IBS

Как превратить дистанционных сотрудников из 65 городов в эффективную команду

IT-компании давно научились работать с дистанционными сотрудниками. Однако если раньше речь шла о найме нескольких специалистов или небольшой команды под проект, то последние полтора года дали бизнесу серьезный опыт управления целыми удаленными коллективами, а дистанционных сотрудников законодательно наделили новыми правами, создав больше возможностей использовать этот формат. Динамично растущий тренд стал основой для создания в IBS нового бизнес-юнита — Центра дистанционных сотрудников. Делимся опытом и рассказываем, как создать такую команду и как ей правильно управлять.

Как работает Центр дистанционных сотрудников

В 2020 году IBS открыла Центр дистанционных сотрудников — подразделение, в котором работают только удаленные специалисты со всей России. У него нет физического офиса или конкретной локации, но он функционирует как полноценный филиал компании. Всего за год команда Центра увеличилась в 5 раз, с 70 до 400 человек, а география расширилась до 65 городов. В основном это инженеры по тестированию, разработчики и аналитики. Центр приглашает дистанционных специалистов не только из крупных IT-хабов, но и из любых, даже самых отдаленных городов, ориентируясь только на профессиональный уровень и навыки соискателей. Наши удаленные сотрудники живут и работают в Калининграде, Комсомольске-на-Амуре, Симферополе, Полярных Зорях, Томске, Омске, Новосибирске, Саратове, Воронеже, Краснодаре, Белгороде, Ижевске и многих других городах.

Еще пару лет назад рост технологических подразделений IBS сильно зависел от кадрового рынка в городах присутствия. Сейчас все изменилось. IBS может начать сотрудничество с отдельными специалистами или командами из любой точки страны. К примеру, в Ижевске мы наняли в штат сразу целую команду из 28 QA-специалистов и ведем дальнейшие поиски сотрудников в этом городе.

У некоторых удаленных специалистов разница во времени с Москвой составляет 7 часов. С одной стороны, это добавляет нюансов в управление командой, а с другой стороны, создает значительные преимущества для бизнеса.

Распределенность специалистов по часовым поясам позволяет оказывать IT-услуги клиентам едва ли не 24/7. Можно сказать, что в любое время суток над проектом заказчика ведется работа. Да и для дистанционных специалистов плюсы очевидны: они могут работать с крупнейшими корпорациями и IT-проектами России, получать все возможности и преимущества сотрудника крупной IT-компании, не уезжая из родного города и не меняя привычный образ жизни. Для многих это уникальная возможность раскрыть свой потенциал и построить карьеру.

Запуск Центра IBS, в котором работают только дистанционные сотрудники, не похож на создание обычного регионального филиала. Здесь есть своя специфика буквально во всем: от выстраивания бизнес-процессов до взаимодействия большой географически распределенной команды.

Как организовать работу бэк-офиса

Нашей целью было не только создание новой отдельной структуры внутри IBS, но и встраивание новых процессов Центра в уже имеющиеся. Мы с самого начала решили, что процессы кадрового делопроизводства и офисной поддержки должны осуществляться в одном городе в целях оптимизации. Наш выбор пал на Москву, так как здесь находится головной офис компании и работает большинство сотрудников бэк-офиса.

Все HR-специалисты работают дистанционно из разных городов, как и другие сотрудники Центра. Они используют гибкие методологии и поддерживают коммуникацию с помощью ежедневных онлайн-статусов. Это время выбрано для удобного и эффективного распределения задач. Также раз в две недели проводятся ретроспективы в Zoom: они посвящены обсуждению успехов и сложностей прошедшего периода, подведению итогов и планированию дальнейшей работы. HR-менеджеры Центра поддерживают тесное взаимодействие с HR-командами московского офиса и региональных Центров.

Основные этапы организации бэк-офиса для удаленной HR-команды:

  • организуйте работу служб офисной поддержки и кадрового делопроизводства в одном городе;
  • заблаговременно разработайте регламент рабочей коммуникации, составьте график онлайн-встреч и подберите удобные для всех инструменты общения (видеочат, мессенджеры, e-mail и т. д.);
  • настройте взаимодействие HR-менеджеров с основной HR-командой компании и региональными офисами.

Как проходит прием и адаптация удаленных сотрудников

Прием на работу нового сотрудника происходит в дистанционном формате. Курьером или почтой специалист получает необходимые для оформления документы и корпоративное оборудование.

Адаптационный процесс тоже проходит в удаленном режиме. Новый сотрудник получает доступ к информационным сервисам и системам, а затем начинает знакомиться с рабочим процессом. В первый день работы новичка приглашают на приветственную онлайн-беседу с HR-менеджером, который рассказывает, как будет организована его работа в команде. В дальнейшем проводятся и другие онлайн-встречи, на которых сотрудник сможет познакомиться с ключевыми фигурами своей команды, узнать самое важное о своем отделе и проектах, а также дать обратную связь о рабочем процессе. На таких встречах новичка сопровождает не только HR-менеджер, но и один из опытных сотрудников компании, который делится с новым коллегой знаниями.

Важные шаги в процессе адаптации удаленных специалистов:

  • обеспечьте новичкам удобный «вход в компанию»: у них не должно возникать сложностей с получением рабочего оборудования или оформлением важных документов. Пусть это будет так же легко, как при устройстве на работу в обычный офис;
  • продумайте план онлайн-адаптации. Для удаленных специалистов она важнее, чем для тех, кто лично присутствует в офисе. Этот этап во многом определяет, насколько быстро новичок станет частью команды и надолго ли он с вами останется.

IT-поддержка удаленных сотрудников

IBS отправляет удаленным специалистам все необходимое корпоративное оборудование, дистанционно подключает и настраивает его. Если возникают проблемы с компьютером или ПО, их решает инженер службы поддержки через удаленный доступ. Ограничений в выборе ПО для работы нет, главное — использовать только лицензионные программы. Большая часть проектных и рабочих данных находится на файловых серверах IBS, поэтому временный выход из строя отдельных компьютеров не станет для сотрудников проблемой.

Как обеспечить полноценную техническую поддержку для удаленных сотрудников:

  • взять на себя доставку, подключение и удаленную настройку рабочего оборудования;
  • быстро и четко решать все технические вопросы дистанционных сотрудников с помощью инженеров техподдержки;
  • продумать правила хранения данных, использования ПО и интернет-ресурсов;
  • настроить безопасный выход дистанционных специалистов в глобальную сеть;
  • создать надежные хранилища на файловом сервере и дать удаленным сотрудникам доступ к ним.

Взаимодействие удаленных сотрудников

Для продуктивной работы распределенной команды нужно заранее продумать и зафиксировать правила взаимодействия:

  • распределите работу удаленных специалистов по часовым поясам. Половина рабочего времени каждого участника команды должна совпадать с рабочими часами большинства коллег и клиентов. Это помогает проводить оперативные совещания и решать рабочие вопросы с сотрудниками из разных регионов;
  • составьте четкий список каналов связи: это может быть электронная почта, корпоративная видеосвязь, телефон, мессенджеры;
  • обозначьте важность своевременной реакции на письма и сообщения в разных каналах. Например, письма на почту, как правило, не требуют срочного ответа, а вот на сообщения в мессенджере нужно отвечать в течение 20–30 минут;
  • уменьшите число совещаний до минимума. Но если все же организуете онлайн-встречу, используйте видеосвязь для лучшей вовлеченности. Если нужно, запишите встречу на видео и отправьте тем, кто не смог присутствовать. Это поможет им быть в курсе дела.

Равные возможности удаленным специалистам

Дистанционные сотрудники не должны чувствовать свою оторванность от остальной команды. Постарайтесь обеспечить им все возможности, которыми обладают специалисты, работающие в офисе. Прежде всего, позаботьтесь о трех важных потребностях: забота о здоровье, потребность в обучении и развитии и, конечно, отдых и неформальное общение с коллегами.

  • Организуйте для удаленных сотрудников качественное бесплатное медицинское обслуживание в регионе их проживания. ДМС и другие программы страхования сегодня являются неким гигиеническим уровнем сервисов для сотрудников. IBS, например, помимо программы ДМС, создала для сотрудников корпоративную программу онкострахования и страхования жизни.
  • Организуйте разнообразные возможности для учебы и профессионального развития, которыми можно пользоваться дистанционно. В компании IBS есть своя библиотека электронных книг, большое количество видеокурсов и лекций, онлайн-клуб иностранных языков. Кроме того, мы проводим онлайн-трансляции всех корпоративных митапов, лекций и мастер-классов.
  • Предоставьте удаленным сотрудникам возможность принимать участие в корпоративах и других мероприятиях компании. Здесь также помогут онлайн-трансляции. Например, в 2020 году IBS впервые собрала все 3000 сотрудников для празднования своего 28-летия онлайн. Мы создали что-то вроде корпоративной стриминговой платформы, где каждый мог не только выбирать свой контент, но и общаться с коллегами в чатах или прямом эфире. Получилось по-настоящему масштабно и интересно. Сейчас все наши мероприятия обязательно включают возможность онлайн-участия: еженедельные спортивные тренировки «Подзарядка», новогодние ярмарки, недели благотворительности, экоактивности, календарные и корпоративные праздники.

Наш опыт показывает, что открытие новых физических офисов перестает быть неотъемлемым условием для развития даже крупной компании, а команда может быть сильной и эффективной и в онлайн-формате, если правильно организовать все процессы.

{ "author_name": "IBS", "author_type": "editor", "tags": [], "comments": 0, "likes": 5, "favorites": 2, "is_advertisement": false, "subsite_label": "ibs", "id": 294729, "is_wide": true, "is_ugc": false, "date": "Mon, 20 Sep 2021 12:45:27 +0300", "is_special": false }
0
0 комментариев
Популярные
По порядку
Читать все 0 комментариев
Geforce Now. Очереди более 30 минут, лаги и тормоза на платном тарифе
Госдеп США рекомендовал россиянам подавать документы на американскую иммиграционную визу в Варшаве Статьи редакции

Неиммиграционные визы посольство США в Москве рекомендовало оформлять в других странах.

Как не попасть в карьерную ловушку тимлида: личный опыт

Кажется, что тимлиду просто некуда расти: дальше надо либо идти в менеджмент, либо наоборот, становиться узконаправленным разработчиком. По просьбе «Лаборатории Касперского» Евгений Мацюк, который прошел в компании неординарный путь, рассказал о своих карьерных развилках во время и после тимлидства, а также поделился опытом горизонтального роста.

Как OTUS стал платформой для самореализации. История преподавателя

Наш преподаватель, специалист по Data Science, решил поделиться своей историей преподавания. Он рассказал, как пришел в эту сферу, с какими трудностями столкнулся на пути к преподаванию и что ему помогает. А еще поделился советами, как поддерживать внимание студентов и сделать занятия полезными и увлекательными.

Детство на антибиотиках: как медицинский догматизм чуть меня не угробил, но, в итоге, подарил дело моей жизни

Часто, когда говорят или пишут о великих, упоминают, что еще в детстве они столкнулись с какой-то проблемой, решили спасти от нее весь мир и так стали тем, кем стали. С великими себя не сравниваю, но для меня такие биографии – свидетельство того, что если человеку нужно, он добьется всего, что захочет. У меня тоже есть подобная история за…

«За гранью ума»: сооснователь YC Пол Грэм о том, почему одного интеллекта недостаточно, чтобы создать что-то новое Статьи редакции

Человеку с детства навязывают, что главное в жизни — быть умным, вот только умные люди далеко не всегда добиваются больших успехов. Об этом программист рассуждает в своём новом эссе.

Пол Грэм Medium
Строит магазины без окон, чтобы люди теряли счёт времени и думали о покупках: как IKEA заставляет тратить больше Статьи редакции

Ежегодные продажи компании достигают $50 млрд, большая часть которых приходится на незапланированные покупки посетителей, рассказал журналист The Hustle Трунг Фан.

Покупательница магазина Campaignasia
Cloud CDN: что это такое, как устроено и кому нужно. Разбираем на примере бургеров

Cloud CDN — это сеть быстрой доставки статического контента в формате услуги облачного провайдера. Объяснить, как работает технология, проще всего на примере — сравнить Cloud CDN с популярным продуктом, который выглядит плюс-минус одинаково вне зависимости от того, заказали вы его в Москве, Питере или Нью-Йорке. Знакомьтесь: классический бургер.…

ПСБ запустил личный кабинет для предпринимателей. Там можно следить онлайн за каждым своим терминалом

Сервис предоставляется бесплатно.

Минэк и корпорация МСП предложили освободить малый бизнес от штрафов за первое нарушение КоАП Статьи редакции

Поправки должна рассмотреть правительственная комиссия, а в случае одобрения их внесут в Госдуму, рассказал источник.

Как re-store обманул меня с предзаказом Apple Watch 7

Иногда, желание приобрести новинку в подарок чуть выше здравого смысла, вот и я 8 октября совершил предзаказ на Apple Watch 7 в re-store.

null