Наковали кадров: как первая линия техподдержки стала одним из главных каналов найма

Мы создавали первую линию техподдержки, чтобы разгрузить дежурных инженеров. А получили кое-что гораздо большее! И теперь рассказываем, как многократно окупаются вложения в развитие сотрудников.

ITSumma начиналась с того, что мы помогали сайтам выдерживать нагрузки и не падать при любых обстоятельствах. Сейчас, спустя 13 лет после основания компании, техподдержка — уже далеко не единственное направление нашей работы, но все ещё существенное. У нас большой отдел эксплуатации, который следит за инфраструктурой клиентов и реагирует на инциденты 24/7 с SLA в 15 минут.

Когда клиентов было не очень много, дежурные админы сами реагировали не только на сообщения системы мониторинга, но и на все обращения клиентов, включая телефонные звонки. В маленькой команде это кажется оптимальным вариантом — зачем заводить сломанный телефон, если исполнитель сам может принять задачу и лучше, чем кто бы то ни было, уточнить детали.

Постепенно компания росла, клиентов становилось больше... и в 2018 году система стала давать сбои. Админы техподдержки оказались не настолько мультизадачными, чтобы успевать тушить все пожары, решать текущие проблемы и при этом следить за миллионом чатов с клиентами.

Мы поняли, что пора разделить контроль за отслеживанием входящих запросов и задач и, собственно, их исполнение. Обычно, контроль ложится на плечи руководителя, но такая рутина, как принять задачу у клиента и передать её дальше, — не лучшее использование времени и сил менеджера. Эффективнее потратить их на более важные и подходящие по скиллам дела, а рутину делегировать отдельным специальным людям.

Так появилась первая линия поддержки.

Сначала первая линия не работала 24/7, да и в принципе, не сразу взяла на себя работу с вообще всеми клиентами. Тем не менее, когда мы вышли на две стабильные смены с 7 утра по Москве (с 12 по Иркутску — наш стандартный режим для большинства сотрудников) и с 11 по Москве в будние дни, это уже сильно сняло нагрузку с админов и помогло упорядочить работу. Мы поняли, что первая линия действительно полезна, а от админов круглосуточной техподдержки поступил запрос на работу первой линии не только в дневное время.

Проблема приема обращений решилась, но с учётом перехода на круглосуточный режим надо было утрясти расписание работы сотрудников. Если смены просто зафиксировать, условно «два через два», то в разные месяцы получится разное количество смен — и люди будут то перерабатывать, то не дорабатывать (по ТК должно быть определенное количество часов за период).

Казалось бы, задача сменного расписания довольно типовая и уже точно должно быть выработано нормальное решение. Но нет, пришлось попробовать разные варианты на собственном опыте, чтобы в итоге не страдало здоровье наших коллег и никто не выгорал.

Попробовали разные варианты: 8- и 12-часовые смены, только дневные и только ночные, вперемешку и т.д. Вот что получилось:

• Думали было над 12-часовыми сменами вперемежку день/ночь — но даже не стали пробовать, понятно, что это жестокий удар по биоритму и здоровью.
• Пробовали чередовать 8-часовые вечерние и ночные смены, чтобы разброс был не такой большой, — ритм нарушается все равно. В итоге люди не могут отоспаться и отдохнуть и просто неожиданно заболевают.
  
• Отдельно ночные и дневные дежурные — вариант, которые устроил больше всего.
  

Сейчас у специалиста первой линии есть не только возможность выбрать подходящий ему график, но и расставить приоритеты для возможной ротации, как по времени, так и по отделам.

Как видите, первая линия поддержки появилась как абсолютно утилитарное решение конкретной задачи — переложить часть нагрузки с плеч высококвалифицированных специалистов на менее опытных коллег.

Однако быстро выяснилось, что чем опытнее специалист первой линии, тем больше времени экономится на следующих этапах и быстрее решаются проблемы клиентов.

Поработав на передовой, ребята набираются опыта, растут как специалисты и переходят в другие отделы на более высокие должности.

Но это нам теперь понятно, что развитие выгодно и сотрудникам, и нам, как компании. А началось все очень прозаично и прагматично.

На какой-то из переходных стадий формирования режима работы для комфортной работы нам не хватало по сути дела полставки. Мы взяли в штат нового сотрудника на полную ставку, а суммарное «лишнее» время решили использовать с пользой.

Договорились с соседними отделами мониторинга и документации, что будем отправлять к ним людей на таско-дни — в эти один-три дня сотрудники первой линии будут полностью заниматься задачами по документации или мониторингу, как будто они работают в этих отделах.

В этом есть смысл даже в том случае, если сотрудник из первой лини приходит по сути в роли стажера и за пару дней не успевает глубоко вникнуть в новую область знаний.

Дело в том, что сотрудники нашей первой линии создают задачи для мониторинга, но им не всегда понятно, почему регламент описания задачи именно такой, почему должны быть прописаны определенные параметры сервера, какой процесс проходит задача дальше и т.д. А когда человек попадает на ту сторону и получает на исполнение составленную его же коллегой задачу, в которой не хватает информации, он сразу начинает понимать, почему и какие нюансы надо уточнять. Это помогает впоследствии гораздо лучше выполнять регулярную работу в первой линии — становится больше осознанности.

Эксперимент с таско-днями был удачным. Он наглядно показал пользу от выбранной тактики — помогать развиваться нашим сотрудникам. Поэтому теперь мы всегда закладываем резерв под подобную практику. Но сейчас это полноценные две недели или даже месяц для одного сотрудника первой линии, которые он работает в другом отделе. Мы называем это командировками.

Наши командировки похожи на стажировку, только лучше. За время месячной командировки человек успевает не только повысить свою квалификацию, но и принести пользу отделу, к которому он прикомандирован. В отличие от стажировки, на которую приходят совсем с нуля, сотрудник первой линии уже знаком с процессами в компании и быстрее входит в курс дела. У него есть мотивация на рост. И возможность понять, что ему ближе и как он хочет дальше развиваться.

К тому же, есть пространство для манёвра. По результатам командировки, если навыков еще недостаточно, можно спокойно вернуться в первую линию и там подрасти в выбранном направлении. В случае же испытательного срока или стажировки приходится расставаться, если отведенного времени не хватило.

Направления для командирования сотрудников первой линии поддержки такие: документация, мониторинг, эксплуатация, дежурства второй линии, аккаунтинг и даже разработка.

В некоторых случаях это самый короткий и эффективный путь для расширения отделов. Например, командировки сильно помогают расти отделу документации. Часто люди не понимают, чем занимаются техписы и что там действительно необходимы технические навыки — у нас в отделе документации пользуются консолью, сами уточняют детали в логах и собирают схемы с систем мониторинга.

Это нас привело к тому, что понадобилось настроить систему онбродинга и обучения. Компания быстро развивается, есть много возможностей для роста, и в итоге достаточно часто на первую линию нужны новички (не путать с текучкой, её у нас как раз нет).

В технической поддержке много составляющих, которые взаимодействуют со всеми системами: мониторингом, таск-трекером, вики и т.д. Специалисту на первой линии нужно хорошо ориентироваться в потоке и уметь быстро находить нужную информацию. Систематизация знаний и работа над документацией — необходимый этап.

Документирование нашей работы прошло довольно стандартный путь от разрозненных заметок до документации в Confluence, по которой сотрудник может сам более-менее разобраться, что да как. И мы продолжаем постоянно её улучшать: собираем отзывы новичков, исправляем и расширяем то, где обнаруживаются недостаточно понятные места. Вообще фидбэк новичков очень полезен, а когда они еще и дописывают недостающую информацию, это вообще супер.

Однако, когда найм стал еще более активным, просто документации для онбординга стало не хватать. Документация, в любом случае, древовидная, и когда ты только погружаешься, разбираться в ней не очень удобно.

Еще несколько месяцев назад, чтобы ввести в курс нового коллегу, кому-то из менеджеров или более опытных сотрудников приходилось рассказывать всё самое важное. Это два-три полных дня и еще пару недель регулярных индивидуальных консультаций — долго и трудозатратно.

Для автоматизации процесса онбординга подняли Moodle и сделали свои курсы. Они состоят из некоторой справочной информации, видеоуроков и тестов. У роликов есть временные метки с описаниями, поэтому к такому материалу удобно возвращаться, если позже понадобится что-то уточнить.

Помимо видео, в Moodle удобно делать тестирование. Причем, тестирование нам нужно, не чтобы оценить сотрудника, а чтобы еще раз акцентировать внимание на самых критически важных моментах — как «вопросы для самопроверки». Такие тесты круто вскрывают нюансы и снижают число будущих косяков.

Потратив один раз время и вложившись в автоматизацию стартового обучения, мы:

• Сэкономили время опытных специалистов на онбординг новичков.
• Уберегли главного наставника новичков от выгорания.
  
• Сделали онбординг качественнее (и это, пожалуй, главное). Когда один и тот же человек пятый-десятый раз рассказывает одно и то же, он легко может что-то пропустить, потому что путается, что кому уже рассказывал. С автоматическими курсами такое не произойдет.
  

И проверять, что человек точно всё понял и готов к боевой работе, с курсами гораздо проще и объективнее. Вообще, результат так всем понравился, что мы уже сделали обучение для отделов документации и мониторинга — именно туда чаще всего вырастают из первой линии поддержки.

Когда мы начинали первую, мы не ожидали, что построим службу, которая приносит компании гораздо больше пользы, чем «зафиксировать обращение, передать на решение».

Для сотрудников это хорошая возможность для старта карьеры: начальные требования очень лояльные и есть, куда расти. ITSumma занимается разными направлениями, так что новичок у нас может попробовать себя в разных областях и выбрать, что ему по душе. При этом мы расширяемся, поэтому способные люди точно не останутся без новых вызовов и карьерного роста. За время этого не очень-то длинного эксперимента уже 9 человек перешли в другие отделы на повышение.

Для компании выращивать сотрудников и переводить их в другие отделы удобно по многим причинам. Мы уже знаем, что хорошо подходим друг другу по «культурному коду», знаем сильные и слабые стороны, мы вместе выбираем траекторию развития и уверены в мотивации.

И да, у нас больше нет проблем с пропущенными обращениями или невыполненными вовремя задачами от клиентов. Админы и дежурные не отвлекаются на звонки, а расходуют свои скиллы для решения сложных инфраструктурных задач.

В условиях дефицита опытных специалистов на рынке IT-компании в любом случае вынуждены выращивать кадры. Если этот процесс у вас еще не отлажен, но в вашей компании больше 20 человек, найдите участок, в котором можно приносить пользу с малыми знаниями, и сделайте из этого собственную кузницу.

Первая линия поддержки — это просто пример. У любой IT-компании есть что-то, что могут делать новички: ручное тестирование, простая верстка, документация, скриптованное бэкапирование или обновление. Всегда можно найти подходящую «песочницу».

Чтобы выращивание специалистов приносило пользу, а не боль, придется вложиться в документацию и онбординг. Но документация и налаженный процесс информирования об обновлениях нужен в любом случае — и для новых коллег с опытом, и для старых после отпуска. А порядок в онбординге и создание материалы для новых сотрудников поможет вашей компании расти и развиваться, так что это — инвестиции в своё будущее.

Вакансии в отделе первой линии поддержки есть практически постоянно — потому что ребята учатся и переходят на следующие ступеньки и потому что у компании меньше блокеров для роста, надёжный процесс работы с клиентами и новые проекты приходят к нам на поддержку.