Хитрости HR: Как автоматизировать процесс найма сотрудников в Telegram?
Вам даже не понадобятся сложные технологи вроде ИИ. Сократите время работы HR-в в 2-3 раза, не выходя из Telegram. Мы опросили несколько HR-специалистов, которые внедрили автоматизацию в свою работу и вот что мы узнали.
Больше половины рабочего времени HR-в уходит на шаблонную переписку с кандидатами: письма-ответы на одни и те же вопросы. Мало того, что это неэффективно расходует рабочее время, в таких условиях специалист быстро погрязает в рутине и выгорает. В то же время соискатели стали более требовательны к скорости и удобству обратной связи. Всё чаще общение переносится из телефонных трубок и e-mail в мессенджеры. Такое положение дел заставляет задуматься об автоматизации рутинных процессов.
Telegram, будучи вторым по популярности мессенджером в России, предлагает довольно серьезный охват аудитории и высокую степень автоматизации за счет возможности создания Telegram-ботов.
Олеся Свистунова, соучредитель HR-агентства SOFI Consult
Этап 1. Приветствие и предварительная проверка
Чат-боты Telegram могут быть настроены для автоматического приветствия кандидатов и первичного анкетирования. Например, программа может задать вопросы об уровне квалификации, опыте работы и других ключевых показателях, а также ответить на типичные вопросы о компании и вакансии. Так может быть полностью автоматизирован первичный отбор и назначение живых собеседований.
Чат-бот – мощный инструмент прескрининга. С его помощью мы можем отскринить 10 тыс. кандидатов за неделю и составить выборку. Представляете, сколько времени понадобится, чтобы сделать то же самое вручную? Особенно это актуально для массовых позиций: оператор call-center, онлайн-консультант и любые другие вакансии с широкой воронкой входа. На них откликаются сотни соискателей, большинство из которых не обладают достаточными компетенциями или не готовы к предлагаемым условиям работы, однако со всеми ними нужно поговорить и выяснить ключевую информацию. Благодаря чат-боту, наши рекрутеры имеют возможность напрямую общаться только с релевантными соискателями, то есть с теми, кто с большой долей вероятности будет нанят.
Специалисты не тратят время на разбор огромного количества откликов и дополнительные звонки кандидатам. Вместо того чтобы тратить силы на рутину, рекрутер может сосредоточиться на том, чтобы более глубоко проводить живые собеседования и повышать качество коммуникации на финальных этапах подбора.
Олеся Свистунова, соучредитель HR-агентства SOFI Consult
Помимо анкетирования бот может отправить персонализированные сообщения соискателям, собрать контакты всех, кто откликнулся на вакансию, и предоставить рекрутеру готовый список подходящих кандидатов. При интенсивном трафике соискателей повышаются риски того, что кто-то будет пропущен, коммуникация потеряет в качестве и это повредит HR-бренду.
Чаще всего мы ищем людей на два направления: творческие позиции и IT. "Фиолетовые", "золотые", "белые" и всяко-разные воротнички – как бы много их не было на рынке, релевантных единицы. Достаточно часто ищем разработчиков, специализирующихся на игровых движках. Нам нужны люди разного уровня, больше всего мне нравится искать джунов – они сами идут на наш карьерный сайт или в тот же Telegram.
В плане автоматизации мы использовали свою мини-разработку – чат-бот, сделанный на платформе Botmother. Он предлагал активные вакансии кандидатам и собирал резюме с уточняющими вопросами. Идея о боте пришла ко мне, когда я начала писать скрипты для общения с кандидатами по принципу "копировать-вставить". Для каждой вакансии нам требовалось уточнить, какой формат работы человек ищет и какую занятость. Бот проводил опрос: офис, удалёнка, гибрид и полная, не полная занятость. Даже эта простенькая разработка существенно экономила рабочее время HR-отдела.
Евгения, HR GameDev студии PlayFlock
Путь кандидата начинается от первой точки касания – карьерная страница на сайте, лендинг, вакансия в Telegram-канале или на работном сайте. Затем соискатель нажимает ссылку и попадает в чат-бот. Общаясь с ботом, он знакомится с компанией, получает ответы на свои вопросы и самостоятельно проходит путь от заинтересованности до собеседования.
Бот может задавать вопросы о профессиональном опыте, образовании, навыках и сохранять полученную информацию в базе данных. Его можно также интегрировать в системы управления кандидатами (например, Applicant Tracking System – ATS), что позволит вам по сути работать в рамках одной системы. Это актуально, когда идёт потоковый подбор и вам нужно постоянно закрывать большое количество вакансий начального уровня. Персонализация, в таком случае, не главный критерий выбора инструментов.
Дмитрий Дударев, директор по персоналу КРОС
Этап 2. Тестирование навыков и оценка результатов
Программа может быть настроена на проверку знаний языков программирования, навыков работы с офисными программами, аналитические способности и другие ключевые показатели. Некоторые компании разрабатывают собственные тесты на определение психотипа или управленческих качеств.
Тестирование через чат-бот происходит максимально быстро и удобно для кандидата: не нужно заходить на сторонние ресурсы, делать скрины, отправлять работодателю.
Настройка бота также позволяет автоматически оценивать результаты тестов и помещать их в базе данных. Это очень удобная система для сбора статистики и анализа ключевых параметров в любых необходимых комбинациях.
Результаты тестов и другие данные, собранные в процессе найма, могут быть автоматически оценены с использованием специальных инструментов. Например, алгоритмов машинного обучения для анализа данных и определения того, кто наиболее подходит для должности.
Алексей Яковлев, руководитель отдела маркетинга аутсорсинговой компании MIMINO
Этап 3. Интеграция чат-ботов с HR-системами
Чат-боты Telegram показывают наибольшую эффективность автоматизации процесса найма сотрудников, когда они интегрированы во внутренние HR-системы компании. Тогда вы можете настроить автоматическую отправку уведомлений о новых кандидатах, обновление базы данных и другие функции.
Этап 4. Автоматическое создание документов
Чат-боты также могут быть использованы для автоматического создания контрактов и приглашений на работу. Это существенно снижает бюрократическую нагрузку на HR-отдел, ускоряет процесс найма и уменьшает вероятность ошибок при составлении документов.
Этап 5. Поддержка кандидатов
Чат-бот можно настроить и для поддержки кандидатов в процессе найма. Программа ответит на простые вопросы о компании и должности, что поможет улучшить опыт соискателя и повысит уровень удовлетворенности.
Мы используем внутреннюю разработку для автоматизации, которая охватывает процессы от момента заявки на подбор сотрудника до окончания адаптации. В дальнейшем хотим ещё автоматизировать обучение и развитие. Изначально, основная цель автоматизации – упрощение работы, переход от миллиона таблиц Excel к более удобным формам обработки данных и отчётности. Использование программы в 5-10 раз сократило время на заполнение ответов. Плюс мы в 2-3 раза ускорились по выполнению рутинных задач. Теперь рекрутер может быстрее отслеживать прохождение кандидатом каждого этапа и «перетаскивать» его с этапа на этап одним кликом, с автоматическими уведомлениями соискателю и нанимающему менеджеру.
Скоро у нас будут автоматизированы: заявка от руководителя, сорсинг в части автоматического размещения вакансий на всех площадках, скрининг резюме, все этапы сбора контактов, преонбординг, онбординг, а также вся обратная связь на этих этапах.
Владлена Князева, HRD группы компаний «Лайт» и «Роспитание»
Этап 6. Сбор и анализ данных
Для определения наиболее эффективных стратегий привлечения сотрудников нужно анализировать данные, собранные в процессе найма. Например, анализируя результаты тестирования, мы можем понять, какие тесты наиболее эффективны для оценки кандидатов. Это необходимый процесс, который позволит оптимизировать рекрутинговые мероприятия и снизить количество ошибок при выборе кандидатов.
Как руководитель маркетингового отдела аутсорсинговой компании MIMINO я регулярно отслеживаю эффективность различных инструментов автоматизации рекрутинга. Мы сейчас тестируем использование нейросетей и искусственного интеллекта для найма сотрудников. Я вижу, что использование этих технологий позволит ещё больше сократить процесс рекрутинга и высвободить время работы HR-специалистов более чем на 30%. Многие рутинные задачи и отсев нерелевантных кандидатов уже происходят автоматически, в CRM для HR-специалистов попадают только горячие кандидаты.
Алексей Яковлев, руководитель отдела маркетинга аутсорсинговой компании MIMINO
Идеи по оптимизации поиска кандидатов
Для оптимизации процесса поиска кандидатов можно создать свой Telegram-канал, где будут размещаться вакансии. Потенциальные сотрудники подпишутся, чтобы увидеть новые предложения от вашей компании. К тому же вы сами можете подключить функцию оповещения о новых сообщениях для получения более быстрой реакции на новые вакансии.
Чтобы не размещать вакансии в нескольких Telegram-каналах вручную, вы можете воспользоваться сервисом Promopoisk. Это проект, который объединяет целую сеть каналов с вакансиями разной тематики. При покупке пакета размещения в нескольких каналах, вы отдаёте текст вакансии админу и собираете отклики.
Еще один вариант – использование аналитики данных и машинного обучения для автоматизации подбора. Вы можете настроить алгоритмы машинного обучения, которые анализируют большие объемы данных о кандидатах и находят сходства между ними и требованиями вакансии. Это позволит сократить время на поиск подходящих кандидатов и повысить качество отбора.
Дмитрий Дударев, директор по персоналу КРОС
Любая автоматизация не может на 100% заменить хорошего специалиста, во всяком случае, на данном этапе развития искусственного интеллекта и других подобных систем. Даже при высоком уровне автоматизации, процесс подбора должен контролироваться HR-специалистами, которые будут проверять и оценивать кандидатов, проводить собеседования и принимать окончательное решение о приеме на работу.
Хотите повысить эффективность найма сотрудников Telegram? Приходите на стратегическую сессию от компании Promopoisk.
На этом онлайн-мероприятии вы познакомитесь с фаундаром компании, которая делает самый масштабный сервис для поиска сотрудников в Telegram. Вы сможете задать свои вопросы о повышении эффективности рекрутинга в Telegram, пообщаться с коллегами и предложить свои идеи по развитию сервиса Promopoisk.
Тема мероприятия: «Как сделать найм сотрудников в Telegram эффективнее?»
План сессии:
- Тема для дискуссии: «Каким должен быть лучший сервис поиска сотрудников в Telegram?»
- Сессия вопрос-ответ о повышении эффективности найма через Telegram с фаундером самой большой сетки Telegram-каналов с вакансиями.
Формат участия: видеоконференция Zоом
Дата проведения: 18 апреля / 18:00 по Мск
Призы за участие:
- Самому активному участнику – безлимитное размещение вакансий на Promopoisk бесплатно в течение месяца.
- Всем остальным участникам – размещение 5 вакансий на Promopoisk бесплатно в течение месяца.
Чтобы записаться на стратсессию, пишите в Telegram: @kuznetsovatext