Количество пользователей корпоративного портала является одним из ключевых показателей успешности HR-подразделения. При этом привлечь сотрудников на портал не всегда простая задача — как говорил кот Матроскин: «Ты за ним ещё полдня бегать будешь, чтобы фотографию отдать». Но за всеми не угонишься, поэтому предлагаем 7 способов, как сделать так, чтобы коллеги сами пришли работать в корпоративный портал.
Расскажите сотрудникам, зачем им нужен корпоративный портал
Корпоративный портал создаётся не только с целью упростить процессы бизнеса, но и облегчить работу сотрудников. Однако не все это осознают и предпочитают применять «проверенные методы», поэтому важно донести до людей преимущества инструмента. Начните знакомство работников с платформой с сервисов, которые автоматизируют рутинную часть работы:
Освоив базовые сервисы сотрудники обязательно оценят их удобство и экономию времени, и тогда сами заинтересуются остальным устройством системы.
Проведите обучение
Сотрудники могут неохотно переходить в новый инструмент из-за необходимости изучать функционал. Между тем, решить этот вопрос достаточно просто — нужно лишь время и немного терпения, чтобы обучить людей работе в платформе. Существует несколько методов:
- Провести очное или онлайн-обучение / записать онлайн-курсы;
- Выделить человека, который будет оказывать техническую поддержку коллегам в рабочие часы;
- Добавить в системе интерактивные подсказки, которые познакомят человека с интерфейсом и опишут наиболее верное применение того или иного функционала.
Выбор формата обучения зависит от размера и ресурсов компании, но для достижения лучшего результата лучше использовать их в совокупности.
Проведите PR-кампанию
Внутреннюю платформу необходимо продвигать, чтобы как можно больше работников знали о ее возможностях и обращались к ней. Попробуйте сделать следующее:
- Почаще рассказывайте о портале на официальных мероприятиях, а также попросите руководителей упоминать о нём на встречах и собраниях;
- Создайте Telegram-канал, в котором будут публиковаться новости по платформе и полезный контент. Обязательно включите комментарии — люди смогут обсуждать посты, делиться советами и оставлять обратную связь.
- Разместите плакаты с QR-кодами в офисе с предложением перейти в интранет. Можно сделать как отдельный стенд, так и развесить их по всему пространству, допустим, возле HR-отдела расположить табличку с сообщением о заказе справок через интранет, а на ресепшене — о бронировании переговорных.
Сформируйте для корпоративного портала собственный бренд
Интранет — это не только данные и бизнес-процессы, но и отдельный продукт. Можно оформить его по подобию брендбука, а можно добавить ему немного индивидуальности, чтобы его узнавали из тысячи:
Продумайте уникальный дизайн, который можно реализовать в разных платформах, например, на базе Битрикс24;
- Используйте узнаваемые мемы или эмодзи и разнообразьте тексты шутками;
- Создайте персонажа — маскота, который будет символом вашего портала и проводником по нему для работников;
Оформите стикер-пак для мессенджера с известными или собственными персонажами, а также с сотрудниками.
Создайте чат-бот
В портал можно заселить чат-бот, который поможет разобраться в его устройстве, быстро найти нужную информацию, подскажет, к кому обратиться по тому или иному вопросу. Вместе с тем виртуальный помощник будет полезен и руководителям — он освободит от рутинного процесса постановки и согласования задач, может проверить текущие работу и навыки подчинённых, сообщит о важных встречах и прочее.
Чат-бот — полноценный коллега. Диалог с ботом отображается в классическом списке чатов с сотрудниками. Digital-интегратор “Улей”, модуль “Чат-бот с конструктором сценариев”.
Запрограммировать бот можно на любые сценарии в зависимости от потребностей организации. А поменять и дополнить сценарии можно в любое время и в короткий срок.
Включите элементы геймификации
Геймификация — это адаптация игровых методов к неигровым процессам и событиям для вовлечения и мотивации. Компании реализуют геймификацию разными способами, но чаще всего внедряют систему баллов: за выполнение задач сотрудник получает баллы, которые можно обменять на товары и сертификаты, корпоративную продукцию, деньги и прочее. Иногда придумывают и нематериальные виды мотивации — Skyeng превращала общую сумму накопленных баллов в деньги и перечисляла её в благотворительные фонды.
Нехитрый приём не только повысит производительность персонала, но и увеличит число постоянных пользователей интернета. Для этого стоит начислять баллы за действия, связанные с корпоративной платформой:
Запустите конкурсы
Привлечь внимание сотрудников к системе можно запустив конкурс:
- Придумать лучшее название для интранета или имя маскота;
- Составить предложение из выделенных слов, спрятанных в разных разделах сайта;
- Поделиться первым впечатлением о системе в креативном формате, которое будет оцениваться коллективом.
Поместите объявление о состязании на баннере на главной странице сайта, чтобы его заметили:
Публикуйте самые важные объявления на основной странице, чтобы никто не смог пройти мимо. Источник: Digital-интегратор “Улей”, модуль “Главная страница”.
В качестве поощрения можно повесить фото победителей на доску почёта, подарить мерч, предоставить дополнительный день отпуска или удалёнки и другое.
Как привлечь сотрудников в корпоративный портал:
✅Обучите сотрудников работе в инструменте;
✅Объясните, как портал упростит выполнение рабочих задач;
✅Освещайте возможности интернета в разных каналах коммуникации: на встречах и мероприятиях, в социальных сетях и мессенджерах, а также посредством информационных баннеров в офисе.
✅Сформируйте для портала собственный бренд с помощью оформления, персонажа и стикеров для общения;
✅Создайте чат-бот, который будет отвечать сотрудникам на интересующие вопросы на платформе;
✅Геймифицируйте взаимодействие с порталом — начисляйте баллы за выполнение действий, связанных с интранетом;
✅Запускайте конкурсы, которые мотивируют изучать возможности системы.