Не Agile единым: как методология 3RT помогает организовывать удаленные команды в эпоху групповых чатов

В 2020 году бизнес в СНГ пережил эпоху чатов в «Телеграме» — и убедился, что стихийное хранение информации ломает все рабочие процессы. Теперь управление компанией невозможно без структуры и координации между сотрудниками.

Об этом наша команда и пообщалась с партнерами — Educate Online, которые помогают детям из СНГ получать дистанционное образование за границей. Команда пошла дальше стандартных подходов и выработала собственную методологию ведения проектов — 3RT.

Head of Growth Educate Online — Воланд Антонов, рассказал нам, как координировать процессы в digital-командах и применима ли методика к специалистам на аутсорсинге.

3RT — это методология управления проектами, которая стала нашим проводником к личной эффективности и порядку. Я объединил знания из других систем — Waterflow, Agile, OKR и Scrum, и создал уникальный подход к работе удаленных команд.

Система разработана специально под digital-команды, где невозможно распыляться на большое количество задач (в отличие от принципа пяти целей в OKR). Вместо этого мы фокусируемся на результате: ставим три глобальные цели на квартал, а затем декомпозируем их на месяц и недельные спринты. Кроме того, цели раскручиваются от глобального вектора до индивидуальных задач.

Так мы получаем гибкий коллектив — каждый сотрудник выполняет индивидуальную цель, но подстраивается под общую стратегию.

Мы задаем цели на квартал, затем делим их на месяц и неделю, а в ближайшем будущем перейдем к годовому планированию. Каждый отдел, а затем и сотрудник, строят собственный план на неделю исходя из общих задач.

Мы проводим созвоны по понедельникам и пятницам — планируем рабочую неделю и подводим итоги. Обсуждение ведется по вертикали: сначала созванивается руководство, затем главы отделов несут выбранные цели к своим подчиненным, те распределяют между остальными сотрудниками. Все это происходит в рамках одной методологии: руководителям не нужно создавать карточки проектов и расписывать ответственных. Каждый участник 3RT знает свою зону последствий и берет в работу нужный блок от глобального результата.

Например: На общем квартальном собрании руководители определяют цель — 10 000 новых клиентов за квартал. Каждый Head направления декомпозирует эту задачу на свой отдел. Если упростить, это выглядит так:

«Чтобы получить 10 тысяч клиентов, Marketing должен сделать 100 000 заявок по цене 5 000 рублей за клиента. Sales — закрыть каждую заявку с конверсией 10% в платящего. CS — обеспечить качественный сервис с конверсией в продление 50%. Product — обеспечить инфраструктуру, которая выдержит кратный рост клиентов на платформе.»

Далее отделы разбирают и уточняют шаги, которые помогут им выполнить данные метрики, и так по цепочке до линейных сотрудников. Это очень удобно: каждое совещание проходит в маленькой группе — не более семи человек на созвон, но суммарно в планирование вовлекается вся команда.

Agile, Scrum, OKR — это очень важные, фундаментальные методики, которые помогают бизнесу кратно расти. Но никто не показывает, как внедрить их в реальность. Мы визуализировали наш подход и создали рабочий стол в Miro, сервисе для интерактивных бордов. Для этого я разработал шаблон:

Под каждого сотрудника заводится отдельная карточка, где он планирует свою работу и фиксирует результат:

• Проставляет три цели в понедельник. Для этого мы задаем себе вопрос «если бы сегодня была пятница, какие три вещи я бы хотел видеть сделанными?». Именно поэтому цели прописываются в завершенной форме — например, не «сделать отчет», а «отчет готов».
• Еженедельно проводит «пятничную рефлексию». Для этого мы советуем выделить 30 минут тишины и определить, каких целей удалось добиться, а какие процессы нуждаются в улучшении.

Со временем карточка превращается не только в персональный планер, но и в общий «дом» отдела, место встречи.

Из личных наблюдений: интересный эффект системы я ощутил на себе, когда уехал в командировку в другую страну. Я чувствовал себя не в своей тарелке, все было непривычно и ново. В день пятничной рефлексии я пришел в наш «дом» 3RT и почувствовал себя комфортно. Я вернулся в пространство, которое мне привычно и понятно — в этот момент я осознал, насколько важны ритуалы в часто меняющимся мире, должно быть что-то стабильное, постоянное и родное.

Индивидуальные карточки выносятся на общую доску в Miro. Сейчас в команде 3RT работает около 50 человек, так что борд превратился в метафорический дом с «комнатой» под каждый отдел. Ведение доски стало своеобразным ритуалом, поддерживающим связь между сотрудниками.

Каждый руководитель имеет доступ к пространствам других отделов, чтобы понимать Team Pulse.

Мы заложили в ценности объединение высокоэффективных команд. Ранее каждый отдел занимался своими делами, а глобальные процессы понимало только руководство. Ритуал встреч научил сотрудников говорить на одном языке.

В процессе развития проявились и другие ценности:

1. Мы научились ставить общие цели и лишь затем распределять обязанности. Так руководству стало проще понимать цель компании и доносить ее до сотрудников. Кроме того, удалось организовать Growth team (команду роста) — группу людей, которая путем экспериментов и внедрения гипотез помогает проекту масштабироваться и искать кратные точки роста.

2. Во время пандемии оффлайн-собрания стали невозможными — компании начали быстро искать решения, переходить на мессенджеры и т.д. В этот момент 3RT оказался идеальным инструментом для управления удаленными командами. К тому моменту мы уже привыкли к онлайн-встречам, создали методологию ведения проектов и четкий тайм-менеджмент. Miro и Zoom стало нашей имитацией офиса и еженедельных планерок.

3. Во время совещаний на каждого спикера отводится 7 минут. Так мы научились выделять самое важное и мыслить в рамках результата.

4. Общая метрика эффективности. Помимо целей и задач, сотрудник может отследить личную эффективность по часам. Здесь нас ждал интересный инсайт: время создания количественного или качественного изменения в реальном мире — 4 часа. Остальное время, как правило, уходит на рутину или встречи в Zoom. Так мы перестали мыслить в рамках 10-часового рабочего дня и научились смотреть реальности в глаза.

Это также помогает отслеживать выгорания — например, когда человек тратит больше времени на работу, но делает меньший результат, мы проводим беседу и вместе решаем проблему. Для меня предотвращение одного выгорания в коллективе — уже большой успех, который оправдывает инвестиции времени в эту систему.

5. Мотивация и ориентир на лучших. Сотрудники видят результаты коллег — и, как правило, подтягиваются за лидерами. Например, в нашей команде появился человек, который делает 5 часов эффективной работы в день. Со временем эффективность всей команды растет до этого показателя.

Вырос также индекс счастья сотрудников — 89% по шкале eNPS, пока средний рейтинг в РФ составляет 32%.

3RT разрабатывалась под digital-команды, где большинство процессов проходит удаленно. Мы вводили методику постепенно, основываясь на опыте предыдущих проектов: впервые с методологией подобного типа я познакомился у Дмитрия Филипова, коммерческого директора компании TextBack. Я оставил исходное название методологии и основных терминов внутри системы как дань уважения моему первому гуру Agile.

Для людей без опыта создания Growth Team я бы рекомендовал пошаговое погружение:

1. Продаем идею команде. Команда должна понять выгоды 3RT и изменения, которые ждут ее с новым подходом. Для этого собираем общий колл и презентуем идею, собираем мнения.
2. Создаем шаблон борда, карточки сотрудников и чат под все отделы. Заполняем свою карточку и даем коллегам пример оформления.
3. Выделяем отдельный созвон для обсуждения методологии в начале недели. Объясняем коллегам, как ставить цели и вести борд. Здесь же можем обсудить ближайшие цели — на первых порах лучше ориентироваться на процессы, которые уже происходят в команде, а со следующего месяца/квартала ставить глобальные задачи и выделять метрики каждого отдела/сотрудника.
4. Подводим итоги в конце недели. В пятницу проведите первый созвон для анализа результатов.
5. Закрепляем ритуал встреч и формируем привычку у каждого участника процесса.
6. Передаем навыки работы с 3RT коллегам. Один человек не может руководить всей системой — в команде должны быть люди, которые четко понимают принципы методологии. Я внедрял систему сам, а затем помог ТимЛидам привнести ее в свои команды. Это позволяет системе 3RT масштабироваться, а всей команде жить в одной методологии.

Как это происходит? Я присутствую на нескольких созвонах отдела и проверяю, поняла ли команда основы. Затем позволяю сотрудникам самостоятельно вести собрание и ставить цели — система работает только тогда, когда каждый член команды понимает ее принципы, а руководитель отдела может обучить подчиненных. Но самое важное — обучая других, учишься сам.

Notion и Miro — это два важнейших инструмента для организации работы удаленных команд:

• 3RT в рамках Miro — это наш фундамент и ответ на вопросы «что делать? Зачем это делать? Когда это делать?»

• 3RT — это компас, который помогает ставить задачи и планировать результаты, посматривая на направление стрелки Educate Online Global.

• Notion — это инструмент ведения задач, место оцифровки всех действий команды. Формат быстрой передачи информации, который экономит время при делегировании и распределении задач.

Связка этих инструментов помогла нам уйти от бесконечных групповых чатов и хаоса в передаче информации.

Конечно, 3RT (Miro) и Notion — это всего лишь инструменты к личной эффективности и продуктивности команды. Самое важное — это подход, ритуалы и ценности, которые вы получаете благодаря внедрению инструментов.

Не существует единой инструкции о том, как строить процесс в удаленных командах.

Мы работаем с Educate Online над отдельными задачами бренда — начинали с разработки лендинга, а сейчас занимаемся закупкой трафика. Сам Skvortsoff.info тоже состоит из гибких команд, которые собираются под конкретный проект. Выстроить нативное сотрудничество по методике 3RT попросту невозможно. Так как задачи четко описаны, выделены планируемые метрики для достижения результата, нам очень просто переложить это на свою методологию.

Мы долго налаживали внутренние процессы, набивали шишки и тестировали разные сервисы — Confluence, Trello, Asana, Yougile, Jira, Битрикс и другие. Сейчас все процессы Skvortsoff.info ведутся через Notion. Здесь собрана информации о компании, проектах и сотрудниках, прописан регламент.

• Основой рабочего пространства выступает карточка компании. Здесь мы храним ценную информацию и полезные ссылки. Идею карточки мы переняли у Educate Online — она помогает в навигации по остальным разделам. Отдельный борд есть у каждого сотрудника. В этом плане Notion заменяет нам личный планер.

• Все процессы детально расписаны на карточках с регламентом. Так сотрудники работают в едином режиме и четко понимают свои задачи.

• Notion помогает стандартизировать работу с заказчиками. Мы разработали свой шаблон ведения работы и по его примеру создаем рабочее пространство под каждый проект. Клиент тоже получает доступ к борду.

  Такой же шаблон используется в работе с Educate Online — ребята вносят задачи, заданные в рамках 3RT, а мы структурируем их внутри своей команды.

• Система также ускоряет онбординг и обучение постоянных сотрудников. Мы создали отдельное пространство с обучающими материалами, курсами и литературой. Новые члены команды сходу погружаются в детали проектов и видят все материалы на одном борде.

Работая в рамках разных методологии, мы с Educate Online сошлись в ценностях: объединение удаленных команд, фокус сотрудников на общую цель и отслеживание личной эффективности.

Мы постоянно тестируем новые гипотезы для организации команд — готовы ответить на все ваши комментарии, либо задайте вопрос на нашем сайте.

А в будущем планируем детальный материал по внедрению 3RT для вашей команды. Ждите анонс в Телеграм-канале — здесь мы собрали кучу полезных материалов для маркетологов и digital-специалистов.