Ищем разработчика, который без ума от JavaScript и клёвых анимаций
Карьера
Екатерина Северная
1760

5 идей, как систематизировать работу в отделе и не свести всех с ума

Пытаешься заниматься своим делом, а тебя постоянно дергают по мелочам. Skype, телефон и Битрикс-24 не замолкают. То на комментарий в соцсетях ответить, то email-адрес проверить. Задачи валятся как из рога изобилия – без всякой логики и системы. Именно так был организован отдел маркетинга, где я совсем недавно работала…

В закладки

Теперь я перешла в IT-компанию – и мне есть, с чем сравнивать. Поделюсь идеями, как систематизировать работу в отделе (на примере, как это организовано у нас в Yougile).

​Я на прошлом месте работы

Как не надо организовывать работу

На прошлом месте, где я работала, организации практически не было. В задачах царил хаос, а ресурсы сотрудников не учитывались от слова совсем.

Бывало, за целый день не могла элементарно сверстать лендинг в конструкторе. Только сажусь – внезапно звонит руководитель и устраивает часовое совещание. Стучатся менеджеры со срочными просьбами. Дизайнер бушует. Проекты горят. SMM-щик чего-то требует.

И так без конца. Иногда мне казалось, что я схожу с ума.

Задачи ставились одновременно:

  • В Битриксе-24

  • На совещаниях

  • В WhatsApp

  • В Skype

  • Устно по телефону

  • По почте

В одном только Битриксе все это выглядело примерно так:

Все задачи – горящие. А еще задачи ставились в чатах, по телефону, по почте...

5 идей, как организовать рабочие процессы в отделе

1) Выносить мелкие задачи отдельно и не отвлекать друг друга

Если вы в компании используете систему управлению, тот же Битрикс-24 или любую другую – для мелких задач можно создать отдельную доску. И ставить задачки там, чтобы не дергать друг друга по каждому вопросу.

Допустим, менеджеру Пете нужно обновить антивирус.Пусть он поставит эту задачку на отдельную доску для разраба Саши. Или наклеит стикер в отдельном столбике на офисной доске. Все, что угодно – только не бежит к нему посреди рабочего дня, толкая в плечо и отвлекая от дел.

2) Мыслить списком задач, а не проектами

Из каждого проекта нужно уметь вытащить to-do лист. Например, «Запустить новый лендинг» – это проект. А вот список задач:

  • Сделать мокап
  • Прописать текст
  • Обработать фотографии
  • Снять рекламное видео
  • Сверстать все в лендинге
  • Настроить форму регистрации
  • Оформить почтовый шаблон

Лучше всегда разбивать большие процессы на этапы, чтобы систематизировать работу. За основу брать список задач.

3) Ставить в понедельник задачи на неделю каждому сотруднику

Чтобы в отделе был порядок, нужны конкретика и точность в постановке задач.

Например, по понедельникам в 10:00 устраивается общая планерка, на которой каждый сотрудник получает список задач на неделю. Задачи ставятся как руководителем, так и самим специалистом при совместном обсуждении. Так же совместно расставляются приоритеты. Есть и беклог.

Вот как это организовано у нас в Yougile (все проекты мы ведем в собственной системе управления):

Планирование на неделю у нас в Yougile

Все срочные задачи должны быть помечены «Важно» теми, кто ставит задачу. Все задачи, лежащие в работе больше одной недели должны быть с дедлайном.

4) Обсуждать на планерках два ключевых вопроса: «Что сделано» и «Что планируется сделать»

В некоторых компаниях на общих планерках не обсуждается ничего конкретного. Сотрудники относятся к ним формально и просто показывают свою готовность как-то поработать. Если же четко ставить два вопроса: «Что сделано» и «Что планируется сделать», беседа перейдет в более конструктивное русло.

У нас каждую пятницу в 17:00 проходит планерка, где обсуждается два вопроса: «Что сделано за неделю?» и «Что планируется сделать на следующей?».

При этом обязательно учитываются ресурсы и временные затраты каждого сотрудника. Все основывается на здравом смысле. Если задача не сделана за прошедшую неделю – она переформулируется. Например, стояла задача «Сделать статью», переформулируем ее на «Выпустить статью».

5) Назначить случайного модератора для планерок

Случайный модератор – рабочий инструмент для планерок. Каждый раз через жеребьевку назначается случайный человек из команды, который задает вопросы «Что делалось?» и «Что запланировано?». И дальше старается устроить обсуждение деталей по каждому из направлений деятельности команды.

При постоянной смене ролей привыкнуть и сформировать формальное отношение к планеркам невозможно. Все планерки будут разными и даже эмоциональными. Самое крутое, если модератор «тупит», но, пользуясь своей временной должностью, задает вопросы коллегам. Тогда придется очень понятно рассказывать, что и зачем ты собираешься делать.

Конечно, я сама не специалист по организации работы в отделе, но как сотрудник вижу, что все эти 5 идей действительно хороши на практике. Теперь я спокойно выполняю задачи и расставляю приоритеты, и глаз больше не дергается от десятков звонков и сообщений в день.

Если у вас есть свои «лайфхаки», как лучше наладить рабочие процессы, делитесь, предложу их коллегам для внедрения.

{ "author_name": "Екатерина Северная", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 2, "likes": 2, "favorites": 18, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 91913, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 11 Nov 2019 09:15:40 +0300", "is_special": false }
Объявление на vc.ru Отключить рекламу
Трибуна
MakeTime — повысить продуктивность, установив плагин в браузер
Вы установили плагин в Google Chrome и ваша продуктивность выросла, такое возможно? Давайте разберемся.
0
2 комментария
Популярные
По порядку
0

Вы описали метод управления Scrum, а точнее некоторые его части. Ему уже сто лет в обед. Если не ошибаюсь года так с 2001 agile у нас зародился. Есть неплохая книжка Джеффа Сазерленда:  Scrum - революционный метод управления проектами. Там все подробно изложено по этому методу - плюсы, минусы, кейсы. 
Еще рекомендую посмотреть в сторону lean production, которое бережливое производство. Там тоже много интересного найдете про систематизацию процессов как управления так и производства.

Ответить
0

Спасибо за рекомендации!

Ответить

Комментарии

null