Как нанимать менеджеров по продажам в 10 раз быстрее

И разгрузить РОПа или рекрутеров

Привет! Я Александр Захлебин, основатель Digital Business. Мы помогаем клиентам построить системный, эффективный и масштабируемый процесс продаж с помощью внедрения CRM-систем. Недавно мы решили расширить отдел продаж, но столкнулись с проблемой, что на сбор откликов и их обработку уходит катастрофически много времени. А классные менеджеры по продажам обычно рассматривают сразу несколько офферов и вряд ли будут долго ждать.

Тогда у нашей команды появилась гипотеза: реально ли автоматизировать процесс найма так, чтобы РОП и HR-специалист тратили на отбор и прием кандидата в 10 раз меньше времени.

Вакансии мы размещаем обычно сразу на двух площадках — HeadHunter и Work.ua. Среди всех откликов отбираем лучшие и переносим их в amoCRM. Затем всем соискателям мы рассылали анкету с уточняющими вопросами. После анализа полученных ответов понравившиеся кандидаты приглашались на собеседование.

Чтобы понять, где можно сократить время обработки анкет и какие процессы нужно автоматизировать, мы разобрали всю воронку найма по шагам и посчитали, сколько времени РОПа съедает каждый из них.

В итоге у нас получилась такая ситуация:

И это без учета затрат времени на обработку откликов и анализ анкет соискателей, которых не пригласили на собеседование. Получается, что РОП не занимается своей основной работой минимум один рабочий день.

До внедрения автоматизации проблемы были практически на каждом этапе воронки найма менеджеров:

• Отправка анкет вручную занимала слишком много времени
• Большинство соискателей просто «забивали» на анкету или же теряли ссылку на нее. В среднем заполненную анкету мы получали через два дня после отправки
• Назначение собеседования отнимало у РОПа довольно много времени. Причем некоторые соискатели до собеседования не доходили. Соответственно, это также негативно влияло на эффективность работы РОПа

На старте перед нами были две основные цели — разгрузить РОПа от монотонной рутины и улучшить качественные показатели процесса: увеличить заполняемость анкет и доходимость до собеседования. Это должно было ускорить процесс вывода соискателей на обучение.

Затем мы разбили большие цели на более мелкие и понятные задачи:

• Снизить временные затраты РОПа на обработку откликов
• Автоматизировать процесс отправки анкет подходящим кандидатам
• Увеличить показатель заполняемости анкет
• Автоматизировать процесс записи на собеседование
• Уменьшить количество отмененных собеседований
• Увеличить показатель состоявшихся собеседований

Так как мы помогаем внедрять клиентам и сами используем amoCRM, было принято решение автоматизировать процесс найма с помощью конструктора бизнес-процессов для amoCRM — Sensei.

Далее мы разработали и внедрили такие гипотезы:

• Подключили парсер, который переносит анкету соискателя сайта в карточку amoCRM в пару кликов
• Ввели систему сообщений с напоминанием о необходимости выполнения тестового задания, которые отправляются соискателю автоматически на почту и в WhatsАpp
• Прописали для каждой точки коммуникации возможные сценарии развития событий и настроили их с помощью конструктора. РОП перемещает карточку соискателя по воронке amoCRM в один клик, только выбирая результат контакта. Все остальное система делает автоматически
• Настроили запись на собеседование через интеграцию с calendly.com. Соискателю автоматически отправляется ссылка с календарем РОПа, в котором он может забукировать удобный для себя временной слот. После записи сделка автоматически движется в amoCRM по воронке подбора
• Внедрили систему автоматических напоминаний о запланированном собеседовании

Чтобы процесс был нагляднее, мы пересчитали затраты времени на те самые 114 соискателей, по которым проведен анализ всех процессов на старте. Вот что получилось у нас в итоге.

За счет внедрения системы автоматических напоминаний улучшились и качественные показатели отбора:

• Среднее время заполнения анкеты сократилось с 48 до 6 часов. Количество заполненных анкет увеличилось на 20%, а у РОПа появился больший выбор кандидатов для приглашения на собеседование
• Значительно снизилось количество несостоявшихся собеседований. РОП стал тратить меньше времени на ожидание соискателей, выбор кандидатов для приглашения на обучение увеличился
• В целом процесс вывода на стажировку нового менеджера сократился на три дня

Время, потраченное на автоматизацию процесса найма менеджеров по продажам, точно окупило себя. Мы тестировали систему на протяжении двух месяцев и можем однозначно сказать, что оно того стоит.

В процессе тестирования также появились и неочевидные преимущества, о которых мы ранее даже не задумывались:

• Все общение с соискателем остается в его карточке в amoCRM. В любой момент можно найти всю необходимую информацию
• Все кандидаты остаются в базе, формируя подобие кадрового резерва. Это поможет быстрее закрывать вакансии в будущем: достаточно всего лишь снова сделать предложение понравившемуся кандидату
• Появилась возможность сформировать свой черный список соискателей, которые вели себя неадекватно, и в случае повторного отклика на вакансию больше не тратить на них время

В процессе разработки мы добавили небольшую анкету. РОП заполняет ее сразу после проведения собеседования и оценивает соискателя по основным критериям подбора. В случае положительной оценки данные о кандидате автоматически отправляются руководителю компании на одобрение.

Оказалось очень удобным то, что вся информация о соискателе оцифрована в amoCRM. Руководитель может посмотреть анкету, оценку навыков соискателя от РОПа после собеседования, когда посчитает нужным — не надо выискивать в расписаниях подходящее время. Это тоже положительно отразилось на процессе вывода на обучение новых сотрудников и ускорило его.

Такой подход к автоматизации процесса показал отличные результаты не только у нас. Мы уже внедрили похожие воронки найма некоторым клиентам, и они тоже оценили их. Как показал опыт, подобные автоворонки в amoCRM можно использовать не только для закрытия вакансий в отделе продаж.

Они будут эффективны для любой должности, если вам нужно обрабатывать огромное количество откликов, вести одновременно переписки с десятками соискателей и назначать им собеседования. Мы уже адаптировали процесс автоматизации найма в amoCRM под потребности некоторых наших клиентов в разных сферах, и результат был отличный. Например, в случае с нашим клиентом "Френдсхолл Харизма" удалось в 3 раза ускорить процесс закрытия вакансий.