Как бизнесу эффективно искать сотрудников: рекрутинговые агентства или рекрутеры-фрилансеры?

Оптимизация процессов и финансовых потоков в 2020 году — обязательное условие. Многие компании уже пользуются услугами внешних рекрутеров вместо внутренних рекрутинговых отделов. Если долго не можете закрыть ключевые должности, ваш бизнес — под угрозой. Если вы когда-нибудь искали для компании Chief technical officer, Chief Marketing officer или даже Senior инженеров IoT, то знаете, как это сложно.

На вопрос о выборе инхаус-рекрутинга, работы с фрилансерами или агентства нет однозначного ответа.

О преимуществах и недостатках обоих вариантов внешнего рекрутинга подробно рассказывает соучредитель рекрутинговой платформы Make it in Ukraine Максим Уперяка.

(Перевод с украинского нашей колонки на Delo UA)

• Нанять можно и самостоятельно, но если привлечение третьей стороны экономит время или деньги — привлекайте. Особенно, если нужно высвободить время, переключиться с рекрутинга на другие ключевые функции.
• Нужна помощь в тех участках работы, где не справляется (нехватка времени, рук, компетенций) штатный HR, рекрутер или его нет в штате. Внешний рекрутер сформирует достаточную воронку кандидатов и настроит процессы сорсинга, поиск и работу с пассивными кандидатами, прескрининг, собеседования, всевозможные проверки кандидатов и тому подобное.
• Если выходите в сегменты рынков с высокой конкуренцией и планируете усилить команду профессионалами.
• Если географически выходите на местный рынок труда. Локальные рекрутеры справятся лучше.
• Хороший рекрутер может быть «заточен» на поиск кандидатов на сложные технические роли или в сложных индустриях (например, топ специалисты по кибербезопасности, искусственному интеллекту). Иногда компаниям нужен один или несколько исключительных талантов, топ перформеров, топ менеджеров, узкопрофильных специалистов. Но у вас может не быть доступа или компетенций для поиска и осознанного отбора птиц такого полета.
• Разработка стратегии найма, оптимизация и устранение узких мест в процессах, построение бренда работодателя и положительного опыта кандидата.
• Работодатель не может позволить себе ошибиться при найме. Особенно если это стоит бизнесу больших денег, а иногда и репутации. Выбор подходящего подрядчика помогает избежать таких ошибок.
• Когда нужно научить внутренний отдел рекрутеров, новичков или даже промежуточных руководителей принципам и техникам отбора.

• Проектное сотрудничество, на полный или частичный рабочий день
• Рекрутинг широкого профиля или узкопрофильные рекрутеры и агентства (IT, медицина и т.д.).
• Отдаленные или on-site рекрутеры, работающие постоянно или периодически с основной командой в офисе.
• Рекрутинг на местном или глобальном рынке. Переход в режим Remote уничтожает границы. Поэтому рекрутинг местного уровня уже актуален только для тех, кто ищет территориально привязанных к рабочему месту сотрудников: офлайн-торговля, сфера услуг и так далее.
• Непосредственные участники процесса найма или чисто консультанты.
• Сорсеры (ищут кандидатов в заданных источниках), рекрутеры или даже «рекрутеры полного цикла». Мне нравится формулировка Full Stack recruiters, как Full Stack Developers — мастера на все руки.

Тренд на работу бизнеса с фрилансерами задают в основном США, где около 35% специалистов — фрилансеры (в абсолюте это 57 млн человек).

Независимые рекрутеры работают в одиночку (иначе это уже будет ближе к агентству). За рубежом есть еще понятие Embedded Recruiters. Это уже не внешние подрядчики-фрилансеры, но еще и не внутренние штатные работники. В основном, они работают как подрядчики (по договору, но не в штате).

• Идеальный фрилансер может сочетать глубину погружения в культуру и процессы компании (как штатник) с гибкостью и экспертной глубиной агентств. К сожалению, таких экстраординарных фрилансеров на нашем рынке мало. Но если вам повезло такого найти — держитесь за него.
• Стоимость услуг дешевле и подход может быть чуть гибче, чем в агентстве. Впрочем, топ фрилансеры могут выставлять ценник ненамного меньше, чем агентства. А иногда фрилансеры, наоборот, — демпингуют.
• Гибкость взаимодействия: можно сотрудничать с фрилансером полный день или part-time. Можно ограничиться конкретным проектом или попросить помочь с какими-то конкретными процессами в компании (просматривать карьерные порталы, разбирать резюме, проводить интервью и т.д.).
• Ориентируются на результат — деньги чаще всего получают за принятого кандидата или эффективно выполненную работу.
• Их не нужно учить, как новичков или стажеров. Хороший рекрутер-фрилансер сам может многому научить.

• Человеческий фактор, риск недобросовестной работы, отказа, срыва дедлайнов или недоступность, когда исполнитель срочно нужен. Впрочем, от форс-мажоров не застрахован даже профи. К тому же, опыт, набор навыков и общечеловеческих качеств у всех разный.
• Даже у хороших фрилансеров часто не хватает целостности в рабочих процессах.
• Во всем мире компании к фрилансерам относятся неплохо. Однако в СНГ еще не у всех сформировалась культура ответственного подхода к ведению дел. Как многие компании игнорируют корпоративную культуру, так и некоторые фрилансеры своим поведение бросают тень на труд остальных фрилансеров.
• Возможности одного человека могут быть ограничены — время для всех состоит из 24 часов. Но один человек однозначно уступает команде агентства или внутреннего отдела компании. Фрилансеры — многозадачны, но не все применяют тайм-менеджмент и менеджерские навыки к себе. К тому же они не могут бросить все остальное и заняться только одной вашей срочной вакансией. Им нужно обеспечивать поиск новых клиентов, продавать свои услуги, продвигать личный бренд, самостоятельно решать текущие сложности (от банального отсутствия интернета в доме до юридических вопросов).

Пример: часто для закрытия вакансии нужно обработать несколько сотен кандидатов (и даже в этом случае успех не гарантирован). Один фрилансер не сможет обеспечить большой приток и достаточную воронку кандидатов на входе. Допустим, он будет приводить условно 1 человека в день. Или сам будет проводить собеседования. Даже если он будет работать без выходных, 30 человек в месяц — это неутешительная воронка. Найм из нее скорее всего будет нулевым.

Если говорить о негативных моментах, то я получил такие отзывы украинских компаний о практическом опыте работы с фрилансерами (причем виноваты в ряде случаев обе стороны — и заказчик, и фрилансер):

• Многие фрилансеры не углубляются в среду и инфраструктуру кадрового рынка, не в курсе веяний и трендов, в которые по умолчанию погружены профессиональные «игроки» рынка. В какой-то мере эту проблему маскирует развитие различных комьюнити. Однако, не всегда этого достаточно.
• Фрилансер может параллельно работать на агентство или заниматься другой full time работой, откладывая ваши задачи на потом. Более того, если фрилансер работает фултайм в кадровой сфере — получаем конфликт интересов, а это очень плохо.
• Доверие кандидатов к любым посредникам всегда ниже, чем к самому работодателю. Но в случае с фрилансером ему чаще придется скрывать, что он не работает в компании (это тоже нехорошо). Или добавлять еще один пункт к скептическому отношению к его персоне: «А ты кто такой?».
• Неверно выстроенная работа с фрилансерами может бросать тень на репутацию компании. Например, если возьмете непрофессионального фрилансера, а он будет некачественно работать с кандидатами, то вскоре начнутся соответствующие разговоры. Любой фрилансер, который нанимает для вашей компании, будет неизбежно ассоциироваться с компанией (несмотря на предыдущий пункт). И неважно, внешний это сотрудник или нет. Причем практика не называть кандидатам в начале общения название компании-заказчика может не работать. А иногда даже вредить.
• Впечатление некоторых украинских компаний от работы с фрилансерами: высокий процент отбраковки кандидатов, некачественная база, время до предоставления более или менее неплохих резюме — минимум неделя. Тем более для подстраховки одного фрилансера другим, а второго — третьим, заказчики вынуждены обращаться сразу к нескольким исполнителям (не уверены в их достаточной вовлеченности в процесс).
• К тому же и сам фрилансер может отдавать задачи в «субподряд». В итоге многие кандидаты жалуются, что их «бомбардируют» из нескольких источников одними и теми же вакансиями. Причем коммуникация строится крайне непрофессионально. И снова в обоих случаях результат один — пятно на репутации компании-заказчика.
• Если это не контрактор с глубоким погружением, у фрилансера будут те же списки недостатков, как и в агентстве (кроме цены). В основном, это проблема с правильной трансляцией бренда работодателя (может быть ощутимо сильнее, чем аналогичная проблема у агентств) и недостаточное понимание культуры и ценностей компании.
• Для бизнеса (особенно, если это ООО или другое юридическое лицо) отдельная проблема — это документальное оформление всех официальных процессов. Это касается финансовых и кадровых вопросов. По соблюдению трудового законодательства требования и потенциальные штрафы особенно жесткие. В этом плане с фрилансерами сложнее (не все из них оформлены как СПД). А если и работать с ними как с физлицами (гражданско-правовые договоры), могут появиться дополнительные сложности. К тому же решение споров и проблемных ситуаций с фрилансерами в юридическом плане не имеет смысла.
• Нередко фрилансеры предпочитают работать по предоплате. Этому даже активно учат на курсах фрилансеров-новичков. В случае с рекрутингом заказчику это невыгодно. Поскольку найм может затянуться или вообще не состояться.

• «Плоская» модель — почасовая оплата (или за отработанные дни).
• Фиксированная оплата + процент за выполнение определенных контрольных показателей.
• Оплата за результат — процент или фиксированная оплата за кандидата. Причем оплата может делиться на части. За подбор того, кто подошел, и за то, что новый сотрудник успешно доработал до конца испытательного срока. Есть и трехэтапные схемы, но это уже тема другой статьи.

Для заказчика, очевидно, выгоднее и безопаснее третий вариант. Особенно с учетом практики, когда оплата идет только после завершения испытательного срока. Оплата за результат исключает оплату «ни за что», когда время идет, оплата начисляется, а найма так и нет. Хотя в конкурентной погоне за результатом может быть так, что вам пачками начнут поставлять не очень подходящих кандидатов, чтобы быстрее закрыть вакансию. Опять же, зависит от репутации и специализации подрядчика.

Впрочем, в 2020 году третья схема оставила многих рекрутеров в период карантина с нулевыми доходами. В любом случае и с фрилансерами, и с небольшими агентствами формата «бутик» всегда можно договариваться и находить компромисснуюсхему. Было бы желание.

Вот некоторые зарубежные цифры по стоимости работы с рекрутерами-фрилансерами (по данным Recruiterflow). Разумеется, все зависит от сферы и конкретных условий. Но, в среднем, платформа приводит следующие тарифы технических сорсеров из Азии и Восточной Европы: $5-15 в час. Опытные сорсеры из Западной Европы, США и Канады будут брать уже ощутимо выше — $30-$100 в час. А если учесть, что для ряда технических вакансий нужен не только сорсинг, а еще и кандидатов нужно перебирать сотнями, уже есть смысл смотреть в сторону агентства.

До массового перехода на Remote в 2020 году для некоторых оффлайн-агентств важным фактором, который увеличивал цену услуг, были расходы на офис, аренду и другие оффлайн бизнес-процессы. Поэтому работа с фрилансерами (не всегда зарегистрированы как ИП/ФЛП, а потому налоговое давление испытывают не так остро) было выгоднее. Теперь этот фактор потерял вес для тех, кто отказался от офиса.

Среди моделей оплаты за рекрутинговые услуги встречается и расчет от суммы месячной зарплаты по определенной вакансии (может достигать 100% от оклада за месяц). Например, в Украине ряд компаний работают с фрилансерами по ставке комиссии 5%.

Если у вас есть подобный опыт, напишите в комментариях, на каких условиях заказывали рекрутинг у фрилансеров.

Есть три типа агентств:

• Огромные международные агентства. Например, в швейцарской компании Adecco около 5,5 тыс. офисов в 60 странах, а в голландской Randstad NV — почти 5 тыс. отделений в 39 странах.
• Местные агентства средних размеров.
• Нишевые агентства, которые часто называют «агентства-бутики».

Маленькие команды, как правило, специализируются на узких профилях, ищут кандидатов для развития продуктов в IT-сфере, Sales и так далее. Это дает им конкурентное преимущество перед крупными игроками рынка.

Есть еще одно важное отличие: крупные агентства теряют гибкость в процессах, которой могут похвастаться рекрутеры-фрилансеры и небольшие нишевые проекты. Стандарты и элементы бюрократии — это еще неизбежный спутник крупных компаний.

• Полный цикл закрытия конкретной позиции в компании. Задача — найти одного или нескольких заданных специалистов, иногда — подобрать целую команду.
• Рекрутинговый аутсорсинг (RPO — Recruitment Process Outsourcing). В этом случае агентство выступает рекрутинговым партнером компании по всем ее наймам. Оплата в таком случае может проводиться ежемесячно или в согласованные промежутки времени, а не по закрытым вакансиям.

• Специализированные нишевые компании хорошо разбираются в своей сфере.
• Помогают находить хороших кандидатов, узкопрофильных специалистов, топ менеджеров.
• Могут значительно ускорить процесс поиска и подбора кадров.

По оценкам Luckyhunter, агентства в среднем закрывают вакансии в 2-3 раза быстрее, чем рекрутеры-фрилансеры.

• Полезны, если нужно нанять целую команду.
• Если нужно закрыть несколько абсолютно разных вакансий (например, Java-разработчик, охранник и менеджер зала в торговую сеть), проще поручить это агентству, чем нескольким разным фрилансерам.
• Сотрудники агентства — взаимозаменяемы. Процесс не остановится, если человек, который ведет ваш проект, ушел в отпуск или на больничный.
• «Коллективный разум». Если опыт фрилансера ограничивается «одной головой», то в сложных задачах агентство подключает практику целого пула специалистов и точки зрения разных сторон, поднимает закрытую нишевую аналитику и исследования.
• Инструменты сорсинга, рекрутинга и HR, ATS, премиум доступы к кадровым платформам — удовольствие не из дешевых. Не всегда фрилансер может себе позволить купить их и пользоваться полным функционалом. Одна только стоимость профессионального рекрутерского доступа в LinkedIn может отпугнуть большинство фрилансеров (может составлять $10000 в год). А у агентств большинство подобных инструментов — это must have по умолчанию.
• Профессиональные агентства инвестируют в обучение, сертификацию и прокачку сотрудников, оплачивают им курсы.
• Нормальный и понятный документооборот, официальные контракты B2B, отчетность.
• Практика предоставления гарантий — это действительно весомый аргумент в пользу агентств. Ведь цена ошибки в бизнесе высока, и платить ее владельцы не готовы.

Ни один рекрутер (ни внутренний, ни внешний) не застрахован от того, что успешно нанятый работник не выйдет на работу или не примет более выгодное предложение. В таких случаях агентства могут в течение месяца обеспечить один раз бесплатную и оперативную замену на другого кандидата. Мы в Make it in Ukraine постоянно видим западные рынки. Поэтому считаем, что 2-3 месяца гарантии — это минимум, который нужно давать клиенту. И, если нужно, не стоит ограничиваться в течение этого периода одной заменой. Это важно. И это должно быть заложено в отношения «заказчик — рекрутер».

• Если с кандидатами работает агентство, вы меньше контролируете правильную трансляцию бренда работодателя. Ведь первое впечатление кандидат получит не от посещения офиса (wow-эффект) или общения с сотрудниками компании. Впрочем, в формате Remote это влияет меньше (офис не посещается в любом случае). Проблема решается с обсуждением с исполнителями агентства необходимых действий по поддержке бренда.
• Агентство может не углубляться в тонкости культуры и ценностей компании. В таком случае даже крутой специалист с мощными Hard Skills может просто не вписаться в команду. Например, в компании с прямым директивным стилем управления вряд ли сможет работать талантливая «звезда», которая привыкла к неформальному демократическому и гибкому стилю руководства.
• При выборе агентства очень легко ошибиться (эффект «кота в мешке»). На развитых кадровых рынках с этим проще: есть сложившаяся репутация, отзывы тех, кто работал и может посоветовать. Впрочем, с фрилансерами проблема аналогичная.
• Сравнительно высокая цена услуг.

В мире средняя комиссия агентств составляет 15-25% от годовой зарплаты кандидата. Для сложных кейсов берется коэффициент 1,5 к зарплате. Для сложных ролей и так называемых «A-Players» (звездных специалистов) может доходить до 50%. В Украине средние комиссии составляют 10-12%.

Даже в условиях высокой стоимости услуг агентства точечное проектное взаимодействие может быть более эффективным и менее затратным, чем постоянные расходы на фонд оплаты труда штатных рекрутеров.

В некоторых случаях, конечно, будет достаточно помощи фрилансера. Но если речь идет о сложных профилях (в первую очередь это касается IT) или Senior/Lead/Architect роли, нужно хорошо подумать. Ведь поговорка «скупой платит дважды» не врет: неверный выбор подрядчика может обернуться потерей и времени, и денег. Ведь остановка процессов в нынешнем быстром бизнес-мире — это катастрофа. А еще и репутация может пострадать.

В любом случае для каждой сферы, для каждой компании и для каждой конкретной позиции целесообразность работы с агентством или фрилансером нужно просчитывать индивидуально.

• Действующие процессы компании
• Специфика ниши и сложность вакансии, которую нужно закрыть
• Срочность
• Риски
• Расходы
• Гарантии

Кроме того, важно разобраться с мифами, которые мешают трезво оценить баланс факторов. Например, миф о том, что фрилансер работает гибко и в любое время, а агентство только с 9 до 17 или 18. На самом деле в сфере рекрутинга, особенно в таких динамичных направлениях, как IT и Digital, гибкость — это обязательное конкурентное условие для всех игроков рынка. Режим удаленной работы — это общение с людьми в разных часовых поясах. И если клиенту или кандидату удобно провести встречу или Zoom Call в 6:00 или в 23:00, это сделает практически каждый рекрутер или Sales-менеджер. И агентство, и фрилансер.

Бизнес может использовать оба варианта внешнего рекрутинга. В качестве A/B теста (понять, что работает и отказаться от неправильного варианта) или на постоянной основе. Если у компании есть и внутренний отдел рекрутинга, он также может привлекать помощь любого из описанных каналов или оба сразу.

Подытожим. Кратко по 4 показателям (см. таблицу) — выигрывает агентство. Но иногда фактор цены играет важную роль.

1. Если ваша компания или стартап только на ранних этапах становления и развития, занимайтесь самостоятельно поиском своих людей, формируйте dream team. На старте нанимать агентство вам вряд ли позволит бюджет. Используйте связи, job boards, запускайте рекламу в Facebook и других соцсетях, ищите в LinkedIn, запускайте «холодные» outreach-рассылки, публикуйте вакансии. О том, как эффективно настроить постоянную работу по поиску лучших, мы еще поговорим отдельно. Никто лучше владельца и основателя не знает, какими должны быть ваши «первые 11 сотрудников».

Помните легендарное фото 1978 с первой командой Microsoft? Я считаю, что это идеальный пример того, как правильный подбор ключевых игроков команды может сделать компанию легендарной.

2. Если хотите нанять исключительно талантливых специалистов, вам нужен активный сорсинг пассивных кандидатов. Их все устраивает, за таланты им хорошо платят. Поэтому просто разбором входящих резюме вам не обойтись. Если не хватает времени и рук запустить сорсинг собственными силами, подключайте фрилансера или агентство.

3. Если вы попытались закрыть сложную или узкоспециализированную вакансию своими силами, но не смогли, — нанимайте агентство. Особенно, если ваша сфера — это IT.

4. Если чувствуете, что вам или вашим внутренним рекрутерам не хватает экспертности и компетенций — нанимайте фрилансера или агентство.

5. Если нужно закрыть вакансию быстро — нанимайте агентство.

6. Если не можете справиться с полным циклом рекрутинга или отдельными процессами (сорсинг, интервьюирование, проверка) — нанимайте фрилансера или агентство. Если при этом еще и ограничены в бюджете — нанимайте фрилансера.

7. Закрываете «массовую профессию» (кассир, продавец, новичок в активных продажах) — подойдет как агентство, так и фрилансер. В определенных случаях хватит даже кадровых площадок.

7. Реалии рынка Украины и СНГ — если хотите избежать некачественной базы кандидатов и получать своевременный фидбэк, лучше выбрать агентство. За неделю активных встреч и телефонных разговоров с учредителями и CEO местных компаний я услышал, что практически все говорят о незрелости нашего рынка рекрутеров-фрилансеров. Думаю, в течение года-двух ситуация улучшится.

8. Если цена ошибки в найме для вашего бизнеса высокая — нанимайте агентство, они действуют быстро и дают гарантии.

И еще одна вещь. Всегда проверяйте репутацию партнера, с которым планируете работать. Ведь успешный бизнес не нанимает один раз за всю жизнь. Вы будете развиваться, и вашей команде тоже нужно обогащаться лучшими сотрудниками. И в этом помогают налаженные связи с надежными партнерами и подрядчиками.