Последние тренды удаленной работы с крупнейшей конференции по управлению удаленными командами Running Remote 2019

Число компаний, выбравших для себя модель remote first, быстро растет. Согласно прогнозам уже к 2025 году в странах с активно развивающейся технологической индустрией, таких, как США и Ирландия, число удаленных работников сравняется, а возможно и перегонит число офисных. И уже существует множество успешных примеров, доказавших, что для того чтобы продуктивно работать, наладить командную коммуникацию и сделать востребованный продукт, совсем необязательно находиться в одном офисе: это Dribbble, Shopify, Mural и многие другие.

С одной стороны, это открывает для компании множество конкурентных преимуществ: доступ к более широкому пулу кандидатов, возможность работать круглые сутки из разных часовых поясов, экономия операционных расходов. С другой, — достигнув определенного числа сотрудников, большинство команд сталкивается с тем, что дальнейшее масштабирование процессов становится слишком сложным — зачастую не хватает конкретных работающих методов найма новых сотрудников, выбора инструментов для построения коммуникации, а также более глобальной стратегии развития. Обсуждению этих проблем была посвящена крупнейшая на сегодня конференция об управлении удаленными командами Running Remote, которая прошла на Бали 30-31 июня.

В ней приняло участие 400 человек и 28 спикеров — комфортное число для активного нетворкинга и обмен контактами, а аудитория с панорамными окнами на Индийский океан и зона для общения в двух шагах от пляжа только придала событию необходимый колорит. Действительно, Юго-Восточная Азия остается одним из любимых направлений цифровых кочевников, пользующихся своей свободой перемещения. Главная же заслуга организаторов — блестящий лайнап спикеров, управляющих компаниями с шестизначными показателями прибыли и 100+ удаленных сотрудников: в их числе Shopify, HotJar, Dribbble, 500 Startups и другие.

Вот какие идеи прозвучали на этом событии за два дня:

Грамотная коммуникация не “случается”, а выстраивается.

Команды, работающие в одном офисе, часто не задумываются о корпоративной культуре, которая выстраивается стихийно, а потом ее уже слишком сложно изменить. Удаленные команды изначально находятся в ситуации, где им нужно прилагать больше проактивных усилий, чтобы держать всех в курсе, и именно это помогает им осознанно выстроить более эффективную коммуникацию. Поэтому компании, грамотно создающие условия для удаленной работы, уже сейчас демонстрируют показатели текучки на 25% ниже остальных. Какие практики оказались самыми эффективными для масштабирования удаленных команд?

• Коммуникация в удаленной команде основана на доверии, и руководителю нужно сразу принять тот факт, что он не сможет контролировать, чем занимаются его сотрудники 100% времени. Однако в его или в ее силах создать атмосферу, мотивирующую сотрудников брать ответственность и самостоятельно принимать решения на своем участке работы. Хороший способ увеличить доверие — проводить ежегодную совместную встречу всей компанией, и при необходимости — несколько менее крупных встреч отделов или менеджмента. Лучше всего проводить такой ретрит на “нейтральной территории” (а не там, где живет большинство сотрудников или руководство) и обязательно включаться в него командные игры, соревнования и другие развлекательные активности.
• Синхронная и асинхронная коммуникация — два противоположных подхода к общению внутри удаленной команды, но как выяснилось в ходе панельной дискуссии между CEO Help Scout Ником Фрэнсисом и CEO Doist Амиром Салихефендиком, ключ к успеху все же заключается в правильном сочетании того и другого и адаптации к личным особенностям членов команды. Синхронный подход предлагает по максимуму использовать онлайн-сервисы, чтобы вести коммуникацию в реальном времени и максимально приблизить ее к реальной. Он незаменим для решения любых форс-мажорных задач вроде внезапного даунтайма, где необходимо срочное вмешательство всех коллег. Асинхронный подход предполагает, что человек в первую очередь сфокусирован на том, чтобы закончить свою задачу и выделяет специальное время в течение дня, когда он отвечает на сообщения. Это помогает лучше концентрироваться и быстрее доводить проекты до конца, не дожидаясь ответа из другого часового пояса.
• Даже если рабочая коммуникация налажена хорошо, главное, на что жалуются удаленные сотрудники, — это отсутствие неформального общения с коллегами. Поэтому необходимо создавать специальные возможности для этого, а иногда даже делать их обязательными. Это может быть еженедельный 15-минутный звонок с любым случайным коллегой, во время которого обсуждаются нерабочие темы. Или специальный канал в Slack, где сотрудники публикуют фотографии проведенных выходных. Или подключение удаленного коллеги по видеоконференции во время похода в бар после работы. Такие инициативы приобретают особое значение, если у компании есть основной офис, а удаленно работает лишь часть сотрудников, которые часто чувствуют себя отрезанными и теряют мотивацию.
• Очень интересный пример одной из компаний — возможность раз в году провести несколько рабочих дней с одним из удаленных коллег. К примеру, сотрудники из трех разных стран отправляются на неделю к коллеге, работающему из Южной Африки и вместе с ним ходят в тот же коворкинг, обедают в тех же местах и вместе проводят послерабочее время. Это довольно затратный вариант тимбилдинга, но сокращение операционных расходов на содержание офиса позволяет инвестировать эти деньги в общение между коллегами, чтобы они могли лучше понять, как организует свою работу другой человек и избежать конфликтов.

Рынок инструментов, приближающих удаленную работу к реальному общению, постоянно растет.

Компании с удаленными командами — ключевая аудитория для огромного количества сервисов для коммуникации и организации работы. На рынке активно используются VR, различные методы визуализации и новые подходы к коммуникации, благодаря которым общение приближается к личному. Поэтому главной проблемой руководителей становится выбор из этого изобилия наиболее оптимального сочетания 3-4 сервисов. Вот неполный список сервисов, помогающих удаленным командам:

• Чаты и сервисы видеоконференций.

В свое время Slack произвел революцию в среде корпоративных чатов благодаря созданию разных каналов с гибкой системой нотификаций в зависимости от важности сообщений. Сейчас многие сервисы для конференций так же пытаются пересмотреть подход к совещаниям, которые даже в офисах заставляют участников зевать и смотреть в телефон. Например, один из участников конференции сервис Meetter автоматизирует создание встреч, самостоятельно определяя их приоритет в зависимости от темы, участников, длительности и т.д. и сокращая их до минимума.

• Доски, майндмэпы и сервисы для визуализации идей.

В условиях расстояния дизайн-мышление значительно ускоряет обмен информацией и помогает мыслить системно. Mural и другие сервисы предлагают полный набор инструментов, чтобы усилить виртуальные встречи и брейнстормы: вайтборды с наклейками, рисунки и схемы, инфографики и майндмэпы, а также обучающие материалы о том, как эти инструменты эффективнее всего использовать.

• Приложения для документации процессов и обучения сотрудников.

Их можно отнести к сервисам для визуализации идей, а можно выделить в отдельную группу. Такие сервисы, как Trainual, делают хранение документации по рабочим процессам удобнее и автоматизируют онбординг новичков. Здесь можно создавать схемы процессов, базы знаний и тесты для проверки сотрудников.

• Виртуальные офисы.

Еще одна попытка приблизить виртуальное общение к реальному — онлайн офис с планом рабочих мест и переговорками, которые можно бронировать. Некоторые компании заставляют своих сотрудников оставлять веб-камеру включенной в течение всего рабочего дня, чтобы коллеги в любое время коллеги могли “постучать” и пообщаться с ними. Другие ограничиваются несколькими часами для общения в день.

Последний тренд — использование VR-очков на митингах, которое делает присутствие удаленных коллег в пространстве трехмерным.

• Платформы для поиска удаленных сотрудников.

Как обезопасить и сделать эффективнее процесс найма сотрудников в других городах и странах — тема не одного выступления на Running Remote. Это процесс, который влечет за собой наибольшие риски. Один из простых способов снизить их — пользоваться специализированными платформами, которые проведут первичный отбор кандидатов за вас и где вы получите первоначальные референсы. Таких платформ очень много — от универсальных (Iglu, Flexjobs, Remote.co, We Work Remotely) до специализированных по отраслям (больше всего, конечно, в сфере IT — IT craftship, Soshace, Codementor — и маркетинга — Quickee).

Выделение удаленной работы в отдельную категорию уже давно кажется большинству спикеров чем-то искусственным, и развитие технологий приведет к тому, что через 5 лет ее будут называть просто работой. Ускорить этот процесс можно уже сейчас, подобрав правильный набор инструментов.

Пример успешной стратегии Shopify — выстроить полностью удаленную команду на 1000+ человек вокруг нескольких ключевых хабов.

Компании используют самые разные стратегии для построения удаленной или распределенной команды — от полностью децентрализованной модели во многих проектах блокчейн-индустрии до нескольких равноправных офисов в разных странах. Одной из наиболее интересных моделей создания команды саппорта поделилась платформа Shopify.

Для того, чтобы запустить поддержку платформы на 16 языках, компания нашла несколько городов-хабов, в которых оказалось наиболее выгодно нанимать новых сотрудников. В числе требований к хабу было следующее:

• Доступная стоимость жизни
• Государственная поддержка образования и инноваций
• Устоявшееся сообщество профессионалов, которые не воспринимают город как “перевалочный пункт”
• Интернациональное сообщество и культурное разнообразие
• Потенциальная возможность для Shopify стать работодателем №1 в этом городе.

Сочетание этих критериев оказалось оптимальным, чтобы сразу получить доступ к максимальному пулу квалифицированных сотрудников, заинтересованных в долгосрочном сотрудничестве с компанией. Небольшая команда в каждом из хабов помогает Shopify “пустить корни” и нанимать новых сотрудников за счет репутации компании и личных связей — а это значительно более эффективный выстроить корпоративную культуру и снизить расходы на HR, чем поиск кандидатов с нуля.

Инвесторы активно интересуются трендом удаленной работы.

Марвин Лиао, партнер в 500 Startups, и Энтони Помплиано, руководящий партнер в Morgan Creek, рассказали о том, как изменилось отношение венчурных фондов к растущему тренду удаленной работы.

Еще пять лет назад одним из главных условий, чтобы получить инвестиции любого из фондов в Сан-Франциско, было требование перевезти весь офис в Калифорнию. Теперь же, как правило, ограничиваются релокацией отдела продаж, а зачастую сохраняют полностью распределенную модель компании. Удаленная модель работы уже превращается в мейнстрим во многом благодаря ее популяризации в многочисленных блокчейн-проектах.

И все же какой эффективной ни была удаленная команда — для инвесторов это всего лишь форма работы, а сутью всегда будет являться хороший продукт. Как всегда, Марвин и Энтони, изнутри понимающие инвестиционную кухню, предостерегли стартапы от бездумной погони за внешними деньгами и искусственным расширением базы пользователей, вместо этого посоветовав сосредоточиться на том, чтобы создать незаменимый продукт хотя бы для ста человек. Можно брать пример с Dribbble, который за последний год в 2.5 раза увеличил свою прибыль без каких-либо инвестиций.

Удаленная работа и частые переезды прекрасно совмещаются с образом жизни не только одиноких миллениалов, но и семейных людей, делающих карьеру.

Баланс работы и семьи — тема, которая звучала на конференции чаще прочих, возможно, потому, что это одно из главных преимуществ удаленной работы перед офисной. Однако с образом цифрового кочевника, каждые полгода переезжающего из страны в страну, по-прежнему ассоциируются молодые люди без семьи, недавно закончившие университет.

Кен Уэри, вице-президент по операционной деятельности HotJar, — прямая противоположность этого стереотипа. Уже много лет он вместе с женой и двумя детьми переезжает из одной страны в другую, занимая одну из ключевых должностей в полностью удаленной компании. Он считает, что такой образ жизни помогает его детям стать более открытыми к новым идеям (“Зачем изучать историю по учебнику, когда они могут приехать туда, где эти события происходили?”). Ему удалось добиться того, чтобы баланс рабочего и семейного времени стал одной из главных ценностей HotJar. Компания выплачивает сотрудникам специальные компенсации за использованный отпуск, поощряет отсутствие переработок, а также ввела сложные критерии для создания совещаний (они запрещены в определенные дни недели, запрещены без повестки, запрещается приглашать более 5 человек), чтобы эффективнее тратить рабочее время.

Два дня, проведенные на Running Remote, были чрезвычайно насыщенными в плане идей. Здесь можно познакомиться с только набирающими силу трендами в удаленной работе, получить ответы на практические вопросы и завести нужные контакты.

Если вы связаны со сферой удаленной работы, не пропустите следующую конференцию, которая пройдет 20-21 апреля в Остине, США.