Гибкость и устойчивость: секреты успешного менеджмента в условиях постоянных перемен

Привет! Меня зовут Александр Хван, я - старший технический менеджер It-проектов. Уже 8 лет занимаюсь управлением командами и проектами, из которых 6 лет международной компании Airbus, а с 2022 года в IT-сфере. Веду свой тг-канал, где делюсь своими практическими мыслями и наблюдениями о менеджменте.

Сегодня я хочу поговорить о том, как эффективно управлять проектами в условиях постоянной неопределенности и изменений, которые стали частью нашей реальности.

Допустим, вы проделали отличную подготовительную работу: согласовали ожидания с заказчиком относительно целей и результатов будущего проекта, зафиксировали требования, сформировали команду, с ней же сделали декомпозицию и оценку будущих работ. На выходе у вас получился понятный скоуп работ и поэтапный план с достижимыми контрольными точками. Как опытный руководитель вы предусмотрительно заложили буфер в оценку проекта на всякие непредвиденные обстоятельства.

Заказчик был более чем удовлетворен планом и бюджетом проекта. Вы “ударили по рукам” и приступили к работе.

Но уже с первых спринтов реальность начала вносить коррективы и как будто испытывать на прочность вас и ваш прекрасный план. Вначале ваш ключевой сотрудник неожиданно заболел, затем заказчик решил внести "минорные" изменения, потом ваш СТО инициировал миграцию на новый технологический стек вместе с некоторыми организационными переменами. А в довершении всего в жизни тоже возникла череда неурядиц, которая отвлекает внимание ваше и ваших сотрудников. И вот ваш буфер тает, как порция пломбира в летний день.

Вообщем неопределенность и радикальные изменения бьют по голове. И как прикажете управлять в таких условиях? Как можно выполнять требования, если они постоянно меняются? И есть ли в таком случае у вас моральное право вообще что-то требовать с сотрудников?

Прежде всего, примите тот факт, что неопределенность - это новая норма. Вместо того чтобы бороться с ней, лучше научитесь воспринимать её как часть вашего рабочего процесса.

И чем больше ответственность и команда, тем больше проблем будет перед вами. Для успешного управления необходима толерантность к изменениям и способность сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях.

Чем выше неопределенность, тем чаще вам придется коммуницировать со своими сотрудниками, руководителями и заказчиками, чтобы каждый на проекте оставался в едином поле контекста.

Здесь нелишним будет фиксация договоренностей и пере-договоренностей. Полагаться на свою память и память коллег опасно по 2 причинам. Во-первых, человеческая память ненадежна, особенно в условиях стресса. Как в случае оперативной памяти компьютера вы рискуете потерять данные, если они не будут записаны в более надежные места хранения. Во-вторых, фиксация договоренностей спасет время и нервы вам и вашим собеседникам: вместо дискуссий "я это не говорил / вы неправильно меня поняли" вы будете четко идти по плану действий, зафиксированным в конце каждой встречи.

Помните, как Гендальф озарял путь в темных пещерах Мории? Ваша задача руководителя быть тем, кто обеспечивает ясность для команды хотя бы на ближайшую пару шагов.

В этом неплохо помогает метод набегающей волны (Rolling Wave Planning), при котором вы планируете проект верхнеуровнево, а затем последовательно детализируете работы по мере их приближения.

Определите то, что "никогда" не поменяется. Людям нужна определенность - некая опора, на которую они могут заземлиться в моменты, когда почва уходит из-под ног.

Например, пусть ваши сотрудники знают, что бы ни случилось, в 9:30 у них дейлик, на котором они могут поделиться своими проблемами. Пусть все изменения фиксируются в строго одном пространстве, чтобы сотрудники понимали, где искать актуальную информацию. Создание таких «островков стабильности» помогает команде чувствовать себя увереннее и эффективнее реагировать на изменения.

Подумайте о тех базовых сценариях, которые "незыблемы". И четко доносите до команды, что остается константой... по-крайней мере сейчас.

Подумайте заранее, что может случиться и разработайте планы действий. Какие-то планы пригодятся лично вам, но важнее - заранее подготовить сотрудников, чтобы в критический моменты они были готовы реагировать на непредвиденные ситуации.

Пример: Сэр Алекс Фергюсон, легендарный тренер"Манчестер Юнайтеда", в своей книге "Уроки лидерства" отмечал, что успех на футбольном поле - это результат тренировок. Игроки тренировались до автоматизма, что позволяло им знать, что делать в случае разных вариантов, а также исключить как можно больше вероятных сюрпризов.

В идеале в головах ваших сотрудников должны сложиться алгоритмы:

При этом не впадайте в крайность, чтобы не вызвать у сотрудников паралич самостоятельного принятия решений. Это становится особенно опасно тем, что если вас не будет рядом (а это со 100% вероятностью случится), то работа просто встанет.

Когда неопределенность становится постоянным фоном, руководителю важно быстро принимать решения. Но быстрые решения не всегда могут быть верными, их качество будет зависеть от того, насколько хорошо вы умеете собирать информацию, ее обрабатывать и анализировать.

Это тоже своего рода навык, который развивается. Начните с того, чтобы научиться работать с данными и прогнозировать их возможное влияние на проект. Вначале такой анализ будет отнимать у вас много времени, но благодаря практике вы натренируете себя делать это быстрее.

Возьмите на вооружение такой инструмент - квадрат Декарта. С помощью него вы сможете принять взвешенное решение, рассмотрев разные варианты событий.

Последний, но не менее важный пункт. Без этих качеств можно, к сожалению, быстро скатиться к тому, что вы будете реагировать на новые вызовы старыми паттернами поведения. Это неминуемо приведет, что большинство ваших решений будут ошибочными, а действия - запаздывающими.

Китайская пословица гласит: «Не дай вам бог жить в эпоху перемен». Но изменения неизбежны, особенно в современном мире. Главное — не пытаться сопротивляться им, а научиться ими управлять.

Попробуйте внедрить в работу эти 7 советов - и вы заметите, как ваша команда станет более продуктивной и гибкой.

Если вам понравилась статья, подписывайтесь на мой телеграмм-канал “Улетный IT-менеджмент”, где я делюсь полезными материалами для IT-менеджеров.