Как системный подход делает результат творческой команды предсказуемым

Есть два популярных способа организовать работу команды: пустить процесс на самотек или стоять с палкой за спиной, чтобы творческая личность сдала работу в срок. Оба они провальные.

Какое-то время назад, когда клиенты говорили, что мы в бюро ARCHWOOD занимаемся творчеством, мне становилось не по себе. Иногда даже тянуло их переубедить: в этот момент я была поглощена разработкой системы, которая как раз задала бы рамки нашей безудержной творческой энергии.

Система VS Творчество

Конечно, я ошибалась. Авторский дизайн-проект или уже реализованный интерьер – итог творческой работы. Потому что, с одной стороны, клиенты не придумали бы подобное решение самостоятельно, а с другой, я уже понимала, что за этим результатом стоит: внутренняя машина, которая собиралась по частям долгое время.

Строя систему, я изучала управление проектами. Но внедрение процессов из классического проектного управления периодически приводило к передавливанию (на пустом месте), и тогда вставала иная задача – не убить мотивацию команды, не поранить тонкую психику талантливого сотрудника. Выяснялось (хотя я догадывалась на своем примере), что творческие люди в разы чувствительнее к каким-либо рамкам, чем остальные, и личная мотивация у них может быть довольно необычной. «Макдоналдс» тут сложно построить. Так в чем вообще проблема?

В общепринятом понимании творчество – это нечто спонтанное, нелинейное и (о ужас!) непредсказуемое… В работе дизайн-студии, где нужно постоянно поддерживать заданное качество проектов, да еще и соблюдать дедлайны, непредсказуемость равна неуправляемости, а это, в свою очередь, может привести к срыву сроков или снижению качества в целом.

Сегодня у дизайнера есть вдохновение – получился шедевр. А если завтра или в течение следующих двух недель его не будет? А если это не отдельный художник или архитектор, а целая команда, которая должна работать без сбоев? Ни один клиент не захочет, чтобы именно на его проекте дизайнер решил отдохнуть и порефлексировать, не говоря уже о том, чтобы выдержать рентабельность проекта. Потому отпустить созидательный процесс не получится. Лишь единицы творческих людей могут успешно контролировать себя сами и работать как часы. Реально ли вообще сделать результат в творческой сфере предсказуемым?

Если посмотреть на любой вид искусства, в котором взаимодействуют люди, это всегда система с заготовками, планами и продуманными подстраховками, иначе плохое настроение или ошибка одного человека может уничтожить результат команды.

Тем более работа в сфере искусства не может быть творческой от начала и до конца, как многим кажется. В реальности она состоит из моментов озарения, после которых идут часы работы, допиливания и переделывая. И в процентном соотношении, конечно, работы больше. Чем выше уровень мастера, тем тщательнее он шлифует результат.

Лучший пример – постановка балета. Зритель, который приходит на представление, видит из зала волшебные образы, но для артистов на сцене работает жесткая машина, где каждое движение расписано по секундам. В моменте солисты вкладывают свое видение и душу, но каждое их па – часть отточенного сценария, который годами и практически без сбоев соблюдается от представления к представлению.

Проектное управление в креативных командах

Получается, творческую работу можно сделать предсказуемой, если разбить весь процесс на небольшие задачи, прописать общую логику взаимодействия членов команды и собрать между собой в нужном порядке. Так ведь это обычное проектное управление. Почему же оно намного хуже работает в креативных командах?

Любой сложный продукт, такой как дизайн-проект, – это всегда система, которая состоит из моментов озарения и часов работы. Задача системы – поддерживать работоспособность художника, задавать направление, помогать быть собранным, Но (!) ни в коем случае она не должна вытеснять его, лишать пространства для реализации или превращать в дойную корову, иначе волшебство авторской идеи уйдет и творческий человек превратиться в посредственного ремесленника.

Теперь пара лайфхаков, которые помогли мне добиться системной работы креативной команды.

Во-первых, важно доказать на практике творческому сотруднику, что система – его друг, а не враг. Это помощник, на которого он может опереться и не тратить энергию на запоминание множества фактов и отслеживание хода проекта, а спокойно идти от задачи к задаче.

На практике это хорошо работает. Ответственный человек всегда боится что-то не успеть или забыть, волнение съедает энергию, а система берет на себя эту заботу, решая задачи личного агента. Взамен творческий сотрудник должен потратить 10 минут в день на выполнение несложных операций и заполнение отчетности. Согласитесь, не такая уж высокая цена за спокойствие.

Во-вторых, важно изначально задать нужный рабочий темп и не снижать его. Существует ряд клише, связанных с художниками в любых сферах, которые сидят и ждут вдохновения неделями. Вдохновением можно и нужно учиться управлять. Да, иногда оно может посетить вас в самом неожиданном месте и в не совсем удобный момент, а иногда приходит во время работы. Но чем чаще и быстрее вы входите в нужное состояние, тем легче оно придет в следующий раз.

Вдохновение – это мышца. В какой-то момент творческий человек может прокачаться настолько, что входит в нужное состояние за минуту и может увлеченно работать в нем долгое время.

И в-третьих, самый важный момент, который относится практически ко всем, – это классическая смена деятельности, которую тоже можно зашить в общий процесс. В работе архитектора есть более творческие этапы, такие как создание первой концепции, стилевого и цветового решения, и технические, например, проработка чертежей или узлов. Переключение между противоположными задачами и полушариями мозга позволяет восстанавливать силы и энергию и не превращать созидательный процесс в рутину. Поэтому при управлении загрузкой важно предусмотреть смену деятельности, чтобы креативная часть работы разбавлялась технической.

Точки контроля

Никто уже не хочет быть винтиком в большой машине, когда грядет время индивидуальностей и личного пространства. Каждый хочет быть творцом, но не каждый может себя заставить работать и развиваться в современном темпе. И здесь поможет системный подход.

Вот небольшой чек-лист относительно того, что обязательно нужно контролировать:

• Разбить сложный процесс на повторяющиеся регулярно этапы и задачи, даже если они творческие, и описать их для сотрудников.
• Внедрить максимально простой учет времени, потраченного на задачи по конкретному проекту. Это позволит наглядно увидеть, где сотрудник подвисает, а также просчитать рентабельность не только всего проекта, но и отдельной задачи. Возможно, вы обнаружите, что стоит пересмотреть порядок действий в целом.
• Внедрить платформу управления проектами и задачами на ваш выбор. Мы после нескольких переездов мы остановились на Basecamp 3.
• Ввести за правило написание плана на день и неделю для каждого сотрудника, а также минимального отчета в конце дня и недели по выполненным задачам и потраченному времени. Важно, чтобы сотрудник заполнял данные сам, а вы или руководитель направления контролировали процесс. Можно попросить скидывать работу в папку в конце дня в состоянии «как есть сейчас».
• Все, что вы объясняете больше одного раза, должно быть постепенно описано в небольших инструкциях или видео, которые будут храниться в общей базе знаний. Это поможет быстро включиться в работу новому сотруднику при вашем минимальном участии.
• Внедрить управление загрузкой по сотрудникам и проектам, чтобы вы наглядно видели весь процесс и могли предупредить аврал.
• Если команда достигла численности, при которой возможна путаница с зонами ответственности, стоит внедрить таблицу ответственных (RACI). Там участники смогут наглядно увидеть логику взаимодействия в разных ситуациях.

К минусам внедрения системного подхода можно отнести то, что прописывание документов займет ваше время. Но это делается постепенно, по мере роста команды или усложнения проектов. Из приятных моментов: каждая инструкция или форма в будущем освобождает часть вашего времени, то есть у вас намного больше шансов не увязнуть в операционке.

Важно не стать маньяком процессов и не разводить лишнюю бюрократию. Старайтесь внедрять только то, что действительно нужно вашей команде сейчас, пишите простым понятным языком, так, как вы привыкли общаться внутри, и оставляйте возможность сотрудникам влиять на процессы. Любое нововведение лучше тестировать вместе, обсуждать результат и корректировать. Процессы, которые не спущены сверху, а написаны в соавторстве с командой, могут органично работать в любой творческой сфере, не нарушая личное пространство художника.

А какой опыт работы с творческими людьми был у вас? Или вы сами часть креативной команды? Какие приемы вы используете?