Не бояться планировать и решать задачи: как сделать свой рабочий день менее тревожным

Просыпаясь утром, ты видишь перед собой гору задач, не знаешь, за что хвататься. Внимание рассеивается, ты похож на человека, который пытается удержать в руках сотню маленьких шариков и не уронить их, при этом еще и балансируя на канате. Настоящий праздник для тревожности.

Причина 1: «Сделать как можно больше»

Нам всегда хочется сделать больше, чем мы можем. Сказывается целая гора факторов: ошибка планирования, повышенные требования к себе, давление общества, нездоровый культ продуктивности, перфекционизм. Кажется, что если ты не расписываешь каждый свой день в сто строк задач, то ты лентяй, теряешь даром ценное время, не пользуешься своим потенциалом на все 100% и проигрываешь в продуктивности.

Такой майндсет повышает тревожность. Она буквально дышит в спину людям с перегруженными to-do листом на день. Само собой, к вечеру со всеми делами разобраться не удается, они переносятся на завтра и перемешиваются с новым бесконечным списком.

Причина 2: «Планировать и решать здесь и сейчас»

Тревожности добавляет и необходимость постоянно решать, какую задачу сделать следующей, что может подождать, а что требует мгновенного внимания. Если ты вынужден решать «в режиме онлайн», то еще на середине рабочего дня твои когнитивные способности (да и настроение в целом) будут на троечку.

Причина 3: «Делать всё одновременно»

Многозадачность — это одна из самых злых ловушек современного подхода к работе. Тебе кажется, что если делать одновременно несколько дел, то успеешь больше. Но человек просто физически не может совмещать задачи, фокус внимания всегда перескакивает с одного процесса на другой.

Переключение может происходить в доли секунды и поэтому незаметно, но усталость и расход ресурса концентрации от этого меньше не становится. Мгнозадачность выматывает и понижает продуктивность.

1. Не брать больше, чем «вмещает» твой мозг

Для многих это задача из раздела фантастики. Сказывается ошибка планирования — оценивая будущие задачи, мы почти всегда лучшего мнения о своей скорости и продуктивности, чем есть на самом деле. «Будущий я справиться со всем блестяще» — традиционное когнитивное искажение.

Чтобы помочь себе не переоценивать свои способности, посмотри на ситуацию метафорически. Твоя рабочая память имеет ограниченную емкость. Исследователи склоняются к тому, что человек может эффективно обрабатывать в течение дня не больше 3-5 задач. То есть у тебя есть только несколько слотов на день, в которые можно поместить проекты.

Внутри проектов могут быть более мелкие сгруппированные задачи, но не выходящие за его рамки. Например, у автора статьи есть проект «написать материал». В него входят более мелкие задачи — собрать фактуру, подготовить черновик, отредактировать вступление и т. д. Все они подчиняются главной цели проекта — работе над статьей. А значит, лежат в одном «слоте».

Ошибкой будет учитывать здесь только рабочие задачи, забывая личные дела и быт, которые тоже расходуют свободное место внутри твоей головы. Сгруппируй все задачи на день по проектам и посмотри, сколько их — если больше 3-5, то явно пора разгрузиться.

2. Не планировать по ходу дела

Ты будешь справляться с ежедневными задачами спокойнее, если выделишь для планирования отдельное время. Откажись от схемы «начну и в процессе решу, что и как делать». Планирование и действие — это два абсолютно разных режима работы твоего мозга, эффективнее разносить их по времени, а не совмещать.

Еще одна простая метафора — если ты хочешь, чтобы программа успешно работала, сначала ее нужно написать, а потом запустить, но никак не писать по ходу дела.

3. Делать в первую очередь самые сложные и неприятные задачи

Вместо того чтобы проводить свой день под давлением отложенных задач, начни его с самой сложной. На это есть как минимум три причины:

• В начале дня у тебя больше сил и концентрации, поэтому ты быстрее и эффективнее разделаешься с трудным делом.
• Если начинать с мелких задач, есть большой риск погрязнуть в них и под конец дня так и не разобраться с приоритетными, которые будут давить и вызывать фоновую тревогу.
  
• Решив самые неприятные задачи, ты получишь мощный буст мотивации, на волнах которого будет проще довести день до конца продуктивно. Нет ничего прекраснее ощущения, когда на часах еще только обед, а ты уже закрыл главное и можешь работать дальше без нервов в спокойном ритме.
  

4. Визуализировать этапы работы и прогресс

Здесь поможет чек-лист с галочками или канбан с поэтапным переносом карточек — что ты уже сделал, что в процессе, что пока на стадии согласования с другими людьми и т. д. Используй планировщик задач. Естественно, мы рекомендуем SingularityApp, но, в принципе, подойдет любое привычное тебе приложение.

Визуализация отлично спасает от тревожности или ощущения потерянности в куче дел. Они не крутятся у тебя в голове, а аккуратно вынесены наружу и ты можешь следить за их состоянием. К тому же, поставить галочку рядом с задачей — всегда приятно и добавляет игровой момент в твой день.

5. Делить дела на категории и приоритизировать

Когда на тебя нападает куча маленьких задач, они все кажутся важными и тянут одеяло на себя. Мозг видит твой to-do лист как список одинаково важных дел, охватить которые сразу никак не получается. А это – рецепт для паники. Поэтому выбери для себя подходящий подход к приоритизации и группировке задач. Например, можно разделить входящие на категории:

• Самые «горящие» задачи — то, что важно прямо сейчас и никак нельзя отложить. Этой группой лучше заниматься в первую очередь, выделять на нее основное и самое ресурсное время рабочего дня.
• Ежедневные мелкие задачи — рутина, без которой не обойтись. Например, проверить почту, отправить документы, ответить в рабочих чатах. Занимает не так много времени, если держать под контролем и выделять специальный слот в дне, в который ты будешь концентрированно «щелкать» задачку за задачкой.
  
• Нерегулярные, но важные задачи. Здесь то, что нужно делать время от времени. Эти задачи не требуют постоянного внимания, но ты все равно можешь переживать и тревожиться, что забудешь о них. Вынеси дела такого плана в отдельный список, на привязанные к датам поставь напоминания, а остальные просто время от времени просматривай, держа руку на пульсе. Это поможет разгрузить голову.
  

Увидеть гору задач, свалившихся на твои плечи, и первым делом запаниковать — нормально. А дальше нужно действовать с умом. Разобраться с делами и снизить тревожность — вполне выполнимая задача. Не пренебрегай планированием: выделив на него полчаса, ты сэкономишь уйму времени в течение рабочего дня и сохранишь свои нервы.