Как ставить задачи так, чтобы коллеги их выполняли (и всем было хорошо)

После праздников самое время вспомнить, как взаимодействовать с коллегами, чтобы всем было комфортно. В этой статье Алена Максимова, Senior UA Manager агентства Go Mobile, даст рекомендации по эффективному планированию и построению коммуникации в работе. Эти советы актуальны всегда, но сейчас — особенно.

Это первая часть цикла статей о том, как работать продуктивнее. В следующем материале поговорим, как выполнять задачи, а сегодня — как правильно их ставить.

Не стоит держать задачи в голове — это расходует ваши ментальные ресурсы. Голова должна решать задачи, а не помнить об их существовании. Мессенджеры тоже не лучший вариант: там чаты улетают вниз с бешеной скоростью, поэтому использовать их нужно тогда, когда по задаче нет отклика.

Оптимальный вариант для постановки задач — таск-менеджер. Там все задачи будут в одном месте. Таск-менеджер создает систему из задач, где у каждой есть свой дедлайн, исполнитель и статус выполнения. Он не даст упустить таски из виду и позволит команде работать эффективнее.

Для работы в таск-менеджере есть несколько советов.

Совет №1. Ставьте задачи сами себе

Так вашу загрузку увидите и вы, и ваш руководитель. Это поможет вовремя обнаружить перегруз и пересплитовать задачи — распределить их равномерно по дню, неделе, месяцу.

Совет №2. Не стесняйтесь ставить задачи своему руководителю

Так вы сэкономите его мыслительные ресурсы и не будете вырывать из задач. Просто поставьте таск — он увидит, когда сможет. Если вопрос срочный, поставьте таск со строгим дедлайном и тегните в комментариях к нему.

Совет №3. Если у вас не задача, а идея — тоже ставьте таск

Так ваша идея не потеряется, и вы получите по ней фидбек.

Мы в Go Mobile работаем в Asana. В ней мы фиксируем все таски, чтобы было удобно смотреть, кто выполняет задачу, когда закончит и у кого какая загрузка.

Там также можно оставлять комментарии под задачами, смотреть персональный календарь тасков и ставить на задачи лайки. Еще Asana может присылать уведомление на почту в начале дня с теми задачами, которые нужно выполнить сегодня.

То есть состоять из одного действия. Это упростит работу исполнителю, ведь он будет четко знать, что ему нужно сделать.

Односложные задачи часто входят в состав целых проектов. Если вы видите, что в задаче предполагается больше одного исполнителя, содержится несколько действий и у него длинный дедлайн, то это проект. Поэтому его можно смело делить на подзадачи.

Совет. Старайтесь максимально фрагментировать задачи

Разбивка проекта на задачи позволяет четко контролировать дедлайны задач для разных исполнителей.

Этот метод также минимизирует прокрастинацию. Большие задачи кажутся страшными: на них нужно потратить много времени и ресурсов. Для мозга это сигнал — выделю на это когда-нибудь побольше времени, а пока разберусь с горящей мелочевкой. Если разбить проект на задачи, он превращается в набор мелочевок и снижает тревогу.

С тех пор, как я начала делить задачи на более мелкие, моя продуктивность и продуктивность команды значительно выросла. Мы стали успевать делать больше, а задачи больше не пылятся из-за прокрастинации.

Исполнитель с первого взгляда на задачу должен понимать, что от него ждут.

Совет №1. Добавьте в заголовок действие

Название задач лучше формулировать с глагола. Меньше абстрактных фраз и больше побуждения к действию.

Совет №2. Соблюдайте структуру таска

В описании задачи должны быть такие блоки:

• введение о том, что нужно сделать и почему;
• необходимые шаги для выполнения задачи;
• справочная информация: ссылки, примеры, шаблоны, которые могут помочь решить ее быстрее и лучше;
• возможные сложности, которые могут возникнуть у исполнителя во время выполнения задачи;
• информацию о том, что должно получиться в результате.

Потратьте лишние 5 минут на грамотную постановку таска — так вы сэкономите время исполнителя и свое. К тому же, когда вы формулируете задачу по всем правилам, вам зададут меньше уточняющих вопросов.

Чтобы исполнители не прокрастинировали при выполнении задачи и не срывали сроки, дедлайны нужно ставить с умом. Дам несколько советов.

Совет №1

Если задача срочная, ставьте для нее жесткий и точный до часа дедлайн. Предупредите, что его нельзя двигать. Так исполнитель увидит рамки таска и быстрее приступит к его выполнению.

Если задача не слишком срочная — обговорите дедлайн с исполнителем, чтобы установить наиболее комфортный для всех срок.

Совет №2

Если в вашей работе участвует клиент, сначала обсудите дедлайн с командой, которая будет выполнять задачу. А потом утвердите его с клиентом.

Это связано с тем, что у вас могут быть неполные данные о загрузке команды. Приходите к исполнителям, озвучивайте ожидания по дедлайну от клиента, ваше видение дедлайна и приоритетности задачи. Это позволит установить сроки, которые устроят всех.

Совет №3

Несите задачи исполнителям как можно скорее, чтобы не сокращать время на ее решение.

Прокрастинация в постановке задачи губительна. Это приведет к переполненному списку тасков и большому количеству асапов, которые снижают качество работы.

Совет №4

Контролируйте работу над задачей и ее сроки.

За несколько дней до дедлайна интересуйтесь, на какой стадии находится задача. Это позволит заранее перенести дедлайн, если закрыть таск к нему не получается. А чтобы не держать пуши в голове — ставьте себе для них таск.

Или сокращать их объем / частоту. На старте проекта нужны регулярные статусы, так как задачи новые и непривычные, поэтому их нужно чаще обсуждать с командой. Со временем, когда проект встает на рельсы, задачи становятся всем понятны, а работа — более рутинной.

В этих случаях можно:

• снижать частоту статусов;
• сокращать объем статуса, его глубину;
• отказаться от каких-то задач.

Для этого задавайте себе и команде вопрос, что важно, а что второстепенно. После этого предлагайте варианты по оптимизации работы. Обязательно проверяйте задачи и спрашивайте, есть ли в них потребность. Если нет — отказывайтесь от них.

Например, раньше мы в конце спринта отмечали результаты по выполнению задач. Но в один момент перестали, и оказалось, что по этому никто не скучает.

Находите время посреди асапов на то, чтобы правильно ставить задачи и избавляться от ненужных. Это снизит вашу нагрузку и нагрузку команды, а в итоге — все будут работать продуктивно и без тревоги.