(function(m,e,t,r,i,k,a){m[i]=m[i]||function(){(m[i].a=m[i].a||[]).push(arguments)}; m[i].l=1*new Date(); for (var j = 0; j < document.scripts.length; j++) {if (document.scripts[j].src === r) { return; }} k=e.createElement(t),a=e.getElementsByTagName(t)[0],k.async=1,k.src=r,a.parentNode.insertBefore(k,a)}) (window, document, "script", "https://mc.yandex.ru/metrika/tag.js", "ym"); ym(94767757, "init", { defer: true, clickmap:true, trackLinks:true, accurateTrackBounce:true }); ym(94767757, 'hit', window.location.href);

Как матрица компетенций помогла мне не перепутать собственных сотрудников

Привет, я Марго! До прихода в Teamly я была координатором переводов и распределяла заказы между исполнителями. Их было около 50, но каждый месяц приходили новые. Было нереально запомнить, кого и куда ставить. Один раз это привело меня к факапу и тогда я задумалась, как можно исправить ситуацию. Спойлер: мне бы пригодилась матрица компетенций.

Предыстория

Я умудрилась отдать очень серьезный заказ новичку. Потому что тупо не знала, что заказ был серьезным, а переводчик — новичком. И это был нехилый косяк с моей стороны: если бы у нас не было времени на редактуру, важный клиент мог получить не самый качественный перевод.

А еще в нашей компании работали фрилансеры по всему свету, и пару раз я пыталась назначить на проекты людей из других часовых поясов. Даже не подозревая, что у них уже глубокая ночь и им немного не до работы.

Конечно, у нас была база исполнителей, где можно просмотреть профиль каждого переводчика — кто в чем специализируется, какие языки знает, с какой скоростью переводит и т.д. Но это очень долго и муторно, особенно когда нужно раздать проект с горящими сроками. К тому же, эта база редко обновлялась и в ней было немало пустующих строчек.

И тут я узнала, что все эти проблемы можно было бы решить с помощью простого инструмента — матрицы компетенций.

Что это такое

Матрица компетенций — это таблица, в которой видно, кто какими навыками владеет, и насколько хорошо. А также, хочет ли человек вообще их применять. Матрицу компетенций можно представить в виде простой таблицы.

Какие плюшки она обещает

Поможет сотрудникам выявлять свои сильные и слабые стороны

Фишка в том, что для матрицы компетенций человек оценивает не только сам себя. Используется метод 360: обратную связь дает все рабочее окружение сотрудника. В ходе этого может проявиться скрытый потенциал и таланты — возможно, сотрудник захочет и сможет применить их в новом для себя проекте.

На моей практике попадались переводчики, которые переоценивали свои способности и опыт. Новички рвались взяться за заказы сегмента «Премиум», а потом редакторам приходилось исправлять их работу от и до. Таким переводчикам можно поручать менее сложные и узкопрофильные проекты.

А бывало и такое, что переводчик отлично умел составлять глоссарии, только делал это молча. А нам в это время был жизненно необходим человек с таким навыком. Было бы круто просто посмотреть в таблицу и сразу увидеть, кто из сотрудников может и хочет в этом помочь.

Прокачает командную работу

Например, когда сотрудники сидят на удаленке, и общение ограничивается рабочими чатами, они работают как в вакууме — не знают, к кому обратиться за помощью или советом. Или когда команда резко увеличивается — матрица компетенций поможет быстрее познакомиться с новоприбывшими и покажет, по каким вопросам к ним можно будет обращаться. Когда сотрудники знают не только о своих навыках, но и о способностях коллег, сотрудничество идет намного эффективнее.

Наша компания часто получала огромные заказы с очень сжатыми сроками. Например, какой-нибудь годовой отчет на 50+ страниц. Такие документы мы делили на несколько частей и раздавали сразу нескольким переводчикам. Но, конечно, над ними потом потели редакторы, ведь часто получалась какая-то сборная солянка.

Думаю, в этой ситуации тоже помогла бы матрица компетенций — переводчики бы работали более сообща, а координаторы брали в проект людей с плюс-минус равными навыками.

Поможет в управлении персоналом

Матрица компетенций сможет выявить «слепые зоны» команды — навыки, которых не хватает всем ее членам. Так руководители поймут, какие именно специалисты им необходимы. И, конечно, станет проще подобрать идеального кандидата. Как итог — упростится процесс найма, формирования эффективных команд и управление сотрудниками в целом.

Иногда мне казалось, что в нашей компании был перебор с переводчиками в паре английский-русский — многие даже жаловались, что им достается мало работы. При этом хорошо помню случай, когда я судорожно искала переводчика с турецкого, потому что все из уже имеющихся были заняты на неделю вперед. С матрицей компетенций мы бы вовремя обнаружили такую неравномерность.

А еще улучшится внутренняя мобильность — перемещение сотрудников внутри организации. Ведь бывает так, что идеальный кандидат на должность уже есть в компании, и не нужно искать кого-то за ее пределами. Например, у нас в компании часто открывались новые направления перевода и языки — ими могли владеть уже имеющиеся переводчики.

Внутренняя мобильность полезна не только для компании, но и для самих сотрудников. Ведь если долго засиживаться на одной должности и выполнять монотонные задачи, можно легко выгореть. Поэтому важно, чтобы была возможность пробовать себя в новых задачах, развиваться внутри компании и, соответственно, развивать свои компетенции.

Поможет в обучении сотрудников

Матрица компетенций будет полезна для специалистов по обучению персонала: она покажет, каким сотрудникам не хватает конкретных навыков и поможет создать индивидуальные программы по обучению. И, кстати, так будет меньше риска вложиться в ненужные курсы и тренинги и потратить деньги впустую.

Например, если нам не хватает технических переводчиков — почему бы не предложить уже имеющимся специалистам пройти дополнительные курсы?

Как создать матрицу компетенций: пошаговая инструкция

✅ Определите нужные навыки для проекта

Каждый проект требует свой особый набор знаний и навыков. В первую очередь определите ключевые навыки, а уже затем — дополнительные или узконаправленные.

Здесь не будет лишним посоветоваться с лидерами команды, менеджерами и сотрудниками. Особенно с теми, кто уже работал над подобными проектами.

Не забывайте про софт-скилы — они не менее важны, чем технические навыки. Например, устному переводчику недостаточно блестяще знать язык и разбираться в теме перевода. Здесь еще нужна коммуникабельность, хорошо поставленный голос и даже умение решать конфликтные ситуации.

Но не перегружайте матрицу лишней информацией. Включайте только те компетенции, которые действительно нужны для проекта. Если будете слишком трястись над второстепенными навыками, это может отвлечь от реально важных задач.

✅ Оцените уровень компетенции каждого сотрудника

Лучше оценивать по простой шкале, например, от нуля до трех:

0 = Отсутствие навыка

1 = Базовое владение

2 = Промежуточный уровень

3 = Продвинутый уровень

Оцените уровень заинтересованности

Это не менее важный момент. Например, у нас были синхронисты, которым было неинтересно переводить последовательно или письменно. Пусть даже они хорошо с этим справлялись. Такие предпочтения надо учитывать, чтобы люди занимались реально любимым делом и дольше оставались в компании.

Тут все просто: попросите сотрудников оценить себя либо на 0 (отсутствие интереса), либо на 1 (его наличие).

Структурируйте данные

Теперь осталось собрать всю информацию в матрицу. Здесь подойдут разные инструменты — например, Excel или вордовская таблица.

Создайте таблицу и по горизонтали поместите навыки, нужные для проекта, а по вертикали — имена членов команды.

Под каждым именем добавьте колонки «Уровень владения» и «Заинтересованность». Заполните их цифрами по выбранной шкале — и ваша матрица готова!

Для переводчиков я бы сделала две отдельные таблицы с самыми определяющими навыками — языками и специализациями перевода. И уже в рамках каждого языка и направления составляла бы матрицы для разных проектов. Так будет намного удобнее: сначала координатор ищет нужный язык, затем в этом языке — нужное направление и уже дальше смотрит на более узконаправленные навыки.

В таблице с языками вместо трехбалльной шкалы лучше использовать международные классификации владения языками — для большей точности.

Примерно так будет выглядеть таблица со специализациями:

И еще понадобится отдельная таблица для устного перевода. В моей компании больше востребованы письменные переводчики — чисто из-за количества заказов. Но если кто-то из них может и хочет переводить и устно, то не нужно будет искать дополнительных сотрудников.

Не забывайте обновлять матрицу

Вспомнился один случай: нам поступил очень срочный заказ, но большинство переводчиков уже были заняты на других проектах. Тогда я стала обзванивать буквально каждого фрилансера из нашей базы переводчиков — даже тех, с кем еще ни разу не контактировала. Оказалось, что несколько из них уже давно не берут заказы в работу, но почему-то все еще числятся в базе.

В общем, следите за актуальностью информации — это как минимум сэкономит время.

Делайте это регулярно. Если это какой-то постоянный проект, над которым команда работает уже долгое время в неизменном составе — хватит хотя бы одного раза в полгода. Но в нашей компании очень часто открываются новые направления перевода и языки. Плюс, большая текучка. Так что нам точно нужно обновлять матрицу почаще.

И лучше не допускать пустующих столбцов или строк в таблице — так ее будет куда сложнее анализировать.

Кстати, регулярные обновления покажут динамику роста сотрудников и помогут скорректировать ваши дальнейшие планы.

Как видите, инструмент максимально простой. На поиск и изучение профилей в базе переводчиков у меня уходила уйма времени, хотя все то же самое можно было оформить в виде матрицы и потратить на это около часа.

В общем, координаторы проектов и менеджеры по управлению персоналом — берите на заметку!

0
36 комментариев
Написать комментарий...
C. Steel

Чем матрица компетенций отличается от таблицы компетенций?

Ответить
Развернуть ветку
Денис Волков

матрица звучит круче)

Ответить
Развернуть ветку
Teamly
Автор

Таблица компетенций - сложнее выговаривать, потому мы и написали "матрица"))

Ответить
Развернуть ветку
Никишин Савелий

Звучит более профессиональнее что-ли)

Ответить
Развернуть ветку
Таир Бакиев

Насколько я помню матрица должна иметь определенный размер АхВ. Т.е. в каждой строке должно быть одинаковое количество строк. У автора же это не так. Так что это никак не может матрицей называться.

Ответить
Развернуть ветку
Mercator

В каждой строке одинаковое количество строк? Это как?

Ответить
Развернуть ветку
Кирилл Таран

А в каком примере это не так в статье?

Ответить
Развернуть ветку
nochnoy.ru

ничем

Ответить
Развернуть ветку
Teamly
Автор

Нам кажется, что это одно и то же, просто называют по-разному) Просто содержание у матрицы или таблицы будет разное - это зависит от навыков, критериев оценки, да и просто предпочтений по оформлению

Ответить
Развернуть ветку
nochnoy.ru

Прикольная штука. И её появление в команде мотивирует людей - начинают шевелиться, прокачивать свои плюсики.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Dima

Мерси, полезный опыт

Ответить
Развернуть ветку
Kristina Trapeznikova

Вам не кажется, что в эксель это всё заполнять и поддерживать крайне сложно? (особенно, когда сотрудников много, данных по ним тоже)
Может есть готовые сервисы под матрицу?

Ответить
Развернуть ветку
Teamly
Автор

Спасибо, это очень хороший вопрос. Пока готовых сервисов специально для матриц не знаем, и не тестировали. Но идея отличная, можем в этом направлении подумать)

Ответить
Развернуть ветку
Комягин Юлий

Полезная статья, только было бы хорошо кому-то делегировать слежение за таблицей навыков по опыту автора, тем более если в табличке найдётся человек любящий копаться в гугл доках

Ответить
Развернуть ветку
Teamly
Автор

Спасибо, интересная мысль) Но если человека нет - его реально можно найти с помощью матрицы)

Ответить
Развернуть ветку
Teamly
Автор

Как думаете, нужна ли в работе матрица компетенций? Зачем?

Ответить
Развернуть ветку
Ale K

Не нужна, не зачем

Ответить
Развернуть ветку
Полина Одинцова

А вам не любопытно, что коллеги умеют лучше вас делать и наоборот? Мне вот дико интересно)

Ответить
Развернуть ветку
Древний огонь

даже на работе сравнивать себя с другими не всегда хорошая идея

Ответить
Развернуть ветку
Surrr

А мне нравится идея с матрицей компетенций. И с похожими проблемами сталкиваюсь и на удаленке, и в офисе. Но сейчас на удаленке я понятия не имею, к кому с какими вопросами можно обращаться, а к кому нет. А так - посмотрел в матрицу, и не бегаешь по коллегам с вопросами, кайф же. Только на практике про такие матрицы я только у крупных компаний видел, у мелких и средних - нет, по-моему

Ответить
Развернуть ветку
Sam

Ваша матрица навеяла бессмертную цитату. К чему это я? К тому, что никакие компетенции не заменят царя в голове. Есть очень компетентные люди, но привлекать их в проект себе дороже.

Ответить
Развернуть ветку
Пелагея Сергеевна

Немного не поняла сути) Это ж просто карта. Если она отражает реальные навыки сотрудника - супер. Не отражает - значит без толку. Что значит " никакие компетенции не заменят царя в голове"?

Ответить
Развернуть ветку
C. Steel

Видимо имеется в виду общая адекватность. Можно быть ебанутым на всю голову гением, с которым невозможно работать.
Видимо надо в матрицу добавить строку/столбец "ебанутость". Или как сейчас модно говорить "софт скилл".

Ответить
Развернуть ветку
Пелагея Сергеевна

Ахаха) Ну, кроме шуток, не так уж этот лайфхак и далек от реальности)

Ответить
Развернуть ветку
nochnoy.ru

Там нет сути. Просто таксист решил пошутить. Таких здесь много.

Ответить
Развернуть ветку
Sam

Чуть разверну. Наверно ещё есть в закромах у авторов матрица совместимости исполнителей, матрица соответствия компетенций исполнителей требованиям проекта, матрица удовлетворенности клиента от результатов работы в разрезе исполнителей и ещё 100500 матриц. Но всё это хрень собачья - проекты делают пока что люди, а это самые сложные и непрогнозируемые создания, и поэтому такие hr-ные "заскоки" идут как правило во вред. Людей нужно мотивировать, общаться, что то улучшать, делать выводы по существенным отклонениям от каких то метрик, например по продуктивности. Но не заменять всё это тучей матриц. Наверно это и имел ввиду, и больше в применении к авторам этих матриц, а не к пострадавшим от них. Без обид )

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Кирилл Кириллов

Банальное распределение задач под модным названием с лёгким флёром инфоцыганства. Сотрудники в ресурсе?

Ответить
Развернуть ветку
Valeratal Val

Компетенции это обычно поведенческие характеристики, близкие к софт-скиллам
а у Вас реально ЗУНы, слесарь 5-го разряда должен знать и уметь...

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Teamly
Автор

Нам кажется, за месяц нереально подтянуть знания в медицине или IT с нуля до эксперта. С уровнем языка то же самое, это долгий процесс.
5 месяцев - это другой срок. Но раз в 5-6 месяцев обновлять матрицу - это не так часто, и все это время она будет вполне себе актуальной.
А про лидеров - наверное да, но они все равно должны понимать, кому и что делегировать. С этим и помогает матрица

Ответить
Развернуть ветку
Mercator

Мне кажется, немного громоздко 2 столбца. Хотя, конечно, смотря какая цель и приемы работы с таблицей. Я бы, например, попробовала признак «заинтересованность» обозначить иначе. Например знаками плюс и минус рядом с уровнем навыка. 5+ - эксперт и заинтересован, 1- слабоват и не хочет развиваться в навыке. Второй вариант цветовое кодирование. Например, красная цифра - не заинтересован, зеленая - заинтересован. Но это удобно, конечно, если глазами искать. Если фильтровать, то не пойдет.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Шиганов

Лично мне кажется, что очень не хватает двух столбцов: "Сколько переводов по этой теме отдали в эти руки в этой компании" и "Сколько переводов из сделанных этим человеком пришлось исправлять"

Ответить
Развернуть ветку
Юлия Садыкова

а есть примеры матриц компетенций для аналитиков?

Ответить
Развернуть ветку
Teamly
Автор

Лично мы не составляли, но можем посоветовать грейд для аналитиков от Авито. Тут мы делали на него небольшой обзор:
https://t.me/teamly_ru/272

Ответить
Развернуть ветку
33 комментария
Раскрывать всегда