«Просто платить больше уже недостаточно»: каким должен быть правильный онбординг в 2023 году — на примере Rock and Mill

Рассказываем, как с помощью «Битрикс24» грамотно встроить в команду крутых и редких специалистов. Практический кейс автоматизации онбординга в одной из крупнейших инжиниринговых компаний в горнодобывающей отрасли России.

Сложная отрасль — добыча и обработка полезных ископаемых — требует специалистов высокого уровня. В Rock and Mill умеют привлекать таких с рынка. В компании годами оттачивали процесс онбординга, чтобы как можно быстрее подключать свежие кадры к решению реальных задач. Когда там установили Битрикс24, требовалось весь этот процесс максимально точно оцифровать и завести в систему. Это мы и сделали. Но обо всем по порядку.

Rock and Mill — крупный игрок в горнодобывающей промышленности РФ. На счету компании — более двух сотен реализованных проектов. Это и геологоразведка, и анализ запасов, и разработка проектов перерабатывающих предприятий. В числе постоянных клиентов компании громкие имена: Норникель, Полюс, Южуралзолото, Евраз Polymetal и десятки других. В штате — две сотни специалистов с редкой экспертизой в узкой и сложной сфере.

Наше тесное сотрудничество с Rock and Mill продолжается несколько лет. Собственно, мы и внедряли им Битрикс24. И практически сразу возник вопрос о переносе онбординга в цифровую плоскость. Это лишь одна из частей большого проекта. Но сегодня мы сконцентрируемся именно на ней.

Итак, онбординг предстояло настроить и автоматизировать таким образом, чтобы специалисты из разных отделов оперативно включались в работу — каждый в свое время, а начальник мог посмотреть, как продвигается адаптация каждого кандидата, в одном месте.

В своем ТЗ заказчик четко обозначил, как в компании проходит онбординг, из каких этапов состоит и кто в него вовлечен.

Основных участников трое: HR-директор, начальник принимающего отдела и куратор. А сам онбординг начинается, как только специалист подписывает оффер.

В целом, это довольно стандартный процесс: утверждение кандидата и сроков адаптации, подготовка оборудования и программного обеспечения для начала работы, выбор сотрудника из числа “старичков”, который подхватит на старте и поможет сориентироваться. Но, вместе с тем, он сопряжен с большим количеством бумажной работы и требует взаимодействия между разными подразделениями компании. Его оцифровка сэкономила бы всем участникам кучу времени и облегчила новичкам процесс вхождения в должность. Этим нам и предстояло заняться.

Подробнее о том, что дает компании грамотный онбординг и как сократить издержки на адаптацию кадров, читайте на нашем сайте.

Отработанный в компании сценарий адаптации кадров мы зашили в смарт-процесс Битрикс24, который так и называется “Адаптация”. Для пользователей он похож на воронку продаж — там тоже есть несколько стадий, каждая из которых содержит условия попадания в нее. Но только по этой воронке движется “Кандидат”, а не “Сделка”.

Чтобы запустить онбординг, нужно лишь заполнить карточку нового сотрудника. Дальше управлять процессом в течение всего испытательного срока можно будет из этой самой карточки. Например, отправить заявку на подготовку рабочего стола — с оборудованием и ПО, назначить куратора, заполнить характеристику, обсудить в чате успехи кандидата. А, кроме того, система сама подскажет сотрудникам разных подразделений, когда нужно включиться в работу и что от них требуется.

Что касается подготовки места для работы, IT-подразделение собирает эти заявки наряду с остальными запросами от сотрудников компании с помощью ITSM 365. Мы сохранили привычную схему работы и интегрировали ITSM 365 с “Адаптацией” на основе бизнес-процесса Битрикс24. В результате, можно отправить запрос непосредственно из карточки кандидата, а IT-подразделение получит его там, где привыкло.

В конце система сформирует общий отчет по кандидату: кто руководил и кто курировал, над какими трудился проектами и сколько времени занял каждый из них. Всю эту информацию вместе с характеристикой Битрикс24 сложит в единый документ.

Чтобы собрать в одном месте данные по всем задачам, которыми занимался кандидат, потребовалась дополнительная разработка. В остальном, нужно было просто грамотно настроить штатный функционал от Битрикс24.

Работу мы сдали спустя два месяца после того, как получили запрос. Сценарий работы с новыми сотрудниками принципиально не отличался от того, к которому в компании привыкли.

Кандидат принял оффер. Дальше директор HR-направления добавляет его в Битрикс24 и запускает онбординг.

Вносит сведения о кандидате в обязательные поля карточки: подразделение, непосредственный начальник, когда приступает к работе.

Если вся информация о новом сотруднике внесена верно, можно перейти на второй этап.

Процесс подхватывает начальник того отдела, в который поступает сотрудник. Первым делом он заполняет заявку в IT-службу, чтобы к выходу кандидата у него уже было рабочее место со всем необходимым оборудованием и доступами к корпоративным ресурсам.

После того, как руководитель отправит заявку, система сама генерирует новую задачу для IT-сервисного подразделения, а онбординг движется на следующую стадию.

Непосредственный начальник нового сотрудника выбирает для него куратора и проекты, над которыми ему предстоит работать.

В первый рабочий день новичка встречает куратор. Он помогает мягко влиться в производственный процесс и познакомиться с условиями работы. А система автоматически отправляет памятку, с которой нужно ознакомиться.

В тот же день глава HR-направления получает уведомление: нужно проверить карточку кандидата до того, как процесс перейдет на следующую стадию.

Новый сотрудник начинает получать задачи. В первую очередь — прочитать памятку, разобраться в сервисах, с которыми работает компания. И, разумеется, боевые. Пройдет 10 рабочих дней, и онбординг автоматически продвинется на стадию контроля, и начальнику нужно будет проверить, как справляется кандидат.

Спустя месяц активной адаптации система автоматически ставит его начальнику задачу — заполнить характеристику. Специальная вставка появляется в верхнем левом углу карточки кандидата. Никому ничего отправлять не придется — после заполнения формы характеристика сохраниться в системе и будет привязана к соответствующему кандидату. Месяц спустя руководителю снова прилетит задача — нужно будет уточнить характеристику.

За 10 дней до конца “Адаптации” наступает время принять решение — продолжать сотрудничество с кандидатом или расстаться.

В конце Битрикс24 формирует финальный отчет по кандидату, а его карточка попадает в "успешную” или "провальную” стадию.

Результат: удобный сценарий онбординга в Битрикс24, в котором сотрудники компании-заказчика могут сориентироваться интуитивно. Мы настроили его таким образом, чтобы система в нужное время сама подсказывала пользователям, что от них требуется. Не нужно держать в голове и контролировать, чтобы все было сделано вовремя. Не придется каждый раз спрашивать — “Как продвигается?”, ведь всю информацию по кандидату можно найти в его карточке. Так компания сократила рутину, на которую сотрудникам пришлось бы тратить время, и обеспечила новым сотрудникам поддержку и поэтапный процесс вхождения в должность.

Первый день в новой фирме — это всегда непросто. Расскажите о своем опыте в комментариях. Что помогло вам на старте? Чего не хватило?

А может вы знакомы с изнанкой процесса? Поделитесь своей позицией: ручной онбординг или автоматизация?

#онбординг #битрикс24 #первый_рабочий_день #сотрудники