Как эффективно выстроить работу компании в период самоизоляции? Делимся собственным опытом и инструментами

На прошлой неделе Коронавирус объявили пандемией. Границы закрываются, сообщения между странами прекращаются, московские власти запретили проводить мероприятия численностью более 50 человек, а люди все чаще самоизолируются дома. Но мы сохраняем позитивный настрой и стараемся искать плюсы даже в таких неприятных ситуациях.

«Мы давно хотели попробовать полностью перевести все свои процессы в онлайн и, посовещавшись, решили, что сейчас самое время.» – рассказывает директор Бизнес-инкубатора ВШЭ Михаил Эрман.

Поскольку наша миссия – поддержка предпринимательства, делимся советами и инструментами, которые помогут вам быстро перейти в онлайн, сохранив эффективные коммуникации с командой и аудиторией.

1. Соблюдайте рабочий график

Ввиду введения свободного посещения в ряде компаний, у сотрудников появилась возможность не приходить в офис, а работать в уютной домашней обстановке. Но это совсем не значит, что можно работать, когда вздумается.

Помните, что в процессе работы мы общаемся с большим количеством людей и зачастую их работа зависит от наших действий или наоборот. Поэтому не подводите друг друга – если в офисе вы работали с 09:00 до 18:00, возьмите в привычку выделять это же время на работу дома.

В инкубаторе мы используем Google-календарь для планирования активностей внутри команды и Calendly – для планирования собеседований команд в наши программы. С первым инструментом вы наверняка хорошо знакомы, а вот про второй расскажем подробнее.

Calendly – удобный сервис для планирования. Может создавать групповые события, умеет настраивать напоминания на почту, внешний вид этих напоминаний, делает ссылки-приглашения, а также формирует отчеты и интегрируется с CRM – мы, в частности, пробовали с Podio и c Airtable. Есть командный дэшборд

Toggl – это веб-сервис для отслеживания как своего личного, так и командного времени. Поможет увеличить личную эффективность, контролировать время сотрудников и остановить прокрастинацию. Наша команда им не пользуется, но штука полезная :)

2. Поддерживайте коммуникацию с командой и пользователями

«Каждый понедельник утром наша команда запасается кофе и встречается в офисе, чтобы обсудить достижения прошедшей недели и поставить цели на текущую. Когда кто-то из команды в командировке или немного приболел, он подключается удаленно – это обычная практика. Но вчера мы первый раз собрались полностью удаленно, и вот что из этого вышло:

– ни одного опоздания;

– вся команда бодрее и активнее обычного;

– больше конструктива, меньше болтовни;

– эффективное ревью прошлой недели и четко поставленные цели на предстоящую.

Мы уверены, что переход на удаленку не только не уменьшит, но и увеличит эффективность нашей работы.» – Анастасия Кулемина, маркетолог HSE Inc.

Выбор команды инкубатора для поддержания онлайн-коммуникации:

Asana – используем для постановки задач. Красивый и понятный интерфейс, можно создавать проекты и задачи внутри него, а также команды. Доступ к задачам можно предоставить как команде, так и отдельным людям в ней. Задачи удобно смотреть в виде списка или календаря, есть отдельные листы с файлами из задачи.

Discord – мессенджер для общения внутри команды. Есть приложения для десктопов и для телефонов. Можно создавать общие чаты или общаться в личных сообщениях. Можно добавлять пользователей в друзья, блокировать. Есть отдельная вкладка для поиска по упоминаниям. Плюсы: рабочая переписка отделена от личной, программа бесплатная.

Slack – самый известный из корпоративных мессенджеров. В нем команда инкубатора взаимодействует с резидентами. В Slack’e собрано все, что нужно нашим проектам: расписание, анонсы, обратная связь по питчам, база знаний и просто пространство для нетворкинга. Удобно уходить из общего канала в личную переписку.

Zoom – простая и удобная платформа для видео- и аудиоконференцсвязи. Есть веб-версия, приложения для десктопа и для телефона. Возможность проводить вебинары на ютубе, делать заметки в white board и запись звонков с видео выгодно отличают его от других подобных приложений. Используем для проведения внутренних и внешних мероприятий.

Notion – не все из нашей команды признают эти милые “хипстерские заметки”. Пригодится для работы со стажерами, удобно использовать как базу знаний: добавлять инструкции, обучающие материалы, делиться доступами к различным онлайн-урокам. Очень красивый дизайн и удобный интерфейс.

3. Не отменяйте активности

Каждая неделя в HSE Inc насыщена событиями. У нас есть внутренние мероприятия – еженедельные демо и питчи, которые мы проводим для резидентов. И внешние, открытые для каждого – легендарный Pizza Pitch, а также различные лекции, мастер-классы и митапы.

Обычно все эти мероприятия проходят очно, но сейчас далеко не все готовы оказаться в скоплении людей. Каким бы полезным и продуктивным не было само мероприятия и нетворкинг на нем, здоровье все же на первом месте.

Мы не хотим, чтобы проекты теряли возможность выступать перед аудиторией и получать мнения экспертов, а аудитория лишалась полезной информации, инструментов и знакомства с молодыми перспективными проектами – поэтому мы решили ничего не отменять, а просто организовать все события в формате вебинаров и онлайн-тренингов при помощи того же zoom’a.

“Конечно, для аудитории тут есть как плюсы, так и минусы. Из плюсов: не нужно тратить время на дорогу и отпрашиваться с работы (не все мероприятия проходят в вечернее время), меньше шансов подхватить какую-нибудь инфекцию, можно быть в гуще событий, сидя дома с любимым котом. Из минусов: нет живого собеседника напротив тебя, а значит, все воспринимается не так серьезно, как очное выступление; меньше возможности пообщаться стихийно, компанией – например, за чашкой кофе или короткой прогулкой до метро.” – поделилась Светлана Александрова, руководитель акселерационных программ Бизнес-инкубатора ВШЭ.

Что же касается пользы для самого бизнеса, переход в онлайн – это отличная возможность:

– протестировать эффективность новых форматов в вашей нише;

– снизить затраты на проведение мероприятий;

– привлечь более широкую аудиторию;

– масштабироваться на другие города и страны;

– привлекать зарубежных экспертов.

Полезные сервисы:

Tilda Publishing – простой и понятный блочный конструктор сайтов с приятным интерфейсом и готовыми решениями. На тильде можно полностью собрать свой сайт или сделать пару отдельных лендингов под мероприятия. У тильды есть своя CRM, где хранятся карточки пользователей, благодаря чему удобно анализировать посещаемость и источники, из которых пришли гости.

Airtable – CRM для компаний со сложными процессами. Мы используем ее для работы с заявками в наши программы и на открытых питчах, где необходимо подтверждение выступления. Интегрируется с Calendly, Discord, Tilda и еще много чем. Приятный интуитивно-понятный интерфейс, возможность создать несколько рабочих пространств.

4. Берегите себя и близких

Мы верим, что при ответственном подходе, работа удаленно может стать гораздо эффективней, чем в офисе. Времени, которое обычно тратится на дорогу, найдется более полезное и приятное применение.

Но все же не забывайте, что все это в первую очередь делается для того, чтобы сохранить ваше здоровье и здоровье близких. По возможности, избегайте посещения мест с большим скоплением людей. А если не знаете, чем занять себя дома в свободное время – пройдите открытый онлайн-курс в стартап–школе.