Онлайн-корпоратив: хорошая ли это идея?

2020 год внес корректировки не только в организацию работы многих компаний, но и отдыха, развлечений и корпоративных мероприятий. Про то, как агентство «Риалвеб» адаптировалось к изменениям, что поменялось во внутрикорпоративных коммуникациях и как прошел первый новогодний онлайн-корпоратив рассказывает Анастасия Заречная, менеджер по внутренним коммуникациям.

В «Риалвеб» существует традиция — ежегодно проводить два больших корпоратива: летний и зимний. Летом это активный отдых на природе: квесты, тимбилдинги, игры и физические активности, а зимой — подведение итогов года в более официальной обстановке.

Но, как и для всех компаний, 2020 год внес свои корректировки в планы организаций. Ситуация в мире не позволяла провести летний корпоратив в обычном формате и, чтобы не отказываться от традиции совсем, мы приняли решение вместо очного мероприятия разослать всем сотрудникам новый корпоративный мерч — модные оверсайз футболки с лаконичными надписями:

MAKE IT REAL — отсылка к нашей корпоративной философии и названию;

DIGITALISM — наш смысл существования и работы.

Для дополнительного вовлечения коллег и внешней аудитории мы запустили конкурс в корпоративном аккаунте инстаграм «Риалвеб» — придумать надпись, которая тоже будет на нашем мерче. Среди вариантов выбрали самый креативный, создали новую футболку и отправили победителю конкурса.

Приближалась зима. Перед нами встал вопрос, что делать с новогодним корпоративом. Статистика заболеваний не позволяла выбрать оффлайн формат, и за время удаленной работы у нас появились сотрудники из разных городов России. У нас было два вариант развития событий — отправить всем нашим сотрудникам новогодние подарки или сделать что-то новое и увлекательное.

После долгих обсуждений внутри команды поняли, что не хотим отказываться от праздника и решили попробовать новый для себя формат мероприятий — онлайн-корпоратив.

Мы поставили амбициозную задачу — сделать что-то по-настоящему объединяющее и яркое с высоким процентом вовлеченности всей команды, где каждый смог бы создавать контент, участвовать в обсуждении и включаться в эфир.

Так в голову пришла идея гибридного формата корпоратива: совмещение онлайн и оффлайн части. Это позволило нескольким сотрудникам безопасно участвовать в съемках, а большей части команды присоединиться в онлайн, выходить на связь по телемосту, голосовать и оставлять комментарии.

В ходе подготовки к мероприятию возникло множество нюансов и оказалось, что онлайн-корпоратив требует даже более серьезной подготовки, чем обычный. Также бюджет на реализацию в онлайне выше, чем оффлайн формат с аналогичными опциями. Для организации эфира требуется множество специальной техники, отдельная студия, профессиональный ведущий, техническое оснащение, дополнительные серверы, платформа для просмотра, бесперебойный интернет и многое другое. Так как в наши планы входило проведение ивента на высоком уровне, а опыта организации мероприятий такого масштаба в онлайне у нас не было, мы решили обратиться за помощью к специализированному агентству.

При взаимодействии с агентствами ориентировались на предлагаемую креативную концепцию мероприятия. Рассматривали и формат радиовещания, и марафоны с помощью Telegram-бота, и онлайн-квесты, но остановили свой выбор на онлайн-шоу со зрителями. Оно больше всего подходило под задачу, позволяло вовлечь аудиторию, поддержать праздничную атмосферу и объединить всю команду «Риалвеб». Выбранный формат включал в себя несколько популярных YouTube-шоу, главными героями которых стали наши коллеги.

Когда мы определились с концепцией и выбрали агентство, пришло время приступать к подготовке самого мероприятия. Наш план включал следующие шаги:

1. Запустили предварительное вовлечение

   Мы спланировали вовлечение сотрудников перед мероприятием — сделали email-рассылки с информацией о корпоративе и запущенных конкурсах, написали посты в телеграм-канал, сделали отдельный лендинг под мероприятие.

2. Составили программу

   Выбрали популярные тренды YouTube и сделали наших сотрудников главными героями. Также мы выбрали популярные челленджи в социальных сетях и запустили конкурсы с материальными подарками.

3. Решили все технические и организационные вопросы

   В этот блок входили вопросы оформления студии, подбора декораций, подготовка платформы для онлайн-общения зрителей во время эфира, создание онлайн-фотозон, заставок рубрик и т.д.

4. Определили список участников
   

   Мероприятие подразумевало разные форматы участия. Каждый сотрудник мог оставить заявку и стать либо гостем эфира, либо участвовать в телемосте, любо быть зрителем в зале или остаться зрителем онлайн. Мы собрали заявки и финализировали список участников прямого эфира, герои которого получили новогодние подарки от компании.

Несмотря на проработанный план и тщательную подготовку, мы столкнулись с некоторыми сложностями:

1. Низкая вовлеченность сотрудников до мероприятия. Чтобы активнее вовлечь аудиторию, мы запустили серию постов и рассылок про корпоратив, подключили ведущего и HR, которые в видеоформате рассказывали про мероприятие и призывали участвовать в челленджах и конкурсах.
2. Малый отклик на челленджи. Декабрь — горящий месяц: все закрывают рабочие задачи. Изначально мы сделали слишком много активностей, и было непонятно, как и в каком стоит участвовать. Чтобы решить эту проблему, мы запустили отдельные анонсы, где рассказывали про каждый челлендж подробнее и делились примерами фото и видео.
   
3. Подготовка студии. Так как все коллеги давно на удаленке и соскучились по офису, было сразу решено, что нет студии для Новогоднего эфира более подходящей, чем наш опенспейс. Но организация трансляции из офиса поставила перед нами ряд задач: настроить интернет для бесперебойного вещания, организовать зоны для эфира и зрителей, выделить место для бара, общения с коллегами и просмотра трансляции.
   

1. Будьте готовы потратить бюджет. Онлайн-мероприятия из-за сложности организации и технической составляющей чаще обходятся дороже оффлайновых.

2. Делайте ясную и четко прослеживаемую концепцию: единая тема мероприятия, разработанный визуал и соответствующий главной идеи контент — все, чтобы привлечь коллег и передать тематику корпоратива.

3. Займитесь визуальным оформлением всех материалов мероприятия. Воспользуйтесь услугами дизайнера, чтобы сделать качественную картинку для анонсов, программы и других информационных рассылок.
4. Уделите внимание выбору ведущего, ведь именно его зрители будут видеть большую часть времени. В онлайне ведущий работает без прямой обратной связи от аудитории, поэтому желательно, чтобы он обладал бэкграундом онлайн-вещания (радио, эфиры) и умел работать с аудиторией без прямого отклика.

5. Сохраняйте накал эмоций. В онлайне зритель может в любой момент отключиться от мероприятия или потерять вас где-то во множестве других открытых вкладок. Запускайте вовлечение во время эфира для зрителей — включайте интерактивы, организовывайте телемосты с сотрудниками, проводите голосования и собирайте реакции.

6. Учитывайте интересы целевой аудитории. Содержание корпоратива должно быть актуально для ваших сотрудников и компании в целом. Наши коллеги — молодые ребята, которые следят за трендами, подписаны на топовые каналы и блоггеров и знают все вкладки с “популярным” на YouTube. Поэтому корпоратив в формате YouTube-шоу получил большой отклик.

7. Не забывайте про контент-план — делайте анонсы, продвигайте активности и стремитесь поддерживать интерес до корпоратива. Неизвестность онлайн-формата может оттолкнуть, следует донести идею и концепцию мероприятия. Чтобы каждый сотрудник понял, чего можно ожидать и как вовлекаться в активности.

8. Позаботьтесь о сотрудниках, которые не смогут присутствовать в онлайне. Сохраните запись эфира для просмотра самых ярких моментов и сделайте короткий итоговый ролик.
   

Для нас онлайн-корпоратив стал отличным завершением 2020 года. В результате опроса после мероприятия мы выяснили, что 80% сотрудников положительно оценили онлайн-корпоратив. При ответе на вопрос, насколько интересны онлайн-мероприятия в целом, наши сотрудники были более критичны — 17% остались настроены довольно скептически. В комментариях коллеги высказались, что вне зависимости от масштаба и организации мероприятия, оффлайн-встречи не заменит ничто. Но в условиях пандемии онлайн-корпоратив — стал идеальным выходом.