Как создать пул фрилансеров и выстроить систему мотивации. Кейс компании «Аравия»

Биржа фриланса FL.ru продолжает серию публикаций, в которой представители малого, среднего и крупного бизнеса рассказывают о кейсах работы с фрилансерами. В этой статье бизнес-советами поделилась Ирина Лубанец, HR-директор компании «Аравия» — российского производителя профессиональной косметики.

Наша компания — «Аравия» — российский производитель профессиональной косметики, лидер в своем сегменте. Изначально мы продавали наш продукт только экспертам бьюти-индустрии: косметологам, мастерам индустрии красоты. Сейчас мы также развиваем и розничное направление, выпустив для конечных потребителей отдельные серии косметики, и активно задействуем современные каналы продаж – российские и международные маркетплейсы. С открытием новых бизнес-направлений и активным ростом появилась необходимость усиливать команду новыми кадрами. Сейчас у нас порядка 470 штатных сотрудников и 18 внештатных единиц — фрилансеров. В основном мы отдаем им копирайтинг, дизайн, маркетинговые коммуникации и разработку.

• Во-первых, экономия. Это легко отметить на примере нашего пула копирайтеров. С нами сотрудничают более 10 фриланc-райтеров. Если бы они стали частью нашего штата, то нам нужно было бы выделить бюджет не только на налоги, но еще и на аренду площадей для рабочих мест, и на IT-коммуникации. Сегодня у нас в штате один главный редактор, который вычитывает тексты и взаимодействует с фрилансерами.
• Во-вторых, срочность решения задач. Сейчас мы активно совершенствуем наш сайт, разделы, контент. Качественный подбор толковых сотрудников занимает время, которого нет: у нас динамичный бизнес. Поиск релевантного IT-специалиста в штат и вовсе может занимать месяцы. Поэтому мы закрываем конкретные задачи с помощью фрилансеров.
  
• В-третьих, возможность найти редких профильных специалистов. Около 6–7 лет назад мы нашли талантливого PR-специалиста на фрилансе, знающего рынок СМИ и бьюти-блогеров, имеющего соответствующие кейсы в портфолио. Все эти годы мы работаем по договору и оплачиваем работу по факту выхода публикаций. Специалиста с такими компетенциями на тот момент было найти очень сложно, но, наняв его на фрилансе, мы обеспечили себе публикации в самых популярных медиа.

Мы много работаем в сфере маркетинговых коммуникаций — часть функций этого направления решили первым отдать на фриланс и включили таких специалистов в свою бизнес-модель. Мы с нуля создали постоянный пул копирайтеров и работаем с ними уже 4–5 лет.

Что нужно учесть при создании пула? Важно понимать, что у каждого копирайтера свои сильные стороны: кто-то пишет быстро, кто-то больше погружен в бизнес-проблемы рынка, а кто-то хорошо разбирается в составах косметики и может написать живой обзор. Все эти навыки мы также заносим в таблицу, чтобы быстро сориентироваться при дедлайнах и иметь возможность распределить задачи на больших проектах с параллельной проработкой.

Позже мы расширили свой пул фрилансеров и стали привлекать их для задач разработки, дизайна, e-commerce-задач и подбора сотрудников (HR-функции).

Cейчас для нас самые действенные инструменты поиска фрилансеров — Facebook и Telegram-каналы. Мы сформировали список таких площадок, большинство публикаций на которых можно сделать бесплатно. Часть вакансий публикуем в карьерных группах и каналах, например в “Работа с диджитал и медиа” и “Норм работа”, а для поиска узконаправленных специалистов используем тематические, например “PR in Beauty” или “Job in IT&Digital”.

Чуть реже для поиска новых райтеров используем биржи Etext, Миралинкс. А для таких задач, как дизайн и разработка, мы пользуемся, например, FL.ru. Вот, например, логотип одного из наших ключевых брендов, который сделал фрилансер с этой биржи.

Мы ведем свой канал в Яндекс.Дзен. Это небольшие статьи с советами и гайдами на тему ухода. Мы привлекли фрилансера для написания статьи. Стоимость составила всего 367 рублей. В результате мы получили более 1000 прочтений, 100 переходов на страницу с товаром. Таким образом, 1 просмотр обошелся в 36 копеек, а переход — в 3 рубля. Это отличный показатель, который мы взяли за идеал в дальнейшей работе.

В целом, что касается конверсии от фрилансеров, ее проще всего измерить именно по Яндекс.Дзену. Подобрал правильный заголовок и визуал, раскрыл тему – получил CTR и дочитывания. Практически сразу, без гаданий на кофейной гуще. Пик трафика на статьи Дзена приходятся на первые 3 дня публикации. Соответственно, если показатель хороший, логично, что этот автор будет получать от нас больше заказов и больше денег.

Опять же, по Яндекс.Дзену можно определить и пользу фрилансеров для бизнеса, сколько клиентов они привели. Например, в феврале с помощью фрилансеров на нашем канале было создано 19 публикаций. С них мы получили 56 подписчиков, 24082 дочитываний – это то количество потенциальных, «прогретых» покупателей, которых заинтересовала тема, наш канал и продукт в целом.

Однако не всегда опыт работы с фрилансерами так гладок, как в истории выше. В самом начале мы совершали ошибки. Однажды нам понадобилось провести предметную съемку новой продуктовой линейки. Мы нашли фотографа-фрилансера по знакомству, общались в социальных сетях. Специалист выехал в офис на тестовое задание, отснял кадры, и нам понравилось их качество. Он предложил работать не по договору, мы просто обсудили при личной беседе стоимость, после пару раз списались в мессенджере. Остальные кадры продуктов он должен был сделать дома, мы отправили их курьером. После этого на связь фотограф не вышел и продуктов, соответственно, не вернул.

Доверчивость стоила нам порядка 15 000 рублей предоплаты фотографу и около 5000 рублей за стоимость продукции, но главное — нам пришлось экстренно искать нового фотографа и откладывать сроки запуска рекламной кампании. Так мы убедились в значимости договорных обязательств с четким обозначением сроков, ТЗ, условий отгрузки и возврата продукции.

Многие компании по-прежнему отказываются от привлечения фрилансеров, так как считают, что не смогут проверить их качество. Для себя мы нашли решение. Мы разработали внутренний регламент. Его цель — четко прописать все этапы сотрудничества.

Регламент включает в себя:

• Договор. Мы работаем в юридическом поле — заключаем с фрилансерами классические договоры подряда (ГПХ). Договор включает в себя сроки и условия оплаты. В большинстве случаев мы оплачиваем работу по факту ее выполнения.
• Установленную форму ТЗ. Существует одна общая форма, которую используем как образец и адаптируем для каждого отдела, учитывая специфику задач: для маркетинговых коммуникаций оно свое, для HR — свое, для программистов — свое.
• Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (NDA). Поскольку мы разрабатываем бьюти-продукты, нам важно, чтобы фрилансер не мог предать огласке составы средств, дизайн упаковок или в целом позиционирование новой линейки до ее появления на рынке.
  

Поиском фрилансеров на биржах и внутри своего пула у нас занимаются руководители тех подразделений, которые хотят усилить направления. Публикацией объявлений и вакансий в соцсетях занимается HR-подразделение.

Выбор добросовестных фрилансеров мы осуществляем по чек-листу:

• После отклика проводим видеовстречу в Zoom, Skype или Google Meet, чтобы понять уровень компетентности специалиста и обозначить пул задач и условия сотрудничества. Важно, чтобы совпали два фактора: наши желания должны соответствовать возможностям фрилансера, а подход фрилансера к работе должен быть нам близок и понятен.
• Далее запрашиваем портфолио и рекомендации от предыдущих заказчиков — их проверке мы уделяем особое внимание.
• Если поиск происходит через биржу, мы оцениваем рейтинг, дату регистрации, скорость ответа.
• Тестовое задание — обязательный этап при отборе.
• Финальный этап — заключение договора, в котором мы детально прописываем задачи, сроки, этапы работ, условия о неразглашении информации и передачу авторских прав

Важно понимать, что для компании работа с фрилансерами — отдельный процесс, требующий усилий и вовлеченности для эффективного результата.

Необходимо найти грань, чтобы, с одной стороны, фрилансер работал в комфортном для себя режиме, а с другой – соблюдал четкое ТЗ, регламенты и дедлайны. Опять же, можно бесконечно проверять уровень квалификации и требовать ежедневную поминутную отчетность, но мы стараемся не усложнять процесс: ведь мы понимаем, что фрилансеры тоже выбирают нас.

Также мы уделяем внимание удержанию фрилансеров. Всех, кто сотрудничает с нами более года, мы зовем на корпоративные мероприятия и дарим подарочные сертификаты на продукцию ко дню рождения, а также отправляем курьером/почтой лимитированные партнерские подарки на Новый год. Многие становятся «амбассадорами» нашего бренда, рекомендуют его друзьям в соцсетях и лично. Попадая в наш пул, фрилансеры понимают, что их ждут не только интересные задачи, но и мотивация и уважение.