Адаптация сотрудника: пошаговая инструкция для руководителей

Привет! На связи Анастасия Дроздова, старший менеджер в RealHR. Сегодня я расскажу, как проводить адаптацию с пользой и для новых сотрудников, и для бизнеса.

Для кого эта статья: для владельцев бизнеса, руководителей и HR-менеджеров малых и средних компаний со штатом до 300 сотрудников.

В более крупных компаниях и корпорациях взаимодействие с новыми сотрудниками чаще всего автоматизировано, и не все советы из этой статьи подойдут.

Если у вас:

– сильная кадровая текучесть;

– большие расходы на подбор (время и финансы);

– большие расходы на мотивацию персонала;

– низкая лояльность сотрудников к бренду компании (что снижает срок работы в компании)

Всё это может говорить о том, что в вашей компании проводится некачественная адаптация, или же она просто отсутствует.

1) Организационная адаптация

Для чего нужна: позволяет познакомить нового сотрудника с порядком и правилами компании.

Кто проводит: руководитель и/или HR-менеджер

Что важно сделать:

– Познакомить со всеми участниками команды

– Показать, где рабочее место

– Рассказать, где сидит бухгалтер, офис-менеджер, системный администратор и другие специалисты, с которыми, возможно, придется взаимодействовать

– Помочь с документами для трудоустройства (лучше заранее указать все необходимые документы в оффере)

– Рассказать про внегласные правила компании (например, то, что все коллеги общаются на “ты”), традиции, график работы и т.д.

– Выдать необходимую технику для работы, настроить учетные записи, сделать корпоративную почту.

Цель организационной адаптации в том, чтобы новый сотрудник смог для себя определить:

Что? – что нужно делать в той или иной ситуации

Кто? – кто может помочь и ответить на вопросы

Где? – где находится тот или иной кабинет, столовая, уборная и пр.

2) Психологическая адаптация

Для чего нужна: позволяет отслеживать психологическое состояние сотрудника, уровень удовлетворенности работой, коллективом, выявлять “больные” точки и потребности.

Кто проводит: HR-менеджер компании

Зоны, которые стоит отслеживать:

– Взаимоотношения с коллегами

– Взаимоотношения с из-за трудностей с выполнением рабочих задач

– Личные проблемы – переезд, развод, смерть близкого, болезни.

Важно быть тактичным, но при этом дать понять сотруднику, что компания в случае кризисных ситуаций всегда поддержит и поможет. Это важно.

3) Профессиональная адаптация

Для чего нужна: определить зону ответственности, задачи на ближайшее будущее, наметить пути развития

Кто проводит: руководитель отдела

Что важно сделать:

– Определить четкие KPI, которые нужно выполнить для успешного прохождения испытательного срока

– Определить зону ответственности сотрудника

– Проговорить приоритетные задачи на текущий момент

– Наметить шаги, которые нужно сделать, чтобы перейти на следующий грейд

– Помочь разобраться с трудностями в рабочих моментах

От теории к практике – разберем пошаговый план адаптации сотрудника с первого до последнего дня в компании

Главное правило первого дня – не загружайте нового сотрудника рабочими задачами и не требуйте от него результатов в первый же день. Первый день нужен для того, что погрузить, рассказать, помочь с документами, а не спугнуть ;)

Про первый рабочий день многое есть в открытом доступе, расскажу про основные маркеры:

Welcome-встреча (презентация компании)

Кто проводит: руководитель и/или HR-менеджер

Что рассказываем: все про структуру компании, коллег из отдела, в котором предстоит работать, топовых специалистов компании, а также о тех, к кому можно обращаться по рабочим вопросам. То есть мы максимально закрываем вопрос организационной адаптации.

Welcome-письмо

Где рассылаем: Традиционно подобная рассылка происходит в почте, но я предлагаю вести коммуникации на тех площадках, где можно оперативно ответить, оставить комментарий – то есть в современных мессенджерах (slack, telegram).

Что должно быть в письме:

– ФИО

– Фотография

– Должность и роль в компании

– Предыдущий опыт

– Хобби и интересные факты о себе

– Социальные сети (по желанию)

– Зона ответственности сотрудника

– В какую команду/проект идет

В первый месяц важно проводить one-to-one встречи с руководителем. Достаточно одного раза в неделю, не более 20-30 минут.

One-to-one встречи – это важный инструмент для руководителя, который позволяет всегда быть в курсе жизни команды и оперативно решать вопросы.

Встреча по итогам первого месяца

Кто проводит: HR-менеджер + руководитель

Важно, чтобы сотрудник поделился:

– совпали ли ожидания и реальность

– какие были трудности

– какие были страхи, опасения, удалось ли их решить

– доволен ли своими результатами

– предложения по улучшению рабочих процессов

Важно, чтобы руководитель дал обратную связь – от положительных моментов к недостаткам.

После первого месяца достаточно проводить one-to-one встречи с руководителем 1-2 раза в месяц вплоть до окончания испытательного срока.

После испытательного срока мы не бросаем сотрудника, но сокращаем количество встреч. Одного раза в квартал будет достаточно, чтобы понимать, как идут дела.

В прошлом я работала в диджитал-агентстве, где внедрила программу для новичков «Дневник новичка». Это была анкета, которая отправлялась автоматически два раза в неделю в 18:00 с помощью Битрикс24.

В этой анкете было всего три вопроса:

• Что сегодня было хорошего?
• Что не понравилось?
• Как, на твой взгляд, можно было бы улучшить рабочий процесс ?

Введение анкеты дало компании большую пользу, потому что:

• Позволило увидеть точки роста во внутренних процессах (например, отдел продаж не всегда корректно передавал клиентов в отдел аккаунтинга, а в обучающей программе для технических специалистов нашли ошибки)
• Существенно повысило вовлеченность сотрудников в работу

Мне как HR-менеджеру это помогло:

• Отслеживать психологическое состояние новичков
• Увидеть, как и над чем рефлексируют сотрудники
• Понять, чем я могу им помочь

Важно!

Анкета не должна быть анонимной.

Полученную информацию сначала нужно проговаривать с самим сотрудником.

Будет здорово, если вы поделитесь опытом (удачным или не очень), как у вас проходил процесс адаптации. Какие классные инструменты адаптации есть в вашей компании, а какие лучше не использовать?