Вы случайно не PHP Middle?

Вычислить и обезвредить: как контролировать работу сотрудников, не нарушая их права

«Доверяй, но проверяй», — сказал Рональд Рейган на встрече с Михаилом Горбачевым в Женеве в 1985 году. Пословица стала негласным стилем управления многих бизнесменов. Предпринимателей волнует, чем заняты их сотрудники в рабочее время, и это нормально. Однако, между контролем и слежкой тонкая грань.

В закладки

В этой статье разобрали, когда и как правильно контролировать сотрудников, и как не проглядеть шпиона.

Когда контроль над сотрудниками оправдан

На сегодня 78% российских компаний сталкивались со сливом инсайдерской информации, для 61% из них такие сливы закочились серьезными убытками.

Помимо слива инсайдерской информации, бизнесы рушат ленивые и некомпетентные сотрудники. Многие работодатели считают, что если человек находится в офисе — он работает. Это в корне не верно. После установки специальных ПО или внедрения CRM-систем, работодатели сталкиваются с неприятной правдой — в рабочее время сотрудники могут заниматься чем угодно, но только не работой.

Контролировать персонал полезно для бизнеса — это дисциплинирует и помогает команде не расслабляться, где бы они не работали: дома или в офисе. Вот ситуации, когда стоит контролировать сотрудников:

Через отдел продаж проходит много денег. Каждая российская компания хотя бы раз сталкивалась с вороватым менеджером. Менеджеры могут красть как часть продаж, так и клиентскую базу, или продавать закрытую информацию. Чем крупнее компания, тем выше риск.

Сотрудники часто срывают дедлайны. Когда у задач стоят нормальные сроки, а сотрудник все равно срывает сроки и не может внятно объяснять почему — стоит проследить за его работой.

В компании много удаленных сотрудников. Чтобы проверить, чем заняты сотрудники в офисе — работодателю достаточно заглянуть в соседний кабинет. С удаленкой сложнее, вы не видите подчиненного и не можете оценить его продуктивность.

Уволили недовольного сотрудника. Человек может оказаться мстительным по натуре и если вы его чем-то обидели, постарается оставить какой-нибудь неприятный сюрприз после своего ухода.

Руководителю сложно оценить продуктивность сотрудников. Такое бывает, если руководитель далек от специфики работы подчиненных. Тогда он может установить специальное ПО с согласия сотрудников и контролировать их работу.

Герой сериала «Офис» менеджер Дуайт иллюстрирует энтузиазм на работе

В офисе испортилась рабочая атмосфера. В этом случае руководителю стоит понаблюдать за сотрудниками — это единственный способ найти возмутителя спокойствия.

Однако, в каждой из этих ситуаций есть свои ограничения, когда контроль превращается в сталкинг или посягательство на личную жизнь подчиненных.

Как правильно следить за сотрудниками

Следить за сотрудниками — законное правило работодателя. По статье 23 Конституции РФ каждый имеет право на тайну телефонных разговоров и личных переписок.

Но как только человек переступает порог офиса — он обязан придерживаться правил, прописанных у него в трудовом договоре. Это подтверждает статья 22 Трудового кодекса РФ:

«работодатель может требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей» и «соблюдения правил внутреннего трудового распорядка».

Руководитель имеет право заходить без спроса в кабинет к подчиненным, садиться за их рабочий компьютер или просто стоять и наблюдать за работой. Только есть еще один нюанс.

Если сотрудник будет на работе вести личные переписки или использовать интернет в личных целях — работодатель может сделать ему выговор или уволить. А вот работник может засадить своего начальника за вторжение в его частную жизнь.

Дуайт следит за вами

Стоять за спиной подчиненного и действовать ему на нервы — не выход. Сегодня есть множество решений, как контролировать работу, не нарушая ничьих личных границ. Например, такие.

Видеонаблюдение — чтобы не ходили долго на перерывы. Закон разрешает работодателю устанавливать видеонаблюдение в офисе, торговом зале или над прилавком камеры. А вот устанавливать камеры в туалете, комнате отдыха или столовой — нельзя, потому что здесь сотрудники проводят личное время.

Причем, вы должны взять с сотрудников разрешение на установку системы видеонаблюдения и прописать это в договоре. Для старых сотрудников достаточно сделать дополнение к договору.

Видеонаблюдение помогает улучшить бизнес-процессы. Например, вы поняли, что в обед сотрудники вынуждены посещать здание далеко от офиса, потому что своя комната отдыха плохо оборудована. Внесли несколько изменений и вот с перерыва больше никто не опаздывает.

Кнопка учета времени — чтобы не опаздывали и было понятно, чем занимаются. Вы можете установить в компании биометрические системы по учету прихода или ухода сотрудников, а также подключить кнопку по учету времени. Сегодня такую кнопку можно настроить в любой CRM-системе.

Например, в «Клиентской базе» разработали свою биометрическую систему. Сотрудник приходит, наводит устройство для считывания на свой пропуск и данные о его приходе автоматически отмечаются в нашей CRM-системе.

Специальное ПО — чтобы сотрудники не сливали информацию. На рабочий компьютер сотрудника вы можете установить софт как «Стахановец» или StaffCop — программы будут демонстрировать экраны сотрудников в реальном времени. При просмотре записей обратите внимание на историю браузера, время на развлекательных сайтах и общение с клиентами.

Отчеты — чтобы сотрудники не ленились работать. Разработайте для каждого отдела свои KPI исходя из специфики работы. Если вы зададите хорошим сотрудникам вектор, они будут сами ставить себе задачи и находить способы, как достигнуть KPI.

Например, мы в «Клиентской базе» отчеты разработали для всех отделов: для техподдержки — на закрытие заявок, для менеджеров — план звонков в день. Все отчеты разработали на конструкторе прямо в CRM.

Помните — ставить прослушку или программы слежения на личную технику сотрудников нельзя. Но есть выход: например, выдать удаленщикам рабочие ноутбуки, а менеджерам — телефоны.

Что делать, если проглядели

В июне 2018 года международные новости встряхнуло дело об инсайдерской утечке из компании Tesla. Владелец компании Илон Маск подал в суд на своего сотрудника Мартина Трипа за корпоративный шпионаж. Чтобы найти «шпиона», Маск пригласил экспертов провести внутреннее расследование.

Tesla крупная компания, но утечки важной информации случаются и в небольших компаниях. Здесь расследование может провести сам руководитель компании. Например, в созданных на платформе «Клиентской базы» CRM-системах есть такой инструмент «Логи» — через него можно отследить всю историю работы сотрудника.

Поиск информации через «Логи» в CRM-системе на платформе «Клиентской базы»

С помощью логов в «Клиентской базе» вы можете вычислить все изменения настроек программы, просмотры конкретных таблиц, смены паролей, экспорты данных из таблиц, редактирование или изменение конкретных записей. Чтобы узнать, чем занимался сотрудник в течения дня — задать в настройках его имя и дату.

История действий пользователей в логах в CRM-системе на платформе «Клиентской базы»

Например, сотрудник экспортировал клиентскую базу и продал ее конкурентам, но продолжает работать в вашей компании. Чтобы выяснить, кто это сделал — можете отфильтровать в логах все экспорты таблицы.

В результате поиска вы узнаете:

  • кто слил информацию;
  • в какой день и время;
  • с какого IP-адреса.

С помощью настроек групп доступа и логов в CRM вы можете заранее обезопасить данные от недовольных сотрудников. Например, скрыть какие-то поля и таблицы от пользователя. Если же, он все-таки удалит записи из таблиц или отредактирует данные — вы сможете выяснить, что он сделал и как через логи.

Настройка «Групп доступа» в CRM-системе на платформе «Клиентской базы»

Если пользователь удалил данные из таблицы навсегда — сотрудники техподдержки помогут их восстановить с помощью бэкапов. Вы можете самостоятельно настроить автоматическое сохранение бэкапов по расписанию.

Создание расписаний бэкапов в CRM-системе на платформе «Клиентской базы»

Как не взять в компанию шпиона

Многие нечестные конкуренты могут специально подослать шпиона в вашу компанию. Он может уйти сразу после собеседования, или задержаться — чтобы выяснить больше информации. Понять, что к вам подослали троянского коня можно еще на этапе собеседования.

Лайфхаком поделился директор рекрутингового агентства hrKazan.ru Юлиана Чуева.

«Часто на финальном собеседовании, таким кандидатам не терпится обсудить клиентов будущего работодателя, узнать про его продукты, какие-то секретные фишки.

Чтобы поймать шпиона, достаточно задать несколько наводящих вопросов. Обычный сотрудник не так осведомлен, как «разведчик». Чтобы проявить себя как специалист и вызвать доверие, он может что-то рассказать о ваших конкурентах, техниках продаж топовых менеджеров.

Еще один способ — напрямую позвонить его бывшему работодателю и спросить, почему от него ушел такой “классный” сотрудник».

Юлиана Чуева
Директор рекрутингового агентства hrKazan.ru

***

В больших компаниях сотрудники срывают дедлайны и плохо работают в 49% случаях, а вот в мелких — 70%. Руководителям часто сложно принять, что их отдел откровенно халтурит, потому что многие работают по такой схеме долгие годы. Как правило, внедрение CRM, отчетов и установка дополнительных систем наблюдения дисциплинирует и сводит сливы инсайдерской информации к нулю.

Доверяйте своим сотрудникам, но заботьтесь о безопасности компании.

Платформа-конструктор, с помощью которого пользователь может создавать персонализированные CRM-системы без навыков программирования.
{ "author_name": "Клиентская база", "author_type": "editor", "tags": [], "comments": 20, "likes": 3, "favorites": 21, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 141938, "is_wide": false, "is_ugc": false, "date": "Tue, 14 Jul 2020 12:55:22 +0300", "is_special": false }
Финансы
Венчурные инвестиции в ближайшем будущем
Замедление экономики вполне закономерно заставляет финансистов быть осторожнее, особенно в части рисковых…
Объявление на vc.ru
0
20 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
4

Ст. 138 УК РФ не разделяет личное и рабочее время, а также не делает исключения для работодателя. Есть тайна, значит нарушать её нельзя.

Ответить
3

Формально, ребята, вы написали отличную статью, продвигающую ваш (с трудом удерживаюсь от негативно-оценочных прилагательных) сервис. Но вот читая чуть ли не каждый абзац, я чувствую, как волосы встают дыбом. Вместо каких-то реальных мер/подходов/стратегий вы подсовываете "ну, поставьте камеры, заставьте всех писать отчеты по поводу и без, интегрируйте анальные зонды, а еще наймите человек 50, которые будут всю эту дату отсматривать, анализировать и писать списки на расстрел". А почему? А потому что ваш говносервис (извините, таки не удержался) только это и умеет. Что-то мне подсказывает, что вы не найдете здесь поддержки... Но все же расскажите потом, как с продажами, наверняка найдется здесь какое-то количество охуенно эффективных менеджеров, которые купят ваш продукт.

Ответить
0

Олег, не стоит путать Клиентскую базу с сервисами типа СтаффКоп или Стахановец. Кб сервис не про контроль и слежку, а про автоматизацию бизнеса. И делать этот сервис может очень многое, например вести учет любых данных в компании в виде базы данных, автоматизировать работу по взаимодействию с клиентами, фиксировать заявки и вести их по воронке продаж, интегрироваться с сайтами для сбора форм, печатать и рассылать шаблоны документов и коммерческих предложений, строить отчеты на базе загруженных данных и многое другое. В данной статье мы уделили внимание безопасности в компании и рассказали о нашей программе исключительно в этом разрезе.

Кстати, Олег, ради интереса, зашел в ваш профиль и почитал ваши комментарии, они исключительно критические по всем статьям и по всем даваемых в ним советам. Расскажите тогда про ваш опыт, про вашу идеальную организацию, которую вам удалось построить, про ваши методы работы с подчиненными, причем желательно не воображаемые, как должно быть, а как действительно у вас обстоят дела, было бы крайне интересно ознакомиться, без шуток.

Ответить
0

А я не путаю, я допускаю, что сервис прекрасный и свои задачи выполняет на 100%. Я лишь попытался в меру своих скромных сил продемонстрировать, какое впечатление может оставить данная статья, особенно для тех, кто не ознакомится с сайтом компании и так далее (а таковых большинство). Оцифрованные показатели показывают, что я скорее прав, чем не.

Ваш интерес мне льстит, конечно, но, полагаю, Ваши выводы, основанные на двух десятках комментариев, могут быть весьма далеки от истины, порекомендовал бы Вам впредь не делать столь поспешные выводы. На Ваш запрос о моих подходах и методах, к сожалению, не могу ответить полноценно, на каждый заданный Вами вопрос люди пишут по десятку книг, вряд ли я смогу уложиться в рамки комментария на vc. Кратко ответил Денису чуть ниже.

Если совсем обобщить, всем плевать, что делают сотрудники, если они дают результат. Если результата нет, то попытка дотошного контроля – это с больной головы на здоровую. Если сотрудники не мотивированы, чей это проеб? Если сотрудники не умеют в те процессы, которые им навязали, чей это проеб? Все последующие вопросы будут строится по похожей конструкции. Как ни крути, везде будет виновато руководство в чьем-то лице. И уж никак не отсутствие контроля в виде развешанных по офису видеокамер.

Ответить
0

Олег, спасибо за конструктивный ответ! Я с вами согласен и вы говорите правильные вещи. Мотивация сотрудников и KPI нацеленный на результат это крайне важно (другой вопрос что далеко не все сотрудники еще доросли до того чтобы согласиться на KPI нацеленный на результат, потому что это ответсвенность). Однако также немаловажно не пускать все на самотек, контролировать, как вы правильно написали в другом комменте, контрлольные точки. Ну и в конце концов, есть такое понятие как отбор сотрудников. Сотрудники работающие первый месяц требуют дополнительного контроля, потому что случаются разные случаи, от смешных до уголовно наказуемых. И статья то, как раз о том, что предприниматели которые как ни крути, находятся на другой стороне баррикады, должны знать что они имеют право контролировать, а что нет.

С чем я с вами согласен, так это с тем, что мотивировать сотрудников, доверять им, выстраивая компанию основанную на правильных целях и условиях вознаграждения, это намного приятней и кайфовей даже для самого предпринимателя. Лично сам я, на текущий момент придерживаюсь именно этого функционала. Но я также понимаю, что без должного постоянного контроля, иногда дотошного, иногда бюракратического, на чистом позитиве компания тоже долго не проживет, особенно если эта компания занимается чем то серьезным, где возможны мошенничество, левачество, воровство и так далее. Во всем важна золотая середина. Именно поэтому, я не особо доверяю комментариями типа "не нужно ничего контролировать, нужно просто выстроить правильную систему и сотрудники будут все делать сами" особенно от тех людей, которые сами не были собственниками бизнеса.

Хотя меня тоже вдохновляют книги по мотивации и я считаю их правильными и важными:
—---
"Преимущество счастья". Шон Ачор
"Эссенциализм. Путь к простоте". Грек Маккеон
"Чек-лист". Атул Гаванде
"Стратегия жизни". Клейтон Кристинсен
"Доставляя счастье". Тони Шей
"Большая пятерка для жизни". Стрелеки (читаешь ее и соглашаешься, и хочешь применять на практике, но потом спотыкаешься об реальность и понимаешь что создавать такую компанию классно, но очень не просто.)

Однако не менее важной я считаю и полярную книгу "Жесткий менеджмент". Дэн Кеннеди, которая является откровением и поддержкой для многих предпринимателей измученных своими сотрудниками.

А истина, где-то посередине и для каждого своя.

Ответить
0

Марат, спасибо и Вам за подробнейший ответ! Как выясняется, наши позиции не так уж далеки, а по основным направлениям совпадают. Я бы в принципе выделил в отдельный пласт задачи, которые сотрудники просто не в состоянии решать (оптимизация собственной деятельности, например, доступна далеко не всем) в силу разных факторов. Тут какое-то время назад описывался кейс по оптимизации работы склада, и это практически невозможно без вмешательства извне, сверху. Поэтому я приветствую достаточно доскональный контроль процесса, но только с целью его оптимизации. Для контроля работы склада, например, повесить камеры и посмотреть, как оно там все происходит, это отличное решение, которое может натолкнуть на значительные улучшения работы, причем как для сотрудников, так и для бизнеса.

Здесь я слегка выношу за скобки случаи, когда сотрудник может левачить, обманывать, воровать и так далее, хотя, вероятно, позиций/бизнесов, где это возможно, немало.

И раз уж речь зашла про мотивацию, могу добавить книгу Дэниела Пинка "Драйв: Что на самом деле нас мотивирует".

Ответить
0

Олег, пару предложений о стратегии напишите, пожалуйста. Интересно. Мне ближе подход, при котором специалист решает проблему за 5 минут, а в остальное время повышает скилл, чтобы решить новую проблему за те же 5 минут (надо оговориться, что "5 минут" обычно включает дни или недели плотной работы). При этом у него появляются идеи для усовершенствования процессов, которые специалист с удовольствием драйвит. Это закрывает вопрос с мотивацией, а как следствие и с параноей руководства.

Ответить
0

Стратегия достаточно простая, я тут Америки не открою. Если есть задача, понятная по сроку и качеству выполнения, то в зависимости от способностей/самостоятельности/ответственности исполнителя мы контролируем ее выполнение в определенных точках. Для кого-то этих точек должно быть много (на входе, на выходе, несколько раз в процессе), кого-то можем проверить только на выходе.

Чем больше неизвестности в области решения задачи, тем больше точек контроля. Идеальный результат (недостижимый по моему мнению) — это ситуация, когда приходит сотрудник и говорит:
– Вот у нас такая возникла проблема, мы ее вот так хотим решить, ок?
— Ок.

Ответить
2

Сейчас стало модно в каждой вакансии удаленщиков заставлять установить "наше ПО по учету времени". Не имеют права следить за личной жизнью. 

Ответить
0

Ставишь трекер на паузу и начинается твоя личная жизнь, в чем проблема?

Ответить
1

Марат, отличный сервис, пользуюсь два года, спасибо! Негативный отзыв могут написать только те, кто не пользовался им. Во время карантина это стало нашим спасением. Единственный сервис, который смогли выстроить под наши процессы: рекрутинг и подбор персонала, больше ни одна CRM этого не может. Ненавязчивый контроль через Логи - не с целью поймать, а с целью улучшить работу сотрудников - спасение и координация процессов. Мне не нужно теперь присутствовать в офисе, вся работа ведется из дома. И сотрудники могут спокойно работать "на удаленке". Идеальных работников нет и ошибаются все, но можно вовремя это заметить и корректировать. Есть нюансы с настройками и техподдержкой, я очень далека от программирования и в этом сложность в настройке и доработках (они бесконечны, к сожалению... или к счастью - ведь совершенству нет предела), а цены на доработки ого-го какие и оперативности в обратной связи хотелось бы увеличить. Развивайтесь! Мы этому только рады) И лояльности побольше к "старым" и "малообразованным" в программировании клиентам. Удачи вам и СПАСИБО!

Ответить
0

Полезный материал, спасибо!

Ответить
0

или!

Ответить
0

В статье все есть, проверьте, может у вас что-то не подгружается 

Ответить
0

проверил, кэш почистил - так же...

Ответить
0

Наверное CRM как CRM, каких сотни. Но с такой манерой изложения заявок на этом сайте вы точно не получите)

Ответить
0

Ваши методы хороши когда речь идет о гипотетсических "бирюзовых организациях", а возьмите сферу выдачи микрозаймов, колцентров, курьерских служб и многих других сфер где сам бизнес процесс требует строгого контроля? Вы тоже будете рекомендовать искать иедальных сотрудников и доверять им? Во всем важна золотая середина, если сотрудники будут постоянно обманывать работодателя, а он не будет знать даже способов как это законно выявить, то такой бизнес обречен. И возможно к сожалению, но бизнесов требующих контроля, сейчас на практике 90% , про то о чем вы рассказываете тоже есть но их процентов 10. Не зря же например многие предприниматели сейчас уже нгачинают осозновать, что идея выстроить бизнес , переехзать на Бали и там получать дивиденты не прокатывает на практике. Любой бизнес без контроля именно заинтересованного лица, а не наемного сотрудника, начинает разваливаться.

Ответить
0

Для нас лучшим способом контроля за сотрудниками это kikidler , он и мониторит работу и следит за безопасностью всей информацией компании, да и в управлении она достаточно легкая. Без таких программ сейчас крайне тяжело, особенно когда сотрудники работают удаленно как у нас. 

Ответить

Комментарии