Готовый список программных решений для найма, контроля и обучения сотрудников

Недавно количество удаленных сотрудников в нашей компании перевалило отметку в 400 человек. В 2021 году мы планируем увеличить эту цифру в 2 раза.

Переходить на home office мы начали задолго до пандемии, поэтому к ее началу смогли сохранить прежний темп работы и не потерять ни одного проекта. Рассказываем, какие программные решения мы используем, чтобы проводить 10 000 собеседований в год и управлять сотрудниками из РФ и Украины.

Меня зовут Ольга Сумбаева, я — руководитель отдела маркетинга в контактном центре Smarter. Ниже пойдет речь об инструментах, которые мы регулярно используем для найма сотрудников на удаленку и управления ими.

Мы одновременно занимаемся закрытием точечных позиций и массовым наймом. Если вам нужен бухгалтер, программист или юрист для поиска подойдут: работные сайты, социальные сети, реклама на профильных ресурсах. В массовом найме есть смысл попробовать и другие способы привлечения. Благодаря ним в 2020 году мы пригласили на собеседование более 10 000 соискателей.

Автоворонка

Представляет собой полностью автоматизированный маршрут кандидата от момента, когда он увидел вашу рекламу до начала стажировки. Ваши сотрудники либо совсем не принимают участие в процессе, либо их участие минимально. Задача воронки на первых этапах привлечь максимальное количество кандидатов и постепенно этап за этапом отсечь неподходящих..

Автоворонка состоит из:

• рекламной кампании
• посадочной страницы
• вебинара-знакомства
• анкеты
• тестового задания

Рекламная кампания

Кампании настраиваются в социальных сетях: фейсбук, инстаграм, одноклассники, можно разместить объявления в Telegram-каналах, посвященных работе. Важно, чтобы ваш посыл не был в формате “У нас есть удаленная работа, приходите на наш вебинар”. Ваша задача — привлечь внимание соискателей. Заинтересуйте их, подготовьте полезный контент, который может им пригодиться и именно его анонсируйте в рекламе. Это может быть информация про тонкости оформления, рассказ о востребованных профессиях на удаленке и т.д.

Посадочная страница

Человек переходит по вашему объявлению и попадает на посадочную страницу, где видит подробную информацию о предстоящем мероприятии: содержание, тайминг, причины, почему его стоит посетить, информацию о спикере, информацию о компании. Тут же он может выбрать удобные дату и время предстоящего вебинара. На этом этапе у вас появляются контакты человека, заинтересованного в удаленной работе. С ними нужно будет работать дальше.

Вебинар

По сути это запись, которая будет транслироваться с заданной периодичностью. Мы использовали платформу Бизон 365. Сейчас мы тестируем другой сервис, позволяющий более эффективно использовать автоматизацию, но об этом мы расскажем в следующей статье. Как это работает: загружаете видео, настраивайте даты и время показа (на самом деле настроек гораздо больше, нужно будет потратить какое-то время, чтобы разобраться в них). Дальше трансляции будут повторяться по заданному вами алгоритму. Во время вебинара посетители могут задавать вопросы в чате, для обработки этих сообщений обязательно выделите модератора. Темы этих сообщений укажут вам на пробелы в подаче информации. Например, если во время каждой трансляции люди интересуются условиями оформления, значит вы не смогли четко и понятно донести это до людей.

Видео для вебинара готовится заранее. Максимально ответственно подойдите к его подготовке. Составьте план выступления, определитесь с местом съемки, найдите того, кто будет выступать в роли спикера. Это может быть сотрудник отдела персонала или человек со стороны. Создайте презентацию, которая будет сопровождать выступление.

Небольшой чек-лист, чтобы понять, что видео можно использовать для автоворонки:

• Классный спикер. Он должен уверенно и свободно говорить, органично чувствовать себя в кадре, приятно выглядеть и располагать к себе. Именно его ваши потенциальные соискатели будут ассоциировать с компанией на первом этапе. Если вы подберете неподходящего человека, все труды пойдут насмарку.

• Качественное видео. Лучше не экономить и записать видео в студии. Нужна камера, дополнительное освещение, микрофон. Если вы все же решили снимать в офисе или дома, позаботьтесь о картинке на заднем плане. Обои со слониками будут сильно отвлекать людей от вашего месседжа.

• Понятный для аудитории язык. Вашу информацию будут слушать, отвлекаясь не телефон, поэтому говорить надо просто. Не перегружайте текст лишними смыслами. Вебинар должен давать полную информацию о работе у вас, отвечать на возможные вопросы соискателей и при этом быть понятным даже пятикласснику. Перед запуском протестируйте его на своей целевой аудитории.

• Фишки. Добавьте в презентацию игровые механики, чтобы удержать внимание аудитории. Например, мы вставили в некоторые слайды фотографию Игоря Николаева и пообещали подарок всем, кто скажет, сколько раз мы использовали изображение певца. Участники досматривали вебинар, потому что ждали свои плюшки. Тут может быть все, что угодно: электронная книга, чек-лист полезных советов. Используйте любую другую идею, креативьте.

На заметку: настройте автоматические напоминания тем, кто зарегистрировался на вебинар. Мы отправляем письма на почту, смс-сообщения за час и за 15 минут до старта. Для напоминаний можно использовать голосового робота или сообщения в социальных сетях. Всем, кто не дошел до вебинара, нужно отправить приглашение принять участие в следующем. Не бойтесь быть навязчивыми. На человека, находящегося в поиске удаленной работы, сваливаются десятки предложений ежедневно, пробиться сквозь этот шум нелегко и требует определенных усилий.

Анкета

Если человеку интересно ваше предложение о работе, он может откликнуться на него непосредственно во время вебинара, для этого потребуется заполнить короткую анкету. Уже на этом этапе начинается фильтрация сотрудников. Задавайте только те вопросы, которые принципиально важны для работы у вас. Например, наличие компьютера, интернета, знание программ.

Тестовое задание

Задание отправляется только тем, чьи ответы в анкете полностью соответствуют вашим требованиям. Давайте определенный срок на его выполнение, если человек не присылает его в указанные даты, о нем также можно напомнить по почте или через смс.

Выводы: автоворонка — это совокупность интегрированных друг в друга сервисов, которые работают без участия рекрутеров. Инструмент лучше использовать при массовом найме, когда нужно привлекать большое количество сотрудников на несложную работу. Придется заморочиться один единственный раз, продумать весь процесс от начала до конца и все настроить. Если вы совсем не знакомы с такой механикой, рекомендую привлечь человека со стороны, который сделает все основные настройки и передаст вам рабочий функционал.

Для поиска удаленных сотрудников на массовые позиции мы подключаем cpa-сети и платим за результат. В нашем случае за человека, вышедшего на стажировку. Такой метод наиболее эффективен с точки зрения затрат, но имеет один большой минус — заявок будет слишком много, у нас их порядка 500 в день. Обработать их вручную нереально, поэтому эти контакты обрабатываются ресурсами нашего контактного центра. Кандидатам звонят операторы или робот, чтобы отсеять тех, кто точно не подходит. Например, человека не устраивает график или у него нет компьютера. Такой прием позволяет сэкономить время и передать в отдел персонала качественные контакты.

Когда человек оставляет заявку на удаленную работу в мессенджерах или социальных сетях, ключевым моментом становится скорость вашей реакции . Если вы отвечаете через час и дольше, в 50% случаев кандидата вы потеряете. Для обработки одного сообщения требуется 5-10 минут, в зависимости от количества вопросов соискателя. Если у вас 10 откликов в день, то на их обработку уйдет 1,5 часа работы. При таком объеме можно поручить эту работу ресечеру. Другое дело, когда их 50 и больше. Сейчас мы находимся в процессе внедрения XOR, этот чат-бот позволяет настраивать любые сценарии собеседования, отвечает на вопросы соискателей и на основе искусственного интеллекта принимает решения о дальнейшей передаче заявки в найм.

Чем еще полезен бот? Он поможет в адаптации персонала: ответит на самые частые вопросы новичка, создаст чек-лист с планом тренингов и важных встреч; проведет опрос и узнает, как себя чувствует стажер на новом месте. Опросы можно проводить с разными целями: узнать мнение сотрудников о новостях компании или спросить увольняющегося об истинных причинах ухода.

У нас работают сотрудники из разных стран, в том числе Украины, Казахстана, Киргизии, Молдовы и многих других. С сотрудником из другой страны невозможно заключить трудовой договор, но мы нашли выход из ситуации — сервис Solar Staff. Solar заключает с сотрудником договор-оферту о выполнении работ. Сотрудники в таком случае получают статус “фрилансеров”, оплата производится через сервис. Это удобно, безопасно и законно. Ещё одно удобство для компаний на общей системе налогообложения — Solar Staff работает с НДС.

Граждане РФ заключают обычный трудовой договор, в котором указывается, что они будут работать дистанционно. Дистанционная (удаленная) работа регулируется трудовым законодательством РФ. С 2021 года в закон внесены правки, за счет чего процесс оформления стал более прозрачным и понятным.

К тому же, используя сервис обмена документами с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи), можно сократить бумажный документооборот. Плюс уйти от проблем в случае «внезапного пропадания» сотрудника. А такое бывает, так как не все люди одинаково ответственно относятся к работе, некоторые считают это пустым времяпрепровождением, одним днём могут исчезнуть со связи.

Компании, как работодателю, требуется отчитываться перед государственными структурами, в том числе и по тем, кто был оформлен, а должным образом не уволился (не подписал заявление, не поставил подпись в личной карточке и т.п.) Мы используем Контур.Диадок. ЭЦП сотруднику можно оформить через тот же Диадок или Сбер.

Для общения между спикером и участниками можно применить бесплатные и простые в использовании skype или zoom. Полноценным функционалом для проведения вебинаров обладают платформы формата Microsoft teams или Pruffme. Они позволяют организовать вебинары с одним или несколькими ведущими, демонстрировать учебные материалы, сохранять запись вебинара, взаимодействовать с участниками в чате. Мы работаем с pruffme, проводим обучение и онлайн-конференции.

Инструменты для контроля удаленных сотрудников подбираются индивидуально: нужно учитывать масштабы компании, специфику организации, саму должность и т.д. Для контроля точечных позиций, например, менеджеров отдела продаж, специалистов по работе с клиентами можно использовать:

• СRM-системы формата Мегаплан, Битрикс 24 (мы используем именно его). Преимущества такой системы: можно ставить задачи и устанавливать дедлайны, переписываться с сотрудниками, отслеживать сроки и этапы выполнения задач.

• Тайм-трекеры формата Croco Time для отслеживания, чем именно занимается в течение рабочего дня сотрудник: какие сайты и документы открывает, сколько времени находится у компьютера, кому пишет письма. Но даже и здесь есть свои ограничения. Например, мы можем видеть, кому и когда отправил письмо сотрудник. В трекере настраиваются “продуктивные” приложения и “отвлечения”. Допустим, продуктивные приложения - это рабочая почта, сайт компании, а отвлечение - социальные сети или новостные ленты. Таким образом, работодатель будет видеть, сколько времени сотрудник занят работой, а также когда и на что отвлекается.

• Тask-менеджеры формата Trello board или Todoist. Тут уже контроль заточен на таски (выполненные задачи). Задачи в свою очередь можно разбить на подзадачи, распределить их между разными сотрудниками. Таск-менеджеры удобны для формирования отчетности и личной аналитики рабочих процессов. Такая система используется в разных сферах, например, в IT-компаниях, где работа инженера оценивается по количеству выполненных задач.

Важно! В случае с точечными вакансиями программы, отслеживающие действия на компьютере, можно применять только с разрешения сотрудника, чтобы у него не возникало негатива и ощущения скрытого контроля. Что касается нашей компании, в работе с операторами мы используем внутреннюю CRM собственной разработки, которая позволяет совершать и принимать звонки, а также отслеживать время работы оператора.

Удаленка имеет свои преимущества и, возможно, станет новым трендом. Но для того, чтобы дистанционная команда работала эффективно, нужен особый подход. Стандартные инструменты найма, оформления и контроля здесь не всегда подходят. Что же будет полезно вам? Резюмируем:

• Автоворонки, чат-боты и CPA-сети: они позволяют привлечь сотни кандидатов и провести первичную оценку их навыков без участия рекрутера.
• Оформление через Solar Staff или по договору: вы расширяете географию, нанимаете кандидатов из регионов или стран СНГ, при этом вам не нужно с ними встречаться лично, вы абсолютно законно оформляете их через систему.
• Платформы онлайн обучения на любой вкус: бесплатные и платные, с функцией демонстрации экрана, с возможностью проводить вебинары или только показывать презентации. Выбирайте то, что подходит вам.
• Программы контроля: помимо CRM-систем и таск-менеджеров, где отслеживается выполнение задач, используйте тайм-трекеры, если вам нужно видеть, чем занимается сотрудник в течение рабочего дня, какие открывает сайты и как часто отлучается от компьютера.
• Электронный документооборот позволяет решить проблему с обилием бумажных документов и с отчетностью перед государственными органами.