«Затяжное» трудоустройство: как сократить срок и перестать терять кандидатов. Кейс по автоматизации

«Представьте токаря, который пришел устраиваться на завод. Формально он принят, но по факту его ждет двухнедельный квест по медкомиссиям, кабинетам и сбору документов. Эта категория персонала не самая мотивированная, поэтому иногда до 35% соискателей сходят с дистанции и не завершают процесс трудоустройства».

Так была сформулирована проблема массового подбора на одном из заводов. Чтобы ее решить, команда HRBoard разработала систему по автоматизации трудоустройства, которая состоит из двух частей: административная панель, где хранятся личные карточки сотрудников и их «путь», а также чат-бот в Viber, который сопровождает весь процесс.

В этой статье мы расскажем, как эта система работала, какие получились результаты и с какими ошибками мы столкнулись. Сразу оговоримся, чудес не произошло: к боту подключались не все — к концу четвертого месяца это было порядка 40% всех соискателей. Для них средний срок трудоустройства сократился на 4 дня.

Чат-боты

«У нас это не будет работать, вы видели наших сотрудников?»

Чат-боты, как и любой новый инструмент, вызывают сопротивление персонала, особенно, если он далек от диджитала. Однако сам формат бота — диалог в привычном мессенджере — это уже сокращение барьеров для внедрения.

Чат-бот по автоматизации трудоустройства — это виртуальный консультант, который помогает пройти все этапы вовремя, не заблудиться и не сойти с ума.

Что умеет бот по трудоустройству:

-выдает перечень инстанций, которые нужно пройти

-высылает справочную информацию по каждому этапу: адрес, телефон, ответственное лицо

-устанавливает дедлайны для прохождения этапов

-контролирует дедлайны: когда подходит время, бот напоминает соискателю, что нужно сделать и где

-собирает обратную связь: если у пользователя возникли проблемы (кабинет переехал/ ответственное лицо на больничном/ изменился график медкомиссий), он пишет об этом боту и проблема решается централизованно

Чат-бот интегрирован с административной панелью, где HR может редактировать вопросы и сообщения бота, а также смотреть аналитику.

Административная панель

Админпанель в рамках данной системы — это веб-сайт, где для каждого нового сотрудника заводится личная карточка, и где можно наблюдать, на каком этапе трудоустройства он находится.

В личной карточке хранятся фотография, анкета, сканы документов и контактные данные.

Чтобы автоматизировать процесс согласований, ответственные лица проверяют документы и анкеты прямо на портале и ставят резюме: Согласовано.

Что это дает:

-экономию времени

-прозрачность процесса

-исключение двойной работы (часто HR-ам приходится по несколько раз сканировать документы или просить заполнить анкету)

-сокращение человеческого фактора

Черный список

В административной панели есть специальный раздел «Черный список». Туда автоматически заносятся все люди, которых однажды отсеяла служба персонала, например, это соискатели с судимостью.

Если человек повторно пришел устраиваться на работу, система выдает уведомление, что кандидат находится в черном списке. Таким образом, рекрутер не тратит время на обработку его данных.

Ошибки разработки и внедрения

Делимся ошибками, с которыми столкнулись, и как их решаем.

Охват. Перед проектированием системы заказчик провел опрос и выявил, что у 76% линейного персонала установлен Viber. Поэтому в качестве платформы мы выбрали его. Начиная с первого месяца HR-специалисты просили соискателей подключаться к боту. Для этого нужно было отсканировать QR-код. Многие сканировали, но не пользовались ботом, кто-то начинал и бросал после 1-2 пунктов. В итоге в конце 4 месяца только 40% соискателей полноценно воспользовались ботом.

Тем не менее, для этой доли персонала средний срок трудоустройства сократился на 4 дня: стал 10 дней вместо 14.

Мы понимаем, что добиться 100% подключений к боту — это утопия. Однако, если повысить вовлеченность персонала в эту систему, допустим, до 70-80%, потери от уходов сотрудников можно ощутимо сократить.

Для увеличения охвата мы планируем разработать 2 дополнительных версии чат-бота: веб-версию и бота на базе WhatsApp.

Дедлайны. Чат-бот сообщает пользователю о дедлайнах прохождения этапов: до какого числа пройти медкомисиию, принести трудовую и т. д. Проблема состоит в том, что сейчас эти даты вручную вносит HR-служба. В связи с этим возникают ошибки и пропуски. При проектировании административной панели мы это не учли, но по итогам 4 месяцев стало ясно, что система требует большей автоматизации. Проект доработки подразумевает, что система автоматически выстраивает график посещения инстанций: человек подключился к боту и увидел график, построенный в рамках текущих дат. Если вдруг происходят глобальные изменения, HR вносит их вручную.

Результаты

Внедрение проекта по итогам 4 месяцев позволило сократить средний срок стажировки на 4 дня. Мы продолжаем дорабатывать систему, увеличивать охват и сокращать долю ручного труда HR-ов.