Регламенты: упрощаем работу с заказами в 5 раз

Страдала я, страдали заказчики, страдали люди, которые работают вместе со мной: ровно до того момента, как я пришла к тому, что на каждый чих нужен регламент. Чихнул по регламенту — и жить сразу проще становится. И сейчас я расскажу как, зачем и почему.

Приходя за дизайном сайта, заказчик чаще всего думает, что пришел за картинкой. Вот он в одно отверстие всунет ТЗ и деньги, а из другого вылезет готовый дизайн. Нет, нет и еще раз нет. Делать дизайн с нуля - это долго и требует совместной работы.

Чтобы не рассказывать каждый раз, что к чему, я просто кидаю ссылку на эту статью https://vc.ru/design/183789-kak-sdelat-dizayn-sayta-cherez-prizmu-ux-bez-tancev-s-bubnom-sms-i-registracii или один из своих внутренних документов, и экономлю себе около 2-3-5 часов времени на переписки или пол-часа на телефонный разговор.

Отдельные регламенты спасают жизнь даже на таких простых услугах как “креативы для рекламы” или “баннеры для сайта”.

На примере. Как-то раз один банк заказал видеоролик. Показал презентацию, из которой его надо собрать, я назвала сумму, ударили по рукам и начали работать. Выглядит как простое ТЗ? Определенно.

По факту получилось так: после месяца страданий, предложений разных вариантов стилистики и не очень приятных разговоров мы все-таки его сделали. Причем так, что понравилось всем, однако ценой пары километров нервов. После разбора полетов выяснились следующие интересные обстоятельства:

• Регламент на видеоролик не был обсужден с клиентом, и клиент вообще не понимал что мы делаем, зачем присылаем ему какие-то куски и когда он увидит полный ролик.
• Клиент постоянно требовал действовать по своей “схеме” разработки ролика, которая была, мягко скажем, далекой от адекватной реальности. И PM прогибался под эту схему под давлением сроков. То есть стараясь сделать лучшее что может для клиента - он делал ситуацию только хуже.
• Текущее понимание проджект-менеджером процесса разработки ролика несколько отличается от моего, и всего опыта PM’а не хватило на то, чтобы сделать заказ меньшими силами.
• Заработали мы на этом проекте только опыт. Хороший опыт, который не хочется повторять.

В общем, когда нет четкого регламента, будьте уверены - каждый пойдет своим путем: кто в лес, кто по дрова, кто - читать забугорный мануал, не имеющий отношения к отечественной реальности.

Для дизайнера:

• Не сделал ТЗ для верстальщика - будь готов, что тебя будут дергать 2-3 недели.
• Забыл “уложить” макет - опять будут дергать.
• Не рассказал заказчику о процессе разработки дизайна - будешь рассказывать от 1 дня до 2 недель отрывочно. А потом половину придется повторять, потому что забудется.
• Не прислал сразу договор - готовься согласовывать его еще неделю (а иногда и месяц) после согласия заказчика работать с тобой.
• Не прислал ссылки на распределенное по папкам/ссылкам портфолио - придется отправлять его по одной работе, каждый раз разыскивая у себя на компьютере или где-либо еще.
• И так далее...

Это все я к чему. Наличие регламента экономит вам время. Столько времени, что его хватит еще на 1-2 крупных проекта или на поиск новых заказчиков. Если вы думаете, что заняты на 110%, и у вас нет регламентов - смело можете снять около 20-40% занятости и около 80% времени на “ввод” новых клиентов благодаря наличию файлов, описывающих процессы взаимодействия. А заодно и перестанете забывать что-то доделать.

• Список действий по пунктам, которые выполняются в любом случае. Их короткое описание и стоимость (последнее - если услуга простая).
• Варианты действий и дополнительные отметки на опциональных действиях.
• Примеры результата по каждому действию (ссылка). Это убедит заказчика что вы понимаете что делаете, а не продаете “воздух”. Пример “воздуха” - разработка ТЗ, включаемого в проект, которое потом никто не видел.
• Ориентировочная оценка выполнения действия в часах.
• Порядок оплаты. Например, 30% при подписании договора, 20% после выполнения этапа 1, 20% после этапа 2, 30% по сдаче работы.
• Документы, необходимые для работы. У меня, чаще всего, это рамочный договор, где описаны все оказываемые услуги + приложения, детализирующие услугу. Когда заказчик подписывает “рамочник” - я уже могу приступать к работе.
• Упрощенный чеклист регламента, в котором вы можете проставлять отметки по мере продвижения проекта.
• Практику взаимодействия с клиентом. Условно: созвон раз в неделю в понедельник с 16 до 17, все остальное время - отвечаю в течение дня по электронной почте. Проект ведется в Битрикс 24, статусы обновляются раз в день.

А теперь хинт - после того, как заказчик подписывает документы, если он будет звонить вам 5 раз в день и присылать по 15 голосовых сообщений - вы сможете расторгнуть договор по причине несоблюдения регламента, который является частью договора.

Регламент защищает всех: заказчик плюс-минус знает что он получит и он заранее к этому готов, вы - спите спокойно, не ожидая звонка в 5 утра.

Цените свое время, цените время заказчика, и тогда вы будете получать больше проектов, меньше забывать о важных задачах и видеть только положительные отзывы о сотрудничестве.

Очевидно, но факт: обычному самозанятому дизайнеру/верстальщику/программисту нужен регламент, чтобы жить спокойно. Внедрив в свою жизнь регламенты, я упростила взаимодействие в 5-10 раз, и сейчас почти 90% времени посвящаю оплачиваемой работе - когда раньше, местами, до 80% тратила на расскажи-объясни-покажи-доделай.

Будьте проактивными и продуктивными!

С вами была UX/UI дизайнер - Лена, не прощаюсь ;)