Как эффективно управлять креативными проектами, или десять советов по созданию сайтов не как у всех

Пока вы не научитесь управлять собой, руководить проектами не получится. Будете опаздывать. Бежать на работу, сломя голову. Ругаться с заказчиками и выдавать необдуманные правки. В итоге постоянные нервы и перегрузки для всей команды. Проект начинает идти на дно, и вы не в силах ничего с этим поделать.

Остановитесь и отдышитесь! Вас ждет полезная статья о том, как не утонуть в долгих проектах, делать их круто и получать лучи добра от окружающих. 9 лет существования Chipsa и 11 место в рейтинге креативности дизайн-студий говорит о том, что к нашим рекомендациям можно прислушаться.

Стремитесь к менее формальным отношениям с заказчиком. Понятное и приятное человеческое общение лучше бездушной речи больного канцеляритом.

Стройте отношения с клиентом на равных. Во время проекта вы становитесь командой с одной целью — сделать крутой проект. Вы эксперт в разработке, заказчик — эксперт в своем бизнесе.

Кризисные ситуации в отношениях легче не допустить, чем решить. Для этого всегда фиксируйте договоренности. Любую недосказанность стороны зачастую трактуют по-разному, поэтому важна прозрачность информации. Заказчик должен в любой момент времени понимать, где находится проект, что происходит сейчас, что будет происходить потом, какие существуют риски, и что мы предпринимаем для их сокращения.

Играть с заказчиком в «слепого крота» очень сложно. Он быстро найдет ваши недосказанные косяки, и вернуть доверие уже вряд ли получится.

Сразу в самом начале проекта наступает один из ответственных участков — брифинг.

Вопросов может быть много. Важно, чтобы заказчик дал на них глубокие, осмысленные ответы, и вы должны помочь ему в этом. Хороший фундамент — это залог надежного и крепкого дома. Так и скажите заказчику, чтобы ему было проще понять, что после выполнения ряда работ по ранее согласованным данным, переделывать проект будет трудозатратно и местами даже невозможно.

Рисуйте картину в голове у себя и у клиента. Постарайтесь найти общее понимание и главное убедитесь, что вы говорите на одном языке. В этом чаще всего помогают референсы (примеры работ, которые нравятся заказчику) с описанием того, что именно понравилось в каждом конкретном примере. Со временем, если команда выработает свой собственный уникальный стиль исполнения, фирменный почерк, клиенты зачастую станут обращаться именно за ним. Это сократит недопонимание и многие вопросы при работе над новыми проектами. А ещё, скорее всего, это повлияет на стоимость ваших сайтов.

Давайте вернёмся к брифу. В основе всегда лежат одни и те же вопросы и, получив на них ответы, конечно, всего не узнаете, но получите хорошую порцию информации для старта.

Пример брифа Chipsa

Обязательно зафиксируйте на уровне договора имя, контакты, должность людей, которые будут принимать решение при согласовании этапов работ. Иначе вы можете потерять многое. Очень многое. Время, нервы, деньги, сотрудников, честь, власть. Перечислять можно долго, но когда поступит тридцать третья правка в дизайн от какого-то новоиспеченного директора, который пришел в проект на этапе запуска, вы вспомните наш совет.

Ваш ресурс — время. А время — ну вы сами понимаете. У вас должна быть зафиксирована точка безубыточности проекта. И желательно не думать о ней как о крайней, ведь вам необходимо зарабатывать. Час каждого специалиста должен иметь стоимость. Составляйте смету проекта, в которой будут заложены не только время работы, но и правочки. Стремитесь сократить их и тем самым повысить рентабельность проекта.

Также вы можете предложить клиенту способ оплаты за работу по факту — когда заказчик платит только за потраченное время. Стоимость часа, как правило, ниже при таком формате. Вы экономите время, клиент — деньги.

Вязнуть в непроглядной пучине факапов для вас это нормально или всё-таки вам хочется вести проекты с минимумом «приятных» сюрпризов?

На планирование уходит много времени, но оно окупается с лихвой. Ведение проекта через пятую точку может работать только для команды в 2-3 человека или для задач длительностью в несколько недель. В других случаях пятая точка начнет давать издержки, и вы вряд ли сможете не то чтобы вовремя, а вообще запустить сайт.

В студии Chipsa практикуется как долгосрочное, так и краткосрочное планирование, а также детализация до уровня задач. Все это составляет единую систему.

Разбивайте проект на этапы с чётким пониманием их длительности. Распределите их по сотрудникам и получите прогноз загруженности специалистов на 6-12 месяцев вперед (не забудьте заложить в план отпуски и праздники). Так будет наглядно виден ресурс времени, а значит примерно понятно где перегруз, а где образуются свободные окна. Такой подход помогает заранее скорректировать распределение задач. Для этого мы используем диаграмму Ганта и сервис Toms Planner. Раз в неделю мы собираемся управляющим составом студии для обсуждения загрузки специалистов и корректировки плана.

Этапы делите на конкретное число задач, которые оцениваются в часах и распределяются по недельным «спринтам». В неделю мы закладываем специалисту 30-35 часов работы, соответственно на этот ресурс распределяем задачи. Тогда вы получите график хода проекта на ближайший месяц. Для ведения проектов мы использовали разные сервисы, сейчас это Targetprocess.

Каждую задачу выдавайте по типовому алгоритму, например, в таком формате: что сделать, как сделать, какие материалы на входе и что должно получиться на выходе. Это позволяет избежать недопонимания внутри команды.

Мы не ставим новые задачи на текущую неделю. Только в редких случаях, когда где-то что-то горит. Таким образом исполнитель заранее видит свои задачи, морально успевает к ним подготовиться и его не шокирует внезапное их появление. Ну а если всё-таки необходимо добавить задачу с меткой «горит!», убираем из недельного плана менее срочные. Наши сотрудники видят свои задачи в виде привычной канбан доски, их цель перетащить все недельные задачи в статус In testing. Кто успел, тот получает заветный приз в конце месяца — премию. Мотивируйте исполнителей закрывать задачи, и тогда система будет стремиться работать как часы на протяжении всего проекта.

Ну вот. Наконец-то старт. Вы полны энтузиазма. Предвкушаете сотни идей в сознании команды. Но главное хорошо подготовьтесь к встрече с участниками проекта. Ещё раз перечитайте бриф, зафиксируйте важные детали и обязательно огласите их. И запомните, встреча команды необходима для обсуждения идей, а не для изучения брифа.

Планируйте действия наперёд. Не создавайте лишней суеты и психической нагрузки участникам проекта.

Каждый играет свою роль. Начнете учить дизайнера дизайну, конечно вы получите хейт с его стороны. Ваша главная задача — установить с заказчиком доверительные отношения, чтобы воплотить именно ту идею, которую разрабатывает ваша команда. Минимум правок — максимум реализации задуманного.

Не доверяешь команде или не веришь в полученный результат — клиент это почувствует. Еще хуже, если вы займете его сторону и будете соглашаться со всеми правками, которые он просит. Так сказать, «уроните проект руками заказчика». Сначала вы ему во всем уступаете. Потом он недовольный результатом говорит, что все предложения были от него, и такой подход ему не нравится. Команда будет демотивирована тем, что их идеи ушли в стол. Все будут хотеть скорее закончить такой проект (избавиться). Поэтому или доверяйте своей команде, или бегите от неё.

Защищайте дизайн-концепт совместно с дизайнером. Никто не поможет вам лучше в согласовании работ с клиентом, чем автор дизайна. Мы в студии презентуем результаты работ устно (по скайпу или лично), но после каждой презентации пишем протокол общения, где отражаем: что обсудили, к чему пришли, что ждем от заказчика, что тем временем делаем мы, когда и какая следующая контрольная точка. Протокол отправляется на почту клиенту с просьбой подтвердить или дополнить, если что-то было упущено. В мессенджерах тоже активно общаемся, но контрольные точки согласований всегда в почте. У такого подхода есть несколько плюсов:

• Это дисциплинирует, структурирует как заказчика, так и руководителя проектов со стороны разработчика. У вас же тоже есть обязательства.
  

• Очень удобно передавать обсужденные правки в дальнейшую работу. Ctrl+C - Ctrl+V дизайнеру в задачу.
• Появляется конкретный план действий, о котором в курсе обе стороны.

Мы в качестве дизайн-концепции показываем заказчику моушн стартовой страницы. Так клиенту гораздо проще понять каким будет готовый сайт. Фишка наших сайтах в анимации, и ее затруднительно будет объяснять на пальцах.

Вам будет трудно планировать ресурсы на разработку сайта не как у всех, пока не готов дизайн. Или вы разоритесь после полосы убыточных проектов, или вам постоянно придется думать об упрощении дизайна. Таким образом сайты будут получаться примитивными и достаточно похожим на остальные. Об уникальном дизайне, гордости команды и высоком рейтинге студии тогда можно забыть.

Совет от нас, если вы хотите разрабатывать креативные сайты: продавайте отдельно создание дизайна, далее, когда он согласован, пишите техническое задание и договаривайтесь с клиентом о стоимости разработки. Он видит перед собой крутой дизайн, понимает его цену, и если он начнет торговаться, вы наглядно сможете показать, чем придется жертвовать на сайте для снижения стоимости.

После того как вы договоритесь, пишите техническое задание. Если вы хотите получить на выходе достойный продукт, написание ТЗ по готовому дизайну поможет вам в этом. Жизненно важно описать всю анимацию, поведение элементов в различных ситуациях, всю логику взаимодействий. Чем подробнее составите ТЗ, тем меньше придётся дёргать дизайнера, чтобы он посмотрел вёрстку, и тем первозданней будет выглядеть сверстанный дизайн сайта.

Советуем прописать следующие пункты в техническом задании, чтобы избежать дальнейшего недопонимания со стороны любого участника проекта (включая заказчика):

Используемая CMS

Корректное отображение сайтов на конкретных операционных системах с указанием их версий

Корректное отображение на различных платформах

Технические требования к HTML-коду

Разрешение и адаптивность

Механика адаптивной вёрстки

Требования к программному коду

Размещение сайта на хостинге

Структура сайта

Мы постоянно работаем над содержанием технического задания, чтобы сократить абсурдные, на первый взгляд, ситуации в работе над проектом. Из свеженького: «Исполнитель не несет ответственности за скорость интернета, предоставляемого провайдером».

Составляйте ТЗ обдуманно, не торопясь, и главное так, чтобы им легко можно было оперировать в разговоре как клиенту, так и исполнителю. Даже самое подробное техническое задание содержит массу мест для вольной интерпретации.

Сравните сами, как выглядит дизайн-концепт, и как мы его сверстали. Видите разницу?

Ссылка на сайт

Забыли про бровь на айфоне? Зря вы так с ней.

Не проверили адаптивность на реальных устройствах? Да, эмуляторы, к сожалению, не панацея.

Не посмотрели, как открывается сайт через встроенный браузер Instagram? Так он там может вообще не открыться.

Допускать ошибки – это нормально. Их нужно находить и исправлять. Желательно до запуска проекта. И до презентации заказчику. Используйте не только эмуляторы, но и попросите участников команды со своих устройств пройтись по сайту.

Программы для тестирования не всегда гарантируют такое же отображение сайта, как на физических устройствах, поэтому лучше сделать несколько тестовых запусков каких-нибудь экзотических событий (встроенные браузеры соцсетей, телефоны с нестандартным соотношением экранов, и проч.)

Долгожданный день наступил. Сайт запущен. Акты подписаны. Деньги получены. Команда вознаграждена. Или радоваться рано? После запуска бывает всякое, поэтому лучше сразу обговорите с заказчиком, как вы видите дальнейшее обслуживание сайта.

Мы даем гарантию в 6 месяцев, что сайт будет работать без каких-либо проблем. Если они возникают, мы их решаем бесплатно на всем протяжении гарантийного срока.

Если заказчику скорее нужен сайт и отведенного времени на разработку недостаточно – делайте поэтапный запуск проекта. Чтобы найти золотую середину, спланируйте проект так, чтобы как можно быстрее запустить основную часть, которая будет готова к выполнению основных целей, поставленных перед сайтом. Дополнительные опции подключайте после запуска, чтобы заказчик уже начал получать пользу от вашей работы, а вы могли спокойно доделать все те задачи, которые доведут сайт до совершенства.

Подход к ведению проектов, описанный в этой статье, требует строгого тайм-менеджмента. Каждый участник команды должен уметь корректно рассчитать сколько времени у него займет та или иная задача. И, конечно, не стоит забывать о системе мотиваций, чтобы исполнитель стремился соблюдать сроки, которые были оговорены. Веб-разработку можно и нужно контролировать, если вы хотите добиться максимального результата командной работы.

Управление масштабными (да по сути любыми) проектами — это зона ответственности менеджера, а вот чтобы «создавать сайты не как у всех» необходима полноценная команда профессионалов, которые кайфуют от работы. Команда, которая стремится к одной общей цели — создавать уникальный продукт, за которым будет следить весь мир. Наши работы, а именно сайт студии Chipsa не раз упоминали в различных зарубежных интернет-изданиях, также мы не так давно получили награду Website Of The Day по версии CSS Design Awards.