Адаптация сотрудников – важный этап в управлении персоналом, от которого зависит как быстро и насколько качественно новичок вольется в команду. Расскажу, как происходит этот процесс в удаленном формате в Yota.
Знакомство с компанией
К сожалению, удаленный формат работы сильно ограничивает нас в личных контактах с коллегами, а для нового сотрудника это может стать преградой для полноценного понимания структуры компании. Именно поэтому здесь важно наличие понятного и четкого руководства для «новичков» - небольшая методичка, которая всегда под рукой. У нас этот документ всегда попадает сотруднику в электронном варианте (потерять его так намного сложнее).
В нем отражена вся необходимая информация и ответы на вопросы, которые могут возникнуть у нового сотрудника (от миссии компании до организационной структуры). Документ мы высылаем заранее, чтобы дать время на его изучение и при необходимости задать нам вопросы.
В первый рабочий день сотрудник попадает в корпоративную социальную сеть, которая отличается от обычных порталов. В закрытой группе мы делаем пост-приветствие новичков в их первый рабочий день. Здесь новый сотрудник может почитать свежие новости компании, а также посмотреть обсуждения этих новостей коллегами - такой формат корпоративной социальной сети дает возможность сразу погрузиться в жизнь компании.
Для каждого нового сотрудника мы оборудуем рабочее место и предоставляем необходимые доступы, чтобы он мог с первого дня погрузиться в рабочий процесс и понять, что его действительно ждали. В период самоизоляции оборудование для новичка мы отправляли курьером ему домой, это не только ноутбук, но роутер или дополнительный монитор.
Первый рабочий день
Параллельно с HR-специалистом компании подключается непосредственный руководитель сотрудника, который также принимает активное участие в адаптации. Именно он организовывает первую встречу с командой и добавляет в рабочие чаты. Мы рекомендуем новым сотрудникам до начала первой встречи (пусть даже и по видеосвязи) написать в общий чат и рассказать о себе (если еще это не сделали в корпоративной соцсети). С учетом отсутствия возможности small talk у кофемашины в офисе, очень важно рассказать не только о своих профессиональных компетенциях, но и о личных характеристиках (увлечения и все, что, по мнению сотрудника, важно о нем знать). В Teams новичку представляют коллег, рассказывают о текущих проектах, скидывают ссылки на все необходимые документы и т.д.
Первый день в компании, на мой взгляд, невозможен без официальной части: подписание документов, инструктажи и т.д. С учетом работы вне офиса все подобные процедуры перенесены в онлайн-режим.
В каждом подразделении компании есть свои мероприятия для адаптации новых сотрудников. Обычно их продолжительность составляет час-полтора. За это время команда погружает нового сотрудника во все текущие рабочие процессы. Эти встречи сейчас мы также проводим в режиме онлайн.
Первое время на новой работе — это всегда стресс, но в Yota я его почти не чувствую. Мне сразу прислали план, в котором прописано всё самое необходимое: что значит – быть Yota, задачи на три месяца, советы для адаптации в коллективе, контакты для любых вопросов. Есть ощущение, что я в какой-то игре, в которой нужно познакомиться с новыми персонажами и выполнить задания.
Хочу еще добавить про возможность представить себя. В Yota главными героями социальных сетей компании являются наши сотрудники, где в течение недели они показывают часть своей жизни в Yota, а также рассказывают про свои интересы и хобби. Новички могут также принять участие и приоткрыть завесу своей жизни. Это еще одна классная возможность познакомиться с коллегами не только из своей команды, а со всеми сотрудниками компании на «удаленке». «Новичок» же в свою очередь почувствует себя вовлеченным в компанию.
Я интроверт, поэтому адаптация в онлайне наоборот сыграла мне на руку — сначала я узнала коллег через MS Teams, почту и мессенджеры, а потом мне было легче встречаться с ними лично. При знакомстве с новыми коллегами в офлайне я обычно первое время чувствую дискомфорт, это стресс для меня (пускай я этого и не показываю никогда, но я действительно каждый раз очень переживаю), поэтому онлайн в данном случае послужил для меня панацеей. Плюс у меня ужасная память на имена, а когда ты общаешься онлайн, всегда можно подглядеть имя человека, просто наведя на его аватарку курсор
Наличие наставника
Для нового сотрудника в первое время очень важно, чтобы был человек, к которому он может обратиться в любой ситуации и который сможет ему подсказать, сориентировать его, поделиться своим опытом и так далее. Самое важное для новичка — не чувствовать себя отделенным от команды, покинутым. Он должен знать, что, в случае возникновения вопросов, ему будет, кому написать или позвонить. Как правило, таким человеком для него становится непосредственный руководитель. Также активное участие в адаптации принимает и HR, но в большей мере по организационной части.
Я даже сосчитать не смогу, сколько коллег вводили меня в курс дела: и директор макрорегиона, и коллеги с Дальнего Востока, и коллеги из других филиалов, и руководители функциональных направлений. Вообще, в Yota очень открытые люди, к которым можно обращаться по любым вопросам. Самое глубокое погружение в должность мне проводила коллега из другого макрорегиона, которая занимает такую же позицию, как я. Мы созванивались несколько раз, и по три часа она рассказывала, как все устроено, что входит в наш функционал.
Коллеги с пониманием относились и относятся ко всем возникающим вопросам.
Очень выручает их готовность помочь по всем вопросам, где-то через чаты, где-то на созвонах. Еще я бы выделил регулярные митинги по планированию активностей - отличная возможность быстро влиться в рабочий процесс по всем проектам
Подключать к корпоративным проектам
И как можно скорее. У нас в компании есть ежегодные проекты для сотрудников (например, YotaБежит , YotaAir), в которые мы с радостью подключаем новичков. На мой взгляд, ничто так не способствует сближению с командой, как общее дело, выходящее за рамки работы.
Итак, что еще способствует адаптации новых сотрудников в Yota:
- Вводные встречи с HR и бизнес-партнером (возможность познакомиться с историей компании, ее структурой, узнать про особенности корпоративной культуры и внутренней коммуникации, задать все интересующие вопросы);
- План адаптации. Адаптация – это тоже своего рода проект. У нее есть вполне конкретные цели, задачи, этапы и результаты. Такой подход к адаптации помогает познакомиться с проектной культурой Yota. План рассчитан на три месяца, примерно за неделю сотрудник подводит итоги вместе с руководителем.
- Каждый новый сотрудник получает “To do list”, в нем можно найти полезную информацию по коммуникации с сотрудниками, доступы к необходимым документам, которые актуальны для работы в онлайн-режиме.
- Участие в корпоративных мероприятиях. Конечно, в условиях удаленной работы, я говорю про мероприятия в сети. Так, например, в августе у нас запланирован марафон #YotaБежит, и, несмотря на то, что совместные тренировки пока временно невозможны, они проходят онлайн, а поделиться результатами с коллегами можно в общих чатах. Для нового сотрудника это возможно почувствовать себя частью компании.
На мой взгляд, общение с коллегами в нерабочее время очень помогает узнать их лучше, особенно, когда все сидят на «удаленке». Я часто провожу ретроспективы (scrum/agile) для команды, что дает возможность разговорить коллег. Но не все наши подобные звонки связаны с работой. Например, после окончания моего первого рабочего дня мы провели винный вечер.
На сегодняшний день за период удаленной работы (то есть с марта по сегодняшний день) частью Yota стали еще 92 новых сотрудника. Практически все инструменты для адаптации вместе с удаленной работой перешли в онлайн. Самое важное — дать понять новичку, что он не один. Поэтому в условиях работы вне офиса особенно важно уделять ему внимание и стараться увеличить количество контактов с коллегами. Общие задачи объединяют.
Вы молодцы!
А то на удалёнке часто попадаешь в информационный пузырь.
Когда все общаются лично голосом,а ты сидишь не в офисе и не знаешь всех подробностей
Информационный пузырь - это что-то вроде того, что yota устроила Шаведдинову при отправке его на Новую Землю?
,