Аутсорсинг, аутстаффинг, Retainer, T&M, FFF... или всё, что вы хотели знать о привлечении внешних IT-специалистов в 2021

Если раньше было только два пути: разработка собственными силами или привлечение внешнего исполнителя, то сейчас все стало намного запутаннее. На стыке классических инсорсинга и аутсорсинга возникли гибридные модели сотрудничества, или «косорсинг». Что это такое, и чем отличается от привычных подходов, разберем в этом материале.

Итак, вам нужна разработка, и вы решаете обратиться в сервисную компанию. Причины могут быть разные — у вас нет своего IT-отдела, ваша команда медленно поставляет функционал, либо вы недовольны качеством.

Окончательное решение по подбору подрядчика откладывается из-за неуверенности в том, какую модель взаимодействия выбрать, и опасений по поводу потери контроля над процессом разработки. Задаваться такими вопросами правильно, если на карту поставлены финансовые показатели и общее благополучие бизнеса.

В этой статье я поделюсь рекомендациями о том, как снизить возможные риски IT-аутсорсинга, опираясь на опыт Work Solutions как поставщика цифровых услуг. Чтобы помочь вам разработать стратегию работы со внешним исполнителем взвесить все варианты, я подготовил обзор популярных моделей сотрудничества и форматов вознаграждения:

Как это работает: поставщик берет на себя весь процесс разработки с полной ответственностью за организацию и управление командой, качество результатов и сопутствующие риски от бизнес-анализа до поддержки решения.

Когда выбирать: если у вас нет никакого опыта в разработке, и при этом нет цели накопить технические компетенции внутри.

Преимущества:

• Полное делегирование
  Такие проекты, как правило, ведутся по каскадной модели, и за всеми этапами следит проектный руководитель. Ваше активное участие потребуется при сборе требований перед стартом работ и при приемке каждого этапа.
• Минимум рисков
  Решение рисков, связанных с проектом, находится на стороне поставщика. Если исполнитель что-то не учел или где-то ошибся с оценкой — это его головная боль. SLA может предусматривать штраф за нарушение сроков сдачи.

Недостатки:

• Долгий старт работ
  Прежде чем приступить к разработке, исполнитель постарается учесть все нюансы, чтобы сократить риски. Для этого потребуется бизнес-аналитика, составление технического задания, утверждение финальной сметы и т.д.
• Недостаточный контроль
  Исполнитель сам назначает состав команды программистов, а также может не отчитываться о решениях, которые компания принимает по ходу разработки. Все общение ведется опосредованно — через менеджера, а значит проконтролировать внутреннее качество продукта не получится.
• Отсутствие гибкости
  Исполнитель не обрадуется новым вводным, так как именно фиксированные требования позволяют гарантировать сроки выполнения работ.
  
• Зависимость от исполнителя
  Если исполнитель что-то не учел и столкнулся с трудностями, то вы рискуете либо переплатить, либо получать постоянно сдвигаемые сроки, так как смена подрядчика посреди проекта приведет к большим издержкам.

Как выстраивать сотрудничество: аутсорсинг под ключ не защитит вас от всех рисков, поэтому выбирать эту модель стоит с осторожностью. На что обратить внимание: во-первых, это самая дорогая модель взаимодействия для заказчика услуги, что легко объясняется — исполнитель закладывает в смету все потенциальные риски. Сработавшие риски сказываются на внутреннем качестве продукта, о котором вы узнаете только после запуска.

Эта модель кажется привлекательной в условиях, когда бюджет на разработку ограничен, и вся стратегия аутсорсинга услуги заключается в экономии затрат, но в действительности такие проекты обходятся дороже.

Парадоксально, но такая стратегия устранения финансовых рисков приводит к еще большим рискам, так как на выходе можно получить ненужный продукт, или из-за низкого качества переплатить при поддержке системы. Поэтому такой формат работает только для небольших проектов.

Повышается спрос на такие партнерские отношения, когда клиент с помощью аутсорсинга не полностью заменяет внутренних сотрудников, а дополняет их теми специалистами, которых не хватает для достижения конкретных целей. Какие здесь возможны форматы взаимодействия?

Как это работает: клиент получает в свое распоряжение команду IT-специалистов, подобранную с учетом требований и специфики проекта на долгосрочной основе. Выделенная команда может заменить весь штат разработчиков, а может работать бок-о-бок с внутренней командой, при условии четкого разграничения зон ответственности.

Управление выделенной командой остается на стороне поставщика. Контактным лицом может быть не только руководитель проекта, но и, например, тимлид, в зависимости от того, насколько технически подготовлен клиент.

Когда подходит: вы понимаете жизненный цикл разработки и знаете, как выстраивать процессы для эффективной работы, но при этом у вас нет собственных ресурсов на реализацию проекта. Например, штатная команда занята серверной частью, а вам нужен редизайн — тогда вы привлекаете выделенную команду фронтендеров, в то время, как внутренняя команда может не отвлекаться от стратегических приоритетов.

Преимущества:

• Масштабируемость
  Команду предварительно собирает исполнитель, и ее структура дополнительно корректируется в соответствии с потребностями вашего проекта.
• Частичное делегирование
  Нужны минимальные усилия на управление, так как администрирование в большей мере лежит на поставщике.
  

• Высокая степень контроля

  Ни одно решение не принимается без вашего ведома, вы напрямую влияете на результаты и качество.

Недостатки:

• Налаживание процессов

  Клиент должен назначить ответственных лиц, зафиксировать их обязанности и выделять время на взаимодействие с внешней командой.

• Передача знаний

  Клиент должен позаботиться о том, чтобы на проекте велась документация, чтобы снизить зависимость от конкретного поставщика.
• Оплата простоев
  Клиент должен обеспечивать команде полную загрузку.

Как наладить сотрудничество: от вас потребуется активный контроль за командой, поэтому просите прозрачную отчетность, заранее согласовав формат. Это могут быть ежедневные и еженедельные отчеты по статусу работ разной степени детализации. Помните, вы как покупатель хотите, чтобы программисты работали только над вашим проектом. В идеале выделенная команда должна располагаться в одном офисе.

Как это работает: поставщик предоставляет вам отдельных специалистов, чтобы вы самостоятельно укомплектовали команду. Предоставленные люди интегрируется с вашими сотрудниками или специалистами от другого поставщика.

Когда выбирать: в случае налаженного, но медленного процесса разработки, или нехватки редких компетенций, когда пропускная способность инхаус-команды не позволяет достигнуть необходимого темпа, и нужны несколько человек, а не целая команда.

Преимущества:

• Полный контроль
  Вы владеете своим проектом от начала до конца и участвуете в принятии каждого решения.
• Высокая гибкость
  Легкое масштабирование для адаптации к меняющимся потребностям бизнеса. Пригодность как для долгосрочного, так и для краткосрочного взаимодействия, например, чтобы решить одну конкретную проблему.
  

Недостатки:

• Ответственность за риски
  Все связанные с проектом риски ложатся на заказчика. Клиент подбирает технологии и утверждает план реализации, привлеченный специалист только следует его указаниям.

• Затраты на привлечение

  Проверка компетенций привлекаемого персонала отнимает время. У всех поставщиков разное понимание градации специалистов, поэтому в ваших интересах проводить технические собеседования перед подписанием договора.

• Усилия на управление
  Управление внештатными профессионалами ложится на заказчика, поэтому при отборе специалистов обращайте внимания на soft skills, чтобы избежать трудностей в общении.

Как наладить сотрудничество: ищите прямого поставщика, который заботится о качестве предоставляемых услуг. Часто на рынке практикуют white-label модель, когда разработчиков перепродают под видом своих сотрудников. В итоге, когда несколько посредников заложили свою маржинальную прибыль в ставку разработчика, вы не только переплачиваете, но еще и не получаете нужные результаты.

Ответственный поставщик будет готов разделить с вами часть рисков на первых этапах, когда происходит разворот системы, первичное знакомство с проектом, слияние с вашей средой разработки, мессенджерами и трекерами.

На первый взгляд, привлечение выделенных команд или расширение персонала кажутся довольно похожими моделями. Разные поставщики могут даже преподносить эти понятия как тождественные и взаимозаменяемые, называя все просто аутстаффингом.

На самом деле, это не так. В случае с выделенной командой поставщик несет больше ответственности, а в случае расширения — заказчик.

А еще, аутсорсинг и аутстаффинг — это в первую очередь про рентабельность, и здесь могут быть разные варианты формирования цен, поэтому далее мы рассмотрим форматы вознаграждений.

Сейчас в предпринимательстве есть тренд на инновации в бизнес-моделях. Получать оплату прямой разовой транзакцией теперь не модно. В B2C инновации коснулись уже многих сфер, где подписки и микроплатежи стали хитом.

При этом, среди сервисных компаний в B2B все остается консервативно, и неудивительно, что именно поставщики цифровых услуг активно пытаются это изменить. Дело здесь не в моде, а в особенностях цифровой разработки. Выделим четыре распространенных способа выставления счетов:

Вы платите заранее определенную цену на основе оценки трудозатрат, которую исполнитель предоставил перед заключением договора. Если проект простой, небольшой, есть четкое видение результата, то модель подойдет. Не забываем, что основной риск — получить низкое внутреннее качество, так как это единственный нефиксированный параметр.

Часто бизнесу нужно прописать в договоре срок и бюджет, но нет жестких требований к объему. В таком случае, в угоду общему качеству продукта можно изменять объем — то есть, исключать из релиза наименее приоритетные части функционала, чтобы уложиться в сроки и бюджет без ущерба проекту. На практике такой формат встречается крайне редко.

Вы платите за выработанные часы. Формат подходит для работы в условиях высокой неопределенности, где объем трудозатрат часто определяется на ходу, а размер команды может меняться на протяжении всего проекта.

Поставщик устанавливает бюджет и резервирует определенное количество часов для работы, выполняемой на регулярной основе. То есть, формируется тариф, по которому вы ежемесячно вносите абонплату. Если в одном месяце времени понадобилось меньше, то невыработанные часы сгорают, а все, что затрачено сверх тарифа — дополнительно выставляется в счет. Ретейнер подходит для выделенных команд, которые занимаются поддержкой проекта, где поток задач есть всегда, но он не стабилен.

При аутстаффинге выделенной команды или отдельных специалистов возможны только T&M или retainer. Разница между этими моделями будет незначительной, так как даже при T&M в договоре обязательно будет зафиксирован нижний порог обязательных к выкупу часов.

Так или иначе, модель сотрудничества предполагает, что клиент должен обеспечивать нужный объем работы, в противном случае заказчику придется платить за дни или недели простоев. И даже если по какой-то причине клиент может позволить себе оплату простоев, поставщик не будет этому рад, так как получит сильно деморализованную команду с низкой трудовой дисциплиной.

К сожалению, не существует такого проверенного подхода, чтобы привлекать квалифицированных разработчиков на сверхкороткие отрезки работы. При этом, в сети периодически встречаются упоминания такой модели как SEaaS (Software Engineers as a Service), однако воспринимать ее серьезно не следует. «Облачный программист» — это пока что фантастика.

Заполучить программиста на пару часов в теории можно в странах с высококонкурентной средой. Например, некоторые индийские компании занимаются боди-шоппингом. Это когда клиент может прийти и взять в любой момент разработчика «со скамейки запасных» на пару часов. Ни о каком качестве в таком случае говорить, конечно, не приходится.

Разработка — это прежде всего умственная деятельность, при которой нужно одновременно держать в голове несколько контекстов — предметную область и технические детали проекта. Переключение между проектами очень затратная для мозга процедура, поэтому в идеале программист должен работать одновременно только над одним проектом.

Прежде чем обращаться за услугой, рассчитайте бюджет, исходя из полной занятости программистов — количество человекХ ставка за часX количество рабочих часов в месяце.

Когда пару десятилетий назад компании впервые начали разрабатывать цифровые продукты, основной альтернативой найму собственных разработчиков была передача всего проекта на аутсорсинг внешнему исполнителю.

В этой статье мы разобрали новые модели партнерства, которые при грамотном подходе позволяют выстраивать win-win отношения. Независимо от формата сотрудничества, привлечение внешнего поставщика выгодно тем, что вы получаете доступ к опыту и передовым методам разработки, не тратя ресурсы на поиск и привлечение штатных сотрудников.

Как много вы сэкономите? В среднем, найм специалиста займет два месяца, что приведет к задержке запуска вашего проекта и лишит части прогнозируемой прибыли. А после запуска в эксплуатацию вам не придется увольнять программистов, что позволит избежать юридические хлопоты, связанных с официальным трудоустройством на полную ставку.

Максимальную выгоду от сотрудничества с внешним партнером можно получить, только если вы доверяете исполнителю. Поэтому я рекомендую сократить количество потенциальных поставщиков до 3-5, обратить внимание на то, как долго существует компания, активно ли демонстрирует свою экспертность во внешнем инфо-поле с помощью кейсов и статей, есть ли возможность запросить отзывы предыдущих клиентов и т.д.

Ну а если вы все равно сомневаетесь, то начинайте сотрудничество с малого, честно сообщив о своих сомнениях. Получив первые результаты по классической модели и фиксированной цене, вам проще будет передать следующий этап на разработку уже выделенной команде.