Гайд по Notion для бизнеса: 14 шаблонов для рекрутинга и HR

Поддержите эту статью, если вам интересно посмотреть другие шаблоны — мы ведём в Notion все внутренние дела нашей компании.

Мы занимаемся веб-разработкой и уже два года работаем только с удалёнными сотрудниками. Нас можно найти в рейтингах Tagline: с 2016 года в рейтинге веб-интеграторов, с 2019 — в digital production. Входим в топ-30 разработчиков России в сферах «Строительство» и «Мода и красота».

Максим Панфилов, директор Ratio

Все внутренние процессы Ratio ведутся внутри одного приложения. В своё время мы отказались от Workplace by Facebook, Asana и Pipedrive. Почти перестали использовать офисный пакет от Google, но всё же оставили там официальные бумажки и некоторые таблицы.

Шаблоны из этой статьи можете использовать, как вам угодно: работайте по нашей схеме или меняйте документы под себя. Критика в комментариях тоже приветствуется.

Чтобы скопировать шаблон в свой Notion, нажмите на Duplicate

Шаблоны для рекрутинга

У нас маленькая текучка, поэтому пассивный приток кандидатов скорее мешает — приходится чаще разгребать почту. Мы сделали HR-страницы, которые доступны только по ссылке: их можно отправить потенциальному кандидату на почту, а случайные люди ничего не увидят.

На первых собеседованиях мы пользуемся услугами специалистов по найму, а им нужна понятная инструкция. Да и на последующих этапах нашим сотрудникам удобнее проверять кандидатов по регламенту: все вопросы и критерии оценки перед глазами.

Чтобы не терять информацию, мы сделали отдельную CRM для кандидатов. Там мы записываем контакты, храним тестовые задания, видео с созвонов и ревью от действующих сотрудников.

По понятным причинам мы не можем показать реальную карточку кандидата, но в шаблоне перечислена информация, которая должна быть внутри карточки на каждом этапе.

Вы выбрали кандидата, но что дальше? В регламенте всё расписано по пунктам — это удобно, можно попросить подключить новичка кого-нибудь из подчинённых.

Увольнять сотрудника тоже лучше с регламентом в руках. Если забудете про его аккаунт в том же Notion, в корпоративной системе безопасности появится брешь. У нашего редактора на предыдущем месте работы два года не могли забрать админку от корпоративного «Фейсбука» — ему пришлось несколько раз напоминать об этом.

В регламенте расписано, как лучше рассказать команде об увольнении сотрудника — просто пройдите по чеклисту и всё будет в порядке.

Шаблоны для HR

Первое, что должен увидеть в Notion новый сотрудник. Обратите внимание на виджеты и ссылки — стартовая страница работает как хаб для основных разделов в корпоративной базе знаний.

У нас полностью распределённая команда, сотрудники редко видят друг друга и почти не обмениваются новостями. Поэтому мы делаем это централизованно.

Основной пост выходит раз в месяц, а если происходит что-то особенно интересное, то делаем внеочередной документ. Ссылки распространяем через корпоративный мессенджер Slack.

Раньше мы использовали для тех же целей почтовую рассылку, но в Notion удобнее: сотрудники сами могут заполнять документ и читаемость выше, чем у писем.

Обратите внимание на раздел «Благодарности». Мы добавили его недавно, команде понравилось: некоторые сотрудники передают спасибо по 5–6 раз в месяц.

Приложения, которые мы используем в работе. У каждого сервиса есть отдельная страница с гайдом как подключиться и использовать.

Про отпуск часто спрашивают, поэтому мы посвятили ему отдельный документ. Календарь отпусков подключен к нашему Slack: когда кто-то бронирует дату отпуска, все в компании получают уведомление.

Подключить страницу к Slack можно через меню Updates.

База — это как телефонная книга на стероидах. Помимо контактов мы просим сотрудников написать рассказ о себе. Очень помогает на удалёнке: после прочтения понимаешь, что с тобой работают живые люди, а не чат-боты.

Эта страница не связана с базой: доступ есть только у сотрудника и непосредственного начальника. Здесь мы фиксируем договорённости, к которым пришли на созвонах по развитию, а также ведём дневник рефлексии. Менеджеры также составляют там списки задач (разработчики используют YouTrack).

В карточках у новичков всегда есть чеклист по включению в работу: где зарегистрироваться, что сделать, кому написать.

Подписывайтесь на Telegram-канал

Я веду телеграм-канал @panfilovonline, в котором рассказываю про управление удалённой командой. Подписывайтесь, чтобы не пропустить статьи с другими шаблонами для Notion.

0
33 комментария
Написать комментарий...
Екатерина Шведюк

Отзыв сотрудника Ratio о переходе на Notion:

Существенно облегчил жизнь Notion для дизайнера:
1. Перенесен планинг на доску и все сотрудники видят загрузку, могут добавлять задачи, прикреплять документацию. Удобная система вложенности. Все данные по проектам в одном месте.
2. Удобные функции Notion такие, как: мгновенное прикрепление ссылок, комментарии с пометками человека, выставление дедлайнов с напоминанием, персонализирование личной страницы под себя.
3. Ведение внутреннего блога по внутренней дизайн-системе, база знаний по воркшопам, чек-листы для дизайн-чека
4. Видны все проекты компании, все прозрачно, можно поинтересоваться статусами других проектов, этапами разработки и, даже, что-то порекомендовать и помочь улучшить =)

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Катя, спасибо за содержательный фидбек!

Ответить
Развернуть ветку
Maxim Prikhodko

Спасибо, очень полезно! 
Максим, а вы в Notion только регламенты ведете? Управление проектами осуществляется в другой среде?

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Рад, что шаблоны пригодились!
Управление проектами тоже организовали в Notion — там у нас CRM и менеджерские задачи. Позже опубликуем статью с соответствующими шаблонами)

А вот задачи разработчиков оставили в YouTrack.

Ответить
Развернуть ветку
Maxim Prikhodko

Круто, буду ждать, спасибо!

Могу показать свою систему (я уже размещал это видео в другой статье о Notion, но на всякий случай продублирую). Будет любопытно сравнить как у вас все.

P.S. Писал видео для клиентов, сначала много общих слов - поэтому если хотите «мяса» можно сразу мотать на 11:40.

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Максим, отличное видео, спасибо! Тоже возьмём для себя на заметку несколько приёмов ;)

Ответить
Развернуть ветку
Maxim Gubin

Максим, спасибо за материл, положил в закладки! Расскажи, а есть компании, которые помогают выстроить базу знаний и регламентацию в notion для бизнеса? Может вы бизнесу помогаете с такими задачами?

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Макс, благодарю за вопрос! Вот, как видишь, стараемся помогать бизнесу таким контентом — а друзей, как ты знаешь, консультируем бесплатно :)) Прямо специализированного консалтинга, который помогает базы знаний строить и регламенты именно в Notion, не знаю, но по процессам хорошие курсы есть у Ани Карауловой: http://annakaraulova.ru

Ответить
Развернуть ветку
Maxim Gubin

Вообще, я скептически отношусь к таким решениям, по крайней мере, когда сам внедряю. Потому что раз за разом сталкиваюсь с тем, что с ростом точности такой документации пропорционально растет саботаж со стороны сотрудников. Чем больше материалов в гайдлайне по контенту, к примеру, тем чаще оказывается, что где-то сотрудник не понял, где-то недочитал. Как результат, к системе регулирующих документов становится нужен еще контролер, который проверяет: а. ознакомление с регламентом, б. следование букве регламента. Как с этим работаете?

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Абсолютно с тобой согласен, но здесь, конечно, дело не в инструменте, а в процессе внедрения. Когда подключаем сотрудника, обязательно проходимся по базовым регламентам, задаём наводящие вопросы, проверяем, что он изучил. По-хорошему, конечно, нужно это автоматизировать в какой-нибудь LMS или тестирование делать.
А потом ещё проблема в том, что процессы и регламенты могут меняться. Руководителям нужно опять со всеми проговорить, удостовериться, что всё запомнили. Если это не автоматизировано на команде 20+ человек, тратится много ресурсов. А если ещё и текучка персонала, то без системы проверки знаний не справиться никак.
За не следование регламентам не наказываем, достаточно, если человек видит, что несоблюдение привело к плохим последствиям — на своих ошибках учиться лучше всего.

Ответить
Развернуть ветку
Бася Башан

Спасибо, классная статья) Веду HR в ноушен и получила кучу отличных улучшений на примере ваших шаблонов!

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Бася, спасибо за комментарий! Приятно знать, что шаблоны оказались полезными.

Ответить
Развернуть ветку
Семен Смирнов

Что мешало использовать миллион канбан систем до notion?
Если для сотрудника это реально в новинку, значит компания не пыталась ранее нормально построить процессы

Ответить
Развернуть ветку
Екатерина Шведюк

Не соглашусь) Компания всегда искала решения для улучшения рабочей системы внутри команды, просто Notion оказался для нас самым удобным и подходящим инструментом, отвечающим нашим требованиям)

Ответить
Развернуть ветку
Andrey Dzyubchik

Максим, как раз размышлял о создании нечто подобного в HR у себя в компании и наткнулся на вашу статью с шаблонами. Очень полезно. Спасибо что поделились! ✊🏻

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Андрей, буду рад, если наши наработки окажутся полезными! 👍

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия Погожева

Очень впечатляет! Всего десять часов, и мы переделали нашу базу знаний с учетом ваших классных рекомендаций, хахах. Спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Анастасия, класс! 10 часов — это правда немного, ага))

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор
Ответить
Развернуть ветку
Кристина Крецу

А можете обновиться ссылки, пожалуйста? Не работают(

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Добрый день! Теперь все шаблоны тут https://panfilov.online/notion-business-guide

Ответить
Развернуть ветку
Кристина Крецу

Спасибо)

Ответить
Развернуть ветку
Alexandr Ratinsky

Привет!
Ваши шаблоны недоступны, интересно было бы посмотреть и возможно что-то применить в своей компании.
Если есть возможность - ссылки сделайте, пожалуйста, рабочими в статье

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Александр, привет! Перенесли внутри у себя и изменились ссылки, шаблоны из статьи теперь можно найти тут: https://www.notion.so/studioratio/CRM-Notion-aaa6a97ecc604533851b3933362d284d

Но ещё я запустил телеграм-рассылку с этими и другими шаблонами, а также с пошаговой инструкцией, как настроить бизнес-процессы в Notion у себя в команде: http://t.me/CorpNotionBot

Ответить
Развернуть ветку
Alexandr Ratinsky

Супер, благодарю!

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

👍

Ответить
Развернуть ветку
Анна Пономарева

*здесь был комментарий о недоступности ссылок, но потом автор сходила в другие комментарии и нашла актуальные ссылки*

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

👍☺️

Ответить
Развернуть ветку
Лера Фимина

Добрый день! Посмотрела комментарии выше, вы обновили ссылки - но они ведут на CRM, а не на HR. Можете, пожалуйста, продублировать ссылки на HR шаблоны?

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Спасибо, что написали! Вот ссылки на HR https://www.notion.so/studioratio/HR-Notion-dcf3bf013a754c14ad380fa92fce0d79

Ответить
Развернуть ветку
Belosototsky-Wozniak Victor

Закрыт доступ к таблицам 

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Привет! Шаблоны теперь тут https://www.notion.so/studioratio/HR-Notion-dcf3bf013a754c14ad380fa92fce0d79

Ответить
Развернуть ветку
Богдан Кондауров

Очень крутые шаблоны! 
Но сейчас на дворе август 2021 года, и все эти шаблоны закрыты для добавления к себе в компанию. Сможете открыть?

Ответить
Развернуть ветку
30 комментариев
Раскрывать всегда