Деловое общение в мессенджерах: как управлять удаленными сотрудниками с помощью стикеров и эмодзи

У полностью дистанционного бизнеса есть свои особенности и дилеммы. Одна из них - как вести общение с удаленной командой, как делегировать обязанности, ставить задачи и как исключить вероятность того, что будешь понят превратно? Сергей Капустин, сооснователь Акселератора онлайн-школ ACCEL уверен, что этот процесс держится на двух столпах: эффективности и человечности.

Если задача может быть понята неправильно, она будет понята неправильно. В мессенджере есть соблазн вести работу не систематизированно: часть указаний давать в письменном виде, отдельные детали - голосовыми сообщениями, мешать повседневные реплики с деловыми задачами. В итоге, ваш собеседник не сможет разобраться в приоритетах и не будет знать, с чего начинать и как сделать так чтобы решая одну задачу, не упустить время для решения других.

Лучше разбивать инструкции на абзацы и делать резюме в конце, делить задачу на части и составить чек-лист по ее выполнению.

Если вы хорошо понимаете задание, чек лист составить несложно, если сами не очень понимаете процесс, то он поможет и вам лучше разобраться, чего вы хотите в результате. Главное избегайте следующего: завышенные требования, небрежная проработка содержания, пропуск важных моментов. И не забудьте про дедлайны - их обязательно нужно указать.

Интернет препятствует традиционному выражению эмоций: когда невозможно услышать интонацию собеседника, многие фразы могут прозвучать сухо или даже обидно. Правильно использованный эмодзи может здорово разрядить обстановку, а креативные стикерпаки отлично сплачивают коллектив. Поддержка и мотивация должны быть ежедневными.

В нашей компании был такой интересный опыт: некоторые отделы стали делать наборы стикеров со всеми участниками своей команды и их крылатыми фразами. Это сильно стимулировало рабочий процесс, так как повышало настроение, объединяло коллектив, создавало ощущение причастности и общей тайны. Сделать такой стикерпак ничего не стоит, а инструкцию легко найти в интернете.

Важно ценить личное время друг друга и обращаться к удаленным сотрудникам только в рабочее время. Не нужно будить коллегу сообщениями по ночам и заставлять его читать 200 сообщений в рабочем чате, чтобы ничего не пропустить. Если хотите сказать что-то действительно важное - упоминайте нужного человека с помощью значка @ в чате. Собеседник получит уведомление об ответе, даже если у него выключены уведомления от группового чата.

Нет ничего хуже, чем бояться пропустить что-то важное в рабочем чате, где кроме тебя сидят 10 человек и обсуждаются вопросы, начиная с задач на день и заканчивая обсуждениями новостей. Поэтому чтобы быть уверенными, что вас услышали и поняли правильно, дублируйте все важное в личку.

Голосовые сообщения удобны для отправителей, но не стоит ими злоупотреблять. Дело не только в психологическом и эмоциональном комфорте соседей по чату. Мессенджеры - невероятно функциональный инструмент. Но если не соблюдать некоторые правила, поиск информации в них может превратиться в ад. Представьте: чтобы найти отчество важного клиента, вам нужно переслушать все голосовые сообщения от начальника за последний месяц. Важную фактическую информацию, которая будет нужна для дальнейшего решения задачи, лучше продублировать сообщением, чтобы и вы и сотрудники всегда могли найти её в поиске. Вы можете разъяснить задачу аудиосообщениями, но чек-лист или инструкцию нужно продублировать в письменно виде.

С одной стороны, аудиосовещание - идеальная замена утомительным офисным планеркам. С другой, отличное дополнение к ежедневному рабочему процессу в мессенджерах.

В целом, для нормального функционирования удаленного коллектива достаточно одного конференц-колла в неделю. Звонок позволяет оценить настроение в коллективе и сгладить углы там, где необходимо. Онлайн-планерка - это очень ответственный шаг для руководителя, ваши сотрудники будут воспринимать вас именно таким, каким вы себя на них проявите. Будьте бодрым, положительным и внимательным. Выбирайте интонации, следите, чтобы ваша речь была непринужденной, а атмосфера встречи открытой и дружелюбной - это поможет продуктивной коммуникации. Точно так в дальнейшем ваши сотрудники будут воспринимать ваши письменные сообщения в мессенджерах.