Что вы представляете себе когда слышите словосочетание "карта рабочего дня сотрудника"? Как давно вы сами составляли карту рабочего дня в своем отделе продаж? Если ответ – «очень давно», «вообще ни разу», «а что это такое?» или «я такой ерундой не занимаюсь», то очень рекомендую прочитать эту статью.
👉 В чем суть?
Ваши менеджеры по продажам в течение дня постоянно чем-то заняты. И часть их действий реально влияет на итоговый финансовый результат (например, звонки клиентам, встречи, отправка коммерческих предложений). Но им также приходится выполнять много разной работы, не имеющей ничего общего с продажами.
По данным статистики непрофильная деятельность в отделе продаж может достигать 50%. То есть, половину времени менеджеры по продажам тратят на дела, которые не соответствуют их обязанностям, не помогают или даже вредят!
Что значит профильная и непрофильная деятельность?
Например, ваш «клоузер» проводит переговоры с потенциальными клиентами по телефону или на встречах – это его профильная основная активность.
Формирование коммерческих предложений – это тоже его профильная, но уже вспомогательная функция. Кстати, в некоторых ситуациях ее можно (и даже нужно) передать помощнику в лице технического ассистента.
А вот если «клоузер« принимает входящие звонки от уже существующих клиентов, которых должны обслуживать «фермеры», или он формирует заказы на закупку, отправляет их поставщикам, ищет транспорт для доставки заказа – то это все примеры непрофильной деятельности.
В основном менеджеры по продажам вынуждены заниматься не тем, чем должны лишь потому, что в компании так заведено. Им так сказали. Бывает, они берут подобный непрофильный функционал на себя сами, поскольку боятся потерять сделку (клиента) , если эту работу будет выполнять кто-то другой и «накосячит» при этом.
В любом случае это задача руководителя, разобраться, на что уходит время сотрудников в течение рабочего дня/недели. Важно понять, каким образом распределяются разные типы работ и как их можно оптимизировать.
Именно поэтому настоятельно рекомендую составить карту рабочего дня вашего отдела продаж хотя бы один раз.
Как это сделать?
В течение одной рабочей недели производятся замеры всех дел, которые выполняют менеджеры по продажам (длительность в часах и минутах).
По итогам рассчитывается доля каждого вида деятельности, и дальше руководитель принимает решение, что с этим делать:
🔹 какие обязанности от менеджеров имеет смысл забрать, передать другим сотрудникам или в другие отделы?
🔹 что следует изменить в бизнес-процессах?
🔹 что нужно автоматизировать и т. д.
ИТАК. Шаг 1: Заполнение бланка
Карта рабочего времени заполняется самими менеджерами. Поставьте им такую задачу. За корректное заполнение можно пообещать вознаграждение. Важно вовлечь сотрудников отдела продаж в процесс, «продать идею». Объясните, что хотите оптимизировать их работу – убрать с них часть функций, которые мешают им продавать и больше зарабатывать.
Раздайте им специальные бланки и определите дату начала процедуры. Важно, чтобы это была одна типовая рабочая неделя, и чтобы все сотрудники были на местах.
Ежедневно менеджеры должны последовательно в бланке отмечать время начала и завершения каждой своей активности, а в конце каждого дня переносить данные в электронный вид (таблицу).
Шаг 2. Группировка задач
По итогам замеров вы получите списки различных дел с длительностью каждого в минутах. Сгруппируйте их по следующему принципу:
Основные – это те действия, которые непосредственно влияют на конечный результат сотрудника. Для продавца – это переговоры (время на телефоне с клиентами, живые встречи).
Вспомогательные – это действия, дополняющие основные. Например – подготовка коммерческого предложения, формирование и выставление счета, составление договора и т. п.
Непрофильные – действия, которые не имеют отношения к продажам, как таковым. Например, найти нужный товар у поставщиков – это функция закупщика. Выбрать и заказать транспорт для доставки товара клиенту – это функция логиста.
Личные дела – обеды, перекуры, решение личных вопросов по телефону и др.
Шаг 3: Подведение итогов
В итоге у вас получится сводная таблица по отдельным сотрудникам и по всему отделу. Вы сможете и в минутах, и в процентном соотношении от общего рабочего времени увидеть, кто, чем занимается и решить, что можно улучшить. Создайте графики для наглядности.
Сопоставьте затраты на активности на разных стадиях процесса продажи.
Выявите стадии, на которых менеджер тратит более 20% времени на непрофильные активности и менее 20% на профильные активности. Эти стадии будут «узким» местом вашего процесса продажи.
Часто в категориях «вспомогательные» и «непрофильные» я детализирую еще глубже, чтобы выделить отдельные функции. Так, в одной компании после такого анализа мы увидели, что каждый менеджеры в среднем по 1/3 своего времени занимались вопросами по подбору товаров у поставщиков и оформлению заказов на закупки и доставку. При этом часто допускали ошибки в этой области.
На трех менеджеров это получилась по времени одна полноценная должность закупщика. В итоге на эту позицию наняли отдельного человека. Тем самым увеличили результативность и эффективность как продавцов, сняв с них эту функцию, так и закупок, отдав это направление сотруднику с профильным опытом.
Если вы до сих пор считаете, что «Карта дня» это бесполезная ерунда, то вы просто ни разу этого не делали. Поверьте, оно того стоит! И это совсем не сложно.
Выделите время и проведите процедуру, не откладывая в долгий ящик. Я на 100% уверен, что по итогам вы поймете, что не зря это сделали.
У меня есть готовый шаблон для этого, который сам разрабатывал и сам использую. Кто захочет, пишите в личные сообщения, поделюсь. Хороших всем продаж!
***
Подписывайтесь на мой Телеграм-канал, если статья оказалась для вас полезной. Там я делюсь своим опытом, как навести порядок в отделе B2B продаж и увеличить доходы.