Как Selectel перешел на «Хантфлоу» и ускорил закрытие вакансий на 23%

Наш первый клиент рассказывает, как в далеком 2015 году выбирал ATS и почему предпочел никому не известный «Хантфлоу».

Selectel предоставляет облачные сервисы и услуги дата-центров. За последние 7 лет численность сотрудников компании увеличилась в 5 раз — со 100 до 500 человек. Нам приятно ощущать причастность к такому росту, ведь с 2015 года компания ведет подбор в Хантфлоу.

Сейчас число наших клиентов перевалило за 1400, но мы никогда не забудем самого первого — Selectel. Он поверил в Хантфлоу, когда о нас еще никто не знал, а сама система не умела и половины из того, на что способна сейчас.

Мы поговорили с сотрудниками Selectel: Анастасией Светличной, руководителем отдела персонала, и Викторией Киселевой, руководителем отдела рекрутинга. Они рассказали, почему решили довериться нам, как переходили на Хантфлоу и какие результаты получили.

В 2014 году Selectel больше походил на стартап: многие процессы были не отлажены, а отдельного HR-направления не было вообще. Затем в компанию пришла Надежда Курлат, а за ней и я. Мы взяли на себя все HR-задачи: у нас уже имелся опыт работы в больших организациях и понимание того, что многие процессы в подборе можно и нужно автоматизировать.

На тот момент наша база кандидатов частично хранилась в папках на гугл-диске, а резюме отправлялись заказчикам по электронной почте. В компании уже была платформа для ведения подбора, но мы с ней не подружились: грустный интерфейс, сложные настройки, неудобные процессы.

Много нашего времени уходило на рутину, например на поиск, загрузку и пересылку резюме. А нам хотелось сосредоточиться на кандидате и его опыте, поэтому мы начали исследовать рынок — искать продукт, который позволяет автоматизировать рекрутинговые процессы, сделать их легкими и удобными.

Наши требования к продукту были такими:

1. База кандидатов хранится в удобном виде.
2. Интуитивно понятный интерфейс, чтобы не приходилось долго учить коллег пользоваться системой.
3. Возможность быстро получать обратную связь и напоминать о необходимости оставить фидбек.
4. Единая информационная среда, где команда подбора и заказчики вместе работают над вакансиями.
5. Любая коммуникация с каждым кандидатом сохраняется.

В 2015 году мы были на HR-конференции «Найти ответ», где увидели стенд с новой CRM для рекрутинга. Нас привлек интерфейс, мы подошли узнать, что это за система и как она работает. На стенде нас встретили Михаил Танский и Виталий Глибин — основатели Хантфлоу и, как вскоре оказалось, просто отличные ребята. Они подробно рассказали про свой продукт, ответили на вопросы.

Михаил и Виталий были с нами на одной волне и действительно понимали наши боли и потребности. Они приходили к нам в офис, рассказывали о Хантфлоу и демонстрировали его возможности. В общем, мы были окончательно очарованы и поверили в их продукт!

Мы рассматривали и другие компании: запросили несколько коммерческих предложений, получили тестовые доступы. Все тщательно протестировали, сравнили и выбрали Хантфлоу.

Вот благодаря чему наше сердечко досталось Хантфлоу:

1. Приятный и удобный интерфейс.
2. Системой легко пользоваться — коллеги разобрались с ней без особых проблем.
3. Нанимающие менеджеры и команда подбора могут взаимодействовать прямо внутри системы: они оставляют комментарии и обмениваются фидбеком.
4. Общение с командой Хантфлоу максимально простое и открытое — техподдержка была и остается очень отзывчивой.
5. Есть единая база кандидатов, которой удобно пользоваться.
6. Гарантия возврата базы. У нас была договоренность: если вдруг решим уйти, то команда Хантфлоу выгрузит всю нашу информацию для переноса в другую систему.

На тот момент в системе не было множества функций, которые есть сейчас, но команда Хантфлоу очень внимательно относилась к обратной связи от Selectel. Мы заметили, что наш фидбек повлиял на планы развития системы. Например, нам требовалась функция распознавания файлов из резюме — поначалу ее не было, но потом появилась.

Наши ожидания совпали с реальностью. Мы заранее протестировали Хантфлоу и четко понимали его возможности и ограничения. Михаил и Виталий заверили, что продукт будет развиваться и они добавят фичи, которые нужны для комфортной работы. Мы решили не ждать, когда все станет совсем идеально, и начали пользоваться.

С адаптацией особых проблем не возникало. Наем тогда шел не так активно, как сейчас, поэтому нанимающих менеджеров было немного. Мы просто рассказали коллегам, что тестируем новую систему для подбора, пригласили их присоединиться и поделиться впечатлением. Люди зашли, посмотрели систему и уже через 5 минут начали работать. Единственная сложность, о которой я помню, была с комментариями — не все сразу догадались, где и как их писать. Но это, конечно, мелочи.

С тех пор мы ни разу не пожалели о своем решении и очень рады, что когда-то обратили внимание на стенд Хантфлоу 🙂

Заявки на подбор мы присылаем в Jira. Нам так удобнее — по двум причинам:

1. Все сотрудники компании работают с этой системой.
2. Так проще оценивать нагрузку на рекрутеров, ведь они у нас работают с альтернативными задачами на стыке маркетинга, ивент-менеджмента, HR-бренда и развития сотрудников.

Интеграции у нас пока нет: рекрутер получает заявку в Jira и заводит вакансию в Хантфлоу.

Если заказчик еще не пользовался Хантфлоу, то приглашаем его в систему, кратко объясняем, как с ней работать, отвечаем на вопросы. А если он уже зарегистрирован, то просто прикрепляем его к вакансии.

Далее рекрутер добавляет кандидатов и ждет обратную связь по ним от заказчика. Затем прямо из Хантфлоу связывается с релевантными кандидатами — через мессенджер и почту, чтобы сохранялась история общения.

Рекрутер назначает и проводит интервью сразу совместно с заказчиком. После встречи все участники оставляют фидбек в Хантфлоу: обычно рекрутер заполняет подробную форму обратной связи, а нанимающий менеджер пишет комментарий по профессиональным навыкам.

Если по кандидату принято положительное решение, то делаем ему предложение о работе. Знаем, что Хантфлоу умеет формировать и отправлять офферы, но не пользуемся этой функцией. Наши дизайнеры разработали специальный макет оффера, который мы рассылаем не через базу — так привычнее и удобнее.

Если кандидат не подошел нам прямо сейчас, то сохраняем его в базе — помещаем в кадровый резерв и присваиваем метки с ключевыми словами, чтобы потом было легче найти. Может быть, в будущем появится вакансия, для которой он будет релевантен.

✅ Проще получать фидбек от заказчиков. Например, после интервью рекрутер оставляет комментарий по кандидату. Сообщение об этом автоматически рассылается и другим участникам встречи, мотивируя их тоже написать что-то от себя.

✅ Процесс подбора стал прозрачным для топ-менеджмента. Руководители в режиме реального времени могут оценить, как идет работа над вакансиями, насколько активно проявляют себя заказчики и рекрутеры.

✅ Видна нагрузка на рекрутеров. Руководитель рекрутмента видит, у кого какие позиции в работе, может отслеживать активность коллег и корректировать процессы.

✅ Рекрутинг стал более управляемым и эффективным. Когда все автоматизировано и анализируется, проще находить проблемы. Например, мы можем посмотреть, по каким позициям сроки найма превышают запланированные, на каких этапах воронки «отваливаются» кандидаты. В результате после внедрения Хантфлоу скорость закрытия позиций выросла на 23%, несмотря на существенное увеличение количества вакансий.

✅ Не теряем обратную связь по кандидатам. Вся информация сохраняется в базе, к ней можно вернуться в любой момент.

✅ Хантфлоу позволил нам масштабироваться без потерь. Система помогла избежать хаоса, когда наем начал расти, а вместе с ним и команда рекрутмента. Например, если один рекрутер заболел и не передал дела, то процессы не останавливаются. Коллеги могут легко подхватить его задачи, ведь вся информация есть в Хантфлоу.

#hr #рекрутинг #hrm #recruiting #найм_сотрудников #подборперсонала #hrm #huntflow #itrecruitment #itrecruiter #recruitment