Все пройдет, онлайн-конференции останутся

С началом локдауна видеоконференции, которых и раньше в нашей жизни было немало, окончательно вытеснили реальные встречи. В онлайн-формат перешли и технические сообщества DataArt. Меньше чем за полтора месяца мы провели более 50 событий, доступных не только для наших коллег, и это не считая локальных инициатив в разных городах. При этом более 90 % присутствовавших указали, что готовы приходить на наши конференции снова и советовать их друзьям. Может быть, наш опыт не покажется уникальным, но я хочу поделиться, с какими проблемами мы столкнулись и какие пути их решения нашли. Возможно, кому-то это поможет не наступить на знакомые нам грабли.

Если смотреть на популярные сайты для IT-специалистов, кажется, что количество онлайн-ивентов растет в геометрической прогрессии. Например, на DOU каждый день анонсируют примерно 30 таких событий. Объяснить это явление просто: мы все сейчас сидим по домам. Очевидно, что это когда-нибудь закончится. Можно долго рассуждать о том, насколько охотно IT-специалисты после этого пойдут заниматься нетворкингом на традиционных конференциях. Фактом остается, что вебинары останутся с нами надолго. Потому что это удобно, но главное, теперь это попросту — часть новой реальности. Причем для всех.

Большинство успешно освоилось с переходом в онлайн. Многие нашли удобные инструменты и регулярно выходят в эфир. Кто-то более, кто-то чуть менее успешно. Но если еще месяц назад аудитория в целом была готова простить технические накладки при проведения вебинаров, уровень терпимости снижается с каждым днем. Комментарии теперь оставляют не только хвалебные, латентную агрессию сменяет выраженная. Людей больше не восхищает сам факт, что вы срочно меняете формат своих событий, они просто устали от бесконечного потока трансляций. Видели мем про обезьяну?

Будущее, где все онлайн и офлайн-ивенты прекрасно уживаются, но в то же время прямо конкурируют, уже наступило. Это значит, что очный или заочный формат встречи будут воспринимать просто как еще один фактор, влияющий на интерес к ней, но критическое значение он потеряет. Выбирать станет сложнее, при этом наша целевая аудитория все равно станет посещать конференции и митапы еще более избирательно.

Успех любого онлайн-ивента определяют три фактора:

• концепция и контент;
• подготовка спикера и качество трансляции;
• user experience до, во время и после события.

Что мы можем сделать уже сегодня? Помочь нашим докладчикам лучше освоится в онлайн-формате и подготовиться к разным ситуациям.

После массового выхода в онлайн мы увидели, что большинство докладчиков не всегда уютно чувствует себя без живой аудитории. Значение непосредственной реакции слушателей оказалось очень высоким даже для тех, сам об этом не подозревал, и ее отсутствие сказалось на качестве многих выступлений. Кроме того, мы поняли, что процесс подготовки нужно разделить на два этапа: подготовку докладчика и проверку технической готовности к трансляции.

Докладчик несет ответственность за контент и презентацию. Пока он или она погружается в работу над содержательной частью выступления, наша задача как компании — позаботиться о докладчике, его или ее опыте и переживаниях.

Прежде всего, мы можем взять на себя проверку всех технических нюансов: интернет-соединения, звука, света, вывода презентации на экран. Мы провели достаточно онлайн-конференций, чтобы убедиться — в подавляющем большинстве случаев спикеры сталкиваются с одними и теми же проблемами. Аккумулировав эти знания, мы в DataArt подготовили для наших докладчиков инструкцию, которая помогает освоится на каждом этапе подготовки и проведения публичного выступления онлайн.

Перед каждым вебинаром мы отправляем докладчику документ, в котором подробно расписано, как проверить скорость интернета, что делать, если соединение прервалось, на что обратить внимание при выставлении кадра, чего не должно быть в поле зрения камеры, с помощью каких подручных средств можно поднять ноутбук на нужные высоту, почему важно придерживаться правила «один слайд = одна мысль».

Общую структуру инструкции можно обозначить так:

— что входит в техническую подготовку выступления;

— как готовить презентацию и работать над жестикуляцией в новом формате;

— как побороть волнение и справиться со стрессом;

— как и зачем делать прогоны выступлений;

— что проверить перед началом вебинара;

— что происходит во время вебинара и как вебинар завершить;

— какие интерактивные элементы можно включить в презентацию.

Теперь я кратко пройдусь по этим пунктам, предложив опорный конспект, который каждый сможет адаптировать к своим нуждам. Главное помнить, что абсолютно универсальной инструкции нет, также как нет идеальных и единственно правильных курсов по публичным выступлениям. Но готовить собственный вариант все-таки проще, взяв за основу готовую структуру.

Техническая подготовка:

• Интернет. Проверьте скорость соединения. GO! Все, что выше 40 мб/c (на download и на upload), — хорошая скорость. Всегда нужно подготовить запасной вариант подключения, например, через мобильную сеть. Lan-подключение через кабель надежнее, чем wi-fi. Во время проведения стрима в сети не должно быть дополнительной нагрузки. Если трансляция прервалась из-за падения скорости соединения, не стоит паниковать — просто подайте сигнал в Alarm-чате (такой чат для экстренной связи с докладчиком обязательно нужно завести: специалист поддержки должен помочь, если что-то пойдет не так).
• Звук. Желательно использовать гарнитуру или выносной микрофон (не встроенный в ноутбук), но единых требований здесь нет. Наш опыт доказал, что только на тесте можно понять, какой вариант стоит использовать: иногда микрофон в ноутбуке лучше, чем гарнитура.
• Кадр. Камера должна находиться на уровне лица. Нужно внимательно осмотреть фон, для которого лучше всего выбрать нейтральную стену. Важно выбрать правильное освещение, особенно вечером. Если за окном уже начинает темнеть, всегда лучше использовать искусственный свет, чем остатки дневного. Вещать на фоне окна — плохая идея. На технических тестах можно подобрать расстояние между докладчиком и камерой — важно, чтобы лицо в кадре не было обрезано, но и не выглядело слишком мелким. Что бы ни случилось, ни в коем случае нельзя стучать по ноутбуку, перемещать и дергать его. Вообще лучше его совсем не трогать! В конце концов, зрители могут обойтись без видео докладчика, а вот без звука — точно нет.

Подготовка презентации и работа над жестикуляцией:

• Аудитория. Люди устают быстро, в среднем они выдерживают доклад не длиннее 45 минут, плюс секцию вопросов и ответов. Без минимального интерактива аудитория отключается от выступления (хотя и остается подключена к трансляции) и перестает слушать.Четко обозначенные тематические блоки и интерактивные элементы между ними почти гарантируют успех. Если в первые пять минут людям неинтересно — они просто покидают вебинар.
• Презентация. Здесь ничего не меняется, один слайд = одна мысль. Примерно четверть аудитории смотрит вебинары с мобильных устройств, поэтому шрифт должен быть крупнее, чем обычно. К тому же, текст должен быть контрастным фону, но не слишком ярким, иначе он будет просто раздражать.
• Жестикуляция. Ходить во время вебинара неудобно, а жестикулировать приходится аккуратно, учитывая микрофон и рамки кадра. Главным инструментом докладчика остается голос.
• Одежда. Лучший стилист — здравый смысл, понятно, что в домашней одежде выступать несколько странно. Технически важно не надевать вещи в рубчик, полоску или с мелким узором.

Борьба с волнением

Едва ли не самый сложный момент, универсальное решение тут подобрать невозможно. Каждому докладчику придется подобрать рецепт в зависимости от темперамента и общей стрессоустойчивости. Что обычно советуют: немного физической активности, чтобы размять мышцы; музыку (одним расслабляющая, другим более энергичная и громкая); любой вариант «позы силы»; дыхательную и речевую гимнастику (например, знакомые скороговорки). Некоторым лучше всего помогает декламация стихов.

Тому, кто помогает вашим докладчикам готовиться, не нужно подробно расписывать эту часть инструкции. Достаточно показать спектр доступных вариантов. С опытом спикер сам поймет, что лучше всего работает именно для него. И постарайтесь сами сохранять спокойствие и доброжелательность — от вашего настроения тоже многое зависит.

Предварительный прогон

Есть целая каста докладчиков, которые ни в какую не соглашаются делать прогоны, даже технические. Бороться с таким отношением сложно, но просвещать людей, для чего нужны прогоны, стоит. Мы настаиваем на проверке подключения и рассказываем, почему это важно. Что проверяем: скорость интернета, звук, фон, свет, умение докладчика переключаться между слайдами и переходить к коду или другому интерактиву. Если трансляция проходит в YouTubе, мы заранее устанавливаем определенный ритуал, т. е. набор известных заранее фраз, после которых можно выдохнуть и начинать ведение самого вебинара. Ритуал дает и докладчику, и тому, кто выводит его в эфир, ощущение, что все под контролем и каждый знает, что ему делать. Значит, начнем мы красиво, а главное — вовремя.

Технические прогоны важны и потому, что нередко уже на этом этапе выясняется, что к выступлению мы действительно не готовы! Иногда все сразу идет не по плану: у докладчика прерывается соединение, сбоит Ubuntu, гарнитура оказывается залита чаем, а презентация вдруг зависает, не позволяя менять слайды, или картинки в ней отображаются криво. Все эти случаи не вымышлены, некоторые из них в точности воспроизводились у разных людей. Бывает, что доклад лучше перенести, чтобы не пришлось отменять трансляцию, когда она уже началась.

Перед началом вебинара

Происходит то же, что и на прогоне. Докладчику всегда проще, если под рукой есть чек-лист из конкретных пунктов, вплоть до того, стоит ли рядом стакан с негазированной водой. Обязательно несколько раз напомните о всплывающих окнах мессенджеров. Конечно, всем интересно заглянуть во внутреннюю кухню, но во время доклада могут внезапно прийти совершенно неожиданные сообщения. Какие ни вам, ни тем более докладчику, не хотелось демонстрировать широкой аудитории.

Во время вебинара

Любому докладчику нужна четкая схема вебинара: прежде всего, чем именно он начинается и заканчивается. Для этого стоит прямо написать конкретные фразы. Докладчик все равно не станет их учить, но, прочитав пару-тройку раз, сможет пересказать их смысл в собственной уникальной манере.

Вместо заключения просто напомню, что все перечисленные пункты — опорный конспект. Надеюсь, он поможет любому желающему составить собственную инструкцию с учетом индивидуальных потребностей и корпоративной культуры. В любом случае главное помнить о значении человеческих отношений. Публичное выступление обязательно связано со стрессом, и задача того, кто помогает докладчику выйти в эфир, поддержать его настолько, насколько это в принципе возможно.

Останется ли поток онлайн-событий таким же плотным после окончания локдауна? Во всяком случае, их точно будет больше, чем до него. Во-первых, они дешевле традиционных конференций, во-вторых, для них нет практически никаких ограничений. Все, что потребуется, — самый главный ресурс: докладчики, которым есть что рассказать, причем с хорошей подачей. Стоит ли сейчас вкладывать сейчас силы, помогая коллегам почувствовать себя уверенно во время онлайн-выступлений? Однозначно стоит, поскольку это долгосрочная инвестиция.