то, что в Штабе мы работаем как одна команда, превентивно обсуждая риски и разрабатывая действия на опережение, безусловно, есть ряд задач в зоне ответственности HR функции, которые должны быть решены. Прежде всего новые условия требуют изменить стандартные, а в некоторых случая и создать абсолютно новые бизнес-процессы. Это и введение дистанционной занятости для административно-управленческого персонала, и разработка совместно с ИТ-командой ряда автоматизированных решений для соблюдения трудового законодательства, и формирование резервных бригад, и многое другое. Все это должно быть подкрепляно прозрачными регламентами и механизмами.

Кроме решения оперативных задач важна и форма коммуникаций. Мы дополнили традиционно использующиеся в компании коммуникационные инструменты ежедневными рассылками и вебинарами с топ-руководителями, чтобы поддерживать единое информационное поле с сотрудниками, работающими в разных географиях, и помогать им, ориентируясь в ситуации, чувствовать себя безопасно.

Дополнительно к Горячей линии для сотрудников была создана отдельная линия HR для менеджеров по организация работы в связи с COVID-19. По этому каналу мы сообщаем руководителям об изменениях в процессах, связанных с управлением персоналом, чтобы они могли оперативно начать применять новые практики и внедрять изменения".

Во времена масштабных изменений привычной жизни, роль HR в бизнесе становится особенно важна. Мы, например, сменили фокус в наших задачах, ведь меняется эмоциональный фон сотрудников, растет нагрузка и мы видим, как все по-своему переживают свалившиеся трудности. В этих переменах наша задача – помогать командам оставаться эффективными, заряженными на результат и содействовать друг другу, потому что тогда мы сможем поддержать миллионы наших клиентов. Мы смотрим на этот кризис как на дополнительный стимул для всего Авито научиться принимать быстрые решения вместе, работать эффективнее, по-новому строить коммуникации в корп. среде и больше доверять друг другу.

Для этого мы запустили много проектов: а) бизнес-новости с высокой частотой - видео, посты, конферец звонки б) неформальные коммуникации с юмором и теплотой, в т.ч. спорт, ЗОЖ, чемпионаты, полезные дайджесты про удаленку в) адаптировали под новые форматы процесс постановки целей и сверки курса, ведь изменения на рынке встречают нас чаще, чем обычно г) разработали обучающие материалы и форматы с новыми знаниями, обменом опытом и рефлексией д) ведем постоянный мониторинг состояния сотрудников и адресную помощь основываем на данных. И, конечно, мы перестроили все HR процессы на новые рельсы (найм, онбординг, обучение, т.д.).

В эти времена нам очень помогает то, что всегда было свойственно Авито - открытость, честность, доверие к командам.

#карьера #atsearch #коронавирус #штаб #персонал #hr #atsearchtalks