Топ-5 правил деловой коммуникации в отпуск и праздники

Длинные праздничные дни как особое время деловых коммуникаций

В наше время совершенно стёрлись границы между тем, когда уместно писать как сотрудникам, так и руководителю, задавать уточняющие вопросы по рабочим делам, согласовывать материалы и так далее.

С одной стороны, в какое-то время стало казаться, что, если ты не на связи 24/7, то ты неэффективен. Личное время стало новой роскошью, и возможность не отвечать мгновенно, не брать телефон в бассейн, баню или на детский утренник тоже стала казаться чем-то невозможным. В отпуск уйти тоже проблематично: твои партнёры и коллеги не обязаны знать, что ты отдыхаешь, и не видят проблемы в том, чтобы тебя побеспокоить. И даже аватарка «В отпуске» их не останавливает. Ведь для них приоритет — решить свою бизнес-задачу. Кстати, для очень деловых и солидных людей такая аватарка выглядит не совсем уместной.

Когда отдыхать?

Конечно, по Трудовому кодексу у всех есть 28 календарных дней, когда мы можем уйти в отпуск, и мы не обязаны быть на связи. Однако на практике это определяется нашей должностью и личной мотивацией продолжать заниматься работой, отвечая на рабочие вопросы.

Для успеха любых бизнес-процессов одним из ключевых факторов является время, поэтому, чтобы наши задачи решались, мы сами должны быть на связи даже в отпуске. Более того, это уже привычка — мониторить и знать, что происходит по твоим ключевым задачам. Организм и психика современного успешного человека тоже подстраиваются под этот ритм: бывает достаточно отдохнуть 2–3 дня, а дальше мы продолжаем работать, просто находясь в отпуске — у моря, в горах, в другом городе или просто в загородном доме.

Новый год и майские как спасение

В этой связи длинные праздничные дни, такие как Новый год и майские праздники, становятся сегодня фактически единственным временем, когда успешные люди могут действительно полноценно отдохнуть.

Уже сложилась определённая этика: на майские праздники и в Новый год, в отличие от календарного отпуска, отдыхают все, поэтому существует негласный деловой кодекс — не беспокоить друг друга звонками и сообщениями. Повторюсь: когда отпуск у вас, у ваших партнёров — рабочие будни, и они живут в обычном темпе. Когда у всех праздники, все знают, что другой тоже отдыхает, и не беспокоят партнёра.

Правило 1. Договориться об условиях коммуникации с партнёром в отпуске

Если ваш деловой партнёр или руководитель в отпуске, вы можете накануне обсудить с ним, по каким вопросам он согласен, чтобы его беспокоили. Действительно, современные условия работы могут не позволять останавливать какие-то процессы. При этом ваш контрагент может обозначить, что в некоторые дни будет не на связи, недоступен, поэтому ответ может потребовать ожидания до нескольких часов.

Правило 2. Дать отдохнуть подчинённым

Если вы руководитель и ваши подчинённые уходят в отпуск, убедитесь, что вы отпускаете их в период, когда нет существенных, значимых, масштабных мероприятий, завершения проектов и так далее.

Отпустив сотрудника, постарайтесь исключить возможность беспокоить его. Для линейных сотрудников отпуск — это очень важное время, чтобы получить удовольствие от жизни. Необходимо давать людям возможность перезагрузки мыслей и физического отдыха, потому что сотрудник будет готов работать эффективно и вовлечённо только тогда, когда у него есть физический и моральный ресурс. Это как обязательная гигиена — давать людям возможность паузы.

Перед тем как сотрудник уходит в отпуск, назначьте ответственного из числа других коллег, которому тот передаст дела по ключевым проектам, за которые он отвечает.

Правило 3. Коммуникация в праздники

Действительно, длинные праздничные дни — это период, когда все понимают, что все отдыхают. Это время коллективной отпускной гигиены: все перезапускают мысли, завершают личные проекты, на которые в течение года не хватает времени.

Чтобы не вызывать у людей раздражения, желательно не беспокоить их в это время, за исключением случаев, когда вы договорились о том, что по ряду вопросов необходимо поддерживать связь.

Правило 4. Ставить в соцсетях аватарку «в отпуске» или нет?

Это, безусловно, ваше решение, но с точки зрения личного бренда такая аватарка показывает вашу невысокую позицию в деловой иерархии. Ведь если вы находитесь в отпуске и вас побеспокоили по второстепенному вопросу, то вы можете просто не отвечать.

Аватарка «В отпуске» не остановит всех желающих вас побеспокоить, зато покажет, что вы относитесь к тем людям, кто не может себе позволить не ответить на сообщение, вернувшись через неделю с уточнением: «Приношу извинения, был в отпуске, готов рассмотреть ваш вопрос». Влиятельный и статусный человек может себе это позволить.

Для вас достаточно, чтобы информацией о том, что вы в отпуске, владел ваш непосредственный начальник.

Правило 5. Цифровой детокс

Самое главное правило: отдыхайте во время праздников сами. Ведь если вы беспокоите коллег даже в праздники, на определенном уровне это говорит о том, что, вероятно, вы перегруженный человек, который не может расслабиться и занят работой даже тогда, когда все позволяют себе паузу.

Это плохой сигнал для партнёров: он не говорит о том, что вы очень ответственны и эффективны, — он говорит о том, что вы тревожны и не позволяете себе расслабляться. Такой человек с точки зрения бизнес-партнёрства не будет сильным игроком со стальными нервами.

Если человек не выдерживает «пустоты» отпуска с точки зрения дел, едва ли он будет способен выдерживать напряжение серьёзных сделок для вашего бизнеса.