Онбординг в вашей компании: чек-лист для пошаговой интеграции сотрудника

Привет! Меня зовут Владислав, я руководитель WikiWorks – онлайн-сервиса для адаптации, обучения и мотивации сотрудников.

Делюсь опытом и рассказываю, как превратить нового сотрудника в лояльного и эффективного члена команды. План поможет не потерять нового сотрудника, познакомить его с компанией и постепенно погрузить в работу.

Процесс онбординга в рамках испытательного срока состоит из 5 этапов. В каждом – свои участники со своей зоной ответственности:

• эйчар – внутренний специалист по персоналу, который управляет процессом онбординга

• адаптатор – коллега нового сотрудника, который помогает ему интегрироваться в компанию

• наставник – коллега нового сотрудника (чаще всего, ведущий, более опытный специалист), который помогает ему эффективно выполнять рабочие задачи

• руководитель – непосредственный руководитель компании, который получает отчеты, беседует 1:1 и принимает решения в рамках работы с самим сотрудником

Онбординг начинается еще на этапе рекрутинга. Вы должны подготовить сотрудника, снабдить нужной информацией и подготовить коллег к его приходу.

Эйчар:

• Отправляет сотруднику необходимую информацию

А именно: адрес компании, информацию о парковках рядом с офисом, описание дресс-кода, время прихода в первый рабочий день, контакты встречающего, нужные документы для трудоустройства, точки общепита поблизости, фото офиса, соцсети компании и список программ, которые компания использует в работе.

• Назначает адаптатора

Зачастую им становится эйчар, партнер или коллега нового сотрудника. Основная функция адаптатора – помогать ориентироваться в компании: например, объяснить, к кому и по какому вопросу обратиться и где получить доступы.

• Отправляет информацию о выходе нового сотрудника в его отдел

Отдел, куда выйдет сотрудник, с помощью АХО-шника или офис-менеджера готовит для него рабочее место. По итогу сотрудник попадает в подготовленную для него среду: это делает предсказуемым первый день его работы и снимает лишние переживания.

В тот момент, когда сотрудник попадает к вам офис впервые, нужно познакомить его с коллегами, оформить и снабдить всем необходимым для работы.

Эйчар:

• Подсказывает, где посмотреть список коллег
• Объясняет кадровые детали: уточняет график работы, отвечает на вопросы про отпуск и ДМС
• Оформляет трудоустройство
• Отдает первичные задачи на заполнение документов

Адаптатор:

• Прикрепляет наставника, который будет помогать новичку в работе
• Выдает доступы к корпоративным сервисам
• Знакомит с коллегами

Уделите отдельное внимание знакомству сотрудника с коллективом. Это часто упускают, хотя знакомство – важная часть онбординга, которая укрепляет HR-бренд и отражает культуру компании.

Руководитель:

• Объясняет сотруднику свои ожидания по выполнению задач и требуемый результат
• Определяет KPI в рамках испытательного срока
• Дает базовую информацию об основных бизнес-процессах компании

Если же штат компании исчисляется тысячами людей, с новыми сотрудниками будет беседовать линейный руководитель.

Здесь сотрудник вступает в игру и погружается в рабочие обязанности. Предупреждаю, у него будет много вопросов. Общая задача всех, кто участвует в процессе онбординга – оперативно, подробно и внятно ответить на них.

Эйчар:

• Финализирует и утверждает процесс онбординга
• Составляет список задач для каждого участника процесса онбординга
• Отправляет ссылки на необходимую информацию: регламенты, инструкции, документы

Повторюсь – если делать это вручную и не автоматизировать процесс, эйчар сломается на третьем сотруднике. В компаниях с отлаженным процессом онбординга корпоративную информацию держат в базе знаний. Крупные корпорации разрабатывают свою собственную, маленькие пользуются сторонними ресурсами. Вновь советую WikiWorks – это удобная площадка, чтобы хранить регламенты, рабочие инструкции и нужные документы. Эйчару останется просто отправить сотруднику ссылку на них.

Адаптатор и наставник:

• Собирают обратную связь, отвечают на вопросы
• Обеспечивают дополнительной информацией о внутренних процессах
• Оказывают поддержку для эффективного выполнения рабочих задач

Если не интересоваться делами сотрудника и отпустить его в свободное плавание, все проблемы он будет носить в себе. Помните: важно делать регулярные срезы по его работе, спрашивать о сложностях и оценивать качество коммуникации с коллегами. Большинство проблем можно решить за один короткий разговор, и вы должны быть его инициатором.

Руководитель:

• Проводит интервью 1:1, сверяет взаимные ожидания
• Собирает обратную связь, отвечает на вопросы
• Планирует индивидуальную траекторию развития в компании

Обратите внимание на интервью в формате 1:1 – важный шаг, который многие пропускают. Это может быть короткий диалог на обеде или запланированный 10-минутный звонок, но он должен состояться. Такая беседа – сильный инструмент для развития и построения доверительных отношений в работе, который нужно использовать каждую неделю.

В рамках интервью 1:1 сотрудник и руководитель:

• сверяют взаимные ожидания

Ваши ожидания живут только в вашей голове, если вы не озвучиваете их другим. Сотрудник должен озвучить, чего ждет от руководителя, и наоборот. Новичок, который носит ожидания в себе, довольно скоро обманывается в них, расстраивается и уходит.

• узнают, как на самом деле обстоят дела

На вопрос “Как дела?” сотрудник должен дать развернутый и понятный ответ. Заботится об этом руководитель, который раскрывает сотрудника и выясняет, комфортно ли ему, нет ли сложностей и что можно улучшить.

• определяют успехи

У нового сотрудника есть KPI – цель на испытательный срок. Чтобы он действительно достиг этой цели, нужно сверять часы – узнавать, как далеко он сейчас от выполнения плана и почему.

Перед тем, как назначить такую встречу, определите повестку, чтобы сотрудник не волновался и точно знал, что вы планируете обсуждать.

Здесь сотрудник погружается в деятельность компании, может показать первые результаты своей работы и получает более реалистичное представление о своих карьерных возможностях.

Задача эйчара – организовать промежуточный опрос с коллегами нового сотрудника, адаптатором и руководством. Цель опроса – выяснить, нет ли у новенького проблем, связанных с корпоратом: все ли доступы он получил, нет ли проблем с оформлением, смог ли оформить себе место на парковке. Нужно выяснить, как прошли первые этапы онбординга, есть ли у сотрудника успехи и как он в целом прижился в коллективе.

Адаптатор:

• Проводит анализ работ по адаптации сотрудника

Все люди разные: один уже освоил больше, а у другого до сих пор остались белые пятна. Чтобы вы смогли сформировать индивидуальный план онбординга и вовремя его корректировать, надо провести анализ работ по адаптации.

Руководитель:

• Получает отчеты по выполненным задачам
• Проводит интервью 1:1, чтобы откалибровать ожидания
• Получает результаты опроса по адаптации сотрудника

Месяц – это срок, в рамках которого можно делать первые выводы и корректировать действия нового сотрудника. Это полезно: если какие-то задачи подвисают, можно сразу выявить проблемы в коммуникации или недостаточную информированность сотрудника. Кроме того, результаты опроса сразу дадут понять, какие критические уязвимости появились в процессе онбординга, и вовремя их устранить.

Заключительный этап и конец испытательного срока. Здесь вы подводите итоги онбординга, оцениваете эффективность и качество выполненных работ, а также определяете прогресс адаптации сотрудника в новом коллективе. Цель этапа – принять решение относительно нового сотрудника и создать план его развития / вхождения в должность с индивидуальными рекомендациями.

Адаптатор:

• Организует опрос 360° про сотрудника
• Корректирует процесс онбординга
• Отправляет руководителю финальный отчет

Опрос 360° (360 performance review – обзор качества работы) сегодня используют свыше 90% компаний из Fortune 500, чтобы оценить компетенции сотрудников. В ходе опроса подчиненные и коллеги нового сотрудника рассказывают, хорош ли он в работе и насколько подходит на должность. Результат похож на NPS – индекс удовлетворенности клиента, только опрос 360° вы проводите внутри компании. Проводить его долго и дорого, но оно того стоит. На основании результатов эйчар корректирует процесс онбординга и оценивает самого сотрудника.

Руководитель:

• Получает отчет по выполненным задачам
• Проводит интервью 1:1, финализирует взаимные ожидания
• Получает финальный отчет

На этом этапе онбординга дальнейший процесс строится на обратной связи от всех участников процесса, а также на финальной корректировке взаимных ожиданий сотрудника и руководителя.

После прохождения всех этапов онбординга нужно оценить его эффективность. В заключение эйчар составляет для руководителя финальный отчет.

В финальный отчет входит:

• информация о том, как сотрудник прошел все этапы онбординга
• результаты онбординга
• подведение итогов по новому сотруднику + рекомендации по процессу онбординга

Процесс онбординга можно частично автоматизировать и сильно упростить. Чтобы облегчить себе выполнение задач (и неважно, кто вы – эйчар, руководитель, адаптатор или наставник), рекомендую пользоваться этими инструментами:

• Google Календарь

Все контрольные точки процесса онбординга лучше сразу планировать в календаре: рекомендую использовать общий Google Календарь, который интегрируется с вашими контактами, почтой и облачным диском.

• WikiWorks

Документацию, регламенты и доступы к внутренним сервисам лучше хранить в одном месте. Чтобы не полагаться на папки, бумажки и свою память, можно пользоваться облачными платформами. Для этой цели мы сами сделали WikiWorks – онлайн-сервис по онбордингу, адаптации и обучению сотрудников. Помимо всего перечисленного, там даже можно обучать сотрудников и проверять их знания с помощью тестов.

• Trello

Фиксировать цели и обратную связь от сотрудника на испытательный период, ваши действия в рамках онбординга и прочие задачи стоит в таск-менеджере. Так вы ничего не забудете, сможете отслеживать динамику выполнения и понимать, кто и где испытывает сложности. Trello позволяет отслеживать, на каком этапе онбординга находятся сотрудники, и составлять чек-листы с задачами для работника и адаптатора. Здесь же можно назначить ответственных и указывать сроки.

• Slack

Для рабочих коммуникаций, включая общение в рамках онбординга, удобней завести единую площадку, где ответственные за процесс смогут решать вопросы и собирать обратную связь в одном канале. Для этого подходит корпоративный мессенджер Slack, в котором можно создавать каналы под разные группы сотрудников.

Проводите онбординг правильно: этот гайд поможет построить ясную систему адаптации сотрудников, снизить текучесть кадров и повысить лояльность у новоприбывших.

Спасибо, что прочитали! Этот гайд – выжимка, которую я собрал, исходя из своего опыта, опыта сильных HRD-коллег и клиентов. Буду рад, если поделитесь в комментариях – как вас адаптировали в новой компании? И да, welcome по любым вопросам :)