В компании 20 человек, HR-отдела нет. С чего я начинаю разбор — и это не hh

Я захожу в компании, где HR-отдела ещё нет. Обычно это 15–40 человек.

Я захожу в компании, где HR-отдела ещё нет. Обычно это 15–40 человек. Собственник сам закрывает вакансии или отдаёт их знакомому рекрутеру. Кадры «ведёт бухгалтер». На вопрос, где документы, отвечают: всё в 1С.

Когда говорят «всё в 1С», я прошу за 20 минут положить рядом то, что есть: договоры, ПВТР, штатку, график отпусков. Обычно в 1С оказывается только штатка. Договоры — у бухгалтера, в другой папке. ПВТР — в старом письме, его давно не открывали. Графика отпусков как отдельного документа часто нет: его вспоминают, когда человек уже написал заявление. Пока бумаги в разных местах, даже понять, чего не хватает, сложно.

Для меня HR — это не закрыть вакансию к пятнице. Это вся кадровая система: документы, процессы, найм и риски. Если отдела нет, система всё равно есть — просто размазана по людям и папкам. Её обычно чинят, когда уже что-то случилось. Потом снова забывают: отвечать за это изо дня в день некому.

Три сцены, которые я встречаю чаще всего. Если хоть одна знакомая — дальше текст про тебя, даже если вакансии сейчас закрываются.

Новый человек выходит без оформленного договора: оклад, график и премию обсудили на словах, бумаги «потом». Руководитель так делает не из халатности. Хочется быстрее вывести человека в работу, не тонуть в документах и опереться на доверие: мы же поняли друг друга. Пока все довольны, так и идёт. Если начинается спор, устные договорённости почти ничего не доказывают. А обычно такие истории решаются не в пользу компании.

Приём, отпуск и увольнение делает бухгалтер — и это нормально, пока штат маленький. Кадровые документы при этом часто живут своей жизнью. ПВТР когда-то скачали из интернета и больше не открывали. В положении об оплате общие фразы, а премию считают «как получится». С документами людей не знакомят: все и так в курсе. Пока никто не спорит, на это не смотрят. А когда спор появляется, устных «все знали» недостаточно. Нужно показать, с чем человека ознакомили. И показать нечего.

Человек уже несколько месяцев в команде. В договоре — одна должность. По факту он тянет ещё соседние задачи, потому что больше нет никого. Должностной инструкции нет. Или она скачана, или осталась с прошлой роли и про другую работу. Пока отношения хорошие, так и едет. Стоит попросить сделать то, что человек «и так делал», или разобрать ошибку — начинается: это не входило в обязанности, мне об этом не говорили. Опереться не на что: ни на инструкцию, ни на понятный список функций.

Дело не в том, что бухгалтер плохо работает, и не в том, что собственник ничего не хочет делать. Пока людей мало, всё держится на памяти и договорённостях — и часто этого хватает. Когда команда подрастает, памяти уже недостаточно: слишком много деталей, чтобы держать их в голове.

Бухгалтер закрывает конкретные действия: принять человека, начислить зарплату, оформить отпуск, уволить, сдать отчёт. Это нужная работа. Но рядом есть вопросы, которые сами собой не появляются — ими просто некому заниматься каждый день.

Пока на это нет ответа, получается разрыв. Люди уже работают по одним договорённостям. На бумаге часто остаётся то, что оформили при приёме год назад. Одно с другим не сходится — и это видно уже не в большой компании, а на втором десятке сотрудников.

На практике это выглядит просто. Человека попросили поработать на другой роли «пока» — в договоре старая должность. Премию дали как в прошлый раз — в положении не написано, за что её считают. Отпуск согласовали в мессенджере — отдельного графика нет, или его собрали потом, когда уже нужно было. Никто специально так не задумывал. Просто жизнь компании ушла вперёд, а документы остались как были.

Вакансии при этом тоже нужно закрывать — без этого компания не растёт. Но если заниматься только поиском людей, документы сами не подтянутся. Людей станет больше, а разрывов между тем, как ты работаешь, и тем, что лежит в папках, — тоже.

Когда говорят «HR-аудит», многие представляют опросники и климат в команде. Я начинаю с другого. Не потому, что люди не важны. Потому что без документов разговор про «культуру» быстро повисает в воздухе.

Что в компании вообще принято: ПВТР, оплата, премии, штатка, график отпусков, охрана труда, персональные данные. Важен не сам файл, а то, что это рабочая версия и она про тебя. Если ПВТР скачан с чужим графиком и чужими штрафами — это не твой документ. Это чужой текст, и в спорный момент он может сыграть не в твою пользу.

Договор, допсоглашения, согласия, должностные инструкции, отметки о том, что человек с документами ознакомился. Человек может работать год, а в папке — только приём. Со стороны кажется: он же в штате. На разборе видно: на него просто не дособрали бумаги.

Должность. Оклад. Сроки выплаты. График. Подразделение. Если в штатке одно, в договоре другое, а человек по факту делает третье — это уже не «потом поправим формулировку». В спорный момент будут читать то, что написано.

Не строка в вакансии HR, а конкретное имя. Кто хранит рабочую версию документов. Кто обновляет штатку, когда взяли человека. Кто знакомит с правилами. Кто отвечает, если вопрос по охране труда или персональным данным. Если ответ один — «бухгалтер, наверное» — этого слоя нет.

Климат и «как у нас принято разговаривать» я не выкидываю. Просто не с них начинаю. Если договоры в трёх версиях, а штатка не догоняет состав, опрос про атмосферу не покажет, где дыра. Сначала видно, как устроены документы. Потом уже — как люди в этом живут.

На разборе я не прошу за ночь написать двенадцать положений. Сначала смотрю четыре слоя вместе: каких документов нет, какие уже неактуальны, где в бумагах разные формулировки — и понятно ли, у кого что лежит.

Не весь аудит. Одна сверка — чтобы увидеть картину, а не гадать.

Собери в одну папку то, чем ты реально ведёшь кадры. Рабочие файлы, не «когда-нибудь наведём». Если за 20 минут не получается положить рядом ПВТР, положение об оплате, штатку и два-три договора — комплекта пока нет. Есть россыпь по людям и папкам.

Возьми одного сотрудника. Лучше не топа и не «сложную схему», а обычную роль: оклад, без серой доплаты «как договоримся».

Выпиши четыре поля:

Если должность не совпала — перевод не оформили или штатку не обновили. Если оклад разный — потом будет сложно объяснить, какая сумма «настоящая». Если по факту человек делает другую работу, а должностной нет, или она про другое — вот откуда берётся «это не мои обязанности». Если ознакомления нет, в спорный момент «все знали» почти не поможет.

Одного человека достаточно, чтобы понять метод. Этого недостаточно, чтобы закрыть всю компанию. Но после этой сверки уже не скажешь «у нас вроде порядок». Будет видно, с чего начать.

Зафиксируй не «надо навести порядок», а одно следующее действие. Например: выровнять должность в штатке и договоре у этого человека. Или найти рабочую версию ПВТР и понять, про тебя она или нет. Один закрытый пункт лучше двенадцати файлов «на потом».

Дальше тот же подход можно повторять. Всю компанию за выходные проверять не нужно. Достаточно простого правила: новый человек не выходит на работу, пока не совпадут штатка, договор, фактические задачи и отметки об ознакомлении. Ответственного за документы лучше назначить до вакансии HR. Иначе, когда отдел всё-таки соберёшь, ему достанется всё, что копилось без хозяина.

Самому — если штат небольшой, состав стабильный, документы лежат в одном месте и сверка по одному человеку сошлась. Тогда путь тот же: сначала собрать комплект, потом сверить, где тексты не совпадают, и не выпускать новую роль без рабочих документов.

Разбор снаружи имеет смысл, когда уже неудобно и непонятно, с чего начать. Обычно так: договоры в нескольких версиях, штатка не догоняет состав, премии «на глаз», должностных нет, или они не про эту работу, персональные данные откладывали «на потом». В такой точке собственник чаще продолжает закрывать вакансии: это привычно и сразу видно. К документам возвращаются позже — когда уже нужно разбирать спор, увольнение или проверку.

Я захожу не для того, чтобы закрыть одну вакансию. Разбираю, как устроен HR, и собираю отдел: документы, процессы, риски, найм — чтобы это не держалось на ручном героизме. Иногда это сборка с нуля. Иногда сначала спокойный разбор, чтобы не чинить всё сразу.

Если картина знакомая — расскажи в комментариях, как это выглядит у тебя. Короткие разборы и чек-листы по кадровым документам публикую в Telegram: @andreeva_hrd.