Переход на удаленную работу оказался болезненным для менеджеров, которые привыкли тихо радоваться, оглядывая сотрудников в офисе на фоне приложений Office, ERP, CRM, СЭД, CAD/CAM и др. Начальники вдруг потеряли контроль над работой подчиненных: как убедиться, что сотрудники выполняют свои должностные обязанности и заняты делом положенные 8 часов? Технически миграция из офиса домой прошла безболезненно там, где сотрудники уже давно используют облачные технологии и web-приложения.
Контроль работы сотрудников над рутинными задачами не потребовал освоения новых технических инструментов. Онлайн-встречи и рабочие чаты в мессенджерах компенсировали коммуникационные потери. Работа линейных сотрудников часто носит рутинный характер и представляет собой обработку стандартных очередей документов и задач изо дня в день, что легко контролируется привычными способами в приложениях, в которых эти очереди формируются.
Чтобы усилить контроль над работой менеджеров, чей ненормированный рабочий день открывает ворота для прокрастинации, выгорания и других модных форм лени, приходиться прибегать к сторонним приложениям. Например, можно использовать инструменты персональной и групповой продуктивности типа Trello (для командной работы без формализации проектов) или Todoist. Если дополнить тайм-трекерами «помидорного типа», например, Toggl или PomoDoneApp, то получим систему для фактического фиксирования трудозатрат по проектам и задачам. На основании личного опыта я рекомендую связку приложений PomoDoneApp для отслеживания времени с Todoist - актуальным списком задач.
Чтобы убедиться, что все заняты делом, в офисе достаточно посмотреть на мониторы сотрудников. Такая форма контроля не мешает сотрудникам переписываться в мессенджерах или проверять новости в соцсетях, но точно исключает вероятность просмотра сериалов или залипания в видеоиграх. При удаленном формате работы помогает приложение Rescue Time. Оно фиксирует сайты и распространенные программы, с которыми взаимодействует сотрудник, категоризованные по «уровню продуктивности». В конце дня получаем отчет в виде «фотографии дня»: с какими приложениями и сколько времени работал человек за прошедший день.
Перечисленные инструменты (кстати, у всех есть бесплатные версии) хорошо решают задачу управления небольшими командами, но плохо применимы в больших организациях, где бизнес-процессы стирают границы подразделений. Например, руководители функциональных подразделений в организациях проектного типа управляют ресурсами и не формируют задания для сотрудников. При этом сотрудник может работать одновременно в нескольких проектах. В результате усложняется задача контроля работы.
В больших организациях, особенно с распространенной проектной деятельностью, нужна система управления заданиями корпоративного уровня, выполняющая роль агрегатора заданий из различных приложений и процессов. Сегодня лучшим кандидатом на роль такой системы является CSP-система (ранее известная как СЭД).
CSP - Content Service Platform - так теперь Gartner называет класс систем, образованный развитием ECM (Enterprise Content Management)
Такая система интегрируется с корпоративными приложениями через шлюзы, в результате поддерживает интегрированные бизнес-процессы – EAI (Enterprise Application Integration) на собственном BPM-движке. Применение такого класса систем решает задачу контроля выполнения работ вне зависимости от офисной или удаленной работы, дает сотруднику понятную картину своих задач и возможность правильно выстраивать приоритеты и координироваться с соисполнителями.
Например, приборостроительное научно-производственное предприятие СКБ ЭП агрегирует задания для сотрудников по проектам и связанные с ними документы в единой системе Docsvision. Проектная деятельность ведется в системе Docsvision, где планируется проект, руководители отделов ставят задачи подчиненным. В результате того, что все процессы разработки и производства изделия отображаются в системе, не только руководству, но и линейным сотрудником видно, кто и как работает. Топ-менеджмент предприятия следит за развитием проекта «по верхам», а руководители подразделений мониторят прогресс сотрудников. Как следствие, увеличились производительность и эффективность работы.
Интеграция CSP с персональными инструментами типа Todoist сводится к настройке уведомлений о поступлении задач, рассылаемых по электронной почте во входящие задачи Todoist.
Обсудим?
Вопросы управления распределенными командами будем обсуждать 25 февраля 2021 на вебинар Docsvision. Поделимся кейсами и практическим опытом, все инструменты покажем. Если интересно, приходите!
Зачем нужно знать заняты люди делом или нет? Не достаточно знать выполняются ли задачи? Утром 5минутка со статусом и любой таск-трекер: трелло или джира.
Зачем следить за тем, какие там сайты или приложения использует сотрудниках? Это актуально только для галер с почасовой оплатой. Такие действия только подрывают доверие в коллективе. В итоге человек уже не работает, чтобы задачу сделать, а чтобы в отчётах были нужные показатели. И все такие вещи можно при желании обойти. А результат задач сложно подменить.
Есть еще проблема самоконтроля. Сидя дома трудно заставлять себя не отвлекаться. Для этого все эти инструменты продуктивности и нужны. Ведь как только задача решена сразу встает вопрос а сколько это стоило. Неужели руководству безразлично, можно ли было сделать задачу быстрее и дешевле?
Самоконтролем сотрудник будет сам заниматься, если ему нужно.
Опять же, есть ежедневные/еженедельные встречи, где обсуждается прогресс по задачам, проблемы и прочее. Этого должно быть вполне достаточно, чтобы понимать куда и с какой скоростью движется проект. Зачем тут ежеминутная слежка? Если кто-то 5% времени сидишь в соцсетях, а кто-то 30%, это не говорит, что первый лучше работает. Пусть говорят дела, а не какая-то статистика.
А если кто-то слакает постоянно, то надо с ним провести личную аккуратную беседу, может у человека какие-то личные проблемы или конфликт с коллегами.
У меня в основном и описаны средства самоконтроля. И потребность на удаленке в этом реально растет в разы.
Дешево, быстро, качественно - выберите два пункта. Желание руководства "Дешево, быстро" как правило приводит к халтуре и браку.
Ну да, это обычная логика исполнителя. При этом если ему дать больше времени, качественнее почти никогда не будет
Ну так нанимайте профессионалов и требуйте результат и в срок. Есть одна проблема - дешево они не работают, но одного профессионала заменяют 3 новичка которые по зарплате выходят еще больше. Парадокс. Хотим с экономить на кадрах, а в итоге переплачиваем за посредственный результат.
Ни один профессионал не будет сидеть в системе тотального контроля, в отличии от новичков или халтурщиков.
Вам лично приходилось отвечать за экономику проекта - бюджеты и сроки?
Я работал начальником производства и хорошо себе представляю как кто работает. Мне лучше было держать одного профи и платить 1.5хсреднего чем трех молодых, которые косячат и надо их контролировать. Конечно не it, а реальное производство.
Производство это другое :) Я в самом начале пишу что если работа рутинная, например исполнение нарядов то проблема контроля на что расходуется время - вообще не стоит.
Это важно в основном для маркетологов, юристов, айтишников и корпоративных сэйлов - тех у кого нет ни нормирования ни четких ТЗ что надо сделать. Именно их начальники обходят в офисах со спины, наблюдая что там на экране )
По-моему, это просто проблема начальников, которые не хотят наладить нормальные процессы в команде. Раньше сидели, кидали какие-то невнятные задаче толпе своих "бездельников" и потом важно ходили между рядами как учитель на контрольной и проверяли, чтобы никто не вылезал из аутлука и прочего.
Нормальный руководитель всегда в курсе кто чем (хотя бы примерно) занимается, есть примерные оценки задач по сложности и времени, есть понимание рисков и блокеров. И тут не нужно никакого контроля над тем, сидит ли Вася за компьютером в эту секунду и развернут ли у него VC или Аутлук
Верно. Например, как оценить по слепку экрана, можно ли задачу сделать быстрее и уж тем более дешевле, если это условно креативная задача?
Например, я дизайнер, мне, чтобы сделать хороший креативный макет, нужно 3 часа смотреть порно (ок, порно - морально неприемлемо, заменяем на National Geographic) и 15 минут на сам макет. А рядом сидит другой дизайнер, который будет 4 часа втыкать в экран с фигмой и выдаст точно такой же результат. Если начальник делает вывод по слепку экрана, то первому дизайнеру надо сказать "ты на макет тратишь 15 минут, вот и делай макеты за 15 минут". А он фактически на весь творческий процесс тратит не 15 минут, а те же 4 часа.
И это применимо ко всему, что не является работой у конвейера: разработчик может 2 дня думать, чтобы написать 1 строчку кода - и это будет лучше, чем говнокод на 10 листов из костылей и матюгов за те же 2 дня.
Не надо думать что начальник такой уж идиот. И не надо думать что нельзя запустить порно на планшете или телефоне или телевизоре и вообще где угодно. Тут скорее для себя самого инструмент. Ну а если для начальника, то он ведь не будет изучать отчеты каждого. В Rescue Time есть общий отчет по группе где выводятся индексы по каждому сотруднику. И не думаю что индексы будут отличаться в разы, как не думаю и что начальник будет в первую очередь смотреть на индексы. Думаю он будет смотреть на индексы тех кто не выполняет свою работу или выполняет ее плохо. Чтобы увидеть узкое место и поговорить с человеком
Контрооль, нужно больше контроля..🤦♂️ Чтобы убедиться, что сотрудники выполняют свои должностные обязанности, можно использовать другие метрики, а не "сколько раз пошевелил мышкой" или "какие ресурсы посещал". Вам что важнее, чтобы сотрудник давал результат или делал работу ради работы? Статус поставленной задачи - лучший показатель того, чем занимался сотрудник.
Комментарий удален модератором
Начальник ведь хочет контроля не потому что он тупой солдафон. Чаще всего он и сам был таким же подчиненным как его люди. Контроль нужен для ощущения что весь механизм работает нормально. Вот Rescue Time как раз и дает такой контроль - по верхам. Выделяет проблемного сотрудника, благодаря этому ему можно раньше помочь, а вовсе не уволить. )
"Чтобы убедиться, что все заняты делом, в офисе достаточно посмотреть на мониторы сотрудников" и весь блок про ПО, которые либо пишут запись экрана, движение зрачков и прочие ужасы.
Нет, это уже 100 лет в обед так не работает: что в офлайн, что в онлайн контроль ради контроля приводит к тому, что ресурсы тратятся не на работу, а на поиск уязвимостей и возможности обмануть систему. И сотрудники оказываются в разы изобретательнее надсмотрщиков. )))) Проги, которые пишут рабочий экран или идентифицируют лицо в поле видимости камеры на компе (чтобы чел лишний раз не сходил пописать) – это комфортно только биороботам. Квалифицированный и востребованный специалист у такого рабовладетеля не задержится, даже те, кто с максимальным скиллом самоорганизации.
А вот акцент на прозрачных цифровых коммуникациях при постановке и оценке динамики задач – это да, это важно. Это прям во главу угла. Причём почти все использовали таск-менеджеры и другие электронные системы координации команды и до удалёнки, поэтому тут даже ничего особенно не поменялось. Зато при управлении сотрудниками удалённо на долгой дистанции повылазили все вопросы "материального мира": бумажки для кадровых и бухгалтерских процессов, сопровождение (физическое) техники (неважно, свою ли используют работники или корпоративную). И удовлетворение потребности в общении: оказалось, что есть люди, у которых очень сильно повышается тревожность и ощущение потерянности, если у них нет живого общения с коллегами. И это пока нерешенный квест, как менеджеру их подбадривать и мотивировать.
Я вот эту статью прочел https://www.kickidler.com/ru/info/kak-rukovoditelyu-kontrolirovat-svoih-sotrudnikov-i-glavnoe-zachem.html и как мне кажется достаточно тяжело вообще решится на слежку за сотрудниками. Что думаете?
Спасибо за статью, почитаю внимательно. Однако еще раз объясню - Rescue Time это уж точно не граббер (просто показывающий удаленно экран) и даже не трекер - он показывает СТРУКТУРУ дня - сколько ушло на почту и коммуникации, сколько на бизнес-приложения и сколько на остальное. Профилирование - вот ключевое слово
Комментарий удален модератором
Мне кажется, многие из комментаторов просто не поняли посыл статьи и живут в каком-то идеальном мире - "нанять профессионалов", "Уважающий себя сотрудник никогда не пойдет работать туда, где используют трекеры рабочего времени.", "Самоконтролем сотрудник будет сам заниматься, если ему нужно.", " и т.д. и т.п. Какой-то бинарный, черно-белый мир.
Чисто и там, где не мусорят, и там, где убирают. Подходов по управлению работой сотрудников очень много, и автоматический трекинг рабочего времени - один из них, имеет свои плюсы и минусы. Вопрос в грамотном применении.
Я был (есть) и начальником, и подчиненным, использовал(ую) очень разные способы управления временем, как своим, так и чужим. Иногда стоит применить описанные автором инструменты, чтобы выявить лентяев и избавиться от них. А иногда чтобы понять, на что уходит твое собственное время на работе.
Но вы можете продолжать "нанимать профессионалов" и "не ходить работать туда, где следят за рабочим столом".
Удачи!
PS Разумеется, если бы мне поставили Rescue Time, я бы немедленно уволился.
:)
Надо сказать что комментарии мне открыли глаза на один нюанс - Rescue Time это именно что контроль за лентяями, а вот todoist вкупе с pomodone и СЭД - инструменты не столько контроля сколько управления продуктивностью. На семинаре я выделю эти темы. Нужно ведь в реальности и то и другое
Комментарий недоступен
Андрей, контроль за статусом задач никак ведь не связан с тем удаленная это работа или нет. Контролируйте их точно также как в офисе делали. Менеджера обычно беспокоит чем люди реально занимаются, и все ли свое время они тратят продуктивно.
Комментарий удален модератором
Комментарий удален модератором
Комментарий удален модератором
Комментарий удален модератором
Если сотрудник не может себя контролировать дома, очевидно что его нужно вернуть в офис.
Хорошо, что в моей компании руководство это понимает, и тупо вернуло всех в офис с января.
О, как это грустно звучит :(((((((((
Вот для того я и написал эту статью чтобы объяснить что возвращать в офис во имя контроля не нужно - его прекрасно можно делать удаленно. И кстати внедрить все эти инструменты в офисе - тоже не помешает, а даже и поможет
Уважающий себя сотрудник никогда не пойдет работать туда, где используют трекеры рабочего времени.
Трекер на удаленке - еще один минус в ее копилку. Офисных преимуществ не дадим, но следить мы за тобой все равно будем.
Трекер - не слежка. Он дает только индекс. В первую очередь форма САМООРГАНИЗАЦИИ, как и любой менеджер задач.
Комментарий удален модератором
"А сотрудников которых надо контролировать надо сажать в офис в один ряд и ставить над ними старшего, который будет ходить между рядами как в школе."
А вот это не обязательно как раз. Можно их трейсить например Rescue Time. И еще раз - Rescue Time не для контроля сотрудника, а для контроля коллектива - ценен как градусник для средней температуры по больнице и индикатор мест воспаления.
Доверие + ежедневные стендапы + контроль по отклонению и не нужно никакое дополнительное ПО.
Комментарий недоступен
Тренд на удаленную работу набирает обороты, на ряду с этим пандемия COVID-19 стала серьёзным драйвером его развития. На рынке появляются разные классы систем от учета рабочего времени до систем с модулями искусственного интеллекта для анализа поведения пользователей на предмет кибер угроз. https://bitcop.ru/monitoring/top-10-besplatnyh-sistem-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov
Комментарий недоступен