Как мы оптимизировали работу с персоналом в it команде и повысили конфликтоустойчивость благодаря scrum и agile

В современном мире все больше и больше компаний начинают позиционировать себя как agile-команда, стараются идти в ногу со временем и соответствовать трендам. В моем небольшом подмосковном город, с населением менее 100 тысяч человек, наша компания является первой и единственной компанией, занимающейся разработкой ПО и опирающейся на философию agile.

Признаться я и сама никогда не имела опыта работы в it, по образованию я социальный психолог, специализирующейся на разрешении конфликтных ситуаций в организациях, а по предыдущему опыту работы – представитель иностранной компании на греческих островах. Мой скромный багаж знаний, опыт и образование лишний раз доказывает, что в современном мире «трудовой джампинг» и кардинальная смена сферы деятельности - явление становящееся все популярнее и популярнее.

Общая работа внутри компании выстроена грамотно:

• Отслеживание статусов задач ведется в tfs, так же, как и остальная командная работа, общая и личностная активность;
• Внутренняя коммуникация ведется через Microsoft teams, внешняя через Outlook;
  
• По ключевым проектам еженедельно проходят спринты, в ходе которого происходит постоянное развитие программного продукта;
  
• Весь штат сотрудников, насчитывающий 50 человек структурирован на команды: development, devops, testing, support и т. д.
  

Я не касаюсь вопроса напрямую разработки, т. к. не обладаю достаточными знаниями и в рамках моих обязанностей не должна была касаться этого вопроса. Моя задача заключалась в оптимизации работы с персоналом и вот краткий список, чего удалось провести за полгода:

• Для лучшего понимания общего настроения внутри команды, после каждого спринта scrum-мастер составлял таблицу активности сотрудников. Таблицу мы разрабатывали сами, а найти схожий опыт в других IT компаниях на просторах интернета не удалось. Для результатов мы сформировали десятибалльную шкалу оценок, которой мы делились с непосредственным руководителем и hr-директором. В качестве основного инструмента ведения таблиц был выбран OneNote. Вот как это выглядит и по сей день:

• Т. к. проставление оценок в таблице активности отражает субъективное мнение scrum-мастера, то параллельно в Microsoft forms был запущен временный анонимный тест. Варианты ответов в тесте отражают основные критерии в таблице эффективности, которую ведут scrum-мастера по итогам спринтов. Тест позволили сравнить насколько компетентно scrum-мастер оценил активность каждого участника.

• Следующим звеном налаживания коммуникации между всеми участниками команды стали проведения Daily Stand Up meetings. Здесь все известно и прозрачно. В те дни, когда мы не проводили спринты, scrum-мастер собирает всю команду и спрашивает про статус работы по задачам, которыми сотрудник занимался вчера и запланированными на сегодня. На текущий момент проведение Stand Up планируется перевести в chatbot. Но из явных минусов – отсутствие личностного, живого общения, которым, итак, обделены сотрудники в it и риск, что ответы в chatbot не будут отражать реальной ситуации, а будут короткими и неполными.

• При проведении Stand Up мы столкнулись с проблемой, что сотрудник говорит о конкретной задаче, которой занимался вчера пол дня, однако, открывая tfs мы видим, что в системе стоит 0 часов. После того, как мы несколько раз напоминали о важности проставления Remaining work и минимальных результатах в проставлении часов, мы решили интегрировать данные в Power BI и отслеживать раз в день, проставление часов каждым сотрудником по всем его проектам. При грамотной интеграции на проверку уходит не более 20 минут, далее сотруднику можно напомнить, о не проставленных часах, а параллельно можно отражать в личной таблице, сколько дней тот или иной сотрудник не выполняет основных условий. Вполне возможно, что в Вашей команде все сотрудники дисциплинированы и подобные проблемы не маячат на горизонте, тогда я Вас искренне поздравляю!

• И последнее, о чем я хотела бы рассказать – обучение новых сотрудников. Раньше эта активность входила в наши обязанности. Рассказать вновь пришедшим о компании, основных способах коммуникации, работе в tfs системе и т. д. Для оптимизации этого процесса мой совет маленьким компаниям, потратьте пару часов своего рабочего времени и составьте общий мануал, лучше всего подкрепить его screenshot с максимально подробным описанием. Это глобально упростит Вам задачу в будущем.

Так же хочется отметить, что вся деятельность по работе с персоналом должна быть открытой. Не нужно скрывать, что Вы собираете какую-то информацию о сотрудниках, на нашем опыте мы ни разу не столкнулись с агрессией или каверзными вопросами. Команда знала о наших задачах и относилась к этому как к нашей обязанности, точно так же, как и у них существуют свои должностные обязанности.

Еще один совет – приведите в порядок имеющуюся документацию, регламенты по работе с персоналом. Вы сами почувствуете, как приятнее будет работать в дальнейшем.

Наши инструменты, которые мы используем в своей работе самые простые:

• Team Foundation Server
• Microsoft teams/ outlook
  
• One Note
  
• Excel
  
• Audacity
  
• Dynamite timer
  
• Power BI
  
• Monosnap SCRIN