Скрытая сила: почему секретари и офис-менеджеры — ценный ресурс вашей компании

Начинается высокий сезон деловой активности. Запускаются новые бизнес-проекты, а значит, открываются и новые вакансии. Вместе с тем часть сотрудников покидает компании в поисках лучших условий и перспектив. На рекрутеров падает двойная нагрузка. А что, если нужные люди уже работают в вашей компании? Директор ANCOR Office Line Юлия Анисимова рассказывает, почему секретари, сотрудники рецепции и офис-менеджеры — идеальные внутренние кандидаты.

В начале 2021 года ANCOR в сотрудничестве с компанией Randstad в очередной раз провел исследование привлекательности бренда работодателей Randstad Employer Brand Research. В ходе исследования были опрошены более 190 000 человек из 34 стран мира, составляющих более 80% мировой экономики.

Результаты исследования показали, что сотрудникам бэк-офисов в России и странах СНГ важен карьерный рост: это четвертый по важности критерий выбора работодателя после зарплаты, финансовой стабильности и приятной рабочей атмосферы. Как правило, студенты и выпускники рассматривают младшие административные позиции как старт для дальнейшего развития своего карьерного пути. Например, секретарь работает в компании в среднем 6–9 месяцев и, если не видит перспектив роста, уходит. Исследование REBR показало, что стремление к карьерному росту — главная причина смены работы, ее назвали 54% из тех административных сотрудников, кто планировал сменить работу в первой половине 2021 года.

Не все знают, что позиции секретаря, ассистента или сотрудника рецепции включают базовые компетенции, важные для любой должности. Сотрудники, работающие на этих позициях, имеют огромный потенциал для компании, ведь они уже знают все бизнес-процессы и внутренние стандарты компании, им не придется тратить время на изучение основ. Кроме того, в силу своих рабочих обязанностей они знают весь персонал и умеют работать с принятым в компании документооборотом. Чем не идеальный ассистент маркетолога, способный взять на себя часть рутинной работы, которая отнимает довольно много времени?

Секретари также успешно переходят в департамент по работе с персоналом, поскольку знают структуру компании и понимают функционал каждого работника. Возможен переход в юридический или экономический отделы, если имеется профильное высшее образование. Кроме того, у административного персонала есть понимание задач и целей компании, они знают поставщиков и контрагентов, хотя бы поверхностно, но ориентируются в отрасли. Нового сотрудника всему этому придется обучать. В сущности, секретарь и ассистент — это хорошие стартовые позиции для построения карьеры почти в любой сфере.

Порог входа в профессии младшего административного персонала низкий, именно поэтому должности секретарей и работников рецепции привлекают студентов и вчерашних выпускников. Согласно исследованию REBR, 59% работников бэк-офисов в России и странах СНГ ищут работу на работных сайтах. Около 40% пользуются личными связями и рекомендациями знакомых. Интересно, что по сравнению с 2020 годом больше людей стали обращать внимание на сайты компаний — 20% по сравнению с 7% в прошлом году. Работодатели с удовольствием нанимают молодые кадры, с тем чтобы в дальнейшем растить для себя профессионалов.

По статистике, в среднем поиск персонала на рецепцию занимает около двух недель, закрытие же вакансии на линейную позицию в бэк-офис может потребовать до трех месяцев. Ни для кого не секрет, что подбор и прием на работу стоят компании денег. Поэтому лучше удерживать опытных административных сотрудников, предлагая им развитие в новых областях и тратить время и ресурсы на поиск и подбор сотрудников начального звена, который обходится дешевле, чем привлечение профессионалов с опытом работы.

Работу по поиску новых секретарей можно делегировать агентству. А освободившийся от рутинной работы HR-отдел получит возможность уделить время развитию и обучению сотрудников, ведь согласно тому же исследованию REBR, вторая причина поиска новой работы у административного персонала — потребность в обучении. Этот критерий назвали важным 48% опрошенных административных работников, желающих сменить работу в ближайшие полгода.

Когда секретарь получает возможность учиться внутри компании, срок его работы в компании увеличивается в 2–3 раза – до 18 месяцев.

Как уже было сказано, карьерный рост важен для сотрудников бэк-офиса. Результаты исследования показали, что российские работники в целом достаточно амбициозны: возможность карьерного роста в России стала третьим по значимости фактором при выборе работы. Для сравнения: в странах Северной Америки этот критерий не вошел в первую пятерку, а в Европе он на пятом месте. Возможно, кто-то из сотрудников вашей компании заждался повышения и просматривает вакансии.

Принятая у работодателя практика обучения, выращивания профессионалов и помощь в продвижении по карьерной лестнице помогает укрепить HR-бренд в глазах команды и снизить текучку кадров. Люди будут знать, что работодатель готов помогать им расти и развиваться.

Уделяйте внимание обучению административного персонала: среди них может оказаться перспективный сотрудник для другого отдела компании. Если ваш офис-менеджер изучает маркетинг в университете, то почему бы не пригласить и его на интенсив по копирайтингу, который вы организуете для отдела рекламы? В небольшой компании такой сотрудник сможет, например, совмещать административную должность с ведением социальных сетей.

Чтобы увидеть потенциал сотрудников, HR должен уделять время общению с ними и знать их интересы. В этом поможет делегирование процессов найма: оставляйте время на действительно важные задачи.

Вовлекайте сотрудников бэк-офиса в работу других отделов, например при организации выездных мероприятий или участии в отраслевых выставках. Так сотрудники лучше познакомятся друг с другом, а вы сможете увидеть и оценить способности человека, который пока «всего лишь» отвечает на звонки и заказывает кофе.

Если компания растет и ей нужны новые сотрудники, которые помогут текущим справиться с перегрузкой, предложите специалистам и руководителям отделов самим найти себе идеального помощника. Возможно, ваш маркетолог давно мечтает об ассистенте, который поможет ему работать с документами, а тонкостям профессии он готов обучить его сам.