{"id":6504,"title":"\u0417\u043d\u0430\u043d\u0438\u044f \u0438\u043b\u0438 \u043d\u0430\u0432\u044b\u043a\u0438 \u043a\u043e\u043c\u043c\u0443\u043d\u0438\u043a\u0430\u0446\u0438\u0438 \u2014 \u0447\u0442\u043e \u0432\u0430\u0436\u043d\u0435\u0435 \u0434\u043b\u044f \u0441\u0442\u0443\u0434\u0435\u043d\u0442\u0430","url":"\/redirect?component=advertising&id=6504&url=https:\/\/vc.ru\/fsteamchallenge\/288106-studentam-predlozhili-ocenit-svoi-kompetencii-i-gibkie-navyki&placeBit=1&hash=118553100066d9bc16989880064450525097b2f22a603a7346eca248be17a7ff","isPaidAndBannersEnabled":false}
Карьера
Victor Shevtsov

Как добиться высоких результатов с маленькой командой — без регистрации и смс

Бабах💣 — и удалёнка

Кто-то скажет – статья устарела минимум на год, об этом нужно было писать в апреле 2020 года, а сейчас все уже научились работать удалённо, либо просто вернулись в офис.

Соглашусь, но лишь частично. Этот материал действительно мог быть написан пораньше, но мне нужно было оценить свой опыт за этот год, понять, что именно сработало, а что нет, какие инструменты (сервисы) я готов с уверенностью рекомендовать. Кроме того, многие из нас до сих пор работают из дома или гибридно, ну а офисные сотрудники и руководители по-прежнему находятся в поиске методик и инструментария для эффективной командной работы.

Для кого эта статья?

  • Для руководителей среднего звена (отдела, группы), которые столкнулись с трудностями при управлении командой вне офиса

  • Для сотрудников, которым нужны инструменты самоконтроля и самомотивации при работе из дома

  • Для моих коллег из Docsvision 😊

Завтра уходим на «удалёнку». Все. Без исключений. Не обсуждается.

Так начиналось письмо от руководства в конце марта. Это был эффект разорвавшей бомбы. Что делать, куда бежать? Как наладить работу отдела, который расходится по домам?

Так, стоп. А что меняется лично для меня, руководителя отдела маркетинга компании Docsvision? Не буду своих бойцов видеть лично? Не смогу попить с ними кофе на кухне или подойти к столу и спросить, как там рекламная кампания в Яндексе, которую сегодня запускаем? Ведь не зря последние 2 года я выстраивал систему управления отделом, его задачами, целями, мотивацией, налаживал инструменты и сервисы, приучал планировать свою деятельность письменно, а также озвучивать основные успехи (и не скрывать проблемы) на еженедельных планерках?

Ниже я расскажу про 5 приёмов (лайфхаков), которые помогли почти мгновенно наладить работу команды из 6 человек на «удалёнке» без потери результативности, без стресса и лишних усилий.

Лайфхак №1. Ежедневные отчеты «а-ля скрам»

Возможно, самый сложный с психологической точки зрения момент. Никто не любит микроменеджмент, никто не любит делиться планами или результатами, тем более на ежедневной основе.

Я был очень рад, когда команда не стала противиться этому нововведению, и все стали регулярно выкладывать в наш канал в Teams мини-отчеты в формате «Что сделал вчера», «Что буду делать сегодня», «Вопросы, проблемы, комментарии». Мы договорилась, что будем это делать с 10 до 11 часов по рабочим дня (разумеется, в выходные, отпуск и т.п. отчёты не пишем), и это почти всегда выполняется. Более того, многие это делают даже до 10 утра! Мне кажется, тут работает некий соревновательный момент – быть первым и не быть последним 😊

Планируем не более 60% времени (по классике тайм-менеджмента), тратим на написание отчета не более 10-15 минут. Отчеты получаются обычно не очень большими и не очень маленькими. Для меня как для руководителя вполне достаточно, чтобы понимать занятость сотрудника и его приоритеты, а для остальных коллег это возможность всегда быть в контексте и в общем инфополе.

Как выглядит

Инструмент

Microsoft Teams

От чего отказались?

Я решил не делать так называемых «стендапов» (по классике скрама), т.е. отчеты-планы не озвучиваются, мы не тратим время на летучки. Важным условием было вовремя выкладывать отчеты в Teams.

Результат

Практически исключен вариант, что я не понимаю загрузку сотрудника. Общее инфополе для всего отдела маркетинга. «Чувство времени» - ощущаешь почти физически, на что уходят рабочие часы. Возможность быстро скорректировать тактику или задать вопрос по проекту.

Лайфхак №2. Личный пример

Мне никогда не нравился директивный стиль управления, я считаю его неэффективным и не мотивирующим. Да, в некоторых ситуациях он применим – при авралах, в армии или когда являешься наставником для неопытного сотрудника и просто говоришь ему, что делать. В остальных случаях нужно выбирать стиль лидерства и на личном примере доказывать эффективность выбранного пути.

Собственно, в истории с переходом на удалёнку я сразу решил, что буду делать всё то, что требую от своей команды – отчёты, планы и т.д. Думаю, поэтому и сработала история с ежедневными отчетами (см. Лайфхак №1) – я каждый день пишу эти планы-отчеты, выкладываю их в Teams (ок, может быть не первым, но почти никогда последним) и обязательно комментирую отчеты коллег. Это показывает мою вовлеченность – она не показная! – и это помогает всем сотрудникам маркетинга находиться на общей волне и «смотреть в одну сторону». Я поддерживаю команду – а она поддерживает меня.

Ниже при перечислении инструментов и методик я уже не буду отдельно останавливаться на том, что везде участвую лично, наравне со всеми. Мне тоже можно задать вопрос и уточнить что-то. Это дорога с двусторонним движением.

Как выглядит

Мой отчёт в Teams выглядит примерно также (см выше), но, конечно, в моей работе очень много пересечений с другими департаментами, руководителями, конф-коллов и встреч. Наполнение дня достаточно сильно отличается от коллег в маркетинге. И это нормально.

Инструменты

Всё те же: Microsoft Teams (см. выше), Google Docs, Trello, Microsoft PowerPoint и др. (см. ниже)

От чего отказались?

Мы пока не «бирюзовая» организация, до полной открытости и прозрачности ещё далеко, поэтому далеко не все вещи я могу писать в отчетах и планах, доступных моей команде. Относятся с пониманием. «Меньше знаешь – крепче спишь».

Результат

Личный пример руководителя сильно мотивирует команду на выполнение рутинных действий по планированию деятельности и подготовке отчётов. Как говорится, «не боги горшки обжигают», раз начальник всё это делает, значит, и мы будем. К тому же все эти приёмы, описанные в статье, помогают лично мне с тайм-менеджментом и приоритезацией своих дел, плюс параллельно помогает контролировать работу подчинённых.

Лайфках №3. Еженедельная планёрка

Инструмент не новый, никакой Америки я вам тут не открою. Еженедельные встречи используются почти во всех компаниях, в департаментах, отделах и группах, и, строго говоря, не относятся к инструментам удалённого управления.

Другое дело, что сам процесс такой планёрки может быть организован очень по-разному. В еженедельной планёрке маркетинга я применил опыт работы в других компаниях, с небольшими корректировками.

Как это все работает?

Во-первых, есть общий документ в Google Docs, который мы обновляем еженедельно по пятницам (и в течение недели, кому как удобно). У каждого есть лист, куда он заносит результаты по прошедшей неделе, а также планы на будущую.

Во-вторых, в пятницу всегда в одинаковое время мы «встречаемся» на конф-колле всё в том же Microsoft Teams, где по очереди рассказываем про достижения прошлой недели и про планы на будущую.

Формат похож на ежедневные отчёты – что сделано, что планируется, вопросы, сложности. По традиции планировать стараемся не более 60% времени, только приоритетные, важные вещи, которые точно хотим успеть сделать за наделю. Таким образом, сохраняется «преемственность скрама», подход тот же, но еще и «озвучиваем» всё голосом и есть возможность быстро получить обратную связь.

Руководитель отдела маркетинга ведёт планерку («предоставляет слово»), но возможность задать вопросы и обсудить ту или иную ситуацию есть у каждого.

Как выглядит

Инструменты

Microsoft Teams, Google Docs

От чего отказались?

Пока не получается укладываться ровно в час, часто выбиваемся из графика. При этом я не готов ограничивать, например, каждого 8-10 минутами и прерывать на полуслове, потому что бывают разные темы и разные ситуации, некоторые требуют более подробного обсуждения и погружения.

Результат

Обзор всех задач, которые находятся в работе у маркетинга в кратко- и среднесрочной перспективе, возможность быстро скорректировать приоритеты, обсудить общие задачи и проекты. Уверенность, что «ничего не забыли».

Лайфхак №4. Квартальный митинг

В нашей компании принята квартальная система планирования и бюджетирования, поэтому маркетинг решил синхронизироваться и также подводит итоги не на месячной, а на квартальной основе.

Всё логично – день, неделя, квартал. Есть ещё годовые итоги, но в этой статье их рассматривать не будем.

И снова возвращаемся к тем же скрам-подходам, но с учётом периода. Квартальную встречу мы проводим обычно во второй половине месяца, следующего за отчётным кварталом. К этому моменту обычно: закрыт квартал по финансовым и нефинансовым целям (на уровне компании и отдельных сотрудников), сформулированы цели и задачи на следующий квартал, понятен общий объем работ маркетинга, приоритетные направления, примерный график мероприятий.

Квартальная встреча похожа на недельную, с небольшими отличиями. Мы делаем общую презентацию о результатах работы каждого сотрудника, всегда стараемся добавить слайд про то, что не удалось (и почему), планы на квартал.

У членов команды разные обязанности, разные зоны ответственности, поэтому содержание отчётов сильно отличается. Структура в целом единая, там всегда есть следующие разделы:

  • Что было запланировано на квартал и что удалось, какие были результаты
  • Что не удалось и почему
  • Какие планы на новый квартал
  • Приветствуется аналитика по результатам и эффективности

Руководитель обычно готовит общие данные по лидогенерации за квартал, информацию по глобальным проектам, которые он курирует, а также проверяет все слайды от коллег и сводит их в одну большую презентацию.

Сама встреча проходит, как всегда, в Teams, каждый рассказывает свою часть, остальные могут задавать вопросы и комментировать. Так как обсуждается целый квартал, то и на встречу закладываем побольше времени, 1,5-2 часа.

Как выглядит

Инструменты

Microsoft Teams, Microsoft PowerPoint

От чего отказались?

Как и в недельной планёрке, на этой встрече никто никого «не допрашивает» и не задаёт «неудобные» вопросы (почему не сделали то или это и т.п.), потому что цель этого собрания – получения общего обзора ситуации, анализ успехов и неудач, корректировки планов, обеспечение общего информационного поля. Таким образом, все стараются открыто рассказать о том, что получилось, чем гордятся, а до «чего не дошли руки».

Результат

Обзор всех задач, которые находятся в работе у маркетинга в средне- и долгосрочной перспективе, возможность взглянуть «с высоты птичьего полёта» на нашу работу, поделиться достижениями и планами на квартал.

Лайфхак №5. Операционный план маркетинга

Сразу напрашивается вопрос – а стратегический план маркетинга есть? Нет? А если найду? 😊

На самом деле, этот план существует, он обновляется 1 раз в год и является опорной точкой для всего операционного маркетинга. Когда я пришел в компанию, то очень удивился, насколько подробный и полезный документ составляет наш директор по стратегическому маркетингу, но при этом в реальной жизни и деятельности компании он почти не использовался. Тогда мы вместе придумали документ, который получил рабочее название «операционный план маркетинга» и который должен был «связать» стратегический и тактический план. По сути, это набор маркетинговых инициатив в разрезе ближайшего квартала, которые бы отражали те или иные аспекты стратегического плана. Связующим звеном стали так называемые «кампании», которые были описаны в стратегическом плане и которые мы соотносили с теми или иными задуманными активностями. Это могли быть мероприятия (вебинары), работа над сайтом, рекламные кампании в Яндекс.Директе, создание видеороликов или публикация статей. В среднем получается от 30 до 50 «строк» (активностей). И каждой активности должна соответствовать та или иная «кампания» (а может и не одна).

По факту, это план работы отдела маркетинга на квартал, привязанный к квартальным целям компании и стратегическому плану маркетинга. Очень удобно иметь все в одном месте, структурировано, с ответственными, с датами, с целями и кампаниями.

Для меня, как для руководителя отдела, этот документ стал удобным оперативным инструментом организации, планирования и контроля работы нашего маркетинга. Я его просматриваю примерно раз в неделю, обновляю, делюсь с коллегами, обсуждаю и корректирую.

Как выглядит

Инструменты

Google Docs или Microsoft Excel

От чего отказались?

Пока что не вписываем в этот документ бюджеты и планируемые результаты, потому что многие из активностей являются совершенно новыми, и что-то прогнозировать по ним не то, что полезно, а даже вредно, можно на порядок ошибиться, а это никакого не мотивирует.

Так что бюджеты и результаты кампаний ведём в других документах / инструментах, их описание выходит за рамки данной статьи.

Результат

Обзор плана квартальных активностей (без детализации) маркетинга, возможность ретроспективного анализа (например, сравнить плановые и фактические даты), для корректировок в будущем и более точного планирования и организации работы маркетинга.

Заключение

Теперь вы знаете, как с помощью ряда лайфхаков и сервисов можно организовать удалённую работу небольшой команды, которая привыкла к офисной рутине. Я почти ничего не рассказал про сами инструменты – это Teams, Trello, Outlook, а также всё тот же Google Docs, Onedrive, MindMaps и прочие Miro. Не рассказал про конкретные результаты применения этого набора инструментов – но это, во-первых, коммерческая тайна, а во-вторых, опять-таки тема для отдельной публикации. Почти не рассказал про сложности, с которыми сталкивался в внедрении этих методик (а как же без них?).

Хочу зафиксировать одну важную мысль – какие бы технологии, техники, методики и инструменты вы не применяли, всё всегда упирается в людей, в вашу команду. Подбирайте, по возможности, команду под себя, не идите на компромиссы, человек должен чувствовать «химию» вашей компании, разделять идеи и идеологию.

У меня сейчас именно такая команда, и я ими горжусь! #docsvisionfamily

{ "author_name": "Victor Shevtsov", "author_type": "self", "tags": ["docsvisionfamily"], "comments": 9, "likes": 5, "favorites": 11, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 256634, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Wed, 09 Jun 2021 14:36:30 +0300", "is_special": false }
0
9 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...

Ох, сейчас бы вести дела в Teams и GDocs, когда на рынке миллиарды ПО, заточенного под проекты и задачи.

0

Например? У меня просто когнитивный диссонанс: хожу на профильные конфы, все представители сервисов рассказывают про замечательные-автоматизированные-удобные-богоподобные решения. На тех же конфах если кейс от бизнеса рассказывает сам заказчик, у него да, есть сервисы какие-то, но всё собирают, и фильтруют, и анализируют в волшебной эксельке.

Едем дальше, зовём представителей сервисов, для рядовых\банальных задач работает норм, а как доходит до автоматизации специальных связок - сначала долго мучаются, потом "давайте в GDocs данные передавать как промежуточный шаг". Волшебная екселька... она повсюду. 

1

Подтверждаю. И все-таки в статье более простые, операционные задачи описаны, для них экселька - идеальное средство. Ну ок, иногда Трелло можно подключить :)

0

«Во-первых, есть общий документ в Google Docs, который мы обновляем еженедельно по пятницам (и в течение недели, кому как удобно). У каждого есть лист, куда он заносит результаты по прошедшей неделе, а также планы на будущую»

Есть пример? Скиньте пожалуйста

0

А зачем искать другое ПО, если и это отлично справляется с нашими задачами?

0

Соглашусь, что ежедневные именно летучки голосом - пустая трата времени. На больших задачах день - слишком маленький спринт, чтобы было о чём качественно рассказать. Используются в компаниях, где надо проконтролить, что все у компа и в сознании уже с первой минуты рабочего времени.

С инструментами оперативного контроля вроде как уже все разобрались, кто не разбирался - тот просто в офис вернулся на фулл тайм. А вот вопросы мотивации команды на удалёнке - это ещё довольно острый вопрос. Да, ты чувствуешь нагрузку каждого благодаря "задачи\сделано\проблемы". Но ты не чувствуешь и не видишь эмоциональное состояние сотрудника. Также есть фактор выпадания из общего информационного контекста компании. Т.е. команда общается только друг с другом, теряется понимание общего вектора всей компании. Мы с таким раньше сталкивались только при адаптации мамочек, которые из декрета возвращаются - они как с нуля, как в другую компанию выходят и приходится заново изучать неформальные связи.

0

Очень хороший комментарий, спасибо. Мы быстро поняли, что будет "информационный провал" при массовом исходе из офиса, поэтому создали еженедельную общую встречу для всей компании (сначала на webinar.ru, потом в Teams, благо это уже стандартный инструмент). Назвали её незатейливо - "Вестник удалёнки" :) (чуть позже переименовали в Вестник Docsvision), и каждый руководитель департамента, включая ген.директора, коротко рассказывает о новостях, достижениях, новых клиентах, новых фичах в продукт (мы продуктовая компания), об изменениях в команде и т.д. Полчаса, но очень полезные. Все в едином инфопространстве, все чувствуют себя "частью команды", как бы пафосно это не звучало. Скоро планируем в офис возвращаться, и все друг друга спрашивают - останется ли Вестник? Короче, всем идея зашла.

1

На самом деле, он очень простой, на скрине все видно.
Сделал пустой шаблон, пользуйтесь: https://docs.google.com/spreadsheets/d/12FiFpyW_6VchnPbZgoDoF0VEqYtUUzkW3XmhBe_Zmtk/edit#gid=2117807054

0

SCRUM изначально создавался для длительных проектов заказной разработки, периодические спринты там были в основном с целью синхронизации требований с заказчиком. Процесс операционного маркетинга - не проект, поэтому и SCRUM тут подходит не полностью. Вы хорошо его адаптировали.
Вопрос - у вас в маркетинге ведь и проекты есть. Какими инструментами вы ими управляете? Интегрируете в операционную деятельность?

0
Читать все 9 комментариев
Вклад «Свободное управление»: управляйте деньгами свободно

Ставки по вкладам в банках опять начинают расти вслед за повышением ключевой ставки Банка России. У банка «Открытие» есть вклад, который позволяет получить более высокую доходность, чем большинство подобных вкладов на российском банковском рынке. Кроме того, он дает возможность свободно управлять деньгами. Не случайно этот вклад так и называется…

AliExpress Russia Overview: 9 главных трендов электронной коммерции

8 сентября «AliExpress Россия» собрал топов электронной коммерции и инвестиционных аналитиков на конференции AERO. Собрали самое важное из пятичасового обсуждения.

Платёжная система «Киберплат» прекратила работу после отзыва лицензии у банка «Платина» Статьи редакции

Все платежи были завязаны на банке и маловероятно, что сервис удастся восстановить, считает эксперт.

Кто-то теряет, а кто-то находит. Правила подбора персонала для рекрутера и руководителя

Колонка Людмилы Волковой, директора по управлению талантами «Ростелекома» с 15-летним опытом в HR.

Ozon запустил Route 256 — карьерный маршрут для IT-специалистов

Ozon открывает набор на 1-й поток бесплатной программы Route 256 для талантливых IT-специалистов, которые хотят добавить к своим навыкам: GO-разработку; C#-разработку; автотесты на Go и Python или прогрессивный фреймворк Vue.js.

«Ожидали 100 тысяч просмотров, а вышло в восемь раз больше»: как и зачем крупные бренды снимают ролики для TikTok

Истории «Ситилинка», «Тинькофф», «Спортмастера» и «КиноПоиска».

SEO для монобрендового интернет-магазина — бесполезная затея? Кейс с пятикратным ростом трафика

Рассказываем, как продвигали интернет-магазин с небольшим ассортиментом товаров, которые покупают только летом.

Speak.Help — мы пришли перевернуть представление о быстрой психологической помощи

На связи Михаил Бабенков, основатель платформы Speak.Help. В июне этого года мы с командой запустили собственный проект — сервис, который позволяет пользоваться услугами профессиональных психологов. Наша главная особенность — оказание подбора психолога в режиме «здесь и сейчас», круглосуточно.

Apple выпустила iOS 15, iPadOS 15 и watchOS 8 Статьи редакции

DTF рассказывает о фичах, на которые стоит обратить внимание в первую очередь.

Украли Xbox One X при отправке груза через «Деловые линии» и заменили его на книги

Спойлер: при отправке груза через ТК "Деловые линии" украли игровую консоль Xbox One X, вместо консоли в коробку положили мои же книги, которые взяли с другого пакета. Со слов сотрудников компании — "По видеозаписям с камер несанкционированных действий к вашему грузу не было обнаружено".

Мой новый "Xbox One X"
null