Если руководитель не имеет чёткой системы с распоряжениями, то сотрудники приходят к идее “Не спеши выполнять, либо отменят, либо забудут”. Поэтому, самое первое, что необходимо сделать, чтобы добиться выполнения поставленных задач, — навести порядок в области распоряжений.
Для того чтобы добиться эффективного выполнения поставленных задач, необходимо понять, откуда появляется эффективность. К сожалению, основной причиной является руководитель или владелец, который приучил команду, что можно не выполнять. Это получается из-за того, что мы забываем про собственные поручения.
Два основные правила
- Все задачи должны быть зафиксированы в письменном виде, необязательно писать ручкой на листке, я имею в виду, что не устно. Учтите, что мессенджеры не подходят, в них невозможно правильно структурировать информацию, и она быстро утекает по ленте.
- Дав распоряжение, нужно сразу организовать себе журнал по контролю задач. Это удобно делать в электронной почте, сортируя по папкам или проставляя теги. Минимум раз в 2 дня смотрите в журнал и напоминайте людям о необходимости выполнения.
Затем сотрудники поймут, что вы будете требовать выполнения, и станут самостоятельно делать это без напоминаний. Более того, они станут выполнять распоряжения беспрекословно, в срок и присылать отчёты.
Заметьте, что, проверяя выполнение распоряжений, вы делаете своих сотрудников счастливыми. Когда руководитель даёт распоряжение и забывает о нём, сотрудник чувствует себя ненужным, падает командный дух, и пропадает желание выполнять на высоком уровне задачи.
Все так, но лучше не забывать и о делегировании (а также о том, чтобы оно было безопасным).
Точно! Только делегирование более высокоуровневый инструмент, без базовых его очень сложно применять.
Если поручение приведет к заведомо плохому результату, нужно выполнять?
Нет. Нужно обсудить с тем, кто дал поручение.
Согласен! Были случаи когда мои сотрудники пресекали или корректировали задачи (предварительно обсудив изменения).
Выводы я сделал такие: сотрудник выполняющий задачи на постоянной основе в большенство случаев более грамотно может выполнить сам процесс задачи, так как они у него на потоке и опыта как правило больше чем у руководителя.
Главное правильно донести до исполнителя задачи свои ожидания результата.
Точно! Не зря же мы нанимаем в команду крутых квалифицированных сотрудников.
да
зачем?)
Исполнитель поручения заблуждается.
Возможно, но тогда вопрос к тому, кто дал распоряжение и не добился понимания от подчиненного. Задание будет выполнено некачественно и результат не будет ценен.
Тут возник второй вопрос. Скорей философский. По какой схеме строить общение с сотрудниками/ коллегами.
Человек дающий распоряжение - не удостоверился в том что его правильно поняли в поставленной задаче?
Или
Человек получивший задание - не удостоверился в том что он правильно понял поставленную задачу?
Палка двух концов) Поначалу, налаживая систему работы с распоряжениями в компаниях, советую идти по первому варианту. Общение двухсторонний процесс.
Ваша методика очень близка к армейской. Там солдаты и командир. Командир ставит задачу, добивается понимания поставленной задачи от солдата и солдат идёт её выполнять. И там всегда все вопросы к командиру.
Не понимаю. Если начальник забыл про поручение и не вспомнил, значит, его действительно не нужно делать, что сотрудник и выполнил - не сделал.
Начальник не должен забывать. Его задача контролировать. Тогда и все поручения будут выполнятся.
Я не об этом пишу. Я пишу о том, что он забыл, потому что поручение перестало быть актуальным. Зачем делать то, что не нужно делать?
Не нужно делать тогда. Во избежание таких ситуаций есть ежедневное планирование, где на короткой координации сотрудник коротко дает отчет по выполненным задачам и говорит план на день. Если задача не актуальна - просто аннулируется.