Обезьяны: пять историй о том, как предприниматель мешает своему бизнесу

Я 15 лет работаю с предпринимателями, часто встречаю ребят, которые работают по 12 часов в сутки, делая кучу важной работы: стоят у прилавка, занимаются маркетингом, ищут сотрудников, контролируют отчеты.

Отвечают на звонки партнеров, подрядчиков, возятся с инвентаризацией, разбирают бардак в документах. Я зову такую работу «обезьяньей». Во времена, когда телефоны умеют копировать проверочный код из SMS и вставлять его в приложение, возиться над такими задачами не очень рационально.

Если при этом они работают над стратегическим развитием бизнеса, никто бы и слова не сказал, но какая тут аналитика или стратегия, когда на жену с детьми времени не остается?

Когда занимаешься не теми делами

Работает честно, но без бумаг

Маленькая компания по производству сувенирной продукции в Архангельске. Руководитель занимается бизнесом уже четыре года, знает лично поставщиков и покупателей. Отгрузки товаров делал без документов. На вопрос почему так, ответил мне: «Я всех лично знаю, по-пацански решим».

Гром среди ясного неба грянул с обращением крупного закупщика из Москвы. Контракт на 300 тысяч рублей, стопроцентный аванс, поставка без документов — все довольны. Проходит год и у закупщика меняется руководство. Оно поднимает взаиморасчеты и находит оплаченный аванс, не закрытый документами. Естественно, просят вернуть 300 тысяч рублей. С крупной компанией по-пацански не решишь — «Без бумажки ты букашка».

Проблем можно было бы избежать, если был бы настроен четкий процесс: условия, документы, выполнение обязательств, фиксирование, закрывающие документы

Хранит всё в голове

Рекламное бюро в Новосибирске занимается изготовлением и размещением рекламных конструкций. Предприниматель разбирается в рекламе и продажах, а вот в учете не разбирается. Все заказы, обязательства, задачи записывают на стикерах и лепят на дверь.

Когда летом жарко — открывают окна и часть заказов улетает на север вместе с перелетными птицами (без шуток, часть стикеров реально улетала в окно). Бывает так, что менеджер забыл передать детали заказа, то забыл куда записывал, то записывал не совсем точно.

Как результат:

  • Портится репутация толковых в общем-то ребят — клиенты, чьи заказы «улетели», рекомендуют обходить их бюро стороной.
  • В дебиторке скопилась годовая зарплата директора (это выяснилось, когда стали приводить в порядок взаиморасчеты).
  • Бесконтрольно растут долги поставщикам. Из-за этого периодически встает работа по контрактам до погашения, а руководитель носится по городу, чтобы одолжить полтинничек.
Регламенты и внятная система управления заказами, конечно, могут быть в тетрадке, но это будет экономией на спичках

Фанат Excel-табличек

Консалтинговая группа помогает клиентам управлять финансами. Бизнес идет в гору, растет количество заказчиков и процессов. Финансовая модель у компании — конфетка.

А вот управленческий учет ведется в разных таблицах Excel. В одной касса, в другой управленческий баланс, в третьей взаиморасчеты, в четвертой продажи, а еще зарплаты и так далее. Когда бизнес маленький, так можно, какая разница куда записывать троих клиентов?

Но как только количество клиентов растет или бизнес-процессы усложняются, то усложняется и цепочка: поступил платёж — его надо занести в три таблицы, если у сотрудника плохое настроение, в таблицу попадёт опечатка, эта ошибка повлияет на дальнейшую арифметику, потом придётся её искать, возможно, даже несколько дней, да и само ведение табличек может занимать много времени.

Нашим героям помогло комплексное решение — «1С», в котором один раз вносишь документ, а все движения по кассам, балансам, взаиморасчетам делаются автоматически. Скорость работы выше, вероятность ошибок снижена, отчеты информативнее и создаются автоматически.

Если посчитать хотя бы трудозатраты всех менеджеров, такая автоматизация окупается за полгода.

Смотрите: обезьяний труд съедает до 20% рабочего времени сотрудников небольшого юридического бюро. В компании работают два менеджера с зарплатой 50 тысяч рублей. Итого потери составляют 50*2*20% = 20 тысяч рублей в месяц. Чтобы автоматизировать похожий участок, понадобится вложить примерно 150 тысяч рублей. Это значит, что по оптимистичным прогнозам — автоматизация окупится за 150/20 = 7,5 месяцев.

Не обязательно использовать всю автоматизацию, которая существует, но если есть процессы, в которых ошибка сильно влияет на бизнес, возможно стоит их исключить и доверить работу роботам

Работаю как в тумане

Классные ребята изобрели крутой пневмоэлемент для подвески легковых автомобилей и начали его поставлять по всей стране. Бизнес резко пошел в гору, а порядок в учете ТМЦ не пошел — как был, так и остался на месте.

Теперь непонимание остатков на складах, товаров в заказе, комплектов тянут назад финансовые отчеты, так как невозможно свести баланс компании, понять какие оборотные средства вовлечены, какова себестоимость различных заказов.

Невозможность управлять финансами не позволяет масштабировать компанию. Хорошо, что грамотный руководитель вовремя заметил ошибку и поставил фокус на постановке учета товаров — через пару недель сможет вернуться к плану захвата международного рынка.

Хаос в финансах неизвестных размеров

Торговая компания стала подозревать, что может выдавить из своих поставщиков хорошие скидки на объеме. Так как в компании разные менеджеры заказывали часто, но понемногу — поставщик не спешил со скидками. А ведь оборот уже перевалил за миллион в месяц.

Когда привели в порядок кредиторку и увидели общие взаиморасчеты, у руководителя появились веские аргументы для переговоров.

Уход клиентов вместе с сотрудником

Когда компания возлагает на менеджера слишком много ответственности и обязанностей, ценность такого человека растет. Он близко знает многих покупателей, контролирует вручную бизнес-процессы, ведет взаиморасчеты. Остап Бендер говорил: «У меня есть все основания полагать, что я один справлюсь с вашим делом».

К сожалению, за свою карьеру я наслушался историй, когда менеджер уходил вместе с базой покупателей и создавал рядом такую же компанию, только дешевле. А вот историй, когда автоматизированный процесс сбежал от владельца, — слышать не приходилось.

Чем больше процессов заменены автоматами, чем большую ценность покупатель видит в вашем интерфейсе, а не в менеджере — тем меньше шанс, что этот любовный треугольник замкнется без вас.

Проблемы случаются сплошь и рядом, естественно, они тормозят развитие бизнеса. Хотя часто решение лежит на поверхности, а ещё чаще все эти проблемы легко выявить ещё до того, как эти проблемы наступают. Все эти проблемы возникают лишь на определенных этапах развития бизнеса.

Если вы можете определить на каком этапе вы находитесь, то можете предсказать и проблему, а значит, заблаговременно решить эти проблемы, пока они не выродились в патологию.

P.S. Если статья вам понравится, напишу статью с разбором этапов бизнеса, на каком этапе развития находится бизнес и какие у него могут быть проблемы

0
75 комментариев
Написать комментарий...
Евгений Калашников

Пиши, интересно. Тот случай, когда пилотный пост удался))

Ответить
Развернуть ветку
Andrey Rublev

Фанат Excel-табличек

Нашим героям помогло комплексное решение — «1С», в котором один раз вносишь документ, а все движения по кассам, балансам, взаиморасчетам делаются автоматически. Скорость работы выше, вероятность ошибок снижена, отчеты информативнее и создаются автоматически.

Может кто посоветовать хороший сервис, а не эту хуету 1С?

Ответить
Развернуть ветку
7 комментариев
Pavel Ivanov

Суть: нужно уметь конвертировать инциденты в проблемы.

Пример. Инцидент: неверно вбили цифру в одну из трёх табличек. Проблема: синхронизация табличек не автоматизирована.

Подводный камень: в какой момент целесообразно перейти от устранения инцидентов к решению более общей проблемы? Ответ неочевиден.

Если инциденты не конвертировать в проблемы, зароешься в инцидентах. Если конвертировать всё подряд - раззоришься на автоматизации.

Как всегда нужен баланс. 3 инцидента не достойны внимания. Десятки и сотни - пора конвертировать в более общую проблему и решать её.

Серебряной пули нет.

Ответить
Развернуть ветку
Valentin Dombrovsky

Кстати, «нормальный» Эксель может очень многое и синхронизация цифр в табличках не проблема. Опять же люди не умеют его готовить. Читал о случаях, когда люди вбивали данные в табличку, складывали их на калькуляторе и потом вбивали итог внизу. То, что Эксель — это несколько больше, чем «табличка», и умеет как минимум в сложение, было для них большим открытием.
Помню, когда работал в системном интеграторе, компания Avaya такие шаблоны сборки АТС в Экселе присылала — заглядение. Да что там, люди вон «Кто хочет стать миллионером?» для Экселя написали в своё время.

Ответить
Развернуть ветку
7 комментариев
Алексей Баранов
Автор

Хоть и занимаюсь автоматизацией 15 лет, но полностью с вами согласен!!
Автоматизировать все подряд и непойми зачем — абсолютно лишнее!

Сначала надо разобраться, что этот процесс или результат доставляет неудобство.
Потом из чего он состоит и как мог бы выглядеть
Потом делегировать/утилизировать/автоматизировать

Ответить
Развернуть ветку
Maxim Bugaev

вообще, внедрение ISO должно решить проблему

Ответить
Развернуть ветку
4 комментария
Aliev Ruslan

Вангую, в следующей статье будет "Как все эти вопросы решает %CRMNAME%".

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Алексей Баранов
Автор

Вангуете мимо :)
CRM не наш профиль

Да и статьи: «приходите к нам за решением всех проблем» не пишем.
Пишем для бизнеса и про бизнес.

Кстати там на сайте хороший блог, опять же без саморекламы ;)

Ответить
Развернуть ветку
4 комментария
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Баранов
Автор

Благодарю вас, коллеги, за добрые отзывы!

Ответить
Развернуть ветку
Ruslan Malashin

А можно узнать - автор текста каким образом 15 лет работает с такими предпринимателями?

Вы инвестор, аудитор или компы у них в офисах чините? Не хватает этой информации для полноты картины от текста.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Баранов
Автор

Автоматизирую упручет и БП.
Наболело, тк много предпринимателей живут и болеют в рутине и без учета.
А ведь предприниматель лучше пусть занимается развитием продукта, чем рутиной: учетом, контролем процессов и тп

Ниже ссылка на наш сайт :)

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Малахов

Вот сколько не знаю историй про уходящих "в свой бизнес" и зовущих клиентов за собой- никакой учет их не останавливал.
Часто наоборот -уходящий мог получить окольными путями дополнительную информацию для себя.
Что обычно останавливает - это наличие в фирме ресурсов, которые сложно "повторить".

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Баранов
Автор

Учет не остановит — это точно!
А вот когда на уходящем было сконцентрировано все, то он и становится ресурсом, который сложно повторить.
Собственно вы как раз об этом :)

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Баранов
Автор

Работать по 12 часов предпринимателю можно в любом возрасте и статусе. Важно только понимать над какими задачами: развитие бизнеса или перепроверка того, что должны делать другие люди. А также, чтобы перло от целей и их достижения!

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Солнечный

Работать нужно не 12 часов в сутки, а головой

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Иван Хрипков

Если я правильно понял, автор пытался донести до нас не то, что "не нужно работать 12 часов в день, а то времени на семью не останется", а то что не нужно выполнять лишнюю работу, автоматизировав некоторые процессы. При этом появится больше времени на более важные вопросы.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Anatoly Niculin

Жизненно, постоянно сталкиваюсь с таким проблемами у своих клиентов ))

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Михаил Семёшин

Вот это технологии! Отправлю ка я почтового голубя своим менеджерам о том что пора это всё внедрять. :)

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Баранов
Автор

Скорее это напоминает рекламу учета)))
А в crm, erp, bpm или тетрадке — уже решать бизнесу

Ответить
Развернуть ветку
Антоха Веселый

Жду новую статью

Ответить
Развернуть ветку
Руслан Муханов

Блин, хорошая ведь

Ответить
Развернуть ветку
Valentin Dombrovsky

Согласен со многим. И насколько я вижу, очень часто всё упирается в делегирование задач.
У нас в принципе не особо принято доверять другим, а в особенности своим сотрудникам — отсюда проблемы, связанные с микроконтролем и самостоятельным выполнением множества «обезьяних» задач.
Плюс в некоторых случаях существует низкая осведомлённость о возможностях IT-сервисов. Для многих Гугл.Докс, к примеру,становится открытием, а меж тем, некий «документооборот» для небольшой компании там организовать довольно просто. Что говорить о более серьёзных сервисах.

Ответить
Развернуть ветку
Артем Акулов

При внедрении автоматизации нужно закладывать бабки на обучение персонала. Поэтому окупаемость всего этого дела спокойно растягивается на год.

Всё подряд автоматизировать тоже нет смысла, штаны последние отдашь.

На поддержание автоматизированных систем нужно выделять деньги, если что-то отвалится, придется платить. Сто раз проклянешь какую-нить crm и вернешься в безотказные эксель таблички.

Естественно, просят вернуть 300 тысяч рублей. С крупной компанией по-пацански не решишь — «Без бумажки ты букашка».

Банкротишь ОООшку и регаешь новую. Зачем кому-то что-то отдавать? По такой схеме целые заводы работают, не говоря уже о малом бизнесе.

К сожалению, за свою карьеру я наслушался историй, когда менеджер уходил вместе с базой покупателей и создавал рядом такую же компанию, только дешевле.

Так бизнесы и делаются, но успешных копипастов в реальности ничтожное количество. Ничего с этим не сделаешь и никак не защитишься.

Не понял вообще зачем эта статья. У кого есть схожие проблемы и так в курсе. Рыба с головы гниёт, это закон гниения.

Ответить
Развернуть ветку
Прайс Матрикс

Не всегда. Например, наш сервис для обработки прайс-листов (да и другие наши) почти не требует обучения. Просто прочитать несколько лёгких инструкций. http://price-matrix.ru/video-uroki Это я про среднестатистического клиента говорю.

Ответить
Развернуть ветку
Natalia Kartashova

Годнота. Когда ждать следующую?

Ответить
Развернуть ветку
Mikhail Malyshev

Снимаю шляпу перед автором, очень хороший пример нативной рекламы 1С :)

Ответить
Развернуть ветку
Timur Kuzmin

Я работаю предпринимателем пару лет, пожаловаться на результат не могу, зато могу рассказать, как достали всевозможные советчики, пытающие продать свои советы как мне жить и что делать в моем же бизнесе. При этом у самих нет ни опыта, ни результатов.

Ответить
Развернуть ветку
Прайс Матрикс

И в Вашем опыте тоже присутствуют такие ситуации, которые описаны в статье?

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Александр Селиванов

Пиши, интересно. Только про 150 тыс внедрения 1С слабо верится.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Баранов
Автор

Тут спорно :)
С точки зрения эффективности (не продуктивности) именно реакция на раздражитель — хороший сигнал для начала действий.
Если же предполагать и предвидеть, то точность довольно низкая

Я аджилист и ссылаюсь на конус неопределенности :)

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Антон Ляшенко

Если все будут заниматься автоматизацией, то кто работать будет ?

Ответить
Развернуть ветку
Прайс Матрикс

Часто задаю себе этот вопрос. Но на самом деле ответ на него уже есть в гуманитарных науках. Например, в культурологии, арт-менеджменте. Чем больше работа людей (любая - от учёта и до дойки коров) автоматизирована, тем больше у них появляется потребности и времени для совершенно другой деятельности.

Ответить
Развернуть ветку
Truba Shatal

Может не совсем в тему, но добавлю

Почему в Яндекс Директе мы не на первом месте по запросу "информационный ВЧ запрос" ?

Ответить
Развернуть ветку
Михаил Кочубеев

не все хотят вечно масштабировать бизнес и захватить мир)) но хотя их и предпринимателями назвать нельзя...

Ответить
Развернуть ветку
Александр

Как обезопасить себя от ухода сотрудника с базой клиентов?

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Баранов
Автор

1. Создавать КФУ завязанные только на вас. Уникальный договор с поставщиком, патенты, секретная формула и тп
2. Защищать базу от выноса.

Откровенно говоря, на 100% никак. Все приемы лишь усложняют копирование вашего бизнеса.

Ответить
Развернуть ветку
Прайс Матрикс

Сотрудник не должен быть лидером, желающим иметь своё дело. Лишь ведомым и очень Вами мотивированным на успех и принятие в именно вашей компании.

Ответить
Развернуть ветку
Прайс Матрикс

Статья, конечно, понравилась, но... неужели так бывает? Мне кажется, что, например, в Беларуси невозможно сделать поставку товара на условно 300000 без документов. Посадят. :) Ладно там записки задач дня на стикерах, но учёт! Примеры сказочные. Люди, что, такое есть на самом деле?

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Баранов
Автор

Можно, например, забыть забрать закрывающие документы на 300тыр у покупателя. Отчитаться перед налоговой за поступление денег (УСН). А когда будет спорная ситуация, покупатель скажет «кошелек, кошелек, какой кошелек?» из хф «Место встречи изменить нельзя» )))

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Баранов
Автор

Сажать будет формально не за что. Налог заплатил и байбай

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Denis Lukyanov

Тут есть и обратная проблема: предприниматель виртуозно владеет учётом, умеет налаживать процессы, умеет организовывать, считать и ничего не делает без документов и 1С. Но в маркетинге полный ноль. Бизнес готов переваривать тысячи клиентов, а их просто не умеют привлекать. Нанять маркетолога/агентство - а где денег взять? Пару раз пробовали с заёмными средствами, только слили все в "маркетинг", а воз и ныне там. Какие варианты? Ну, кроме как закрываться )))

Ответить
Развернуть ветку
Вася Васин

Вот не лень было автору весь этот шлак писать? По первым абзацам понятно, что он в бизнесе - как обезьяна ... ну вы поняли думаю.
Или он думает на рекламе нагреться... ну извини, блокировщики не дремлют.

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
72 комментария
Раскрывать всегда