«Представьте токаря, который пришел устраиваться на завод. Формально он принят, но по факту его ждет двухнедельный квест по медкомиссиям, кабинетам и сбору документов. Эта категория персонала не самая мотивированная, поэтому иногда до 35% соискателей сходят с дистанции и не завершают процесс трудоустройства».
Так была сформулирована проблема массового подбора на одном из заводов. Чтобы ее решить, команда HRBoard разработала систему по автоматизации трудоустройства, которая состоит из двух частей: административная панель, где хранятся личные карточки сотрудников и их «путь», а также чат-бот в Viber, который сопровождает весь процесс.
В этой статье мы расскажем, как эта система работала, какие получились результаты и с какими ошибками мы столкнулись. Сразу оговоримся, чудес не произошло: к боту подключались не все — к концу четвертого месяца это было порядка 40% всех соискателей. Для них средний срок трудоустройства сократился на 4 дня.
Чат-боты
«У нас это не будет работать, вы видели наших сотрудников?»
Чат-боты, как и любой новый инструмент, вызывают сопротивление персонала, особенно, если он далек от диджитала. Однако сам формат бота — диалог в привычном мессенджере — это уже сокращение барьеров для внедрения.
Чат-бот по автоматизации трудоустройства — это виртуальный консультант, который помогает пройти все этапы вовремя, не заблудиться и не сойти с ума.
Что умеет бот по трудоустройству:
-выдает перечень инстанций, которые нужно пройти
-высылает справочную информацию по каждому этапу: адрес, телефон, ответственное лицо
-устанавливает дедлайны для прохождения этапов
-контролирует дедлайны: когда подходит время, бот напоминает соискателю, что нужно сделать и где
-собирает обратную связь: если у пользователя возникли проблемы (кабинет переехал/ ответственное лицо на больничном/ изменился график медкомиссий), он пишет об этом боту и проблема решается централизованно
Чат-бот интегрирован с административной панелью, где HR может редактировать вопросы и сообщения бота, а также смотреть аналитику.
Административная панель
Админпанель в рамках данной системы — это веб-сайт, где для каждого нового сотрудника заводится личная карточка, и где можно наблюдать, на каком этапе трудоустройства он находится.
В личной карточке хранятся фотография, анкета, сканы документов и контактные данные.
Чтобы автоматизировать процесс согласований, ответственные лица проверяют документы и анкеты прямо на портале и ставят резюме: Согласовано.
Что это дает:
-экономию времени
-прозрачность процесса
-исключение двойной работы (часто HR-ам приходится по несколько раз сканировать документы или просить заполнить анкету)
-сокращение человеческого фактора
Черный список
В административной панели есть специальный раздел «Черный список». Туда автоматически заносятся все люди, которых однажды отсеяла служба персонала, например, это соискатели с судимостью.
Если человек повторно пришел устраиваться на работу, система выдает уведомление, что кандидат находится в черном списке. Таким образом, рекрутер не тратит время на обработку его данных.
Ошибки разработки и внедрения
Делимся ошибками, с которыми столкнулись, и как их решаем.
Охват. Перед проектированием системы заказчик провел опрос и выявил, что у 76% линейного персонала установлен Viber. Поэтому в качестве платформы мы выбрали его. Начиная с первого месяца HR-специалисты просили соискателей подключаться к боту. Для этого нужно было отсканировать QR-код. Многие сканировали, но не пользовались ботом, кто-то начинал и бросал после 1-2 пунктов. В итоге в конце 4 месяца только 40% соискателей полноценно воспользовались ботом.
Тем не менее, для этой доли персонала средний срок трудоустройства сократился на 4 дня: стал 10 дней вместо 14.
Мы понимаем, что добиться 100% подключений к боту — это утопия. Однако, если повысить вовлеченность персонала в эту систему, допустим, до 70-80%, потери от уходов сотрудников можно ощутимо сократить.
Для увеличения охвата мы планируем разработать 2 дополнительных версии чат-бота: веб-версию и бота на базе WhatsApp.
Дедлайны. Чат-бот сообщает пользователю о дедлайнах прохождения этапов: до какого числа пройти медкомисиию, принести трудовую и т. д. Проблема состоит в том, что сейчас эти даты вручную вносит HR-служба. В связи с этим возникают ошибки и пропуски. При проектировании административной панели мы это не учли, но по итогам 4 месяцев стало ясно, что система требует большей автоматизации. Проект доработки подразумевает, что система автоматически выстраивает график посещения инстанций: человек подключился к боту и увидел график, построенный в рамках текущих дат. Если вдруг происходят глобальные изменения, HR вносит их вручную.
Результаты
Внедрение проекта по итогам 4 месяцев позволило сократить средний срок стажировки на 4 дня. Мы продолжаем дорабатывать систему, увеличивать охват и сокращать долю ручного труда HR-ов.
"по факту его ждет двухнедельный квест по медкомиссиям, кабинетам и сбору документов."
Может клиенту следует оптимизировать процесс приема на работу, заодно сократит кучу бездельников и сэкономит бюджет, сомневаюсь что кроме проф осмотра по приказу 302, подписания трудового договора и ознакомления с должностной инструкцией и ПБ, допустим токарю, требуется еще что то. Для всего остального есть испытательный срок с элементами адаптации и обучения. А если чела мурыжить две неоплачиваемых недели, то естественно риск того что он свалит с такой бестолковой конторы велик. Хороший реальный токарь сейчас, ценнее иного генерального директора.
P.S. Никто не анализировал на сколько меньше будет отваливаться кандидатов если срок оформления сократить до 3-х дней, за счет оптимизации служб оформляющих сотрудников? А пока у вас рекрутеры на подборе вынуждены заново искать 3- х чел.
Проблема, скорее всего, в инструктажах различных, если он приступит к работе по-быстрому, чтобы не ждать окончания бумажной канители, а потом начнет наматываться на валы, то ответственность понесут сотрудники предприятия.
Максим, инструктажи идут после трудоустройства. 2 недели занимает именно беготня с бумажками: военником, медсправкой и т.д.
Так может надо не сервисом обвязывать этот колхоз, а предлагать комплексную услугу, которая будет включать в себя реструктуризацию процессов на предприятии?
1 день - собеседование
2 день - дата, которой оформят на работу
2-3 день - инструктажи
4 день - выход на работу
4-14 день - оформление по ТК, беготня с бумажками (вот тут уже работает ваш сервис)
И сразу объяснять заказчику, что без изменения самого бизнес-процесса эффективность сервиса незначительна.
Они не имеют права выпускать в цех нетрудоустроенных. Процесс нужно упрощать и структурировать, согласна.
Оптимизация служб необходима, с вами полностью согласна. Автоматизация оптимизирует процесс, но, конечно, не на 100%.
Замените бота на живого человека, чтобы он звонил и дрочил соискателей, торопил их, а всё остальное великолепно реализовано. И всё будет работать.
У меня вопрос-замечание про черный список: Вот приходит условный слесарь сразу после колледжа, естественно без опыта. А заводу именно в этот момент нужны именно опытные слесаря - кандидату отказывает служба персонала, и он попадает в черный список. проходит три года, этот же человек, но уже с опытом, приходит устраиваться, а он в черном списке... Как решаете?
Мария, кандидат без опыта не попадет в черный список. Ему просто откажут сейчас, а через несколько лет могут принять.
да, Михаил, в том числе. Поток кандидатов очень большой и отслеживать, какой раз по счету пришел человек, было не так-то просто.
Хорошо написали, автоматизация это немного немало искусство или правильнее сказать наука, с какой стороны подойти к проекту какой путь избрать, как в ограниченных рамках бюджета уложиться и не выйти за пределы. Тут знания нужны и опыт богатый. Насчет опыта поделюсь тоже своим кейсом, если кому зайдет, дайте feddback!)) https://interlogika.ru/4-uspeshnykh-keysa-avtomatizatsii/
Комментарии